зачем нужны информационные системы
Пресс-центр
Зачем нам информационная система?
Часть 1. Решение проблем, минимизация рисков
Безусловным лидером является пакет офисных программ Microsoft Office и прежде всего MS Excel, MS Word, реже MS Access. Однако для эффективной совместной работы сотрудников компании-логистического оператора не обойтись без единой корпоративной информационной системы. Давайте вначале определимся, что такое информационная система (ИС).
Рассмотрим подробнее, какие проблемы позволяет решить информационная логистическая система и какие появляются дополнительные возможности.
Проблема доступности информации
Проблема полноты (качества) информации
Использование информационной системы позволяет так же избавиться от ненужного дублирования данных, а, значит, и возможных ошибок.
Проблема актуализации информации
Проблема единых стандартов и технологий
Проблема информационной безопасности
В отношении корпоративной информации, задачами информационной безопасности в компании являются защита данных от хищения, искажения (умышленного или случайного), потери и ограничение доступа.
Когда ваши сотрудники хранят клиентскую базу в MS Excel, есть ряд рисков, которыми не стоит пренебрегать:
— риск того, что при увольнении файл с клиентской базой будет в лучшем случае унесен с собой, а в худшем и вовсе удален;
— Риск того, что после очередного выключения электричества в офисе файл с важными данными будет испорчен, а информация потеряна;
— Риск того, что менеджер клиентского отдела внезапно заболел, а вся информация по заказам его клиентов находится на ноутбуке дома и передать ее нет возможности.
Использование корпоративной информационной системы исключает возможность возникновения подобных ситуаций.
Проблема исторических данных
Для стратегического планирования, принятия управленческих решений, разбора спорных ситуаций необходимы исторические данные. Если в компании не внедрена корпоративная информационная система, уровень детализации исторических данных ограничивается, как правило, лишь историей выполненных заказов клиентов. Документы, сопровождающие выполнение заказов, конечно, тоже хранятся в архиве в твердой копии, но поиск и анализ такой неструктурированной информации представляет собой практически невыполнимую задачу.
Внедрение корпоративной информационной системы с одной стороны решает ряд проблем, связанных с коллективной работой сотрудников в организации, и позволяет минимизировать финансовые и временные риски.
Тихонов Алексей
ООО Интегрированные Программы, 2009 год
Зачем нужны информационные системы
В главе использована книга [KAGA01 ], c. 12-21.
1.1. Зачем нужны информационные системы
Создание современных электронных вычислительных машин позволило автоматизировать обработку данных во многих сферах человеческой деятельности. Без современных систем обработки данных трудно представить сегодня передовые производственные технологии, управление экономикой на всех ее уровнях, научные исследования, образование, издательское дело, функционирование средств массовой информации, проведение крупных спортивных состязаний. Значительно расширило сферу применения систем обработки данных появление персональных компьютеров.
Одним из наиболее распространенных классов систем обработки данных являются информационные системы. Хотя на уровне здравого смысла назначение таких систем понятно каждому, для серьезного обсуждения технологий современных информационных систем необходимо более четко определить, в чем заключаются их специфические особенности, чем они отличаются от других систем обработки данных, какие функции они могут выполнять, какими ресурсами они располагают.
Любой разумный вид деятельности основывается на информации о свойствах состояния и поведения той части реального мира, с которой связана эта деятельность. Для получения такой информации во многих случаях необходимо регулярно через некоторые интервалы времени проводить натурные измерения (или наблюдения), позволяющие определять характеристики состояния сущностей реального мира и протекающих процессов, соответствующие моментам времени, когда эти измерения производятся.
В других случаях удается воспользоваться «материализованной» информацией, содержащейся в различного рода бумажных документах, отчетах или публикациях, которые также выступают как часть реальности. Требуемую информацию можно извлечь из них путем своего рода «наблюдения».
Однако некоторые натурные измерения или наблюдения могут оказаться неосуществи-мыми в отведенное для них время в связи с большой трудоемкостью, высокой стоимостью, недоступностью объекта измерения (наблюдения) и подругам причинам.
