положение об отделе обучения сотрудников
Положение об обучении персонала и другие документы
В Трудовом кодексе вопросам обучения сотрудников отведено несколько статей, однако закон регламентирует далеко не всё. Сегодня поговорим о документах, которые не обязательны, но могут упорядочить работу организации в этой сфере.
Бумаги не обязательные, но полезные
Речь идет о внутренних документах организации: положении об обучении персонала, годовом плане и приказах на обучение сотрудников. Трудовой кодекс не обязывает работодателей составлять их, но они могут стать опорой кадровику, помочь систематизировать виды и формы обучения, выстроить единую систему с учетом целей и ожидаемых результатов.
Положение об обучении персонала, годовой план могут разрабатывать все организации, особенно это актуально для крупных организаций численностью более 1 000 человек, компаниям с разветвленной структурой и территориальной отдаленностью филиалов, где есть единые требования к бизнес-процессам или за обучение в компании отвечают разные люди. Также это будет актуально для производственных предприятий, где велик процент рабочих кадров и инженерно-технических работников (ИТР), у которых есть обязательное обучение и аттестация.
В этом вопросе очень многое зависит от самой организации. Где-то стараются максимально зафиксировать все элементы системы обучения и строго ей придерживаются; где-то планы составляют, но меняют в течение года; где-то потребности в таких документах нет вовсе. Однако не забывайте, что некоторые внешние формы обучения (подготовка, переподготовка, повышение квалификации, обязательные аттестации и пр.) сотрудников могут потребовать оформления приказов, распоряжений, ученических договоров и пр. О них мы расскажем в следующих статьях.
Приказы на переподготовку и повышение квалификации составляйте легко и быстро в программе Контур-Персонал.
Положение, стандарт или регламент
Как будет называться этот документ, зависит от компании: Стандарт обучения и развития, Регламент проведения обучения, Положение о развитии талантов — единых требований к названию, равно как и к содержанию, нет. Для простоты назовем его «Положение об обучении персонала».
Вот несколько рекомендаций по содержанию документа:
Будет здорово, если вы отразите в Положении об обучении персонала систему оценки эффективности. Существует много методик, можно использовать одну из них или выработать свои критерии. Главное — определить инструмент, который позволит понять, насколько эффективно проведено обучение и как это позволяет достичь бизнес-результата компании. И если обучение неэффективно, то почему.
План на год: реально ли? надо ли?
Составлять годовой план обучений, семинаров, конференций и пр. по закону обязаны только учреждения бюджетной сферы. Остальные работодатели вправе обойтись без него. Однако такой график будет полезен, если вы сталкиваетесь с обязательным обучением или аттестацией сотрудников. Его также удобно использовать, если в организации есть практика тематических/сезонных стратегий, например, в этом году решено упор сделать на повышении эффективности мастерского состава. В плане вы можете отметить основные этапы, крупные мероприятия и сроки, а частные задачи решать в течение года.
«У нас в компании планирование обучения — гибкий процесс, каждый руководитель подразделения определяет потребность сотрудников самостоятельно: кто-то на год вперед, кто-то в оперативном режиме. Тут все зависит от ситуации, необходимость в обучении может и в середине года возникнуть: задачи поменялись, сотрудника перевели на другую должность и расширили его трудовые функции, приняли в компанию сразу много новых работников и многое другое», — делится своим опытом
Наталия Фефелова, менеджер по обучению компании СКБ Контур.
Приказы как страховка для работодателя
Нужен или нет приказ на обучение сотрудников, решать тоже вам. Этот документ можно использовать в разных целях: обязать работников выполнять распоряжения руководства, придать статусность обучающему мероприятию, зафиксировать выделение средств и пр.
Не забывайте и о юридической стороне вопроса, например, если на обучение уходит сотрудник, чья деятельность связана с повышенными требованиями к технике безопасности. Приказом можно урегулировать изменения в рабочих процессах компании, когда, например, из-за тренинга у вас целый день будет отсутствовать персонал ключевого отдела. Приказ станет вашей «страховкой», если с работником во время внешнего обучения произойдет несчастный случай. Такое, к сожалению, тоже случается.
Хочется порекомендовать кадровым службам делать документы об обучении максимально простыми и понятными. Чтобы сотрудники организации знали, как построена система в целом, на что они имеют право, где найти тот или иной документ, к кому обратиться. Образцы заявлений, регламенты взаимодействия, планы по подразделениям — сделайте их приложениями к Положению об обучении персонала. Будет удобно, если вы составите схему бизнес-процесса: основные участники процесса, порядок взаимодействия и пр. Как правило, это дает очень хорошие результаты.
