зачем использовать новые форматы совещаний
Гибридные совещания: новая реальность, новые методы работы
Новые ограничения, с которыми сегодня сталкиваются сотрудники компаний по всему миру, создают препятствия привычным способам работы и взаимодействия. Это влияние особенно ощутили малый и средний бизнес, которые всегда дорожили личным общением с партнерами.
Компаниям пришлось приспосабливаться к новой реальности: деловые поездки стали практически невозможны и многие сотрудники были вынуждены работать из дома. Удаленный режим работы стал внедряться повсеместно, а подобные трудовые отношения в России закрепили на государственном уровне. Вступивший в силу 1 января 2021 года закон впервые вводит понятие дистанционной (удаленной) работы и комбинированной удаленной работы, предусматривающей стационарную занятость на рабочем месте и дистанционную работу.
Однако помимо правовой базы требуются решения, которые позволят адаптироваться к новым режимам работы. Один из подходов к организации рабочего процесса – это комбинированные или гибридные совещания, сочетающие личное и виртуальное участие.
Время перемен
Ограничения, вызванные пандемией, коснулись не только командировок. Компании также пытаются избегать собраний большого числа сотрудников в одном помещении, поэтому проводят гибридные совещания.
Это знак перемен в бизнес-процессах. Деловые встречи теперь могут быть не привязаны к определенному месту благодаря высокоскоростному доступу в Интернет и качественной видеоконференцсвязи. Этот тренд появился ещё до 2020 года, но глобальный кризис, связанный с пандемией, ускорил процесс трансформации деловых встреч в комбинацию личных и виртуальных, и такая ситуация, скорее всего, сохранится.
При этом снижение роли личных встреч не должно стать препятствием для продуктивной совместной работы и оперативного принятия решений. Осталось понять, как извлечь максимальную пользу из сложившихся условий.
Что такое гибридное совещание?
Как следует из названия, это сочетание личного и виртуального (или по-другому, онлайн) участия. Если несколько человек находятся в переговорной комнате, а другие присоединяются из дома или другого офиса через Интернет, то это гибридное совещание.
Гибридные совещания подразумевают активное участие, интерактивность и взаимодействие. Они оказались полезными даже в самых крупных и наиболее подготовленных организациях. Видеоконференции теперь используются не только для общения людей, находящихся на расстоянии друг от друга, но и для связи нескольких переговорных комнат в одном офисе, что устраняет необходимость собираться в одном помещении.
Гибридные совещания могут стать отличным решением, особенно если компании начнут интегрировать более совершенные технологии и инструменты, позволяющие максимально использовать преимущества гибридного сотрудничества.
Почему важны гибридные встречи?
Они позволяют преодолеть ограничения на поездки, введенные по всему миру в связи с карантином;
Взаимодействие между коллегами, находящимися в разных частях света, становится не просто возможным, но и эффективным;
Это достойная альтернатива дистанционным совещаниям, предлагающая высокую эффективность с возможностью избежать лишних контактов и при этом помогающая сохранить командный дух;
Это хороший способ сэкономить, который сокращает не только затраты на поездки, но и офисные расходы, такие как электричество или сложное презентационное оборудование.
Рассмотрим, какие технологии и инструменты могут понадобиться для успешных гибридных совещаний.
Как создать действительно эффективную гибридную встречу
Правильно организованная гибридная встреча намного более динамична и увлекательна, чем обычное совещание. Но всё зависит от наличия правильных инструментов, особенно высокоскоростного Интернета, проектора или панели для вывода изображения на большой экран, централизованного управления учетными записями и доступа к облаку.
Без хорошего подключения к Интернету вы не сможете проводить гибридную встречу. Зависание видео и прерывистый звук испортят встречу для всех участников. Что касается устройств визуализации, то следует присмотреться к смарт-проекторам для бизнеса. Это новый класс оборудования с доступом в Интернет и полезными мобильными приложениями, который может также служить точкой доступа для всех личных устройств – от ноутбуков до смартфонов. Централизованная система управления контентом плюс облачные хранилища (OneDrive, Google Drive или Dropbox) позволят каждому участнику легко обмениваться файлами, обновлять контент и вместе работать над поставленными задачами. Все это намного быстрее, чем электронная почта, которая имеет многочисленные ограничения на типы и размеры файлов.
