право пользования компьютерной программой учитывается на счете
Как осуществляется учет программного обеспечения
Программное обеспечение может быть приобретено организацией с исключительными или неисключительными правами на него. Для постановки на учет требуется наличие лицензионного соглашения или договора об отчуждении ПО покупателю, акта передачи прав. В некоторых случаях лицензионный договор может быть заменен сублицензионной договорной документацией.
ВАЖНО! Исключительное право предполагает единоличное владение активом, приобретается путем самостоятельной разработки ПО для собственных нужд или через покупку по договору отчуждения.
Особенности бухгалтерского и налогового учета ПО
Появившиеся у организации исключительные права должны быть отнесены к нематериальным активам. ПБУ 14/2007 к таким объектам предъявляет ряд требований:
Вопрос: Как отразить в учете организации приобретение программы для ЭВМ у правообладателя на основании договора об отчуждении исключительного права, если затраты на приобретение составляют менее 100 000 руб.?
Посмотреть ответ
Налоговый учет предъявляет меньше требований к приходуемым объектам НМА (п. 3 ст. 257 НК РФ):
На баланс ПО ставится по первоначальной стоимости, в которую включаются понесенные расходы по приобретению лицензионного продукта. Если стоимость программы не превышает 100 тысяч рублей, то по правилам налогового учета актив может быть признан неамортизируемым. В бухгалтерском учете порог отнесения объектов к амортизируемым находится на отметке 40 тысяч рублей.
При принятом решении начислять амортизацию на приобретенное программное обеспечение срок эксплуатации определяется по технической документации и соотносится со стандартами ст. 258 НК РФ. Это правило закреплено для налогового учета, в бухгалтерском учете амортизацию можно не начислять, если неизвестен срок эксплуатации объекта НМА.
Амортизировать программные продукты, приобретенные на основании неисключительного права, нельзя. П. 3 ст. 257 НК РФ подтверждает эту позицию тем, что такие активы не могут быть признаны составной частью НМА.
ЗАПОМНИТЕ! Объекты, на которые у предприятия имеются неисключительные права пользования, надо списывать в прочие затраты.
При использовании метода начисления расходы, связанные с покупкой программных продуктов, рекомендуется списывать равными частями на протяжении всего периода эксплуатации. При кассовой методике в расходную часть заносятся суммы, которые были оплачены фактически. Для организаций, работающих на УСН, предусмотрено право уменьшения налогооблагаемой базы за счет средств, затраченных на покупку ПО.
Для отображения расходов, связанных с приобретением программного обеспечения, в бухгалтерском учете применяют счет 97. Затраты подлежат равномерному списанию в течение времени, отведенного на использование программы. Методология отнесения стоимости ПО в расходы на всех предприятиях должна быть прописана отдельным пунктом в локальных документах (учетной политике).
Проводки в коммерческих структурах
Операции по появлению у учреждения коммерческого типа исключительного права на пользование новой программой должны быть зафиксированы в бухгалтерском учете комплексом корреспонденций:
Если программа была приобретена по стоимости, не превышающей 40 тысяч рублей, то бухгалтер составляет такой набор проводок:
Если учреждение купило программное обеспечение и получило на него неисключительные права, то:
ВАЖНЫЙ НЮАНС! Законодательно запрещено пользоваться нелегальными версиями программного обеспечения. За применение в работе пиратских программ предусмотрено наказание нормами гражданского и уголовного права в ст. 1252 ГК РФ и ст. 146 УК РФ.
При проведении процедуры обновления программного продукта или осуществлении специализированного обслуживания затрачиваемые на это деньги показываются по дебету 20 (25, 23, 44, 26) и кредиту 60 счета.
