отчет по практике документационное обеспечение управления и архивоведение
Документоведение и документационное обеспечение управления
Изучение структуры организации ГБУ «Государственный архив Республики Татарстан», рассмотрена ее нормативно-методическая документация. Организация работы с документами. Исследование электронного документооборота организации и технических средств управления
Подобные документы
Исследование и проектирование системы управления документацией в организации: значение, задачи, принципы, стадии. Анализ документационной деятельности ОАО «Челябинский трубопрокатный завод», физическая реализация системы электронного документооборота.
дипломная работа, добавлен 02.10.2011
Требования к оформлению основных видов информационно-справочных документов. Формы организации делопроизводства. Основные этапы документооборота. Первичная обработка документов. Регистрационные формы, их заполнение. Номенклатура дел, порядок работы с ней.
курсовая работа, добавлен 05.02.2011
Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления. Способы создания, функции и классификация документов. Организация первичного учета в ООО «Аргос». Формирование плана-графика документооборота, основные типы автоматизации.
курсовая работа, добавлен 16.01.2013
Документирование деятельности организации. Нормативные и организационно-распорядительные документы. Предмет и цели деятельности архива. Документооборот организации, приём документов в архив и их архивное хранение. Комплектование и обеспечение сохранности.
отчет по практике, добавлен 19.12.2009
Информационное обеспечение процесса управления и его роль в принятии решений. Основные задачи, структура и функции службы делопроизводства; нормативно-правовая регламентация. Современные технологии реализации систем электронного документооборота.
контрольная работа, добавлен 17.04.2012
Работа с документами. Повышение эффективности управления. Понятие и основные этапы документооборота. Составление и оформление документов. Прием и регистрация, контроль за исполнением документов. Этапы передачи документов в архив. Перечень реквизитов.
курсовая работа, добавлен 17.10.2008
Нормативно-методические документы, регламентирующие организацию электронного документооборота. Назначение, цели и задачи данной системы делопроизводства. Проблемы, правовое обеспечение и перспективы развития ЭД. Принципы хранения электронных документов.
курсовая работа, добавлен 13.10.2013
Терминология и нормативно-методическая база делопроизводства, организация работы с документами. Компьютерные технологии в делопроизводстве. Характеристика делопроизводства «Астраханской государственной консерватории», мероприятия по его совершенствованию.
дипломная работа, добавлен 12.01.2012
Документы на предприятии. Понятие «документооборот», нормативно-методическое регламентация. Основные правила организации документооборота в учреждении. Делопроизводство в структурном подразделении производства печатных плат ФГУП «Северный Рейд».
курсовая работа, добавлен 06.02.2008
курсовая работа, добавлен 24.01.2012
ОТЧЕТ О ПРОХОЖДЕНИИ УЧЕБНОЙ ПРАКТИКИ Специальность: 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение. СПО.
Ищем педагогов в команду «Инфоурок»
Государственное образовательное учреждение
среднего профессионального образования
ШАДРИНСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ
О ПРОХОЖДЕНИИ УЧЕБНОЙ ПРАКТИКИ
Студента (ки) ____________________________________________________
Специальность: 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение
1 курса, группа ______
Форма обучения очная
Срок практики с _ _._ _.201_ г. по _ _._ _.201_ г. (2 недели)
от колледжа: __________________
1. Календарный план прохождения практики __________________________4
2. Дневник-отчет __________________________________________________5
3. Характеристика – отзыв _________________________________________ 6
Учебная практика является составляющей частью учебного процесса. Она способствует формированию основных представлений о практических умениях, необходимых для осуществления профессиональной деятельности.
Цель прохождения практики направлена на получение необходимых общих и профессиональных компетенций в соответствии с требованиями ГОСТ по специальности: 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение.
Задачами учебной практики являются: получение представлений о применении теоретических знаний в практике документационного обеспечения предприятий.
Сроки прохождения практики: с _________________ по _______________.
За время прохождения практики была проделана следующая работа:
Результаты проведенной работы представлены в документах данного отчета по практике, а также в оформленных приложениях к нему.
Календарный план прохождения практики
« __ » ________ 201__ г.
КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН РАБОТЫ
Отметки о выполнении
Документационная организация управления:
Организация первичной обработки поступающих документов, их регистрация
Организация отправки и оперативного хранения документов
Проведение экспертизы ценности документов. Организация подготовки дел к архивному хранению
Промежуточный диф.зачет №1
Организация секретарского обслуживания:
Организация приема посетителей. Правила телефонных переговоров
Организация и документирование совещаний, переговоров, презентаций
Промежуточный диф.зачет № 2
Оформление организационно-распорядительных документов
Оформление справочно-информационных документов
Оформление документов по личному составу
Оформление служебной переписки
Промежуточный диф.зачет № 3
Защита отчета по практике
Начало практики «___» _____ 201_ г. Окончание практики «__» _________ 201__ г.
Содержание объемов выполненных работ подтверждаю.
на студента______________________ __.___.___ года рождения,
проживающего по адресу: __________________________________________.
______ ФИО студента _____, студент 1 курса Шадринского политехнического колледжа прошёл учебную практику в указанном учебном учреждении с __.__.____ г. по __.__.____ г.
За время прохождения практики зарекомендовал себя с положительной стороны, ответственен, дисциплинирован, исполнителен, коммуникабелен, целеустремленен, пунктуален, тактичен, требователен к себе и окружающим. С одногруппниками поддерживает доброжелательные, ровные и уважительные отношения. ( выбрать соответствующие характеристики )
Полученные за время учебы теоретические и практические знания активно применял на практике.
Во время практики внимательно изучал нормативные особенности оформления документов и правила ведения документооборота. Занимался сбором материалов для написания отчета по практике. Овладел навыками оформления служебных документов.
С порученными ему заданиями справлялся быстро, качественно, ответственно и добросовестно. Умело планировал свою деятельность. Проводя анализ изученного материала и выделяя его суть, предлагал некоторые пути разрешения проблем в области оптимизации и автоматизации делопроизводства. Обладает организаторскими способностями и оперативностью в принятии решений. ( выбрать характеристики )
Учебную практику, пройденную студентом ________ ФИО студента ___ в ГОУ СПО «Шадринский политехнический колледж», оцениваю положительно.
____ должность, звание _____ __подпись___ _____ ФИО_______________
«___» _____________ 201_ г.
В приложениях оформляются итоги промежуточных дифференцированных зачетов по темам учебной практики. Бланки итоговых ответов заполняются студентом самостоятельно .
Методические указания по выполнению отчёта по производственной (преддипломной) практике специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» для студентов очной и заочной форм обучения
Ищем педагогов в команду «Инфоурок»
Министерство образования и науки Хабаровского края
Краевое государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
«Хабаровский технический колледж»
«___» ______________ 2020 г.
____________ С.А. Казарбина
ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ОТЧЁТА ПО ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ (ПРЕДДИПЛОМНОЙ) ПРАКТИКЕ
специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение
управления и архивоведение»
ДЛЯ СТУДЕНТОВ ОЧНОЙ И ЗАОЧНОЙ ФОРМ ОБУЧЕНИЯ
на заседании цикловой комиссии «Экономика и делопроизводство»
№ 3 от «17» __ноября_ 2020 г.
Председатель цикловой комиссии
Ю.Б. Соколова _____________
на заседании методического совета
№ ___ от «__» ________ 2020 г.
Руководитель информационно-методической службы
Составитель: Соколова Ю.Б., преподаватель
Методические указания по выполнению отчёта по производственной (преддипломной) практики являются частью учебно-методического комплекса (УМК).
Методические указания определяют цели и задачи, конкретное содержание, особенности организации и порядок написания отчёта по практике студентами, а также содержат требования к оформлению отчёта, практические советы по подготовке и прохождению процедуры защиты.
Методические указания адресованы студентам очной формы обучения.
Уважаемый студент!
Производственная (преддипломная) практика, её организация и содержание, является неотъемлемым компонентом образовательной программы среднего профессионального образования и направлена на формирование у студентов практических профессиональных умений, приобретение первоначального практического опыта по основным видам профессиональной деятельности для последующего освоения ими общих и профессиональных компетенций по избранной специальности.