Что такое смарт-проекторы и как их использовать для совещаний и ВКС, можно узнать на странице производителя таких устройств – компании BenQ.
«Не хочу конференцию!». Проводим митапы, хакатоны, питчи и другие форматы
Надоел обычный формат конференции, где секция идет за секцией, один спикер выступает за другим, отвечая на пару-тройку вопросов из зала? Хочется чего-то свежего и нового? Попробуем найти решение в новых форматах проведения мероприятий.
Время не стоит на месте, как и потребности event-индустрии. Аудитория уже не хочет быть просто сторонним наблюдателем, люди хотят быть участниками того, что происходит перед ними, хотят быть включенными. Лучшими спикерами становятся не те, кто хорошо выступают, а те, кто умеет выстроить с аудиторией диалог. Ответом изменившимся потребностями могут стать отличные от обычных конференций, более интерактивные форматы мероприятий. Поговорим поподробнее о некоторых из них.
Митап
Все большую популярность начинают набирать митапы. Митап ¬– встреча специалистов одной сферы для обмена опытом и знаниями, обсуждения актуальных тем и проблем в неформальной обстановке. Как правило, это короткие 1,5-2-часовые мероприятия, где самое важное – тема для обсуждения.
В программе такого мероприятия чаще всего могут быть доклады 1-2 спикеров, а остальное время площадка работает в режиме «свободного микрофона», где каждый присутствующий может поделиться своим мнением и опытом по обсуждаемой теме, задать свой вопрос аудитории. То есть основная цель митапа – живое общение между участниками, их обмен идеями, мыслями и, возможно, даже поиск решения проблем.
Главная особенность митапа – это неформальная атмосфера, поэтому важно, чтобы его участники могли свободно передвигаться по площадке и общаться не только с несколькими своими соседями. Идеально, если вся площадка разделена на две части:
Митапы могут проводиться регулярно, собирая на площадке представителей тех же сфер, при условии изменения обсуждаемых вопросов.
Часто митапы используют для создания сообществ (профессиональных, по сферам интересов). Например, для того чтобы перевести online-сообщество в режим offline. В России наиболее популярны митапы в IT-сфере, поэтому может показаться, что на таких мероприятиях обсуждают только программирование, технологии, стартапы и предпринимательство. Но тема может быть абсолютно любой: начиная с маркетинга и продаж, заканчивая путешествиями и уходом за домашними животными.
Хакатон
Хакатон — форум, творческая площадка, во время работы которой специалисты из разных областей сообща в режиме нон-стоп решают какую-либо проблему за ограниченное время. Обычно хакатоны длятся от одного дня до недели и заканчиваются презентацией итоговых разработок.
Слово «хакатон» образовалось от слияния «хакинг» и «марафон». Дословно – «марафон программистов». Изначально подобные мероприятия предназначались только для специалистов разработки программного обеспечения (программисты, дизайнеры, менеджеры), которые за обозначенный промежуток времени должны были найти решение определенной технологической проблемы, создать действующий прототип приложения и т.п. Но сейчас существуют хакатоны не только для программистов, но и для маркетологов, дизайнеров, инженеров-проектировщиков и других отдельных специалистов. На хакатонах могут рассматриваться даже вопросы социального характера.
Участники обычно ничем не ограничены в своих действиях и фантазиях, главное – успеть до окончания времени. Хакатон – отличная возможность для участника проверить себя на прочность, улучшить уже имеющиеся навыки, познакомиться со специалистами той же сферы, и даже получить предложения работы – эксперты часто присматриваются к тем, кто успешно проявляют себя во время мероприятия.
Для проведения хакатона очень важно подобрать подходящую площадку. Во-первых, доступ на площадку должен быть круглосуточным, так как многие участники работают и по ночам. Во-вторых, должны быть организованы рабочие зоны, где команды смогут расположиться сами и разместить свою технику, и зона отдыха, где можно вздремнуть в мягком кресле или пуфике и перекусить.