Нюансы бухгалтерского учета ПО в бюджетных организациях
В организациях бюджетного типа учет программных продуктов ведется раздельно по видам расходов в соответствии с нормами Приказа Минфина от 1 июля 2013 г. № 65н:
Аргументация принадлежности затрат на покупку ПО к 226 коду приведена в тексте Письма Минфина от 18 марта 2016 г., зарегистрированного под № 02-07-10/15362. В разъяснениях уточнено, что при определении счетов учета необходимо руководствоваться Инструкцией № 157н. Она подразумевает отнесение нематериальных активов в виде программного обеспечения на забалансовый счет 01. Стоимость в учете отражается равной сумме вознаграждения, которое прописано в договоре. Правило касается и программ, полученных на праве неисключительного пользования.
Если объект, признанный НМА, был куплен с получением неисключительных прав на него с условием использования программы в течение нескольких отчетных лет, то:
Если актив будет эксплуатироваться несколько лет подряд, а договором на его передачу предусмотрена поэтапная оплата на условиях ежемесячного перечисления фиксированных сумм, то производимые оплаты считаются расходами текущего периода.
Типовые корреспондирующие записи для бюджетных организаций представлены такими вариантами:
Схема, по которой будут делиться суммы расходов на программное обеспечение с длительным временем эксплуатации и переводиться на финансовые результаты, предусмотрена п. 302 Инструкции № 157н. Нормативный документ предоставляет возможность учреждениям самостоятельно определять порядок переноса части затрат на итоги финансовой деятельности. Делать это можно равномерными фиксированными суммами, путем вычисления заданной пропорции, учитывающей объем оказанных услуг.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В Письме Минфина № 02-07-10/15362 уточнено, что срок использования программного продукта при отсутствии информации об этом в лицензионной документации должен определяться комиссионным органом.
Обновление ПО и баз данных должно реализовываться на основании отдельного договора. Периодичность обновлений может быть установлена индивидуально для каждого программного продукта. При начислении на ежемесячной основе абонплаты за услуги по сохранению актуальности информационной составляющей в программе расходы включаются в финансовый результат текущего года. Затраты отражаются в учетных операциях через дебетование 1 401 20 226 и кредитование 1 302 26 730.
Учет в «1С» неисключительных прав пользования на РИД с 2021 года
В номере 2 (февраль) на стр. 40 «БУХ.1С» за 2021 год и в статье «Перевод на баланс прав пользования НМА, учтенных за балансом» эксперты 1С рассказывали о новом порядке учета с 2021 года неисключительных прав пользования на результаты интеллектуальной деятельности (РИД) в соответствии с положениями Стандарта «Нематериальные активы» и о первом применении указанного Стандарта. В этой статье рассматривается порядок отражения в редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (БГУ2) неисключительных прав пользования на РИД, в том числе неисключительных лицензий на программные продукты с 2021 года.
Настройка счетов учета прав пользования НМА
В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (БГУ КОРП) для учета прав пользования нематериальными активами (НМА) в соответствии со Стандартом «Нематериальные активы», утв. приказом Минфина России от 15.11.2019 № 181н, применяются следующие счета, см. таблицу.
По счетам 111 60 «Права пользования нематериальными активами» установлено ведение аналитического учета по субконто Основные средства, Договоры, ЦМО. В карточке счетов 111 60 «Права пользования нематериальными активами» на закладке КЭК счетов указаны допустимые КОСГУ:
По счетам 106 60 «Вложения в права пользования нематериальными активами» установлено ведение аналитического учета по субконто Основные средства, ЦМО, Виды затрат. В карточке счетов 106 60 «Вложения в права пользования нематериальными активами» на закладке КЭК счетов указаны допустимые КОСГУ:
По счетам 104 60 «Амортизация прав пользования нематериальными активами» установлено ведение аналитического учета по субконто Основные средства. В карточке счетов 104 60 «Амортизация прав пользования нематериальными активами» на закладке КЭК счетов указан один допустимый КОСГУ:
По счетам 114 60 «Обесценение прав пользования нематериальными активами» установлено ведение аналитического учета по субконто Основные средства. В карточке счетов 114 60 «Обесценение прав пользования нематериальными активами» на закладке КЭК счетов указан один допустимый КОСГУ:
450 «Уменьшение стоимости права пользования».