В ходе прохождения практики происходит систематизация, обобщение, закрепление и углубление знаний и умений, формирование общих и профессиональных компетенций, приобретение практического.
В ходе прохождения практики студент должен выполнить все представленные задания в полном объеме.
Цель производственной практики: комплексное освоение обучающимися всех видов профессиональной деятельности по специальности, формирование общих и профессиональных компетенций, а также приобретение необходимых умений и опыта практической работы по специальности.
Организация и общее руководство производственной (преддипломной) практикой осуществляется заместителем директора по учебно-производственной работе. Руководство практикой студентов осуществляют преподаватели специальных дисциплин – руководители практики.
Результатом данной работы должен стать отчёт по производственной (преддипломной) практике, выполненный и оформленный в соответствии с установленными требованиями. Отчёт по практике подлежит обязательной защите.
Настоящие методические рекомендации определяют цели и задачи, порядок выполнения, содержат требования к оформлению отчёта по практике и практические советы по подготовке и прохождению процедуры защиты.
Подробное изучение рекомендаций и следование им позволит Вам избежать ошибок, сократит время и поможет качественно выполнить отчёт по практике.
ВНИМАНИЕ! Студент, имеющий задолженность по учебным дисциплинам, профессиональным модулям и практикам к производственной (преддипломной) практике не допускается.
Рекомендуем, Вам, внимательно изучить рекомендации по написанию отчёта по производственной (преддипломной) практики, посещать консультации Вашего руководителя, чтобы своевременно подготовить, защитить отчёт по практике и получить положительную оценку.
Желаем Вам успехов!
1. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ И СОДЕРЖАНИЕ ПРЕДДИПЛОМНОЙ ПРАКТИКИ
Программа производственной (преддипломной) практики является частью программы подготовки специалистов среднего звена в соответствии с ФГОС по специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение».
Программа производственной (преддипломной) практики может быть использована в дополнительном профессиональном образовании, профессиональной подготовке и переподготовке секретарей, работников службы ДОУ, архивов организаций.
Цели и задачи написания отчёта по производственной (преддипломной) практике
сбор материала для выпускной квалификационной работы;
формирование общих и профессиональных компетенций, приобретение практического опыта;
закрепление теоретических знаний и формирование практических навыков ведения делопроизводства, в том числе в электронной форме, ведение справочно-аналитической работы по документационному обеспечению управления, организация функционирования офиса, использование электронных архивов предприятия, выполнение референтских функций.
ознакомление с деятельностью организации;
получение профессиональных навыков;
сбор необходимой информации для выпускной квалификационной работы;
сбор необходимой информации для отчёта по практике;
проведение анализа полученных данных и отражение их в отчёте.
Результаты освоения производственной (преддипломной) практики
Результатом освоения программы является освоение
ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.
ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.
ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.
ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.
ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности.
ОК 6. Работать в коллективе и команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями.
ОК 7. Брать на себя ответственность за работу членов команды (подчиненных), результат выполнения заданий.
ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.
ОК 9. Ориентироваться в условиях частой смены технологий в профессиональной деятельности.
и профессиональных компетенций
ПК 1.1. Координировать работу организации (приемной руководителя), вести прием посетителей.
ПК 1.2. Осуществлять работу по подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций.
ПК 1.3. Осуществлять подготовку деловых поездок руководителя и других сотрудников организации.
ПК 1.4. Организовывать рабочее место секретаря и руководителя.
ПК 1.5. Оформлять и регистрировать организационно-распорядительные документы, контролировать сроки их исполнения.
ПК 1.6. Обрабатывать входящие и исходящие документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела.
ПК 1.7. Самостоятельно работать с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу.
ПК 1.8. Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы.
ПК 1.9. Осуществлять подготовку дел к передаче на архивное хранение.
ПК 1.10. Составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы.
ПК 2.1. Осуществлять экспертизу ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами.
ПК 2.2. Вести работу в системах электронного документооборота.
ПК 2.3. Разрабатывать и вести классификаторы, табели и другие справочники по документам организации.
ПК 2.4. Обеспечивать прием и рациональное размещение документов в архиве (в том числе документов по личному составу).
ПК 2.5. Обеспечивать учет и сохранность документов в архиве.
