отчет по практике по документообороту

Отчет по практике по документообороту

1. Моё рабочее место

2. Основные сведения и задачи учреждения

3. Организация документооборота

5. Порядок работы с входящими документами в учреждении

6. Порядок работы с исходящими документами

7. Регистрация документов

8. Подготовка документов к передаче в архив

Без секретаря не может существовать практически ни одна компания. Секретари не подписывают многомиллионных контрактов, не совершают громких открытий, не принимают стратегических решений. И все же от их профессионализма зависит эффективность работы всей компании.

. Период прохождения практики:

Практика проводилась c 21 октября 2013 г. по 9 ноября 2013 г. в городе Нерюнгри.

. Место прохождения практики:

РС (Я) г. Нерюнгри, пр. Дружбы Народов 12/2

Муниципальное учреждение «Централизованная бухгалтерия муниципальных учреждений Нерюнгринского района» в должности секретаря.

. Цели и задачи преддипломной практики:

Задачи преддипломной практики:

. Раскрыть основные сведения об учреждении.

. Изучить особенности организации документооборота.

. Описать порядок работы с входящими документами в учреждении.

. Изучить порядок работы с исходящими документами.

. Раскрыть особенности регистрации документов.

. Описать подготовку документов к передаче в архив.

1. Моё рабочее место

Рабочее место хорошо освещено и это создает благоприятное условие для выполняемой мной работы. В приемной находится большой стол в светлых тонах, с множеством ящиков, в которых хранятся телефонные справочники, информационные каталоги и тому подобное. У стола стоит вращающийся стул с подлокотниками. Во время работы я чувствую себя в нем комфортно и удобно.

Так же рабочее место оснащено новейшей и различной оргтехникой. Она подразумевает под собой системный телефон, факсимильный аппарат, компьютер, принтер, сканер, а также множительный аппарат.

На столе находятся: папки-скоросшиватели, журналы регистрации, ежедневник, в котором фиксируются знаменательные даты, даты приема посетителей, канцелярские принадлежности, то есть дырокол, скрепки, ножницы и так далее.

Светлые тона помещения придают моему рабочему настроению теплоту, энергичность и стремление к работе.

документ секретарь документооборот

2. Основные сведения и задачи учреждения

Специфика Муниципального учреждения «Централизованной бухгалтерии Нерюнгринского района» заключается в том, что оно создано для централизованного ведения бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности учреждений образования и культуры.

§ Формирование полной и достоверной информации о финансово-хозяйственной деятельности учреждений и их имущественном положении.

§ Создание оптимальных условий для содержания зданий и сооружений обслуживаемых учреждений, обустройства прилегающих территорий.

§ Контроль за правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей.

§ Соблюдение строжайшего режима экономии, организации учета основных фондов, малоценного инвентаря, денежных средств и других ценностей, исполнения сметы расходов, а также расчетов по заработной плате.

§ Обеспечение правильного документального отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением денежных средств, начисления и перечисления налогов и других платежей.

§ Осуществление контроля за проведением инвентаризации денежных средств, товароматериальных ценностей и расчетов, а также ревизий в складских помещениях.

§ Обеспечение строго соблюдения кассовой и расчетной дисциплины, расходования полученных из банка средств по назначению, должный порядок хранения бухгалтерских документов и бухгалтерского архива.

§ Осуществление постоянного контроля за своевременным оформлением приема и расхода денежных средств и материальных ценностей, правильным расходованием фонда заработной платы, исчислением и выдачей всех видов премий, материальной помощи, соблюдением установленных штатов, должностных окладов, смет и расходов.

§ Обеспечение своевременного составления бухгалтерской отчетности на основе данных первичных документов и бухгалтерских записей, предоставления ее в установленном порядке в финансовый орган.

Служба МУ ЦБ Нерюнгринского района:

Директор МУ ЦБ: Хорошилова Лариса Ивановна

Главный бухгалтер: Кольцова Ольга Вячеславовна

Директор материального отдела: Сокова Ирина Викторовна

Директор расчетного отдела: Иванова Любовь Владимировна

Директор экономического отдела: Крахина Светлана Викторовна

Общая численность штата 30 человек.