Об авторе: Ольга Куцко, сертифицированный член Института CIPD, выпускник Nottingham Trent University 2014, опыт работы в сфере HR более 9 лет.
Положение об обучении персонала: образец
Из статьи вы узнаете:
Обучение работников на предприятие может осуществляться по инициативе сотрудников или по желанию руководства. Прохождение учебы по инициативе работодателя может быть обязательным или добровольным. У каждого работодателя должно быть Положение об обучении персонала на предприятии.
Что это за документ, для чего составляют?
Разработка образца положения входит в обязанности сотрудника кадровой службы (если такие обязанности прописаны в должностной инструкции кадровика или в трудовом договоре). Форма документа не регламентирована на законодательном уровне.
Если руководитель правильно организует и структурирует систему обучения на вверенном ему предприятии, это заметно повысит эффективность компании, добавит престижа на конкурентном уровне. Каждый процесс обучения должен быть обоснован. Для этого ему присваивается официальный статус, создаётся необходимая документация. То есть, руководитель не сможет заставить наёмный персонал пройти обучение, если эта норма не будет закреплена в локальном акте.
Также каждый сотрудник, устраиваясь на работу, должен ознакомиться с положением об обучении персонала, затем расписаться в соответствующем журнале.
Вам также будет интересно:
Что нужно сделать, чтобы правильно составить положение?
Чтобы составить эффективное положение, необходимо оценить текущую обстановку на фирме. Есть 6 критериев, по которым можно определить, принесёт ли обучение нужный результат. Критерии таковы:
Вам также будет интересно:
Изучив тщательно указанные критерии, работодатель принимает решение относительно эффективности будущего обучения персонала. Теперь можно переходить к составлению Положения. Необходимо соблюсти последовательность действий:
Каждый шаг подразумевает определённые действия.
Как правильно составить Положение?
У работодателя есть выбор относительно названия документа – это необязательно должно быть Положение. Например, можно назвать Стандарт обучения и развития сотрудников общественного питания или Регламент процесса обучения персонала в детском центре.
Вне зависимости, как документ будет называться, при его составлении нужно отразить следующую информацию:
На основании полученных результатов нужно будет провести анализ – выгодно ли обучение или нет. Если нет, то почему.
Обязательно ли составлять план обучения на год?
Делать это в обязательном порядке обязаны только предприятия бюджетной сферы. Остальные работодатели – на своё усмотрение. Контролирующие органы не проверяют наличие локального нормативного акта на обучение персонала. Но, если планируется обязательная аттестация сотрудников, график лучше составить. Необязательно составлять план обучения по предприятию в целом. Достаточно делегировать полномочия руководителям структурных подразделений. Внутри отдела они лучше знают, как выстроить эффективный процесс.
Нужен ли приказ на прохождение обучения?
Только руководитель предприятия решает – нужен ли приказ на обучение работников. Если наёмный персонал воспринял новые веяния «в штыки», то возможно составить распорядительный документ. Он понадобиться для того чтобы обязать несогласных пройти обучение. Также приказ поможет зафиксировать выделение некой суммы.
Дополнительные рекомендации! Документы на обучение должны быть максимально просты и доступны. Работники должны с ними ознакомиться, понять процесс оценивания, знать, на что они имеют право, какие несут обязанности, и к какой ответственности могут быть привлечены.
Поэтому если работодатель решил организовать обучение на своём предприятии, ему необходимо побеспокоиться о том, чтобы процесс был максимально прозрачным и понятным.
Заключение
Обучение персонала позволяет поднять эффективность производственного процесса, повысить прибыльность предприятия, утвердить конкурентные позиции. Составлять или не составлять Положение – решать руководству. Но, во избежание проблем с работниками, локальный нормативный акт нужно составить, согласовать и утвердить.
Обучение персонала в организации
Обязательные виды
Если речь идет о профессиональной подготовке, реализуемой, в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273, по программам профессиональной подготовки, переподготовки или повышении квалификации, то необходимость их прохождения для работников определяется на усмотрение работодателя ( ст. 196 ТК РФ ). В то же время обучение и переподготовка персонала организации становится обязательной мерой, если оно является условием выполнения работниками определенных видов деятельности (ст. 196 ТК РФ).