ПК 2.6. Организовывать использование архивных документов в научных, справочных и практических целях.
ПК 2.7. Осуществлять организационно-методическое руководство и контроль за работой архива организации и за организацией документов в делопроизводстве.
Место прохождения практики
Выбор организации для прохождения производственной (преддипломной) практики осуществляется совместно студентом, преподавателем, отвечающим за организацию практики от Краевого государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения «Хабаровский технический колледж» (далее – колледж) и руководителем практики. Во время прохождения практики студент соблюдает и выполняет все требования правил внутреннего трудового распорядка на предприятии. На время практики студент может быть принят на вакантную должность с оплатой. В этом случае на него распространяются все положения трудового законодательства, действующие на предприятии. Для руководства преддипломной практикой от предприятия назначается руководитель из числа квалифицированных специалистов, имеющих высшее образование и соответствующую должностную категорию (главный, ведущий специалист, специалист I категории).
Руководство преддипломной практикой
Руководитель производственной (преддипломной) практики:
выдает задание на практику;
оказывает научно-методическую помощь;
рекомендует основную и дополнительную литературу;
проводит индивидуальные консультации;
осуществляет контроль над процессом прохождения практики;
принимает отчет по практике.
Перед направлением на преддипломную практику студент согласовывает с руководителем предполагаемую тему выпускной квалификационной работы (далее – ВКР).
После завершения практики тема может быть уточнена с учетом реальных проблем в деятельности исследуемого предприятия.
Практическая значимость работы повышается при наличии ходатайства от предприятия с просьбой выполнить работу на определенную тему или разработать в рамках ВКР пути решения конкретных проблем, стоящих перед предприятием.
В процессе преддипломной практики должен быть выполнен предварительный анализ деятельности объекта исследования и намечены основные направления, определяющие содержание проектной части работы.
Права и обязанности студентов в период практики
При прохождении практики студенты имеют право:
получать необходимую информацию для выполнения задания на практику;
с разрешения главных специалистов и руководителей подразделений пользоваться информационными фондами и техническими архивами предприятия;
с разрешения руководителя практикой от предприятия и руководителя подразделения пользоваться вычислительной и оргтехникой для обработки информации, связанной с выполнением задания по практике и дипломному проекту.
В период практики студенты обязаны:
полностью и самостоятельно выполнять задания, предусмотренные программой и календарным планом практики;
осуществить сбор, систематизацию, обработку и анализ информации и иллюстративных материалов по теме исследования;
подчиняться действующим на предприятии правилам внутреннего трудового распорядка, строго соблюдать правила охраны труда;
представить руководителю практики от колледжа отчет о выполнении всех заданий.
К студенту, не выполнившему программу практики и задание в установленный срок, получившему отрицательный отзыв руководителя или неудовлетворительную оценку при защите, применяются санкции как к неуспевающему студенту, вплоть до отчисления из колледжа.
При нарушении студентом трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка предприятия по представлению руководителя подразделения и руководителя практики от предприятия он может быть отстранен от прохождения практики, о чем сообщается директору колледжа, заведующему дневным отделением и руководителю практики от колледжа.
Оформление и защита отчета по практике
После завершения производственной (преддипломной) практики студент в недельный срок представляет в колледж отчет по практике, включающий текстовые, табличные и графические материалы, отражающие решение задач, предусмотренных программой практики и систематизированные материалы к выполнению выпускной квалификационной работы.
Отчет состоит из следующих разделов: введение, основная часть, заключение, список использованных источников, приложения.
Введение должно обобщать собранные материалы и раскрывать основные вопросы и направления, которыми занимался студент на практике.
Основная часть должна включать систематизированные материалы по решению конкретных задач по совершенствованию деятельности предприятия и его подразделений, а также систематизированные и структурированные материалы по теме исследования.