Оформление операций по учету прав пользования НМА
Рассмотрим порядок оформления в БГУ2 операций по учету прав пользования НМА на примере учета неисключительных лицензий на программные продукты, которые подлежат учету на счете 0 111 60 000 «Права пользования нематериальными активами», а именно на счете 0 111 6I 000 «Права пользования программным обеспечением и базами данных».
Приобретение неисключительных лицензий с СПИ до одного года включительно
Приобретение неисключительных лицензий на программные продукты со сроком полезного использования (СПИ) на программный продукт до одного года включительно оформляется документом Поступление услуг, работ (раздел Услуги, работы, производство). Документ оформляется в обычном порядке. На закладке Бухгалтерская операция следует выбрать подходящую типовую операцию:
По рекомендациям методологов Минфина России (п. 3 письма Минфина России от 02.04.2021 № 02-07-07/25218) приобретение неисключительных лицензий с СПИ до 12 месяцев следует отражать в корреспонденции со счетом 40150 «Расходы будущих периодов», если СПИ начинается в одном году, а заканчивается в следующем году (распространяется на два финансовых года). В БГУ2 такие расходы учитываются в справочнике Расходы будущих периодов (раздел Учет и отчетность — Расходы будущих периодов) по элементам с видом «Прочие».
Если учреждение применяет общий режим налогообложения и ведет налоговый учет по налогу на прибыль, при приобретении неисключительных прав пользования на результаты интеллектуальной деятельности за счет приносящей доход деятельности, которые будут использоваться в этой деятельности, на закладке Бухгалтерская операция в группе реквизитов Налоговый учет следует установить счет Н97 «Расходы будущих периодов» и выбрать статью расходов будущих периодов «Прочие».
Аналитический учет расходов будущих периодов в бухгалтерском и налоговом учете ведется в справочнике Расходы будущих периодов по элементам с видом «Прочие».
Включение указанных расходов в расходы текущего периода (в бухгалтерском учете) и в налоговую базу по налогу на прибыль (в налоговом учете) равномерно в течение срока списания, указанного в статье расходов будущих периодов, отражается документом Списание расходов будущих периодов (в разделе Учет и отчетность — Расходы будущих периодов).
Приобретение неисключительных лицензий с СПИ более одного года
В БГУ2 принятие к учету приобретенных прав пользования нематериальными активами отражается в том же порядке, как и приобретенных нематериальных активов, основных средств и непроизведенных активов.
Сначала формируется первоначальная стоимость объекта прав пользования НМА на счете 106.60 документами Поступление ОС, НМА, НПА и Поступление услуг, работ.
Затем отражается принятие объекта к бухгалтерскому учету на счет 111.60 документом Принятие к учету ОС, НМА, НПА.
Формирование первоначальной стоимости
Формирование капитальных вложений в неисключительные лицензии на программные продукты с СПИ более 12 месяцев, а также с неопределенным сроком полезного использования (в частности, бессрочные лицензии на программное обеспечение) оформляется документами:
В шапке документа Поступление ОС, НМА, НПА следует указать контрагента — правообладателя, договор — правовое основание прав пользования нематериальными активами, поскольку в программе по счету 111 60 ведется аналитический учет по контрагентам и договорам в соответствии с пунктом 151.3 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, а также центрам материальной ответственности.
Закладка Капитальные вложения заполняется в обычном порядке — указывается внеоборотный актив (объект вложений), КФО, КПС, счет учета вложений, количество и сумма вложений.
Так как в БГУ2 аналитический учет по счетам 106 60 ведется по объектам прав пользования НМА, в карточке объекта прав пользования НМА (элементе справочника Основные средства, НМА, НПА) на этом этапе достаточно указать краткое и полное наименование объекта и вид НФА «Нематериальные активы».
В целях статистического учета можно указать код по ОКОФ.
В поле Срок полезного использования следует выбрать вариант:
На закладке Бухгалтерская операция следует выбрать типовую операцию Поступление ОС, НМА, НПА по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам.