3. Организация документооборота

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота учреждения понимается количество документов, полученных и созданных учреждением за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот учреждения за последний год, была выявлена тенденция к его росту.

В документационном обеспечении учреждения выделяют три группы документов:

Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы в МУ ЦБ оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: полное название учреждения, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются с помощью компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2010.

Сотрудники службы делопроизводства контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями типовой инструкции в федеральных органах власти.

Заместитель подписывает приказы по курируемым вопросам только по поручению директора.

За качество подготовки проектов приказов (распоряжений) как по содержанию, так и по оформлению, несет ответственность руководитель учреждения, готовящий проект.

Подготовленный проект организационного приказа (распоряжения) должен быть завизирован, собирает визы исполнитель. Срок исполнения, как правило, не превышает 3 дней. Приказы (распоряжения) визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. В случае подготовки объемного документа, визируемого большим количеством заинтересованных должностных лиц, которые в целях ускорения процесса согласования, знакомятся не с первым экземпляром проекта приказа, а с его копиями (ксерокопиями), допускается сбор виз на отдельном «Листе визирования». Виза включает в себя: наименование учреждения, личную подпись, дату, расшифровку подписи. В расшифровке подписи должна указываться фамилия лица, визирующего документ.

К организационным документам относятся положения о МУ ЦБ, правила, инструкции, структура, штатное расписание, должностные регламенты работников.

Положение включает следующие основные разделы: общие положения, задачи, полномочия, ответственность и организацию работы.

5. Порядок работы с входящими документами в учреждении

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в МУ ЦБ осуществляется централизованно секретарем руководителя.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

время отправки и получения документа;

при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны. Штамп состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя директора, передается секретарю директора.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить относится ли она к регистрируемой или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения директором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В МУ ЦБ подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии.

6. Порядок работы с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

составление проекта документа исполнителем;

проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

согласование проекта документа;

отправка документа адресату;

подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником службы делопроизводства. Ведущий специалист отдела делопроизводства вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В МУ ЦБ проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом учреждения. Такое согласование оформляется визой.

После подписания директором, исходящий документ передается секретарю для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

порядковый номер документа, включающий номер дела;

краткое содержание или заголовок;

отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

7. Регистрация документов

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам комбината, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам учреждения и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Учитывая специфику учреждения, в нем принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарем руководителя, другая же в структурных подразделениях. Регистрация документов, поступивших на имя директора, производится однократно его секретарем.

В МУ ЦБ регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов МУ ЦБ осуществляется путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов:

При анализе регистрации документов МУ ЦБ была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Однако на сегодняшний день регистрация всей документации ведется только в журнальной форме. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

8. Подготовка документов к передаче в архив

С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела. Дела находятся в рабочих кабинетах и специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов дела необходимо располагать в соответствии с номенклатурой дел.

Для хранения документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на хранение в учреждении организован архив. Деятельность архива регламентирована «Основными правилами работы архивов организаций».

Подготовка документов к сдаче в архив включает:

составление описей дел;

составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

В структуре МУ ЦБ до настоящего момента отсутствует положение об архиве, хотя сам архив существует. За сохранность документов в делах отвечает ведущий специалист отдела.

В настоящее время проводятся работы по созданию положения об архиве структуре службы документационного обеспечения управления.

Необходимо создать комиссию по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников службы делопроизводства. В состав комиссии должны войти:

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации, ее переработку, анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения управленческого эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве.

. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).

. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).

. Систематизация документов, подлежащих сдаче в архив.

Проведение анализа документационного обеспечения в МУ ЦБ позволило выявить некоторые недостатки, сделать выводы, дать рекомендации с целью применения их на практике.

Я, Цибенко Алёна Валерьевна с 21 октября 2013 г. по 09 ноября 2013 г. проходила преддипломную практику в должности секретаря в Муниципальном учреждении «Централизованной бухгалтерии муниципальных учреждений Нерюнгринского района».