В заключении приводятся общие выводы и предложения, а также краткое описание проделанной работы и даются практические рекомендации. В списке использованных источников приводятся литературные и электронные источники получения сведений, необходимых для выполнения выпускной квалификационной работы. Помимо отчета по практике студент должен представить «Задание на преддипломную практику», выданное и заверенное руководителем практики, а также «Дневник прохождения практики», заверенный руководителем практики от производства. В процессе защиты отчета по преддипломной практике студент должен кратко изложить основные результаты проделанной работы, выводы по оценке деятельности предприятия и выявленных проблем, предложить направления их решения. По результатам защиты руководитель практики от колледжа выставляет студенту оценку по пятибалльной системе и заносит ее в зачетную книжку.
2. требования к написанию отчёта по производственной
(преддипломной практике)
Работу над отчётом по производственной (преддипломной) практике необходимо начинать с подбора и изучения литературы по исследуемой проблеме. Для получения актуальной, современной информации целесообразно ознакомиться с периодическими изданиями.
При оформлении отчёта по производственной (преддипломной) практике необходимо руководствоваться положением «О б организации выполнения и защиты курсового проекта (курсовой работы )», утвержденного директором КГБ ПОУ ХТК А.И. Шишкиным от 10 декабря 2019 г. и методическими указаниями по выполнению выпускной квалификационной работы для обучающихся по программе подготовки специалистов среднего звена, утвержденными зам. директора по учебной работе С.А. Казарбиной от 12 декабря 2018 г.
Материал в работе располагается в следующей последовательности:
дневник прохождения практики, подписанный руководителем практики от предприятия и заверенный печатью;
аттестационный лист с характеристикой, подписанный руководителем практики от предприятия и заверенную печатью (2 экз.).
Отчёт по практике на тему «Документационное обеспечение управления в ООО УК ‘Богдановичская’»
Работа с документацией — основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.
1. Характеристика предприятия Основные направления деятельности управляющей компании Организационные документы предприятия.
2. Организация документооборота
2.1 Прием и отправка
Нужна помощь в написании отчета?
2.3 Контроль исполнения
2.4 Классификация и систематизации документов. Формирование дел
В соответствии с учебным планом я проходила учебно-производственную практику в обществе с ограниченной ответственностью управляющая компания «Богдановичская» с 02.12.2013 по 29.12.2013.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.
Нужна помощь в написании отчета?
Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.
Целью прохождения практики является:
Для достижения поставленной цели предлагается рассмотреть ряд задач:
1. Характеристика предприятия
Во исполнение статьи 161, раздела XIII Жилищного Кодекса РФ в ноябре-декабре 2005 года, в январе-феврале 2006 года в городском округе Богданович была проведена кампания по выбору способа управления многоквартирным домом собственниками жилых помещений. В целом собственниками был выбран способ управления через управляющую компанию — ООО УК «Богдановичская», которая с 1 марта 2006 года приступила к своей деятельности. На тот период в управлении компании находилось 519,4 тысячи квадратных метров жилья, из которых 362,9 тысячи квадратных метров или 69,9 % находилось в собственности граждан, 131,7 тысячи квадратных метров или 25,4 % в муниципальной собственности, а 24,8 тысячи квадратных метров или 4,8 % в собственности владельцев нежилых помещений. Перед проведением кампании по способу управления многоквартирными жилыми домами специалистами ООО УК «Богдановичская» совместно с некоммерческой организацией «Региональный фонд развития ЖКХ», администрацией городского округа Богданович, городской Думой предприятиями ЖКХ, общественностью города была проведена серьезная организационная работа. Были подготовлены документы, которые прошли согласование с администрацией городского округа и были утверждены городской Думой и рекомендованы к использованию. Это: инструкции по подготовке, организации и проведению собраний жильцов-собственников помещений в многоквартирном доме, уведомление по проведению общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, уведомление о проведении общего собрания в форме заочного голосования, форма протокола №1 общего собрания жителей (представителей жителей) по выбору способа управления домом, управляющей компании, выбору счетной комиссии, выбору домового комитета, сводная таблица по результатам голосования по принятию решений согласно повестки дня собственников многоквартирного дома, бюллетень №1 о принятом решении общего собрания собственников помещений многоквартирного дома в форме заочного голосовании о выборе способа управления бюллетень №2 о принятии решения общего собрании собственников помещений в многоквартирном доме в форме очного голосования о выборе способа управления, протокол заседания счетной комиссии общего собрания собственников помещений в форме заочного голосования, договор по управлению многоквартирным домом.