Организация базового питания участников – тоже не менее важный аспект: чай, кофе и снеки всегда должны быть на площадке для поддержания сил и духа участников.
Питч-сессии
Питч-сессии могут быть частью и митапов, и хакатонов. Без них не обходится уже ни одно мероприятие, где есть конкурс проектов.
Цель питча — заинтересовать инвестора и привлечь финансирование. На выступление отводятся считанные минуты (от 1 до 7 минут, в зависимости от формата), поэтому оно должно быть максимально доходчивым. Качественный питч имеет жесткую структуру и строится из четких логических блоков. Чем меньше времени, тем меньше блоков.
Питч-сессии также активно используются среди кинематографистов. С их помощью представители индустрии привлекают внимание к своим новым проектам в области кино, ищут финансирование и кадры для их реализации.
Несмотря на то, что питчинги всегда предполагают вынос какого-либо вердикта каждому из представленных проектов, площадки, где они проводятся, являются точкой для возникновения новых знакомств и идей, бурного обсуждения актуальных вопросов сферы. В целом, питч-сессии – это всегда очень динамичные и яркие мероприятия.
Печа-куча
Еще один формат, похожий по объему на питчинг, но при этом абсолютно неограниченный тематически – печа-куча. Формат пришел к нам из Японии и представляет с собой короткую историю о чем угодно, рассказанную с помощью 20 слайдов. При этом каждому из слайдов посвящается всего 20 секунд. Таким образом, общее время презентации составляет 6 минут 40 секунд.
Сегодня печа-куча – это всемирное движение, на неформальных встречах которого собираются креативные люди и обсуждают самые разнообразные идеи – от вопросов сохранения экологии и новых веяниях моды, до рецептов приготовления кофе и новшествах в сфере технологий.
Такой формат позволяет за короткий срок изложить самую необходимую информацию, при этом спикер может свободно общаться с аудиторией – ведь он точно знает в какой момент и о чем он говорит. Кроме того, между выступлениями обязательно проводятся перерывы, которые называют «drink and talk», на которых спикер может ответить на все возникшие вопросы аудитории, а аудитория поделиться своим мнением друг с другом за бокалом какого-либо напитка.
Печа-куча отличаются своей динамикой и бурным обсуждением тем после выступлений, чем очень быстро перестают напоминать офисные презентации и стандартные конференции в каком бы то ни было виде.
Это далеко не все существующие интерактивные форматы проведения мероприятий. Все больше нестандартных решений превращают обычные конференции в яркие и по-настоящему интересные события. Главное – включать фантазию и не бояться отступать от общепринятых концепций.
Современные технологии на совещании
Современные технологии на совещании
Проблема совещаний в большинстве отечественных компаний – это дурная наследственность. Дело в том, что любая организация, даже созданная после распада СССР, сохранила в своей организационной структуре руководителей, воспитанных в планово-административной экономике. Руководители консервативные люди, и зачастую используют проверенные технологии. Традиция проведения и организации совещаний предполагает системный подход и совмещение совещаний с информированием сотрудников о последних изменениях на предприятии. На организацию плановых мероприятий тратится мало времени, следовательно, минимизируются усилия, а для сильно занятого руководителя эта ценность несомненная.
Компании с зарубежным капиталом избавлены от избыточной совещательной деятельности поскольку «экспаты» рассматривают время своих подчиненных как ресурс.
Отечественному бизнесу, в первую очередь высшему командованию крупных организаций стоит пересмотреть отношение к времени своих сотрудников. Чем больше времени руководитель проводит со своей командой, тем эффективнее работает компания. Время, проведенное на совещании это вырванные ресурсы из времени необходимого Команде.
В наблюдаемых мною компаниях совещания используют как инструмент формирования команды. В таких компаниях на совещание приглашают всех заинтересованных в проекте людей, стараясь одним ударом закрыть максимальное количество сотрудников. Таким образом, убивают сразу двух зайцев: мотивацию участников и ресурс времени руководителя.