Перед приёмом на практику между мной и директором учреждения был заключен договор о приеме на преддипломную практику.

В первый же день моего пребывания на практике мне провели инструктаж по технике безопасности и внутреннего трудового распорядка, показали моё рабочее место. В ходе практики сотрудники учреждения ознакомили меня со своей работой и обязанностями в учреждении, кратко рассказали особенности существования данного учреждения.

Я за период практики смогла изучить основные формы документов, на основании которых и делала анализ деятельности учреждения. Все работники учреждения по возможности отвечали на все поставленные мной вопросы. Мою работу облегчило наличие планового отдела в учреждении, поэтому многие данные и характеристики учреждения были для меня доступны. Все документы выдавались мне только с личного разрешения директора. В учреждении сформированы многие формы документов, что также не затруднило проведение анализа.

Однако консультация директора, главного бухгалтера и других работников учреждения при наличии основной документации позволило мне достаточно хорошо изучить особенности функционирования МУ ЦБ.

В учреждении работают высококвалифицированные опытные специалисты, которые добросовестно выполняют свои обязанности, строго следят за деятельностью учреждения и внедрением новых технологий для повышения эффективности делопроизводства.

Учетный аппарат представлен опытными бухгалтерами и секретариатом, которые выполняют своевременный сбор информации, её регистрацию, обработку и в дальнейшем формируют различные формы отчетностей.

Муниципальное учреждение «Централизованная бухгалтерия муниципальных учреждений Нерюнгринского района» является очень перспективным предприятием. Об этом говорят многие показатели, характеризующие благополучное состояние учреждения, квалифицированный персонал и технически оборудованные рабочие места, так как из года в год эти показатели улучшаются и стремятся к совершенствованию.

Во время прохождения преддипломной практики мне удалось углубить и закрепить теоретические знания в области делопроизводства, а также освоить компьютерные программы, позволяющие автоматизировать учетный процесс. Работа проходила в соответствии с календарно-тематическим планом. Все темы и задачи, установленные тематическим планом, рассмотрены и отработаны.

Практическая деятельность мне помогла научиться самостоятельно решать определенный круг задач, возникающих в ходе работы секретарем. В частности, я научилась правильно составлять различного вида документы, анализировать их содержание и их форму.

Я еще раз убедилась, что на практике будет востребована основная часть знаний, полученных мной на занятиях, без которых я бы не поняла документационного обеспечения управления деятельности учреждения.

Теги: Особенности работы с документами на предприятии Отчет по практике Бухучет, управленческий учет

Источник

Особенности организации документооборота в ООО отчет по практике

Если вам тяжело разобраться в данной теме напишите мне в whatsapp разберём вашу тему, согласуем сроки и я вам помогу!

По этой ссылке вы сможете найти много готовых отчётов по практике по менеджменту:

Посмотрите похожие темы возможно они вам могут быть полезны:

Введение:

Производственная (документальная преддипломная) практика была организована и проводилась в период с 2 по 28 февраля 2015 года.

В ходе практических исследований было проведено ознакомление с основными вопросами, связанными с организацией документации и архивными работами предприятий.

Зарождение студенческой практики не было осуществлено.

Описание организации, в которой проводилась практика

Основным учредительным документом предприятия является устав, который зарегистрирован на основании решений Мингорисполкома от ____ от ____ года № ____ с присвоением номеров _____ в Едином государственном реестре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Компания имеет независимый баланс и работает на основе полной коммерческой оплаты, самодостаточности и самофинансирования.

Если экономическая несостоятельность (банкротство) была вызвана необходимостью предоставления обязательных услуг для предприятий, то они должны быть направлены на решение таких вопросов. ответственность по своим обязательствам.

Основной целью деятельности является предоставление услуг по перевозке и хранению товаров.

Задачами предприятия являются участие в предпринимательской (экономической) деятельности, направленной на предоставление услуг транспортной логистики и ответственного хранения.

Кроме того, Компания осуществляет следующие лицензированные виды деятельности:

В компетенцию Учредителя предприятия входят следующие вопросы:

Управление предприятием является директором предприятия.