В реквизитах типовой операции необходимо указать Вид затрат для счета 106.60, остальные реквизиты будут заполнены автоматически.
Примечание. Если учреждение применяет общий режим налогообложения и ведет налоговый учет по налогу на прибыль, при приобретении неисключительных прав пользования на результаты интеллектуальной деятельности за счет приносящей доход деятельности, которые будут использоваться в этой деятельности, на закладке Бухгалтерская операция в группе реквизитов Налоговый учет следует установить счет Н97 «Расходы будущих периодов» и выбрать статью расходов будущих периодов.
Аналитический учет таких расходов в налоговом учете ведется в справочнике Расходы будущих периодов по элементам с видом «Неисключительные права пользования НМА (с 01.01.2021, пп. 26, 37 п. 1 статьи 264 НК РФ)». Включение указанных расходов в налоговую базу по налогу на прибыль равномерно в течение срока списания, указанного в статье расходов будущих периодов, отражается документом Списание расходов будущих периодов.
При проведении документа Поступление ОС, НМА, НПА будут сформированы проводки по формированию первоначальной стоимости неисключительных лицензий на программные продукты.
Включение в первоначальную стоимость права пользования НМА дополнительных расходов
Если в первоначальную стоимость неисключительных лицензий на программные продукты необходимо включить дополнительные расходы, такие расходы можно отразить документом Поступление услуг, работ с типовой операцией Вложения в права пользования НМА (106.60).
Документ оформляется в обычном порядке, как при отнесении расходов по поступлению услуг, работ на финансовый результат.
В табличной части указываются услуги, работы, которые следует отнести в первоначальную стоимость неисключительных лицензий на программные продукты. На закладке Бухгалтерская операция следует выбрать типовую операцию Вложения в права пользования НМА (106.60).
В качестве дополнительных реквизитов типовой операции нужно указать следующую информацию:
Принятие к учету неисключительных лицензий на программные продукты
Принятие к учету неисключительных лицензий на программные продукты оформляется документом Принятие к учету ОС, НМА, НПА с видом поступления Принятие к учету со счета 106 (приобретение).
На закладке Общие сведения следует указать Ответственное лицо и Место хранения.
Также следует указать Контрагента — правообладателя и Договор — правовое основание прав пользования нематериальными активами, поскольку в программе по счету 111 60 ведется аналитический учет по контрагентам и договорам в соответствии с пунктом 151.3 Инструкции № 157н.
Закладка Стоимость вложений заполняется в обычном порядке — указывается Объект вложений, Счет вложений, по кнопке Рассчитать сумму вложений рассчитывается сумма, которая будет списана со счета 106.60.
На закладке Основные средства, НМА, НПА указываются объекты, принимаемые к учету, их инвентарные номера, счет учета и стоимость.
В соответствии со Стандартом «Нематериальные активы» объектам НМА, в том числе правам пользования НМА, следует присвоить инвентарные номера. Инвентарные номера объектам — правам пользования НМА присваиваются в том же порядке, как объектам ОС, НМА, НПА.
Принятие к учету неисключительных лицензий на программы с определенным СПИ
При оформлении документа по правам пользования НМА с определенным сроком полезного использования стоимостью до 100 000 руб. включительно в графе Срок полезного использования следует указать СПИ (срок действия лицензии), в графе Отражение в учете следует указать порядок погашения стоимости Начисление амортизации, способ начисления амортизации 100% при вводе в эксплуатацию.
При оформлении документа по правам пользования НМА с определенным сроком полезного использования стоимостью более 100 000 руб. в графе Срок полезного использования следует указать СПИ (срок действия лицензии), в графе Отражение в учете следует указать Начисление амортизации линейным методом.
Также следует указать счет отнесения расходов при начислении амортизации в графе Отражение в учете.
Принятие к учету неисключительных лицензий на программы с неопределенным СПИ
При оформлении документа по правам пользования НМА с неопределенным СПИ графа Срок полезного использования не заполняется, в графе Отражение в учете следует указать Стоимость не погашается.