Еще одна форма обязательной подготовки работников осуществляется в сфере охраны труда ( ст. 212 ТК РФ ). Постановление Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29 предусматривает следующие ее виды:
Не обязательные, но очень нужные
Законодательство не предусматривает иных обязательных видов подготовки помимо выше перечисленных. Тем не менее на практике внутреннее обучение персонала в организации проводится повсеместно. В одних предприятиях оно ограничивается введением в должность и передачей дел, а в других разработана целая система обучения персонала в организации. Компании, избравшие второй путь, очевидно достигают гораздо большей эффективности как на управленческом, так и на экономическом уровнях. Это объясняется тем, что система учебы на предприятии решает задачи, соответствующие основным аспектам развития сотрудника:
Рассмотрим, какие методы задействует корпоративное обучение персонала организации на каждом из этих уровней.
Методики
Итак, чем быстрее принятый на работу человек адаптируется к новой рабочей среде и корпоративной этике, тем быстрее он продемонстрирует ожидаемые от него результаты. Помимо традиционной практики наставничества, для этой цели все чаще используются электронные методы (презентации, пособия, корпоративные соцсети). После успешного прохождения адаптации для развития сотрудников компании основным становится поддержание их мотивации, а также совершенствование их профессиональных, коммуникативных, управленческих и прочих специфических навыков. Формы обучения персонала в организации следующие.
Указанные методы не только работают на развитие тех или иных навыков, но и укрепляют лояльность сотрудников к компании за счет предоставления возможности профессионального роста.
Организация процесса обучения персонала
Начальным этапом организации процесса обучения персонала является постановка целей. Цели обучения персонала в организации должны быть четко сформулированы не только для самого работодателя, но и для сотрудников. От того, насколько хорошо работник представляет себе цель, будет зависеть уровень его мотивации и успешности изучения материала. Кроме того, цели определяют общую концепцию подготовки кадров и выбор конкретных методик. Далее следует осуществить оценку потребности в развитии, которая позволит ответить на ключевые вопросы: кого учить и чему учить. На основании этого проводится комплекс подготовительных мероприятий, включающий в себя выбор образовательных программ и поставщиков данного вида услуг. Затем осуществляется сам образовательный процесс с последующей проверкой полученных знаний. Завершающим этапом является оценка эффективности проделанной работы. Вся процедура должна быть закреплена в таком локальном нормативном акте, как положение об обучении персонала в организации (скачать его можно в конце статьи).
Цена вопроса
Если вопрос учить или не учить не стоит, когда речь идет об обязательных видах подготовки кадров, то в случае корпоративного развития он возникает неизбежно. Немалую роль в принятии работодателем соответствующего решения играет финансовый аспект. Получение качественных образовательных услуг в рамках единой системы развития сотрудников, работающей на долгосрочную перспективу, не может стоить дешево. Таким образом, затраты на обучение персонала в организации должны планироваться соотносимо с прибылью и фондом заработной платы в расчете на одного сотрудника. При этом в ряде случаев законодательством предусмотрена возможность освобождения от обложения НДФЛ суммы оплаты предприятием образовательных услуг. В соответствии с п. 21 Налогового кодекса РФ, речь идет о подготовке по основным и дополнительным образовательным программам в российских компаниях, осуществляющих образовательную деятельность, либо иностранных, имеющих право на ведение образовательной деятельности.
Разработка положения об обучении и развитии персонала
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2011, N 12
РАЗРАБОТКА ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОБУЧЕНИИ И РАЗВИТИИ ПЕРСОНАЛА
Примечание. Кадровики осознают, что обучать людей нужно, но в голову им приходят лишь самые распространенные тренинги.
Для построения системы обучения работников компании руководителю службы персонала необходимо совместно с руководителями всех структурных подразделений организации определить приоритетное направление в обучении персонала, примерную тематику обучения, выбрать методику для более качественного проведения обучения сотрудников.
Формирование системы обучения сотрудников предполагает также и ее фиксацию в таких внутренних локальных нормативных актах, как положение об обучении персонала, положение о системе обучения и т. п. Разработка такого документа включает следующие этапы:
Этап 1. Сбор и изучение типовых и примерных положений, рекомендаций и методик. Можно воспользоваться специализированной литературой, ресурсами Интернета, советами коллег и подобрать то, что более всего подходит конкретной компании.