Основными целями деятельности управления являются: выполнение функций заказчика (застройщика) на территории района по проектированию и строительству объектов жилищного, коммунального, культурно-бытового назначения и других объектов по заказу администрации района, создание надлежащих условий для предоставления качественных, надежных и экологически безопасных жилищно-коммунальных услуг потребителям.
Нужна помощь в написании отчета?
документооборот дело управляющий
1.1 Основные направления деятельности ООО УК «Богдановичская»
1.2 Организационные документы предприятия
В компании ООО «Богдановичская», была изучена организационно-распорядительная документация.
Организационно-распорядительные документы на предприятии следующие:
2. Организация документооборота
Нужна помощь в написании отчета?
Делопроизводитель рассматриваемой жилищной организации принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
Вся документация предприятия делится на три документопотока:
1. Входящие (поступающие) документы (организационно-распорядительные документы от вышестоящих организаций, жалобы и заявления граждан, протоколы общих собраний граждан, решения собственников, постановления и распоряжения главы администрации муниципального района, относящиеся к деятельности организации, протоколы совещаний при главах муниципального района по вопросам развития ЖКХ и др.).
Движение документов в УК «Богдановичская» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Технологическая цепочка движения и обработки документов в УК «Богдановичская» состоит из следующих этапов:
приема и первичной обработки;
Нужна помощь в написании отчета?
направления на исполнение и исполнения документов;
На каждом этапе выполняются типовые операции по работе с документами.
2.1 Прием и отправка
Прием и отправка документов в УК «Богдановичская» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.
Нужна помощь в написании отчета?
Прием и первичная обработка документов осуществляется делопроизводителем. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно УК «Богдановичская» (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.
На полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, включающий дату, номер и количество листов документа. Зарегистрированные документы передают в почту генеральному директору.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Принятые телефонограммы печатаются в 2-х экземплярах, один передается адресату, а второй, как правило, подшивается в дело.
Тексты служебных документов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на специальных бланках. Объем передаваемого документа, не должен превышать 5 листов. Ответственность за содержание документа возлагается на исполнителя.
В УК «Богдановичская» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.
Нужна помощь в написании отчета?
Не подлежат регистрации следующие документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; программы совещаний, конференций; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); бухгалтерские документы, месячные, квартальные и полугодовые отчеты (подлежат специальному учету в бухгалтерии).
Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы и внутренние документы: распоряжения, приказы директора, по финансовой деятельности, приказы по личному составу, приказы и распоряжения директора.
Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится в журналах регистрации и карточках учета.
2.3 Контроль исполнения
Контроль исполнения в УК «Богдановичская» включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Нужна помощь в написании отчета?
При постановке документа на контроль проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем углу документа, в правом, как правило, пишется резолюция.
Документы УК «Богдановичская» подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» — исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более месяца.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель УК «Богдановичская» обязан информировать делопроизводителя.
Нужна помощь в написании отчета?
Снятие документа с контроля осуществляется делопроизводитель по исполнении документа с фиксацией на контрольной карточке: отметки об исполнении документа, кратких сведений об исполнении
2.4 Классификация и систематизация документов. Формирование дел
Для классификации и систематизации документов, формирования дел в УК «Богдановичская» составляется номенклатура дел
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел УК «Богдановичская» составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве.
При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:
Нужна помощь в написании отчета?
Производственная практика по специальности «ДОУ и архивоведение» проходила в ООО УК «Богдановичская».
Подводя итоги практики, которая была пройдена в жилищной организации ООО УК «Богдановичская», хотелось бы отметить ряд положительных моментов:
— были проведены запланированные этапы работы в соответствии с выделенными направлениями;
— рассмотрены основные вопросы документационного обеспечения жилищной организации;
— теоретические знания были применены на практике.
Нужна помощь в написании отчета?
В процессе прохождения практики были изучены основные виды документов на предприятии, их документооборот, изучена организация работы с документами и выявлены недочеты. Была проанализирована должностная инструкция делопроизводителя организации и разработаны предложения по ее совершенствованию. Также было предложено разработать инструкцию по делопроизводству, которая бы регламентировала организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.