зачем нужно описание жизненного цикла проекта
Ответы на тесты по теме Основы проектной деятельности
Зачем нужно описание жизненного цикла проекта?
Чтобы на каждом фазе фиксировать свой результат Чтобы на каждой фазе контролировать свои цели Чтобы на каждой фазе использовать свое управление Чтобы понимать общий план мероприятий по проекту
акие модели предпочтительнее применять, если образ продукта и требования не могут быть определены достаточно четко в начале проекта; если частичная поставка результата прое
Водопадная каскадная модель Возвратная водопадная модель
Какие модели предпочтительнее применять, если требования к продукту проекта сложно определить в начале проекта; если частичная поставка продукта проекта приемлема для заинтересованных лиц.
c. Инкрементная модель d. Итеративная модель
—> Верно ли утверждение: «Для высокоуровневого представления различных проектов можно определить структуру жизненного цикла проекта, состоящую из пяти элементов: инициирование; организация; мониторинг; выполнение и завершение»?
Какие могут быть последствия, если команда не учтет кого-то из заинтересованных лиц и его требования?
Кто участвует в проверке требований?
Посчитайте, за какое количество дней была выполнена задача. Дано: Было потрачено 32 чел.час., Рабочий день – 4 часа, Один сотрудник выполнял задачу с самого начала, второй сотрудник присоединился на третий день. Работы завершили вместе
Какие действия происходят на шаге анализа требований?
Анализ осуществимости заявленных требований Формулировка требований с такой степенью подробности, которая необходима исполнителям Приоритезация требований Исключение конфликтующих и дублирующих требований Уточнение требований
Какие шаги входят в процесс разработки требований?
Анализ требований Проверка требований Выявление требований Документирование требований
К какому элементу структуры жизненного цикла проекта относится оперативное планирование работ?
Укажите, какие из перечисленных названий относятся к фазам жизненного цикла проекта.
Завершение, Выполнение работ
Укажите, что является причинами разработки календарного плана. Выберите один или несколько вариантов
a. Чтобы оценить время выполнения проекта b. Чтобы не упустить важные задачи во время выполнения проекта c. Чтобы любой член команды понимал, как влияет выполняемая им работа на весь проект e. Чтобы любой член команды понимал, какие работы нужно делать сейчас
Посчитайте, за какое количество дней была выполнена задача. Дано: Было потрачено 48 чел.час., Рабочий день – 6 часов, Один сотрудник выполнял задачу с самого начала, второй сотрудник присоединился на третий день. Работы завершили вместе.
—>
К какому типу модели жизненного цикла относится данное описание: «Модель, в которой возможно вернуться к предыдущим фазам жизненного цикла проекта, если это необходимо».
Возвратная водопадная модель
Посчитайте, какое количество трудозатрат было потрачено на выполнение задачи. Дано: Длительность задачи – 4 дня, Рабочий день – 7 часов, Один сотрудник выполнял задачу с самого начала, второй сотрудник присоединился на третий день. Работы завершили вместе.
Для проекта по организации выставки научно-технического творчества записано требование «Все экспонаты должны быть выполнены студентами или сотрудниками СПбПУ». Обладает ли это требование следующими свойствами: понятность, проверяемость?
Метод итеративного планирования, при котором задача, которую надо будет выполнить в ближайшей перспективе, планируется подробно, в то время как далеко отстоящая задача планируется с меньшей степенью детализации
c. Метод набегающей волны
Укажите, что из нижеперечисленного относится к oсновным принципaм создания бюджeта проекта?
Указывается время, когда потребуется нести расходы; Учитывaются всe зaтраты по проекту; Желательно включать зaпас – резeрв упрaвления
К какому типу относится риск «Перерасход бюджета проекта»?
Напишите, какова основная причина возникновения рисков в проекте?
Жизненный Цикл Проекта: Простая Формула для Эффективного Управления
Каждая организация, будь то стартап или международная корпорация, заинтересована в успешной реализации проектов. И хотя для каждого из них требуется индивидуальный подход, все проекты имеют схожую структуру.
Иными словами, независимо от того, какая методология выбрана для управления проектом, у каждого из них всегда будет начало, середина и завершение. Это — жизненный цикл проекта.
Люди, не специализирующиеся на управлении проектами, могут думать, что вести его не так уж и сложно: достаточно договориться с клиентом, составить план и указать дедлайны. Однако, это не так просто, как кажется на первый взгляд.
Из нашей статьи вы узнаете, что такое жизненный цикл проекта и чем полезно деление проекта на этапы.
Что такое жизненный цикл проекта?
Жизненный цикл проекта — это последовательность этапов, через которые проходят проекты от инициации до завершения независимо от их специфики.