Этап 2. Разработка проекта положения. Его готовят специалисты кадровой службы, в этом процессе могут принимать участие и руководители ведущих структурных подразделений. Концепцию проекта положения следует обсудить с руководством организации. Содержание документа, описываемые в нем технологии зависят от специфики и принципов работы с персоналом в компании, ее кадровой политики. В любом случае он должен давать ответы на следующие вопросы:
— кого необходимо обучать?
— чему следует учить?
— как будет осуществляться обучение?
— как оценить его эффективность?
Этап 3. Согласование и подписание документа. Положение подписывает начальник кадровой службы и утверждает первый руководитель компании. Оно может содержать визы директоров структурных подразделений, принимавших участие в обсуждении документа на стадии его разработки, визы юриста и бухгалтера.
Этап 4. Контроль со стороны начальника кадровой службы и вышестоящих руководителей за реализацией указанных в документе целей и задач.
В нашей компании обучение персонала ведется, и ведется довольно активно. Но проблема в том, что значимость учебных мероприятий в глазах сотрудников компании весьма низкая. Это связано не столько с качеством обучения, сколько с тем, что обучение ведется бессистемно, эффективность мероприятий не считается, процессы не регламентированы, и потому ведутся каждый раз по-разному. Отсюда возникает ощущение хаоса и бесхозяйственности. Департаменту управления персоналом было поручено определить целевые аудитории обучения, сформировать список типовых программ для различных аудиторий, выбрать методы и формы обучения, составить план проведения обучения, провести оценку и расчет необходимых ресурсов. Результатом работы стали годовая программа (план) обучения персонала компании и локальные нормативные акты: положение об обучении и развитии персонала, положение об отделе обучения и развития персонала, должностные инструкции сотрудников отдела и т. д.
— цели и задачи обучения;
— виды обучения (внутрифирменное и внефирменное);
— формы (заочная и дистанционная) и разновидности (первичное и совершенствование) внутрифирменного обучения;
— формы (очная, очно-заочная, вечерняя) внефирменного обучения;
— силы и средства внутрифирменного и внефирменного обучения;
— форма типовой программы обучения;
— форма базового учебного пособия;
— обучаемый и обучающий персонал.
Раздел 3 регламентирует сроки и исходные данные для планирования и проведения обучения, а также утвержденные формы документов, необходимые для организации проведения обучения.
В разд. 5 определен порядок планирования расходов на обучение.
В завершение необходимо обратить внимание, что приведенный пример положения об обучении и развитии персонала является документом, приемлемым для данной конкретной организации. Поэтому не стоит полностью копировать этот опыт, так же как и не стоит полностью его отвергать. Важно создать ту систему обучения, которая будет отвечать специфике и особенностям вашей организации и приведет к ожидаемым результатам, и правильно зафиксировать ее параметры в локальных документах организации.
│ │ │_________ Л. Пирогов │
│ │ │(подпись) (расшифровка подписи)│
│ ООО «Звездочка» │ │ «01» февраля 2011 г. │
Положение об отделе обучения сотрудников
На отдел подготовки кадров возлагаются следующие задачи:
3.1. Повышение уровня профессиональных знаний, умений и навыков работников предприятия.
3.2. Обучение работников, впервые принятых на работу, с целью получения ими необходимых профессиональных знаний и подготовки их к самостоятельной работе на предприятии.
3.3. Оценка профессиональных знаний у работников, окончивших курсы подготовки (прошедших переквалификацию), и выработка рекомендаций по их использованию в дальнейшей работе.
3.4. Создание учебно-методической базы и совершенствование имеющейся.
4. Функции
Отдел подготовки кадров выполняет следующие функции:
4.1. Разработка программ повышения уровня профессиональных знаний, умений и навыков работников предприятия в соответствии с целями и стратегией предприятия, кадровой политикой, направлениями и уровнем развития техники, технологии и организации управления, освоением новых видов продукции (работ, услуг), имеющимися ресурсами и интересами работников для достижения и поддержания высокой эффективности труда.
4.2. Определение политики предприятия по подготовке кадров (посредством обучения персонала предприятия в образовательных учреждениях, организации учебных курсов на предприятии, сочетания указанных форм).
4.3. Разработка стратегии развития персонала предприятия, программ профессионального развития.
4.4. Планирование подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников на основе:
4.5. Заключение в установленном порядке договоров с учреждениями профессионального образования, курсами повышения квалификации, предприятиями по обучению и стажировке персонала. Направление работников на учебу в соответствии с заключенными договорами.