Как проходит типовое совещание? Вот пример шаблона проведения совещания:
В общем, проблематика совещаний в отечественном бизнесе уже достаточно очевидна. Далее буду излагать собственные наработки по оптимизации процесса совещаний. Все возможные темы совещаний, я буду называть «проектом». Все предлагаемые далее «фишки» ориентированы на один результат – оптимизацию времени участников совещаний.
Как оптимизировать организацию совещания?
Как оптимизировать процесс совещания?
Наиболее сложный в освоении навык для организатора совещания – это психологическая активизация участников. Совещание один из самых продуктивных методов управления организацией, но только при условии, что участники на совещании работают на 100% собственного потенциала. В этой статье хочу поделиться несколькими методами активизации участников, подсмотренными мною в организациях с зарубежным менеджментом.
Методики психологической активизации участников
Построение совещания на основе натурального дизайна
Натуральный дизайн – создание естественных для человека условий, наиболее эргономичная организация. Натуральный дизайн учитывает потребности человека при планировании деятельности, предметов, пространства и т.д.
Ранее предложенный шаблон совещания неэффективен, поскольку предполагает монологи и полное отсутствие дискуссии. При подобной организации совещания участники тратят время на выслушивание ненужной или неинтересной информации. Совещание – это ценнейший ресурс компании, на совещании присутствуют самые важные кадры, следовательно, необходимо учитывать интересы всех участников, а так же расходовать время совещания высокоэффективно.
В качестве рекомендации предлагаю вам пригласить консультанта для создания шаблона совещания наиболее подходящего для вашей компании. Организация процесса совещания требует учета особенностей компании.
В качестве примера привожу Вам один из шаблонов организации совещаний на основании принципа «натурального дизайна»
Прошу учесть, что данный шаблон разработан для определенной компании и перенос на условия вашей организации может пройти крайне затруднительно.
Конструктивное высказывание
Зачастую участники совещания, особенно руководители с большим стажем, любят критиковать или подвергать сомнению предложенные решения. Для многих руководителей на совещании есть вполне определенная цель – обругать любое начинание коллег, с целью повышения собственного статуса перед глазами руководителя. Всем известен факт, что на совещании нельзя молчать. Если руководитель спрашивает ваше мнение гораздо легче просто раскритиковать проект, при этом в глазах руководителя вы становитесь опытным и весьма здравомыслящим сотрудником.
С подобным поведением следует бороться, так как такой подход убивает инициативу в проектах и закрывает возможность для многих интересных решений. Гораздо эффективнее работать в формате конструктивного высказывания.
Конструктивное высказывание предполагает, что вы подвергает критике предложенное решение, однако сразу предлагаете возможный вариант решения. Если у вас нет решения, критика не уместна. Организатор совещания обязан следить за конструктивностью высказываний и требовать их от всех участников.
Построение повестки совещания по SMART
Модель SMART известна давно и я уверен, что большинство читателей знакомы, с этой моделью. Настоятельно рекомендую пропускать повестку дня через рамку данной модели, перед тем как озвучить ее участникам совещания.
Управление вниманием аудитории
Любая группа требует лидера. На совещании всегда должен быть лидер, который ведет группу к достижению цели – повестке совещания. Для успешного доведения совещания до завершения необходимо постоянно управлять вниманием аудитории и «включать» сотрудников «выпавших» из контекста. Для этого есть несколько методов, выстроенные по мере увеличения степени «включения»:
Использование современных методов проведения совещания
Традиционный способ ведения совещания описан выше. Если называть этот метод, то я бы назвал его «Планерка». К сожалению, у этого метода есть множество недостатков, но есть и плюсы. Для оптимизации использования ресурсов менеджмента компании, следует все же выбрать более результативные методы. Приведу несколько наиболее распространенных методов проведения совещаний:
Метод известен и применяется многими руководителями, особенно в творческих коллективах. Однако имеет смысл сделать корректировку в стиле проведения Мозгового Штурма. Важно понимать, что Мозговой Штурм делится на два этапа. На первом этапе участники генерируют любые идеи по теме, без комментариев и критики. А на втором этапе участники выбирают наиболее продуктивное решение.