Четкое понимание этих фаз позволяет менеджерам и руководителям максимально эффективно контролировать проекты. Целью жизненного цикла является создание простой в использовании структуры для руководства и управления проектами.
Согласно опросам Института Управления Проектами (PMI), в среднем организации теряют почти 10% от каждого вложенного доллара из-за низкой производительности. Примерно каждый третий проект не достигает поставленной изначально цели, 43% выходят за рамки бюджета, а почти половина (48%) не завершена в срок.
При этом 85% руководителей высшего звена считают, что их организации работают на полную мощность и достигают поставленных стратегических целей. Такое расхождение цифр провоцирует значительные финансовые потери у предприятий по всему миру.
Жизненный цикл проекта помогает:
Из каких же фаз состоит жизненный цикл проекта?
Фазы жизненного цикла проекта
По данным Project Management Body of Knowledge, или PMBOK, жизненный цикл состоит из пяти фаз:
Как правило, этапы цикла идут последовательно, один за одним. Но бывает иначе. Если в ходе реализации появляются изменения, всегда можно вернуться на стадию планирования, чтобы скорректировать работу команды проекта в будущем.
Рассмотрим каждую фазу жизненного цикла в отдельности.
1. Инициация
Инициация — это старт работы над концепцией, подготовка к ее планированию и реализации. Для начала определите, какая задача стоит перед командой и поможет ли ваша идея решить проблему. Если ответ положительный, приступайте к написанию концепции и экономического обоснования, а также к поиску партнеров.
Фаза инициации включает в себя множество обсуждений, исследований и анализов. На встречах с потенциальными партнерами постарайтесь выяснить, что для них важно, какие проекты они вели в прошлом и чего ожидают от будущих.
Задача этого этапа — определение общих целей, реализация которых приведет каждую из сторон к желаемому результату.
После достижения соглашений, необходимо зафиксировать основные тезисы и договоренности в уставе проекта. Устав — это формальный, довольно краткий документ, который описывает проект. Он является важной составляющей планирования, так как используется на протяжении всего жизненного цикла проекта и помогает решить все спорные моменты на протяжении рабочего процесса.
В уставе отражается следующая информация о проекте:
2. Планирование
Когда документы подписаны и условия финально утверждены заинтересованными сторонами, начинается стадия планирования.
Теперь менеджер переходит к созданию подробного плана проекта (или дорожной карты), к которому каждый участник команды может обратиться на любом этапе рабочего процесса. В документе подробно изложены детали и цели, которые соответствуют ожиданиям сторон.
На этапе планирования менеджер разбивает рабочий процесс на мелкие задачи, создает команду, распределяет роли, чтобы, в том числе, успешно управлять командой, разрабатывает пошаговую последовательность выполнения задач и обозначает сроки. Чтобы задачи имели больше шансов на успех, важно убедиться, что для каждой из них хватает ресурсов.
Уместно отметить, что диаграмма Ганта — отличный инструмент для создания дорожной карты и контроля над ней. Диаграммы идеально подходят для планирования и составления графиков и для дальнейшего отслеживания прогресса на всех фазах жизненного цикла.
С помощью диаграммы Ганта вы также сможете:
Когда готов календарный график, обозначены ключевые роли и зоны ответственности, выявлены возможные риски и пути их предотвращения, а бюджет спланирован, настает время для организационного совещания.
В ходе этой встречи менеджер представляет проект и его цели, обсуждает с командой важнейшие этапы плана, отвечает на вопросы, а также знакомит всех с инструментами, которые команда будет использовать в процессе работы. После общего собрания каждый из членов команды должен иметь четкое представление о проекте в целом, его этапах и их реализации.
Для этого после совещания рекомендуется дать участникам постоянный доступ к плану проекта. Так, члены команды смогут постоянно быть в курсе дел и изменений в ходе рабочего процесса.
3. Исполнение
Теперь, когда проект утвержден, команда сформирована и готова приступать к делу, рабочий процесс переходит к фазе исполнения.
Задача менеджера на этом этапе — проконтролировать синхронный запуск работы всех отделов и убедиться, что каждый выполняет свою задачу.
4. Контроль
Эта фаза, как правило, совпадает с фазой инициации. Потому что для достижения поставленных целей и максимально успешного завершения проекта недостаточно только благополучно запустить рабочий процесс. Руководителю необходимо постоянно следить за тем, чтобы команда следовала первоначальному плану.
Поэтому в этой фазе жизненного цикла менеджер контролирует ресурсы и своевременное выполнение задач, координирует участников команды, оперативно вносит правки в план проекта в случае непредвиденных обстоятельств.
