Что включают в себя управленческие процедуры
Управленческие процедуры. Функции менеджера
Деятельность руководителя, независимо от занимаемого иерархического уровня, включает в себя четыре основные функции: постановка задач, делегирование полномочий, контроль исполнения, принятие управленческих решений. Освоение правил и методик позволит сделать управление подчиненными более эффективным.
Постановки задач
Задача — это мечта с установленным сроком реализации. Она должна быть прямо связана с поставленной целью. Чтобы достичь цели, нужно преобразовать ее в задачу.
В психологии управления под задачей понимается цель, данная в определенных условиях; цель достигается путем преобразования этих условий. Когда речь идет о задаче, имеется в виду наличие проблемной ситуации, которую нужно разрешить. Необходимой предпосылкой успешного решения задачи является анализ ее условий и наличных ресурсов, а также осознание ее значимых аспектов. Успешность поиска решения задач находится в прямой зависимости от опыта и квалификации менеджера.
Управление предполагает установление соотношений целей различного уровня и соответствующих им разнообразных задач, а также распределение функций между сотрудниками структурного подразделения путем грамотной постановки задач.
Грамотная постановка задач для подчиненных позволяет:
Требования к постановке задач:
Правила постановки задач:
Управление — это не движение по заданному маршруту, а постоянный поиск новых возможностей, ресурсов, идей и вариантов решений для улучшения работы компании. Важно помнить об этом при постановке задач своим подчиненным. Правильно поставленные и успешно решенные задачи и есть ваш путь к намеченной цели.
Практическое задание
Делегирование полномочий
Юридическое оформление вступления в должность присваивает человеку статус должностного лица, наделенного определенными полномочиями. Должностные полномочия — это совокупность официально предоставленных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и осуществлять те или иные действия в интересах организации. Конечно же, самым большим количеством полномочий (и ответственности) обладает руководитель. Но ни один руководитель не сможет самостоятельно выполнить весь объем работы подразделения. Именно поэтому для эффективного решения задач ему необходимо делегировать часть обязанностей (а, соответственно, и полномочий) своим подчиненным.
Зачем нужно делегирование?
Всегда делегируются:
Никогда не делегируются:
Правила делегирования
Совершенно очевидно, что делегирование, если оно выполняется правильно, выгодно и для работников, и для руководителей. Мудрые руководители знают: когда их подчиненные превосходны, то превосходны и они сами. Чем больше вы делегируете, тем больше предоставляете вашим работникам удобных случаев проявить себя. Дайте им выполнить важное дело, и выполнить его хорошо. А когда они его выполнят действительно хорошо, не забудьте сказать об этом каждому из них.
Практическое задание
Контроль исполнения
Управленческий контроль — это систематический процесс регулирования деятельности подчиненных, система наблюдений и проверки выполнения принятых управленческих решений, выявление результатов управленческих воздействий. Контроль обеспечивает сосредоточение прав руководства в одних руках, что дает управленцу реальную власть.
Эффективность контроля зависит от четкости поставленных подчиненным задач: если определено, что именно нужно сделать, какого результата достичь и когда, если четко установлены критерии успешности выполнения, тогда понятно, что именно нужно контролировать и по каким параметрам; можно оценить, насколько хорошо выполнены поставленные задачи.
Любой контроль основывается на имеющейся в распоряжении информации (нормы, стандарты, распоряжения, фактические показатели и т. д.).
Функции контроля обеспечивают:
Виды контроля:
Методы контроля:
Бюрократический метод
Децентрализованный метод
Выбирая методы контроля и измерения результатов деятельности подчиненных, всегда следует учитывать специфику деятельности и самой задачи.
Способы осуществления контроля
2. Опосредованный учет через анализ документов (отчеты, счета-фактуры, заявки, договора и т. д.).
Для осуществления управленческого контроля можно применять методику «МАРС» (Маяки, Активность, Размеренность, Своевременность).
Маяки — контрольные точки, по которым руководитель отслеживает промежуточные результаты выполнения подчиненным поставленной задачи. Разбив цель или задание на этапы, можно с легкостью расставить маяки контроля.
Активность — темпы продвижения сотрудника от одного маяка к другому, то есть скорость и качество выполнения промежуточных задач.
Размеренность — планирование и контроль последовательности выполнения действий, установление и соблюдение очередности этапов.
Своевременность — отслеживание соблюдения сроков при выполнении задания (на каждом из предусмотренных этапов).
Управленческие решения
Управленческое решение — это сознательный выбор одной наилучшей (оптимальной, наиболее предпочтительной) альтернативы решения конкретных задач организации; выбор курса, направления деятельности, обеспечивающего получение требуемых результатов. Принятие решения призвано обеспечить продвижение к поставленным перед организацией ориентирам, целям с учетом ограниченности ресурсов. Наиболее эффективным решением является выбор, который будет реализован и внесет наибольший вклад в достижение конечной цели.