Метод, который часто используется в России последние пять лет. Лидеры крупных компаний, а затем и средний бизнес используют ресурс топ менеджмента для разработки стратегии развития компании. Для проведения сессии стратегического планирования рекомендуется привлекать профессионала. Профессионал должен владеть навыками визуализации проблематики, уметь работать с мнением группы, удерживать повестку дня. Сессия стратегического планирования позволяет проанализировать возможные варианты развития ситуации, требует высокой информированности участников.
Метод моделирования, позволяет оценить качество принятого решения. Ситуация разыгрывается по сценарию предложенному для решения проблемной области. В качестве действующих лиц выступают участники совещания, что позволяет увидеть процесс со всех сторон. Метод позволяет увидеть недоработки решения, еще на стадии запуска проекта в бизнес. Используется военными при предварительной отработке действий перед операцией.
Командный коучинг комплексный метод решения проблемы, построенный на основе структуры коуч сессии. Для проведения необходим профессионал с большим опытом или сертифицированный коуч (ICF). В качестве повестки для на командный коучинг выставляется проблемная область проекта. Участники, комбинируя различные методы, преодолевают барьер, который мешает решить проблему. А так же формируют план дальнейших действий.
Наиболее распространенный метод, однако требующий уточнения. Высказывания участников совещания должны быть регламентированы по времени. А так же организатор должен услышать мнения всех участников совещания. Если мнения участников расходятся, то организатор может организовать голосование по этому вопросу или принять решение самостоятельно. Как вы понимаете наиболее предпочтителен вариант голосования.
Каждый из предложенных методов, нуждается в более подробном описании, однако в формате статьи будет неуместно их приводить.
Правила эффективного совещания
Приведу список типичных правил принятых на совещании:
Контроль ресурсных состояний
Участники совещания приходят в различных состояниях. Зачастую к концу отчетного года руководители загружены собственными задачами, а так же непредвиденные авралы приводят к тому, что на совещании участники находятся в состоянии «потребителей». То есть, вместо того чтобы давать команде результаты, такие участники «тянут» эмоции и энергию для восстановления собственных эмоциональных ресурсов. Такие ситуации крайне сложно отслеживать, поэтому организатору совещания можно использовать превентивные методики контроля ресурсных состояний.
Рекомендуемый метод «Рамка результата». Организатор совещания может контролировать высказывания всех участников через призму результата. При формулировании повестки совещания организатор закладывает ожидаемый результат (напоминаю, что результат более понятен, если повестка поставлена по SMART). Каждое выказывание необходимо анализировать на: адекватность / конгруэнтность / соответствие ожидаемому результату. И если организатор не видит сходства, то следует немедленно попросить участника конкретизировать свое высказывание.
Основное проявление «потребителей» на совещании – это выстраивание длинных фраз, зачастую без конкретики и логики. При контроле высказываний через «рамку результата» можно избежать затягивания совещания и эмоциональных затрат участников.
Уважаемый читатель, я надеюсь, что предложенный в этой статье материал будет полезен и найдет свое применение в вашей организации. При создании этой статьи использовался восьми летний опыт наблюдения за ведущими огромного количества совещаний, а так же применения в работе всех вышеперечисленных инструментов и методов. Удачных вам перемен!
Правила проведения совещаний — подготовка и основные этапы
Система проведения совещаний во многих организациях развита недостаточно, из-за чего заседания превращаются в бесполезную трату времени и не приносят результатов. Дело не только в отношении сотрудников, но и в отсутствие должной подготовки руководителя.
Групповые обсуждения и планерки — это мощный инструмент командной работы и способ управления бизнес-процессами при условии правильной организации делового совещания. Чтобы правильно провести рабочие переговоры необходимо заранее подготовиться к нему, как руководящему органу, так и подчиненным, чтобы сохранить фокус внимания на решении важных задач.
Зачем проводить совещания?
Систематическое проведения собраний создают организацию, помогают поддерживать внутрикомандные отношения и увеличивают скорость решения корпоративных задач. К тому же, это позволяет сплотить разные отделы для выполнения единой цели и обезопасить предприятие от распространения слухов и сопротивления неизвестности.