Изменения в плане на этой стадии — абсолютно нормальное явление. Гибкость в этом случае даже играет на руку. Ведь чем раньше выявлена проблема, тем быстрее она решится. И не забывайте, что все нововведения должны быть обязательно согласованы с клиентом.
Проводите промежуточные совещания с командой. На этих встречах менеджер собирает отзывы участников проекта о рабочем процессе, обсуждает нововведения и корректировки. Также совместные обсуждения спорных моментов часто приводят к новым, зачастую более эффективным решениям проблемных ситуаций.
5. Завершение
Это последний этап, означающий официальное его окончание. Но не стоит сразу же умывать руки и переключаться на следующие задачи. Для того чтобы оставить приятное впечатление от профессионализма и работы команды, опытный менеджер:
Теперь проект официально завершен.
GanttPRO — онлайн инструмент для управления проектами на основе диаграммы Ганта. Сервис легко позволяет разделить проекты на фазы, а также соблюдать и контролировать все процессы их жизненного цикла.
Пример жизненного цикла проекта
Давайте подробнее рассмотрим все этапы жизненного цикла на примере планирования, организации и проведения музыкального фестиваля.
Так, на стадии инициации необходимо:
Когда партнеры найдены и документы подписаны, мы составляем уже более детальный план действий (фаза планирования). Для этого нужно:
Теперь, когда команда грядущего музыкального фестиваля ознакомилась с подробным планом, можно смело запускать рабочий процесс (фаза исполнения).
Начинаются активные подготовительные работы: поиск места проведения, переговоры с музыкантами, разработка визуала фестиваля, его анонсирование и так далее.
Далее команда переходит к работе на локации. Монтаж сцены, мониторов, звуковой аппаратуры. На территории проведения фестиваля появляются игровые зоны, зоны отдыха, фудкорты и многие другие развлечения.
Проходят генеральные репетиции, закупается вода, готовятся гримерки и пресс-зона. И вот, наконец, настает день мероприятия.
Все это время менеджер (или менеджеры) проекта контролируют каждую задачу, каждый рабочий процесс (фаза контроля). В случае форс-мажора менеджер оперативно решает проблемы, корректирует план, а изменения обсуждаются и согласовываются с командой на промежуточных встречах.
Фестиваль прошел, публика в восторге, сцена разобрана. Дело за малым: закрыть документацию и обсудить с командой результаты работы (этап завершения).
Теперь можно расслабиться и отпраздновать с коллегами очередной успешный кейс.
Заключение
Временами управление проектами кажется делом непосильным. Однако, разделение проекта на пять отдельных фаз, которые называются жизненным циклом проекта, поможет команде разумно расходовать время и ресурсы, что повышает шансы на успех проектов любой величины и сложности.
Особенности жизненного цикла проекта
Проект представляет собой совокупность действий, направленных на достижение одной цели. От производственной системы он отличается тем, что имеет однократный характер. Система же предполагает цикличность. Жизненный цикл (ЖЦП) предполагает протяженность исполнения проекта.
Что собой представляет жизненный цикл проекта
Проект – это не рутинная производственная деятельность. Он отличается ограниченными сроками исполнения. Понятие ЖЦП особенно распространено в экономике и менеджменте из-за специфики проектов. Жизненный цикл предполагает комплекс последовательных фаз. Их особенности зависят от потребностей компании, особенностей управленческих процессов. Цикл включает в себя различные этапы, которые реализуются в процессе исполнения проекта.
ЖЦП подразделяется на фазы. Это большие промежутки времени, которые выделяются по ряду характеристик. Фазы, в свою очередь, подразделяются на этапы. Точное количество фаз и этапов определить невозможно. Это зависит от особенностей конкретного проекта. Одновременно с этим составляющие цикла отличаются общими признаками. На основании фаз и этапов производится управление проектом.
Начало и окончание
ВАЖНО! Рекомендации по планированию от КонсультантПлюс доступны по ссылке
Для определения жизненного цикла нужно установить его начало и окончание. Началом исполнения можно считать следующие действия:
Рассмотрим признаки завершения проекта:
Жизненный цикл – это протяженность времени от начала до окончания работ.
Фазы жизненного цикла
Фазы зависят от особенностей проекта. Рассмотрим фазы инвестиционного проекта:
В большинстве проектов реализуется именно 4 фазы. Однако могут быть и двухфазные, и трехфазные проекты.
Стадии жизненного цикла
Нужно иметь в виду, что стадия может делиться над подстадию. Подобная разбивка нужна для удобства исполнения. Цикл делится на 4 стадии:
Это самый примерный перечень стадий жизненного цикла. Точный перечень определяется спецификой проекта.