Директор назначается Учредителем, с ним заключается трудовой договор.

Директор предприятия:

Расчетно-кассовые документы:

Имущество предприятия принадлежит основателю предприятия и принадлежит предприятиям на праве хозяйственного ведения.

Имущество предприятия состоит из основных средств и оборотных средств, а также значений, которые отражаются в независимом балансе предприятия.

Источниками формирования имущества предприятия являются:

Предприятие не имеет права продавать принадлежащее ему имущество, сдавать его в аренду, передавать в залог или вносить вклад в обеспечение качества имущества в уставном капитале.

Он может распоряжаться самостоятельно, за исключением случаев, предусмотренных законом и основателем.

Компания самостоятельно планирует свою деятельность. План работы Компания соглашается с Учредителем.

Компания ведет оперативный и бухгалтерский учет, представляет в установленном порядке статистические отчеты.

В своей деятельности компания учитывает интересы потребителя, его требования к качеству продукции (работ, услуг). В соответствии с действующим законодательством.

Формы, системы и размеры оплаты труда, а также другие виды доходов работников устанавливаются на предприятиях в соответствии с действующим законодательством. В соответствии с действующими тарифами и особыми условиями оплаты труда, в зависимости от профессии, квалификации работников, сложности работ и условий их выполнения.

Предприятия с участием трудового коллектива (созданные им органы).

Вопросы социального развития решаются трудовым коллективом с участием администрации.

Компания создает безопасные условия труда для сотрудников и несет ответственность за ущерб, причиненный их здоровью или трудоспособности.

Конференция проводится по мере необходимости, но не реже 1 раза в год.

Конференция трудового коллектива Предприятия является правомочной, если на ней присутствует не менее 2/3 избранных делегатов. Решение конференции считается принятым, если за него проголосовало более 50% от числа присутствующих делегатов.

Норма представительства делегатов на конференции трудового коллектива составляет 1 делегат из 15 членов трудового коллектива.

Делегаты на рабочей конференции избираются на заседаниях.

Семинар-конференция:

Совет директоров состоит из 3 представителей, избитых в Совете конференции трудового коллектива.

Совет предприятия избирается сроком на 2 года.

Совет компании:

Вопросы о ваших встречах. Вмешательство Совета в оперативную и административную деятельность администрации предприятия не допускается.

Председатель правления предприятий избит в открытом голосовании. Заседания Совета правомочны, если на них присутствует не менее 2/3 членов Совета. Решения Совета принимаются простым большинством голосов.

Предприятие может быть передано в качестве юридического лица.

Учредитель утверждает устав дочернего предприятия и назначает его руководителя.

Предприятия и представительства принимают решение об утверждении Учредителем предприятия.

Главы представительств и филиалов назначаются доверенными лицами.

Срок принятия решения о создании обязательного подразделения является обязательным для внесения изменений и (или) дополнений в устав предприятия.

Понятие рабочего процесса

Подтверждением:

В соответствии с принципами управления объектом, в котором происходят изменения, формируются потоки исходящих (поступающих из других организаций), внутренних и внутренних (созданных и действующих в ограниченных организациях) документов.

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

Реализация этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения в учете хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе их деятельности. Точность его выполнения зависит от достоверности учетной информации, предоставленной организацией ее пользователей.

При расчете объема рабочего процесса учитываются только оригинальные документы или их завершение.

Общая структура управленческой документации

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Проблема находится на рассмотрении, пока проблема не будет окончательно решена. После выполнения документ должен быть подан в файл. Документ представляет собой набор документов, связанных с конкретной проблемой.

Организация рабочего процесса имеет много общего с организацией механического конвейера. Внедрение конвейерной сборки наряду с типизацией продукта и стандартизацией деталей привело к значительному увеличению производительности труда, снижению стоимости процесса и положительному началу массового производства. Правда, в то же время ритм, заданный конвейером, привлекает рабочих к работе и нервному напряжению.

Организация рабочего процесса основана на тех же принципах, что и на механическом конвейере: перемещение документов должно иметь минимальный возврат на предыдущих этапах, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями во избежание дублирования операций.