Преимущества:
Систематичность проведения совещаний
Предприятия, в которых систематически организовано проведение совещаний, показывают лучшие результаты и скорость развития. Для внедрения такой практики следует добиться от сотрудников дисциплины, последовательности и посещаемости. Внезапные планерки не принесут результатов, так как не позволят работникам подготовиться к ним, сделать отчеты и снижают вовлеченность в процесс.
Важно: стоит заранее составить и утвердить график проведения собраний. Если в компании применяется больше одного вида, укажите это в предварительном плане.
Систематичность призывает к дисциплинированности, так как сотрудники точно знают, что им нужно поставлять рапорт о проделанной работе и ответственно относятся к ее исполнению.
Виды собраний
Способы проведения совещаний зависят от необходимого формата для действенного использования этого вида командной работы. Перед составлением плана определитесь, что вы хотите получить и какие цели поставлены. У каждого типа есть свои преимущества и показания.
Сроки и условия проведения совещаний обозначают еще две группы: плановые (собрания по заранее оглашенному графику) и оперативные (срочное решений конкретной задачи).
По особенностям и порядку проведения совещания выделяют:
Готовимся к совещанию правильно
Чтобы не тратить свое и чужое время на бессмысленные формальные собрания, подходите с ответственностью к подготовке.
1. Создайте план проведения совещания. Это поможет избежать путаницы и сумбура.
2. Определите присутствующих. Не всегда должны присутствовать все работники, всё зависит от текущих целей.
3. Регламентируйте время. Не превращайте оперативку в многочасовое заседание, это существенно снизит эффективность.
4. Соберите отчеты по задачам, поставленным на прошлом собрании.
5. Расставьте пункты обсуждения в порядке приоритетности.
6. Заранее напомните коллективу лично или по телефону. Попросите взять блокноты и ручки, чтобы делать пометки.
7. Подготовьте все необходимые материалы.
Правила проведения рабочего совещания
Если проведение совещания организовано с учетом базовых правил в соответствии с целями руководства, результат такого собрания станет не только корпоративное общение, но и эффективно проведенное время.
Этапы и технологии ведения делового совещания
Процедура проведения совещаний предполагает несколько этапов.
Этап 1. Подготовка
На первом этапе руководитель определяет актуальность, тип, предмет обсуждения. Составляет план и список участников, рассылает приглашения. Ознакомьте всех участников с повесткой, по которой будете рассматривать задачи. Это позволит заранее все обдумать и предложить свежие идеи. Все необходимые материалы, документы и доклады должны подготавливаться заранее.
Этап 2. Организация
После определения количества участников делового совещания, подготовьте место для встречи. Это позволяет сократить время на рассадку и повысить результативность общения. Если вы собираетесь использовать мультимедийные устройства, проверьте и настройте их перед планеркой.
Этап 3. Реализация
Непосредственно процесс проведения совещания в указанное время с обсуждением всех указанных в повестке вопросов. Руководителю важно следить за регламентов и ходом дискуссии, вовремя останавливать неконструктивные диалоги и ссоры. Если есть необходимость принятия решения, это можно сделать путем общего обсуждения или голосования.
Этап 4. Протокол
Фиксируйте основные моменты, имена докладчиков и принятые решения. Это официальный документ, на основании которого вы можете требовать от сотрудников выполнения поставленных задач.
Пример протокола совещания:
Важно: раздайте бумажные копии протокола всем подчиненным, которые несут ответственность за выполнение.
Этап 5. Анализ
Проанализируйте, насколько успешным было собрание и подготовка к нему. Было ли принято решения и эффективно проведено время? Какие недочеты выявились в ходе совещания? Были ли противоречия между участниками. Что вы можете улучшить в следующий раз?
Пример плана делового совещания
Заранее подготовленный подробный план рабочего собрания гарантирует его успешность и эффективность. Составляйте такой документ для каждой встречи, в соответствии с текущими потребностями и целями.
Примерные пункты плана:
Следуйте правилам подготовки и проведения заседаний и делайте это систематически, чтобы обеспечить качественную коммуникацию внутри коллектива и эффективно использовать команду для решения рабочих задач.