На принятие управленческого решения влияет множество факторов. Их можно разделить на внутренние и внешние.
Внутренние факторы:
Внешние факторы:
Модели принятия решений
Классическая модель. Применяется в ситуациях, когда точно известна цель.
Алгоритм принятия решения: определение проблемы; сбор максимального количества информации; расстановка приоритетов в оценке альтернатив; выбор альтернативного варианта по заранее обозначенным критериям.
Административная модель. Применяется в ситуациях неопределенности, трудных ситуациях, а также в ситуациях конфликта целей.
Алгоритм принятия решения: описание проблемы; поиск вариантов решений с учетом доступных на данный момент ресурсов (человеческих, финансовых и информационных); интуитивное принятие ситуативного решения.
Политическая модель. Применяется в условиях несогласованности целей — сотрудников или структурных подразделений компании (в ситуации конфликта — людей или позиций).
Алгоритм принятия решения: выявление интересов, целей и ценностей всех заинтересованных сторон; обмен информацией; групповая дискуссия; принятие решения на основе результатов переговоров.
Стили принятия решений
Директивный стиль. Решения понятные, простые для восприятия подчиненных. Принимаются быстро, без углубления в подробности и всестороннего анализа. Носят рациональный характер.
Аналитический стиль. Решения принимаются на основе глубокого изучения проблемы и рассмотрения всех возможных вариантов. Отличаются взвешенностью и обоснованностью.
Концептуальный стиль. Творческий, креативный подход к процессу принятия решения. Сбор информации и выработка решения осуществляются путем обсуждения проблемы с другими людьми.
Поведенческий стиль. Решения принимаются с учетом интересов и анализа возможных последствий для тех, кого они непосредственно касаются или затрагивают. Ориентированы на межличностные отношения.
Практическое задание
Определите свой доминирующий личный стиль принятия решений, используя для этого предложенную методику.
Определения доминирующего стиля принятия решений
(методика Алана Роуве)
Инструкция: Подумайте, как Вы обычно поступаете в представленных рабочих ситуациях. Продолжите каждую из приведенных ниже фраз, выбрав наиболее подходящий для вас вариант. Здесь нет правильных или неправильных ответов, правилен каждый правдивый ответ. Не следует долго раздумывать над выбором, отмечайте тот вариант, который кажется Вам соответствующим сразу же после прочтения.
Посчитайте, каких ответов набралось больше — a, b, c или d.
Преобладание ответов определенной группы свидетельствует о склонности к использованию соответствующего стиля принятия решений:
а — директивный,
b — аналитический,
c — концептуальный,
d — поведенческий.
Если ответы распределены равномерно по нескольким группам, значит, Вы применяете различные стили принятия решений.
Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»
Управленческий учет в компании: задачи, цели и принципы
Автор: Алексей Кисткин Консультант-аналитик в 1С-WiseAdvice
Управленческий учет в компании: задачи, цели и принципы
Автор: Алексей Кисткин
Консультант-аналитик в 1С-WiseAdvice
Для каждого коммерческого предприятия основная цель существования – получение максимально возможной прибыли при оптимальных, сведенных к минимуму затратах. Деятельность всех структур, отделов и каждого сотрудника в частности прямо или косвенно влияет на достижение этой цели.
Основы управленческого учета были заложены еще в XV веке – тогда уже стали вставать вопросы экономии и оптимизации расходов.
Что такое управленческий учет?
Изначально управленческий учет – это часть бухгалтерского учета, которая направлена на контроль информации, касающейся руководителей. В процессе развития компании, бухгалтерской информации становится недостаточно для полного контроля и планирования бизнес-решений и в компании формируется система полноценного управленческого учета.
Управленческий учет – это система агрегирования, формализации, управления и своевременного предоставления необходимой для принятия управленческих решений информации о всех процессах организации.
Зачем нужен управленческий учет?
Ведение управленческого учета позволяет:
Кто ведет управленческий учет?
В компаниях малого бизнеса чаще всего этим занимается собственник компании. В сегменте среднего бизнеса – бухгалтер или специалист по управленческому учету (экономист). Что касается крупного бизнеса, за управленческий учет, как правило, отвечает финансовый менеджер или финансовый директор.
Что в себя включает управленческий учет?
Управленческий учет в организации охватывает следующие процессы:
Отличие управленческого учета от бухгалтерского
В качестве главного отличия управленческого учета от бухгалтерского можно обозначить их цели. Если цель бухгалтерского учета заключается в фиксации и обработке фактов хозяйственной деятельности для обеспечения финансового контроля организации, то целью управленческого учета, как было указано выше, является в большей степени оперативный анализ, позволяющий планировать деятельность.