4.6. Оснащение и развитие материальной базы учреждений профессионального образования и курсов повышения квалификации, входящих в структуру предприятия (оборудование учебных помещений и аудиторий, оснащение оборудованием, инвентарем, наглядными пособиями и пр.).
4.7. Внедрение в учебный процесс автоматизированных средств обучения и различных типов автоматизированных тренажерных комплексов по новой технике и новым технологическим процессам.
4.8. Подбор преподавателей, мастеров производственного обучения, наставников молодежи и инструкторов из числа специалистов и высококвалифицированных рабочих.
4.9. Работа по профессиональной ориентации молодежи и организация профотбора с использованием научных методов отбора контингента для обучения массовым профессиям.
4.10. Заключение трудовых соглашений с преподавателями и инструкторами производственного обучения.
4.11. Разработка и осуществление мероприятий по повышению профессиональной подготовки и педагогической квалификации наставников, преподавателей и инструкторов производственного обучения.
4.12. Разработка учебно-тематических планов, в которых определяются: продолжительность обучения и его содержание; специализация и объем требований, предъявляемых к обучающимся при изучении каждого предмета; пр.
4.13. Составление расписаний занятий, графиков проведения зачетов и экзаменов, а также других документов по результатам подготовки кадров.
4.14. Обеспечение контроля за систематичностью и качеством проводимых занятий, успеваемостью учащихся, соблюдением сроков обучения, выполнением учебных планов и программ.
4.15. Контроль за эффективным использованием преподавателями времени для подготовки к занятиям (лекциям и практическим занятиям), качеством их проведения, выполнением расписания и организацией самостоятельной работы слушателей.
4.16. Создание системы непрерывного обучения всех категорий работников предприятия. Организация производственной практики студентов и учащихся.
4.17. Назначение руководителей практики, заслушивание практикантов и их наставников о ходе практики. Подведение итогов практики по ее окончании, составление заключений о готовности практикантов к самостоятельному выполнению своих профессиональных обязанностей, об их деловых и моральных качествах.
4.18. Выдача справок, удостоверений и других документов, подтверждающих прохождение подготовки, переподготовки и повышения квалификации.
4.19. Внедрение в учебные процессы современных форм, методов и технических средств обучения, совершенствование теоретических знаний и педагогического мастерства.
4.20. Формирование системы адаптации молодых специалистов и рабочих на производстве и обеспечение ее функционирования (подготовка специальных изданий и другой информации о предприятии, проведение Дней открытых дверей, церемоний поступления на работу и знакомства с новым коллективом, пр.).
4.21. Анализ качественных показателей результатов обучения и его эффективности (изменения профессионально-квалификационного и должностного состава рабочих и служащих, рост производительности труда, заработной платы и т.д.) и разработка на основе результатов анализа предложений по совершенствованию форм и методов обучения и повышения квалификации.
4.22. Принятие мер по устранению имеющихся недостатков с учетом пожеланий работников предприятия, проходящих обучение.
4.23. Формирование квалификационной комиссии, организация ее работы и участие в проведении квалификационных экзаменов.
4.24. Составление документов для расчета оплаты труда за обучение и руководство производственной практикой.
4.25. Обеспечение правильного расходования средств на содержание, развитие и совершенствование учебно-материальной базы, приобретение материалов, на другие учебные нужды в соответствии с утвержденными сметами и финансовыми планами предприятия, а также составление установленной отчетности по подготовке и повышению квалификации кадров.
4.26. Контроль за соблюдением социальных гарантий работников в период прохождения обучения (сохранение стажа, предоставление сокращенного рабочего дня, оплачиваемых отпусков и т.д.), создание необходимых условий для обучения без отрыва от производства.
5. Права
Отдел подготовки кадров имеет право:
5.1. Требовать и получать от подразделений предприятия необходимые для работы отдела материалы.
5.2. Вносить в отдел организации и оплаты труда, а также согласовывать с руководителями подразделений предложения о переводе работников, проходящих обучение, из одного подразделения в другое, по пересмотру норм труда для учащихся.
5.3. Самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.
5.4. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
6. Взаимоотношения (служебные связи)
Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим Положением, отдел подготовки кадров взаимодействует:
6.1. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам:
6.2. С отделом организации и оплаты труда по вопросам:
6.3. С отделом кадров по вопросам:
7. Ответственность
7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет начальник отдела подготовки кадров.
7.2. На начальника отдела подготовки кадров возлагается персональная ответственность за:
7.3. Ответственность работников отдела подготовки кадров устанавливается должностными инструкциями.