Значительно сократить объем необходимых натурных измерений позволяет компьютерное моделирование реальности. Если компьютерная модель адекватно (относительно информационных потребностей пользователей) отражает состояние и динамику реальности, то многие необходимые сведения можно получать с помощью такой модели, избегая тем самым натурных измерений, с существенно меньшими затратами времени, а возможно, и при более низкой стоимости. Именно для поддержки таких моделей служит специальный класс систем обработки данных — автоматизированные информационные системы. Заметим, что в ряде публикаций их называют более привычным для современного читателя термином — компьютерные информационные системы.
О информационных системах
Что такое информационная система?
Информационная система – это компьютерная система (к примеру, программа или веб-сайт), обеспечивающая:
Конкретная структура информации, конкретные правила ее передачи и алгоритмы ее преобразования определяются той задачей, которую призвана решить данная информационная система. Например, это может быть система шифрования-дешифрования данных или система управления городским движением и т.п.
Если же мы говорим о системе поддержки работы организации, о системе управления бизнесом и т.п. (то есть о том, что нас здесь прежде всего и интересует), то такие системы принято называть корпоративными информационными системами или экономическими информационными системами или инф. системами для бизнеса.
В контексте инф. систем для бизнеса:
Современная информационная система в сети Интернет
Корпоративные и экономические информационные системы существуют достаточно давно (сами эти термины, наряду с понятиями «автоматизированные информационные системы», «единая информационная система» и т.п. появились еще в 80 годах 20 века). Долгое время они оставались прерогативой достаточно крупных организаций, так как для их функционирования требовался особый программно-аппаратный комплекс: компьютерная сеть с сервером и специальным программным обеспечением для него, а так же клиентское программное обеспечение. Все это было достаточно сложно и дорого реализуемо (именно поэтому от терминов «корпоративная», «единая», «комплексная» и веет некоторой тяжеловесностью и недоступностью).
Мне лично пришлось участвовать в разработке нескольких подобных комплексов, в частности, системы документооборота нотариальных контор (программное обеспечение создавалась на базе инструментов компании Microsoft). Так же, будучи аспирантом, мне довелось наблюдать за внедрением голландской системы BAAN на крупном предприятии г. Челябинска. Данное внедрение «благополучно» провалилось по множеству причин, в том числе из-за несоответствия структуры программного комплекса привычным для работников бизнес-процессам предприятия. Как я позднее выяснил, занявшись более детальным изучением корпоративных информационных систем, мировая статистика внедрения систем такого класса гласила, что на 70% более-менее удачных внедрений приходилось 30% полных провалов (тут стоит заметить, что стоимость подобных систем, исчислялась тогда десятками и даже сотнями тысяч долларов). Конечно, возникал закономерный вопрос – а почему собственно нужно внедрять уже готовую систему, почему не написать для конкретной организации свою собственную систему, учитывающую ее уникальные особенности? Ответ был прост – слишком дорого.
Однако развитие и, самое главное, повсеместное распространение веб-технологий, повышение доступности Интернета в последние 10 лет совершили настоящую революцию в области создания и применения корпоративных информационных систем. Исчезла необходимость в организации специальных компьютерных сетей – их теперь заменяет Интернет. Так же получили широкое распространение новые бесплатные инструменты и технологии разработки программного обеспечения (PHP, MySQL). Все это кардинально снизило стоимость создания информационных систем и сделало возможным разработку уникальных систем, «заточенных» под конкретные компании и фирмы, в том числе представляющие малый и средний бизнес. Подобные системы развиваются вместе с организациями, для которых они разработаны, так как могут быть легко изменены и дополнены без потери данных и без остановки их эксплуатации. Таким образом, корпоративные ИС эволюционировали и превратились сегодня в информационные системы для малого и среднего бизнеса.
Современная инф. система – это веб приложение, то есть специализированный веб-сайт (в отличие от классического сайта он предназначен не для клиентов компании, а для внутреннего использования), на который могут зайти одновременно множество работников компании, находящиеся в любых частях света, где есть Интернет. Используя простые, привычные для всех формы они могут вносить, изменять, искать информацию в базе данных компании, которая так же расположена на данном специализированном веб-сайте.
Зачем Вам нужна информационная система?
Вот типичные проблемы, наличие которых обычно заставляет задуматься о создании своей информационной системы:
А вот несколько конкретных примеров применения информационных систем в бизнесе:
Как заказать создание инф. системы?