Особенности организации системы контроля
Ключевую роль в ЖЦ играют контрольные мероприятия. Эффективная система контроля базируется на этих принципах:
Рекомендуется контролировать деятельность сотрудников на каждом этапе. Своевременное обнаружение мелких ошибок позволяет быстро их устранить и не допустить возникновения крупных недочетов.
Пример фаз жизненного цикла
Как уже говорилось ранее, структура ЖЦ зависит от конкретного проекта. Рассмотрим пример фаз для строительной компании:
Это стандартный проект на 4 фазы, в котором есть начало и завершение.
Структура жизненного цикла
Структура цикла проекта включает в себя различные процессы:
Все эти процессы взаимосвязаны. Грамотность организационных процессов обеспечивает успешность прочих процессов.
Главные процессы и их характеристика
Рассмотрим базовые процессы, входящие в структуру жизненного цикла:
КСТАТИ! Процессы также могут быть вспомогательными. К ним относится документирование, контроль над качеством, аттестация.
Модели жизненного цикла
Модель жизненного цикла помогает понять особенности исполнения работы. В частности, модель – это подробное описание последовательности необходимых действий. Это совокупность действий, нужных для достижения цели. Модели зависят от специфики проекта. Общие модели выявить достаточно трудно. Рассмотрим модели цикла, актуальные при разработке программного обеспечения:
Это лишь малая часть моделей жизненного цикла. Рассмотрим модели подробнее:
Как выбрать подходящую модель? Подбор зависит от ресурсов компании, масштабности проекта, особенностей финансирования.
Что дает определение жизненного цикла проекта
Определение цикла проекта обеспечивает достижение следующих целей:
Понимание жизненного цикла играет важную роль в организационной деятельности. Менеджер должен ясно понимать структуру проекта. Это способствует установлению адекватных сроков работы, помогает прогнозировать результаты.
Функции участников проекта
Над проектом работает команда сотрудников. Рассмотрим подробнее ключевые фигуры, участвующие в работе:
Участником также может являться банковское учреждение, финансирующее деятельность. Чем масштабнее проект, тем больше лиц принимает в нем участие. Сотрудников не должно быть больше, чем нужно, так как это увеличит затраты. Однако недостаток специалистов – это серьезный недостаток ресурса.
Все лекции. Лекция 1 общее представление о проектной деятельности
8.2 Зачем нужен жизненный цикл?
Приведем основные задачи, которые могут решаться на выделенных фазах проекта. Напомним, что наполнение фаз проекта сильно зависит от сущности проекта.
Часто жизненный цикл путают с группами процессов управления проектом: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и контроль, завершение. Эти группы процессов управления могут присутствовать на каждой фазе проекта.
8.4 Виды жизненных циклов проектов
Фазы проекта могут выполняться не только последовательно, но и в некоторых проектных ситуациях могут перекрываться. Существуют ситуации, когда проект может только выиграть от использования перекрывающихся или параллельно идущих фаз. При этом в одном проекте между различными фазами могут применяться разные связи (перекрывающиеся, последовательные, параллельные). Выбор типа связи между фазами зависит, например, от требуемого уровня контроля, степени неопределенности.
Со всеми типами связи:
Когда какая модель предпочтительна?
Водопадные модели, как правило, являются предпочтительными, когда требования и способы их реализации максимально четко определены и понятны; используется неизменяемое видение продукта; если продукт необходимо предоставить полностью для того, чтобы он имел ценность для заинтересованных сторон проекта.
Итеративные и инкрементные жизненные циклы обычно используются, когда цели и содержание могут меняться во времени, когда необходимо уменьшить сложность проекта (содержание проекта трудно определить заранее) или если частичная поставка продукта является выгодной и представляет ценность для заинтересованных сторон.
Вообще, применение итеративного подхода подразумевает, что команда проекта владеет определенными коммуникационными навыками, способна к самоорганизации. Поэтому для малопытных команд, в частности реализующих учебные проекты, предпочтительнее начинать анализировать проект с точки зрения водопадной модели.
9.1 Значимость плана для управления
Когда вы гуляете не спеша, вы можете выбрать любую дорогу и посмотреть, куда она вас приведет. Однако, когда вы отправляетесь в командировку и едете в аэропорт, вам лучше понимать, как туда добраться вовремя. Независимо от того, насколько вы будете быстро ехать, если вы выбрали не тот путь или перед вами внезапно развели мосты, вы не сможете добраться к назначенному времени. Если вы хотите все же улететь, вам нужно запланировать, как вы собираетесь добраться и с тем, что вы должны с собой взять.