Как следствие различных целей и задач, возникают дальнейшие отличия:
Бухгалтерский учет требует гарантий получения максимально точной информации, полученной по результатам уже совершенной деятельности. Управленческий учет допускает приблизительные данные, достаточные для принятия решений.
Цели и функции управленческого учета
Основной целью управленческого учета является обеспечение руководящего звена необходимой информацией для принятия обоснованных управленческих решений, что достигается следующими функциями:
Задачи управленческого учета
Основная задача управленческого учета – предоставление информации с помощью составления типизированных и индивидуальных вариантов отчетов. Вид и состав таких отчетов зависит от их назначения и меняется в соответствии с задачами в каждой конкретной компании.
Формирование структуры управленческого учета открывает возможность решения следующих задач:
Методы управленческого учета
Актуальность рассмотрения методов управленческого учета определяется его особым положением в вопросах контроля и анализа эффективности работы организации.
Метод управленческого учета определяется набором приемов, правил и способов, применение которых обеспечивает отражение объектов учета в информационной системе предприятия.
Рассмотрим существующие методы ведения управленческого учета:
Важно учитывать, что построение учета по последовательному методу требует полного описания не только процессов и норм каждого вида учета, но и их взаимосвязей.
Ведение управленческого учета не регулируется на законодательном уровне, поэтому компания сама может выбирать наиболее подходящий способ.
Также можно выделить следующие элементы методов ведения управленческого учета:
Объекты управленческого учета
Объектом управленческого учёта является любая информация о применении ресурсов компании, то есть расходах на бизнес-процессы в целях получения выгоды. Данная информация необходима для принятия обоснованных управленческих решений, обеспечивающих эффективную и непрерывную работу организации.
К основным объектам управленческого учёта можно отнести:
Руководство компании само принимает решение о том, какие экономические показатели стоит задействовать, в каких аналитических разрезах классифицировать объекты управления и осуществлять их учет, какие необходимы отчеты для бизнеса и так далее.
Виды управленческого учета на предприятии
Управленческий учет не имеет четкой классификации по видам, так как каждая организация имеет свои особенности, и сама принимает решения о порядке составления управленческой отчетности и методологии учета. В то же время учет можно условно разделить на виды по их направлениям:
Принципы управленческого учета на предприятии
Основным принципом управленческого учета можно назвать ориентацию на удовлетворение потребностей руководства компании в предоставлении финансовой информации. Среди других принципов управленческого учёта, в частности, информации, которую он дает, можно выделить следующие:
Внедрение управленческого учета на предприятии
При разработке управленческого учета в компании, вы должны создать надежную систему, в которую оперативно поступают, затем правильно обрабатываются и интерпретируются данные.
Этапы постановки управленческого учета могут быть различными в зависимости от сферы деятельности и потребностей той или иной организации. Среди общих этапов можно выделить следующие:
Итогом выполнения всех этапов построения управленческого учета в компании станет система. которая будет предоставлять полезную информацию для руководителя в наглядной форме, позволит найти точки роста бизнеса и сократить расходы.
Организация и ведение управленческого учета на предприятии
Управленческий учет позволяет измерять и анализировать финансовую информацию, которая помогает в достижении целей организации. После того, как руководство компании принимает решение о необходимости организации управленческого учета, предстоит определить тот объем информации, который будет достаточен для принятия управленческих решений. Опираться следует на задачи, которые предстоит выполнять пользователям отчетов.
Вне зависимости от выбранного метода, для организации управленческого учета компании придется последовательно пройти несколько этапов:
Результат организованного управленческого учета – это наличие доступной системы получения информации, дающей ответы на такие вопросы как:
Автоматизация управленческого учета
Обычно первый вариант автоматизации управленческого учета утверждается в компании еще на этапе планирования. Автоматизация возможна для любого вида бизнеса, если это оправданно задачами и приведет к уменьшению затрат на получение управленческой отчетности. Часто управленческий учет начинается с обычных Excel-таблиц, а в последствии, по мере развития бизнеса, перерастает в специализированные программные решения или полноценные ERP-системы.
Сегодня самыми популярными инструментами для автоматизации управленческого учета являются:
Следует учитывать особенности каждой из существующих программ для учета. Разработчики типовых массовых решений не имеют возможности учитывать индивидуальные потребности каждой отдельно взятой организации. Поэтому любое решение будет иметь и избыточный, и недостаточный функционал для организации. Оптимальный вариант определяется в процессе сопоставления требований компании и возможностей программ.
Так же, часто существует возможность доработки той или иной системы учета под нужды компании. В этом могут помочь специалисты компании-разработчика выбранного продукта.
Автоматизация процессов управленческого учета позволяет существенно сократить время на обработку информации, получение отчетности, изменение её форм. И как следствие – на повышение скорости и эффективности принятия решений по развитию бизнеса.