Создание информационной системы начинается с составления заказчиком краткого перечня функциональности – что должна делать будущая система. На основе этого описания можно говорить о цене и сроках исполнения.
На составление данного описания не нужно тратить много времени – достаточно зафиксировать лишь то, что для Вас совершенно очевидно и понятно на данном этапе. При реальной эксплуатации системы станет яснее, что именно Вам нужно для удобства работы с ней и тогда система будет соответственно скорректирована.
Если Вы не знаете с чего начать данное описание, то просто дайте ответы на следующие вопросы:
Что такое компьютерная информационная система
Этой статьей я открываю цикл, посвященный взаимодействию между заказчиками (пользователями) и программистами при внедрении программного обеспечения и автоматизации работы. О том, насколько сложно найти общий язык и реализовать успешный проект, думаю, известно практически всем. Скорей всего, и вы можете рассказать печальную историю о том, как “не получилось”. А, может, и не одну.
На собственном опыте я понял одну из важнейших причин неудач — отсутствие взаимопонимания. А в его истоках лежит непонимание людьми базовой терминологии.А потому именно с этого я и начну цикл.
В последующих статьях я поясню, как правильное понимание термина “компьютерная информационная система” почти всегда помогает на практике при внедрении программных продуктов. А после — расскажу о собственном опыте и приведу примеры реализации проектов.
К написанию этой статьи я шел очень долго, а материалы для нее я уже не первый месяц использую в процессе консультирования своих клиентов. Одна из самых больших проблем в любой сфере деятельности, где используется специфическая терминология, – это договор о понятиях. Часто люди используют слова, вообще не понимая их значения. И трактуют их каким-то своим особенным образом. Результат – отсутствие взаимопонимания, претензии и недовольство результатом. Особенно сложно пояснять основополагающие базовые понятия. Но в сферах бизнеса и IT технологий без этого не обойтись.
Одна из самых распространенных проблем при внедрении IT-систем – очень высокий процент провалов. Внедрение тормозится из-за отсутствия взаимопонимания с программистами, нередко уже готовые программные решения оказываются «пылящимися в коробке», так как они оказались совсем не тем, что ожидал пользователь.
Попытки пояснить и классифицировать компьютерные информационные системы привели к появлению огромного числа сложных и малопонятных терминов. Их пытаются делить на классы и подклассы, описывать странными для широкого круга людей терминами, что приводит к еще большей путанице.
Сложности взаимопонимания с IT-специалистами
Пользователи часто вообще не понимают, кто такие программисты и чего от них требовать. Я и сам в свое время, когда делал первые шаги в IT, с не понимал, что такое компьютерные информационные системы, какую роль в них играют программисты, когда и зачем они нужны.
Примеру: Если вы обращаетесь к врачам или, например, в строительную компанию, вы точно понимаете, что за специалист перед вами, как к нему обращаться, что рассказывать, какого результата ожидать. В IT-сфере до сих пор нет жестко устоявшейся и понятной на уровне обывателя терминологии.
Одна из самых больших проблем в IT – отсутствие общей( именно общей) теоретической базы. Я написал уже много тематических статей, предназначенных для широкого круга читателей. Например, «Что такое CRM» или «Иерархия IT-систем и выбор программного обеспечения для организации труда». Все они призваны в числе прочего помогать мне самому находить общий язык с клиентами. Но и здесь я столкнулся с непониманием. Люди не осознают в принципе, что такое IT система. И объяснить это «на ходу» бывает крайне сложно.
Справочники, учебники и статьи в интернете практически не дают информации на уровне пользователя. Например, определение в Википедии выглядит так:
Компьютерная информационная система (ИС) — система, предназначенная для хранения, поиска и обработки информации, и соответствующие организационные ресурсы (человеческие, технические, финансовые и т. д.), которые обеспечивают и распространяют информацию (ISO/IEC 2382:2015). Предназначена для своевременного обеспечения надлежащих людей надлежащей информацией, то есть для удовлетворения конкретных информационных потребностей в рамках определённой предметной области, при этом результатом функционирования компьютерных информационных систем является информационная продукция — документы, информационные массивы, базы данных и информационные услуги.