На закладке Бухгалтерская операция для вида поступления Принятие к учету со счета 106 (приобретение) по умолчанию установлена типовая операция Принятие к учету ОС, НМА по сформированной стоимости вложений (приобретение).
При проведении документа формируются бухгалтерские записи по принятию к учету неисключительных лицензий на программные продукты в зависимости от их стоимости и СПИ.
Для прав пользования НМА с неопределенным сроком полезного использования формируются номера счетов с КОСГУ 353:
Дебет 0 111 6I 353 Кредит 0 106 6I 353.
Для прав пользования НМА с определенным сроком полезного использования формируются номера счетов с КОСГУ 352:
Дебет 0 111 6I 352 Кредит 0 106 6I 352.
Для объектов со способом начисления амортизации 100% при вводе в эксплуатацию дополнительно формируется проводка по начислению амортизации в размере 100% балансовой стоимости:
Дебет 0 401 20 226 Кредит 0 104 6I 452.
Безвозмездное получение прав пользования НМА
Принятие к бухгалтерскому учету неисключительных лицензий на программные продукты, полученных безвозмездно или в порядке централизованного снабжения, оформляется документом Принятие к учету ОС, НМА, НПА с типовой операцией Безвозмездное получение объектов ОС, НМА (401.10) или Централизованное получение объектов ОС, НМА (304.04).
В документе следует выбрать вид поступления Поступление на счет 101, 102, 103, 111.60. Далее документ заполняется в обычном порядке, как при принятии к учету объектов НФА.
На закладке Общие сведения следует указать Ответственное лицо и Место хранения.
Также следует указать Контрагента — правообладателя и Договор — правовое основание прав пользования нематериальными активами, поскольку в программе по счету 111 60 ведется аналитический учет по контрагентам и договорам в соответствии с пунктом 151.3 Инструкции № 157н.
На закладке Основные средства, НМА, НПА указывается объект, принимаемый к учету, его инвентарный номер, счет учета и стоимость. При передаче объекта с начисленной амортизацией и суммой обесценения могут быть заполнены поля Сумма амортизации, Сумма обесценения, Дата ввода в эксплуатацию, Оставшийся СПИ и порядок погашения стоимости права пользования НМА.
Карточка объекта права пользования НМА (элемент справочника Основные средства, НМА, НПА) создается аналогично, как при формировании первоначальной стоимости объекта прав пользования НМА, т. е. в карточке следует указать краткое и полное наименование объекта и вид НФА «Нематериальные активы».
На закладке Бухгалтерская операция в зависимости от характера передачи следует выбрать типовую операцию Безвозмездное получение объектов ОС, НМА (401.10) или Централизованное получение объектов ОС, НМА (304.04).
При проведении документа формируются бухгалтерские записи по принятию к учету неисключительных лицензий на программные продукты в зависимости от их стоимости и СПИ.
Начисление амортизации прав пользования НМА
Для неисключительных лицензий на программные продукты с определенным сроком полезного использования и стоимостью более 100 000 руб. амортизация начисляется ежемесячно регламентным документом Начисление амортизации ОС и НМА до окончания СПИ (действия лицензии).
При проведении документа формируются проводки по начислению амортизации.
Дебет 0 401 20 226 (0 109 ХХ 226) Кредит 0 104 6I 452.
Списание с учета объектов прав пользования НМА по окончании СПИ
Списание с учета неисключительных лицензий на программные продукты оформляется документом Списание объектов ОС, НМА, НПА (кроме транспорта) с типовой операцией Прекращение прав пользования НМА (401.10.172/401.20.226-111.60).
В документе следует выбрать вид списания Списание собственных ОС, НМА, НПА на балансе (101, 102, 103, 111.60), указать вид списываемого объекта прав пользования (реквизит Вид имущества) и КФО.
На закладке Общие сведения следует указать Ответственное лицо и Место хранения, с которого списывается лицензия на программные продукты.