Плaн проекта – это дорожная карта, которая приведет вас к пункту назначения. Чем меньше времени, денег или ресурсов у вас есть, тем более внимательно вам нужно планировать. Планирoвание проекта схоже с планированием других мероприятий – выясняется, что необходимо сделать, прежде чем это сделать. Как и многое вокруг нас, планы проектов обречены на изменение. Однако несмотря на неизбежность изменений, наличие плана проекта позволит вам быть у руля и направлять прoект в нужную сторону.
Успех реализации проекта во многом зависит от того, как он был спланирован. Зачастую причиной неудачи проекта, выхода проекта за рамки плановых сроков и бюджета является то, что на этапе планирования не были учтены (включены в план) те или иные работы, которые «появились» во время реализации (выполнения) проекта и потребовали дополнительных затрат. Появление новых, незапланированных работ является одним из существенных рисков проекта.
Планирование – это процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей с учетом складывающейся обстановки.
9.2 Что планируем (объекты планирования)?
Планирование проекта нацелено на разработку плана управления проектом, который содержит информацию: почему проект необходимо выполнять и как команда проекта собирается это сделать.
План управления проектом (англ. Project Management Plan) – утвержденный документ, в котором указано, как проект будет исполняться, как будет происходить его мониторинг и контроль и управление проектом, как проект будет завершен.
Плaнирование проекта – это процесс, который длится практически в течение всего проекта, а никак не разовое мероприятие. В зависимости от выбранного вида жизненного цикла (водопадный, итеративный или инкрементный) основное планирование происходит в начале проекта или для каждой итерации в отдельности. В любом случае, после того, как началось выполнение задач по проекту, будут появляться изменения, которые потребуют доработки плана.
9.3 Календарный план проекта
Одним из важных элементов плана управления проектом является календарный план проекта (иногда еще его называют расписанием работ проекта, план-графиком проекта, календарным графиком и т.д.).
В контексте данной лекции термины «работа» и «задача» являются синонимами.
Календарный плaн проекта (англ. Project Schedule) – перечень планируемых работ проекта со сроками исполнения и ответственными лицами, подготовленный в утвержденной форме.
По сути, календарный плaн работ отражает, какие задачи должны быть выполнены, когда и с помощью каких ресурсов.
– когда после очередного шага уточнения на задачу может быть назначен один исполнитель,
Иерархическая структура работ (англ. Work Breakdown Structure) – это представление результатов и работ проекта в структурированном виде, необходимое и достаточное для эффективного осуществления процесса управления проектом.
Важно: результаты и работы, которые не входят в ИСР, находятся за рамками проекта!
9.4 Шаги по разработке календарного плана
Разработка календарного плана обычно включает в себя ряд шагов, последовательность которых может меняться в зависимости от предпочтений планировщика:
1. Построение иерархической структуры работ. На данном шаге определяются задачи, которые должны быть выполнены для достижения цели проекта. ИСР может строиться:
– «сверху-вниз», когда постепенно детализируется каждая фаза проекта,
– «снизу-вверх», когда сначала выявляются работы, а затем они группируются в более крупные блоки,
– оба подхода вместе.
2. Определение последовательности работ. Для выстраивания логической последовательности выполнения работ используются связи между задачами.
Существуют разные варианты связей между задачами. Примеры вариантов связей между задачами:
– Мы не можем построить второй этаж, пока не построили первый;
– Мы не можем запустить опрос, пока не сформировали перечень вопросов;
– Мы не можем начать раздавать билеты на мероприятие, пока не запустили рекламную кампанию;
– Подготовка декораций должна быть закончена до окончания репетиций.
Связь между двумя задачами позволяет понять, каким образом время начала или завершения одной задачи влияет на время начала или завершения другой. Иногда такую последовательность называют сетевым графиком проекта.
3. Определение временных параметров проекта. Для каждой работы задаются ее временные характеристики: длительность, трудозатраты, дата начала или дата завершения. Даты должны быть согласованы с календарем, в том числе, должны быть учтены выходные, праздники, рабочее время команды проекта. При использовании информационных систем планирования даты начала и завершения задачи рассчитываются автоматически, в зависимости от установленных связей между задачи и длительностью задачи.
Подтрудозатратами понимается количество рабочего времени, необходимого для выполнения работы. Измеряются в человеко-часах.
Например, если два сотрудника в течение трех рабочих дней (считаем, что в рабочем дне 8 часов) готовили презентацию для финального выступления, то трудозатраты будут равны 16 чел.час.
Существуют задачи – вехи, которые обладают нулевой длительностью, однако их использование помогает в управлении проектом.