Различают внешний и внутренний контуры рабочего процесса. Внешняя схема начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают в компанию извне. Это могут быть заказы вышестоящих органов, приказы, решения, письма от партнеров и клиентов и т. д. Полученные документы регистрируются в процессе исполнения.

Каждый документ должен пройти три операции: регистрация, контроль, направление. Чтобы избежать путаницы с документом, каждая операция должна выполняться один раз.

Классификация документов

Существует несколько вариантов классификации документов:

Особо следует выделить класс управленческих документов:

Нормативно-правовая база делопроизводства

Нормативной базой для делопроизводства являются законы и правовые акты, регулирующие создание и продвижение документов. Законодательные и правовые акты в области информации и документов, относящиеся к законодательству Российской Федерации, постановлениям правительств и различных органов исполнительной власти.

Законодательные и правовые акты Российской Федерации, постановления правительств и различных исполнительных органов.

Например, Гражданский кодекс Российской Федерации представляет виды документов, создаваемых для учета актов гражданских отношений, подтверждения правоотношений и т. д. Закон Российской Федерации «Об архивном фонде и архивах» регулирует правила хранения документов, их Бухгалтерский учет, использование архивных фондов и управление ими. Закон Российской Федерации «О стандартизации» предусматривает порядок стандартизации, осуществление государственного контроля за соблюдением стандартов и ответственность за их нарушение.

Для учета, хранения и легализации документов, созданных различными организациями, необходимо соблюдать требования требований не только к содержанию документа, но и к его оформлению. Оформление официальных документов регламентируется стандартами.

Единые требования к оформлению документов закреплены в ГОСТе. В частности, ГОСТ Р 6.30-2003 формулирует основные требования к оформлению документов.

Автоматизация рабочего процесса

Управление документооборотом

В процессе управления документами можно произвольно выделить четыре этапа: рабочий процесс на бумаге, рабочий процесс с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный рабочий процесс.

Рабочий процесс на бумаге означает, что все этапы документа проходят в бумажной форме. Десяток с половиной лет назад этот тип рабочего процесса был доминирующим. Для регистрации использовались большие журналы или листы большого формата. Через некоторое время журналы и листы были переданы в архив.

Когда появились компьютеры, у них были журналы и листы, было положено начало бумажному процессу с использованием автономных компьютеров.

Работа с бумагой с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на этом этапе возникает концепция электронного документа, то есть, как говорится, «на машинных носителях». Преимущества электронного документа в локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, утверждение и утверждение документов на этом этапе происходит в бумажном виде.

Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, подключенные к локальной сети, предназначены для подготовки, передачи и хранения документов, однако только документальные данные имеют юридическую силу. Соглашение о предоставлении финансово-правовых документов осуществляется в виде видеонаблюдения. Подготовка проекта документа осуществляется в электронном виде (пункт 1), затем документ распечатывается и передается руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель оформляет документы на доработку (пункт 3). После утверждения документа всем участникам (пункт 4).

Безбумажный рабочий процесс означает, что все операции с документами выполняются в электронном виде.

Особенности организации документооборота в ООО «Л-Бит Групп»

Рабочий процесс в L-Bit Group LLC может быть описан как смешанный. Нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему электронного документооборота. В этом документе используется программа Microsoft Outlook, с помощью которой можно отправлять файлы с документами, и эту программу можно использовать для отправки документов, полученных с использованием оригиналов бумажных оригиналов. Электронная почта предоставляет каждому каждый контакт.

Все эти объекты отсутствуют в каком-либо подразделении, в том числе и в бухгалтерском учете, формируя собственные системы классификаторов и стандартов. В этом случае обычно используются одни и те же адресные книги.

В L-Bit Group LLC график рабочего процесса разрабатывается главным бухгалтером, и руководитель предприятия утверждает.

График разумного рационального рабочего процесса, т. е. Определяется минимальный срок его пребывания в подразделении. Правильное планирование и обеспечение соблюдения требований по распределению обязанностей между сотрудниками, усиление функций бухгалтерского контроля и подтверждение своевременности отчетности.