Осмыслить и понять это определение без глубоких знаний в теме практически невозможно, да и вникать в него, по большому счету, бессмысленно. И люди в большинстве своем так и не понимают: что является компьютерной информационной системой, а что – нет. Какие качества обязательны, а какие вторичны. Вопросов очень много. И если вы не будете понимать явления в его сути, вы так и будете понимать его как некую “магию”, шаманство.
В этой статье я попытаюсь дать определение IT-систем, понятное широкому кругу читателей, на основе собственного опыта и знаний. Конечно, я буду рад любой критике и дополнениям, так как тема – очень объемна и фундаментальна. А существующая на сегодняшний момент информация – сложна для восприятия и несколько противоречива.
Что такое компьютерные информационные системы?
Когда я читал различные определения IT систем, я долго не мог понять, почему они такие разные? Где-то можно встретить нечто громоздкое и всеобъемлющее, как в той же Википедии. А где-то краткие определения, «выхватывающие» какие-то отдельные аспекты и полностью на них основанные.
Как я вижу, суть проблемы в том, что люди не пытаются создать определение, которое стало бы фундаментальным обоснованием. Скорее, прослеживается стремление пояснить их собственное видение. И это я даже не говорю о ситуациях, когда описания и определения связаны с продажей какого-то программного обеспечения.
Чтобы понять, что же это такое, давайте вспомним, как появляется на свет новый программный продукт:
Этап 1. Идея. Просто на уровне «а давайте сделаем что-то, что будет делать вот такие вещи»
Этап 2. Построение модели.
Этап 3. Кодинг. Алгоритм воплощается в реальность в виде программного кода, которым смогут пользоваться люди.
И потому на самом общем уровне любую IT-систему (программный продукт, компьютерную информационную систему) можно определить кратко:
Идея, выраженная посредством языка программирования.
Почему именно “выраженная”, но не “реализованная”? Потому что компьютерного кода недостаточно для того чтобы идея заработала, получила материальную основу. Для того чтобы появилась материальная основа, необходимо чтобы человек реализовал ее.
Пример: Мы написали компьютерную программу, но чтобы она заработала необходим компьютер который будет ее запускать, монитор который будет при необходимости выводить эту информацию в виде понятном для человека. В конце концов нужен человек который будет запускать ее когда надо, проверять её работу, обслуживать.
На основе этого базового обоснования можно уже детализировать другие особенности, развить и выразить всю проблематику, связанную с информационными системами. Но здесь я считаю, что важна именно суть: появилась идея, которую можно выразить посредством языка программирования. Было найдено и воплощено в жизнь решение.
Чем поможет понимания особенностей IT систем?
Чтобы правильно выбирать программное обеспечение и понимать, какие дополнительные действия потребуются, стоит отталкиваться от определения «идеи, выраженной в программном коде».
И тогда, первый этап выбора будет основан на идее. Важно понимать, какую именно идею воплощали разработчики. Что они хотели и сумели реализовать. Какие основные принципы они воплощали в жизнь.
Если вы не сумеете понять идею, т.е. предназначения программного обеспечения, то ваши мысли о том, как вы будете использовать программу, не будут совпадать с идеями разработчиков. В итоге вы купите ненужный продукт.
Но чтобы идея компьютерной информационной системы совпала с вашей, необходимо, чтобы у вас была также собственная идея. Да, она будет выражена на пользовательском уровне. Но она должна быть.
Например, если вы хотите добавить на сайт калькулятор ОСАГО, нет смысла интересоваться просто калькулятором или какой-то системой расчетов других функций. Ваша идея – ОСАГО. Значит, нужно искать, кто из разработчиков также воплощал расчеты по ОСАГО. Иначе доработки выбранного продукта потребуют очень больших усилий либо вообще продукт окажется неподходящим для вашей идеи.
Для крупных компьютерных информационных систем крайне важно составить список ваших идей. И убедиться, что у разработчиков выбранного программного продукта в момент его реализации также присутствовал необходимый вам перечень идей, и, как следствие, решений.