На закладке Основные средства, НМА, НПА следует добавить или подобрать неисключительные лицензии на программные продукты, подлежащие списанию.
Далее на закладке Бухгалтерская операция следует выбрать типовую операцию Прекращение прав пользования НМА (401.10.172/401.20.226-111.60).
В качестве дополнительных реквизитов типовой операции необходимо указать полный счет списания в зависимости от СПИ права пользования неисключительной лицензии на программные продукты — 401.10. 172 или 401.20.226.
При проведении документа формируются бухгалтерские записи по списанию неисключительных лицензий на программные продукты.
Если амортизация права пользования НМА начислена полностью — в размере 100% балансовой стоимости объекта учета, формируется запись:
Дебет КРБ 0 104 6I 452 Кредит КРБ 0 111 6I 452.
Если амортизация права пользования НМА начислена не полностью — при досрочном прекращении использовании программного продукта, формируются следующие записи:
Дебет КРБ 0 401 20 226 (0 109 ХХ 226) Кредит КРБ 0 104 6I 452
— доначисление амортизации за текущий месяц;
Дебет КРБ 0 104 6I 452 Кредит КРБ 0 111 6I 452
— списание начисленной амортизации;
Дебет КРБ 0 401 10 172 Кредит КРБ 0 111 6I 452
— списание остаточной стоимости права пользования НМА.
Как учесть расходы на программные продукты?
Никитин В. В., аудитор консалтинговой группы «Аюдар»
Источник: Информационно-справочная система «Аюдар Инфо»
Практически каждое учреждение использует в своей деятельности лицензионные программное обеспечение и базы данных, например, программы для ведения бухгалтерского, кадрового учета, различные информационно-справочные и правовые системы. В материале рассмотрен порядок учета расходов на приобретение неисключительных прав пользования данными нематериальными активами и обновлений к ним.
Гражданско-правовые отношения
К результатам интеллектуальной деятельности, которым предоставляется правовая охрана (интеллектуальной собственности), относятся программы для электронных вычислительных машин (программы для ЭВМ), а также базы данных (пп. 2, 3 п. 1 ст. 1225 ГК РФ).
Программой для ЭВМ является представленная в объективной форме совокупность данных и команд, предназначенных для функционирования ЭВМ и других компьютерных устройств в целях получения определенного результата, включая подготовительные материалы, полученные в ходе разработки программы для ЭВМ, и порождаемые ею аудиовизуальные отображения (ст. 1261 ГК РФ).
Базой данных признается представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ (п. 2 ст. 1260 ГК РФ).
Согласно п. 1 и 4 ст. 1286 ГК РФ по лицензионному договору одна сторона – автор или иной правообладатель (лицензиар) предоставляет либо обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право использования произведения в установленных договором пределах. При этом пользователю программы для ЭВМ или базы данных по лицензионному договору предоставляется право их использования в пределах, предусмотренных договором.
Как правило, по лицензионному договору на программное обеспечение и базы данных предоставляется простая (неисключительная) лицензия, заключающаяся в предоставлении лицензиату права использования результата интеллектуальной деятельности с сохранением за лицензиаром права выдачи лицензий другим лицам (пп. 1 п. 1 ст. 1236 ГК РФ).
Если в лицензионном договоре срок его действия не определен, договор считается заключенным на пять лет (п. 4 ст. 1235 ГК РФ).
В рамках заключенного лицензионного договора составляется акт на передачу права пользования программными продуктами, лицензиар выставляет лицензиату счета на оплату.
Бюджетная классификация
Обратимся к Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденным Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н. При выборе кода видов расходов необходимо учитывать, что расходы на закупку товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий относятся:
– для нужд федеральных государственных органов и находящихся в их ведении федеральных государственных казенных учреждений – на код вида расходов 242«Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий». Также по этому коду вида расходов отражаются расходы бюджета субъекта РФ, местного бюджета на реализацию мероприятий по информатизации в части региональных (муниципальных) информационных систем и информационно-коммуникационной инфраструктуры в случае принятия решения финансовым органом субъекта РФ (муниципального образования) о применении кода вида расходов 242;
– для нужд субъектов РФ (муниципальных образований), в отношении которых не принято решение о применении кода вида расходов 242, государственных (муниципальных) учреждений – на код вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».
На подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ относятся расходы на выполнение работ, оказание услуг, не отраженные по подстатьям 221 – 225 КОСГУ, в том числе:
– на приобретение неисключительных (пользовательских), лицензионных прав на программное обеспечение;
– на приобретение и обновление справочно-информационных баз данных.
О применении этой подстатьи при получении учреждением в пользование программного продукта на условиях простой (неисключительной) лицензии сказано в письмах Минфина РФ от 18.03.2016 № 02-07-10/15362, от 02.10.2013 № 02-06-10/40915.
Таким образом, расходы учреждения на приобретение неисключительных прав на использование программ и справочно-информационных баз данных отражаются по коду вида расходов 242 или 244 и относятся на подстатью 226 КОСГУ.
Бюджетный учет расходов
Приобретение неисключительных прав.
Согласно п. 66 Инструкции № 157н нематериальные активы, полученные в пользование учреждением (лицензиатом), учитываются на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» по стоимости, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре. В письмах Минфина РФ от 18.03.2016 № 02-07-10/15362, от 02.10.2013 № 02-06-10/40915 уточнено, что на данном счете учитывается в том числе программное обеспечение, полученное в пользование на условиях простой (неисключительной) лицензии. Соответственно, учреждение отражает на указанном счете полученные в пользование по лицензионному договору программное обеспечение и информационно-правовую базу в сумме, подлежащей уплате за весь срок пользования.
Пункт 66 Инструкции № 157н предусматривает, что платежи учреждения (лицензиата) за предоставленное ему право использования результатов интеллектуальной деятельности, производимые в виде периодических платежей (единовременного фиксированного платежа) согласно условиям договора, относятся на финансовый результат в составе расходов текущего финансового года (расходов будущих периодов) в порядке, установленном учреждением в рамках формирования учетной политики.
Для учета сумм расходов, начисленных учреждением в отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, например, расходов, связанных с приобретением неисключительного права пользования НМА в течение нескольких отчетных периодов, предназначен счет 401 50 «Расходы будущих периодов» (п. 302 Инструкции № 157н).
Как правило, неисключительные права на использование программных продуктов, баз данных приобретаются на несколько лет и лицензионными договорами предусматривается разовая плата за пользование указанными нематериальными активами. В таком случае эти средства учитываются в составе расходов будущих периодов.
Если же в соответствии с лицензионным договором производится ежемесячная оплата права пользования нематериальными активами, эта плата относится к расходам текущего финансового года.
В пункте 124 Инструкции № 162н отмечено, что операции по счету 0 401 50 226 оформляются следующими бухгалтерскими записями:
– отнесение расходов учреждения, произведенных в текущем финансовом году, но относимых к очередным финансовым периодам, на финансовый результат будущих периодов: Дебет 0 401 50 226 / Кредит 0 302 00 000;
– отнесение расходов учреждения, произведенных ранее и учитываемых в составе расходов будущих периодов, на финансовый результат текущего финансового года: Дебет 0 401 20 226 / Кредит 0 401 50 226.
Согласно п. 302 Инструкции № 157н затраты, отражаемые по дебету счета 401 50, подлежат отнесению на финансовый результат текущего финансового года (по кредиту счета) в порядке, устанавливаемом учреждением (равномерно, пропорционально объему продукции (работ, услуг) и др.), в течение периода, к которому они относятся.
В Письме Минфина РФ от 18.03.2016 № 02-07-10/15362 разъяснено: если контрактом установлено, что заказчик (учреждение) имеет право без ограничения срока использовать программное обеспечение, полученное в пользование на условиях простой (неисключительной) лицензии, срок его использования устанавливается комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и не зависит от срока действия лицензионного договора.