Для этого есть путь движения, пять основных этапов:

Обработка документов в бухгалтерском учете, которая осуществляется в три этапа:

Сдача документов в архив на хранение после составления на них учетных регистров.

Правила бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивное законодательство устанавливает различные сроки хранения типовых документов управления. Например, список сотрудников необходимо хранить в течение 75 лет. Срок хранения документа рассчитывается с 1 января года, в котором документ был составлен.

Работу по планированию рабочего процесса организует главный бухгалтер. График работы утверждается приказом руководителя организации.

График рабочего процесса составляется в виде видеоконференций для проверки и обработки документов, выполняемых всеми подразделениями предприятия, а также всеми подрядчиками, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Сотрудники организации (руководители магазинов, мастера, хронометристы, сотрудники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, материально-технического снабжения, кладовщики, бухгалтеры, работники бухгалтерии и т. д.) Создают документы, относящиеся к их сфере деятельности, в соответствии с рабочим процессом график. Для этого каждому художнику дается выписка из графика. В нем перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности подрядчика, срокам их подачи и подразделениям предприятия.

Ответственность за соблюдение графика рабочего процесса, а также ответственность за своевременное и добросовестное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, безошибочные данные документов, выданных и подписанных этими документами.

Контроль за соблюдением исполнителями графика работ организации активного главного бухгалтера.

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательному переносу в архив, а до этого они хранятся в бухгалтерии в закрытом шкафу под ответственность заместителя главного бухгалтера. Строгие формы отчетности хранятся в сейфах.

Первоначально документы были получены в хронологическом порядке и переплетены. Рабочие задания, сменные отчеты и другие документы хранятся не в папках, а в файлах, чтобы предотвратить их поражение или соперничество.

В соответствии со статьей 17 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129 «О бухгалтерском учете» документы бухгалтерского учета и отчетности хранятся в течение срока, установленного в соответствии с требованиями организации государственного архивирования, но не менее пяти лет. План работы бухгалтерских счетов, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы автоматизированной обработки данных (с указанием сроков их использования) хранятся в течение не менее пяти лет после года, когда они использовались для подготовки финансовой отчетности за последний раз.

Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности.

Выдача первичных документов, бухгалтерских и бухгалтерских отчетов, а также бухгалтерских отчетов и архивных работ не допускается, а в некоторых случаях может осуществляться только по приказу главного бухгалтера.

Заседание комиссии было назначено для расследования причин потерь и смерти. Комиссия приглашает представителей органов следствия, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты комиссии оформляются актом. Копия акта отправляется головной организацией.

Заключение и рекомендации

В то же время график рабочих процессов в L-Bit Group LLC очень эффективен, и сотрудники стремятся точно выполнять все свои функции, что помогает улучшить учетные записи на всех этапах работы, чтобы обеспечить оптимальное распределение официальных обязанностей между сотрудниками, и усилить функцию контроля учета. и обеспечение своевременной отчетности.

Под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, принятие их на учет, обработку и передачу в архив. Рабочий процесс на предприятии регламентируется графиком. График рабочего процесса составляется главным бухгалтером и подписывается руководителем.

Для каждого документа L-Bit Group LLC имеет свой собственный путь движения, т. е. Ваш рабочий процесс.

Недостатком организации рабочих процессов в LLC является то, что сотрудники компании должны уделять много времени поиску необходимых данных или восстановлению документов, что уже является необходимым условием для обеспечения надлежащего доступа к научным документам. реализация.

Присылайте задания в любое время дня и ночи в ➔

Официальный сайт Брильёновой Натальи Валерьевны преподавателя кафедры информатики и электроники Екатеринбургского государственного института.

Все авторские права на размещённые материалы сохранены за правообладателями этих материалов. Любое коммерческое и/или иное использование кроме предварительного ознакомления материалов сайта natalibrilenova.ru запрещено. Публикация и распространение размещённых материалов не преследует за собой коммерческой и/или любой другой выгоды.

Источник