При этом обращаем ваше внимание на п. 4 ст. 1235 ГК РФ, предусматривающий, что если в лицензионном договоре срок его действия не определен, то договор считается заключенным на пять лет.
В связи с вышесказанным в случае отнесения платы за неисключительное право пользования программным обеспечением, базой данных в состав расходов будущих периодов учреждению необходимо прописать в учетной политике порядок отнесения этих расходов на финансовый результат текущего финансового года. Если в лицензионным договоре не указан срок его действия, учреждение самостоятельно определяет его, причем он может быть как равным пяти годам, так и иным.
Согласно п. 101 Инструкции № 162н учет расчетов в рамках рассматриваемого договора ведется на счете 0 302 26 000 «Расчеты по прочим работам, услугам».
При перечислении денежных средств в счет погашения задолженности перед лицензиаром оформляется запись: Дебет 1 302 26 830 / Кредит 1 304 05 226 (п. 111 Инструкции № 162н).
Обновление программного продукта.
Обновление программных продуктов, баз данных связано с поддержанием их в актуальном состоянии и осуществляется на основании отдельного договора. Как правило, они обновляются по мере внесения изменений в законодательство и нормативные правовые акты. Обновление информационно-правовых баз производится ежедневно, еженедельно или ежемесячно согласно условиям договора. За обновление информационно-правовых баз обычно предусматривается ежемесячная абонентская плата. Такая плата относится к расходам текущего финансового года.
В соответствии с п. 101, 102, 121 Инструкции № 162н принятие к учету расходов на приобретение ежемесячного обновления для информационно-правовой базы оформляется бухгалтерской записью: Дебет 1 401 20 226 / Кредит 1 302 26 730.
Пример.
Казенное учреждение заключило лицензионный договор на приобретение неисключительного права на использование информационно-правовой системы с ежемесячным обновлением на сумму 15 000 руб. Оплата по договору производится разовым платежом. Обновления оплачиваются ежемесячно в сумме 3 000 руб. Срок использования информационно-правовой системы в договоре не указан. Учетной политикой учреждения установлен срок использования таких активов, составляющий пять лет (60 месяцев).
В бюджетном учете расходы отражаются следующими корреспонденциями счетов:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Отражены расходы будущих периодов в сумме приобретенного неисключительного права на использование базы данных
База данных принята к забалансовому учету
Забалансовый счет 01
Погашена задолженность перед лицензиаром
Отражено ежемесячное отнесение расходов будущих периодов на финансовый результат текущего отчетного периода
(15 000 руб. / 60 мес.)
Отражены расходы на ежемесячное обновление базы данных
Произведена оплата ежемесячного обновления базы данных
По истечении пяти лет использования базы данных
Списана с забалансового учета стоимость базы данных
Забалансовый счет 01
Налогообложение
Так как выполнение работ (оказание услуг) казенными учреждениями не признается объектом обложения НДС, на основании пп. 4.1 п. 2 ст. 146, пп. 4 п. 2 ст. 170 НК РФ сумма налога, предъявленная поставщиком товара, исполнителем работ (услуг), учитывается учреждением в их стоимости.
Ввиду того, что расходы казенного учреждения производятся за счет целевых средств, полученных им в виде лимитов бюджетных обязательств, его расходы на приобретение неисключительного права на использование программных продуктов, баз данных, а также обновлений к ним не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль (п. 1 ст. 252, пп. 14 п. 1 ст. 251, п. 49 ст. 270 НК РФ).
Приобретение казенным учреждением неисключительного права на использование программного обеспечения и базы данных осуществляется на основании лицензионного договора. Бюджетный учет полученных в пользование нематериальных активов, а также расчетов, связанных с приобретением неисключительных прав на них, порядок отнесения расходов на финансовые результаты имеют свои особенности в соответствии с инструкциями № 157н и 162н. Для правильного учета расходов необходимо исходить из условий лицензионного договора, порядка расчетов с лицензиаром, а также из положений учетной политики.