Второй важный параметр: соответствие идеи ее реализации. Нередко разработчики в процессе воплощения идеи по самым разным причинам, начиная от ошибок и заканчивая организационными решениями уходят от изначальной идеи. И продукт, который должен был воплощать в себе одну идею, реализует ее лишь частично либо не реализует вообще. Это обязательно нужно проверять при помощи тестирования, консультаций со специалистами или какими-то другими способами (отзывы знакомых и прочее).
И третья проблема: идея, которую вам продают, может совпадать с вашей, но не совпадать с идеей, которую вложили в программную систему разработчики. Дело в том, что в коммерческих продуктах (а они в наше время почти все такие) заключается не столько в том, чтобы вы получили нужный инструмент, сколько в том, чтобы продать вам программный продукт. Т.е. при постановке задач разработчикам основная идея заключалась именно в продаже продукта, а не в его качественной работе и соответствии всем вашим потребностям.
Далее «в игру» вступают маркетологи, вы как вам кажется, что вы покупаете как раз ту «идею», которая вам необходима. А на самом деле, вы покупателе продукт, выполненный с другими идеями (продажи). А ваши потребности при реализации будут на уровне идеи только на втором месте. Продукт будет красивым, удобным, особенно на уровне демоверсий. Но в нем может не оказаться важных для воплощения именно вашей идеи инструментов.
Это как покупка квартиры с косметическим ремонтом «чтобы продать» — все очень красиво и качественно, а «баги» выявляются после покупки. К сожалению, в обществе капиталистическом, ориентированном на получение прибыли, такое встречается повсеместно. И частично воплощается даже в самых лучших системах.
Маркетинг и программный продукт
Почему пользователи так редко воспринимают программные системы как «воплощенные идеи»? Я считаю, что здесь проблема заключается в маркетинге. Чаще всего IT-системы подаются разработчиками и воспринимаются пользователями, как материальный товар. Причина такого подхода очевидна – товар продать намного проще, чем идею.
Человеку сложно воспринимать и, тем более, покупать идеи. Их невозможно «пощупать», и продавец редко может пояснить, почему именно такая идея лучше других. Другое дело – IT система как нечто материальное. Здесь сразу речь идет о непосредственной пользе и преимуществах с точки зрения покупателя. Все можно увидеть, оценить, выбрать.
Маркетологи стремятся показать выгоды с точки зрения покупателя. Тем более, что у любой программы есть определенная цена. В результате у покупателей складывается несколько искаженное представление об компьютерных информационных системах: они считают, что осуществляют покупку готового продукта. Такого же, как сапоги или автомобиль. И часто недоумевают, и разочаровываются, когда понимают, что это не так. Оказывается, для реализации компьютерной информационной системы понадобятся какие-то доработки, настройки, работа программистов и т.д.
Идея и выбор программной системы
Первое, где поможет понимание особенностей компьютерных информационных систем, это правильный выбор программного продукта.
Основные критерии выбора:
Из всех существующих программных продуктов вас заинтересуют только те, где в описании указана нужная вам идея. В идеале именно ваша идея должна декларироваться как основная, а другой функционал, если он есть, как дополнительные возможности.
Далее следует изучить качество реализации. Для этого используются отзывы других пользователей, тестовые бесплатные версии и т.д. Помните, что реализация далеко не всегда соответствует изначальной идее и описанию.
Нередко при покупке программного обеспечения используется ошибочная тактика. Покупатель изучает, реализованы ли нужные ему функции, не обращая внимания как раз на основную идею разработчиков, даже если она явно прописана в названии и описании программного продукта. В результате они получают нужный функционал, но зачастую в «обрезанном» виде. Систему приходится очень сильно дорабатывать, а это – значительные затраты времени и средств. А иногда это вообще невозможно. При этом в составе продукта покупатель получает множество ненужных ему возможностей, которые он также вынуждено оплачивает.
Например, если вам нужен сайт-визитка, нет никакого смысла покупать дорогостоящий «движок» интернет-магазина. И наоборот, если вам нужен магазин, попытка воспользоваться бесплатной CMS чаще всего ведет к значительным затратам при адаптации этого кода под интернет-магазин.
С одной стороны, даже под бесплатные «блоговые» CMS существуют готовые надстройки для создания интернет-магазина. С другой стороны, это не основная идея выбранного вами продукта. А потому функционал в ней ограничен. И как только вам понадобится интеграция с учетной системой, какой-то обмен данными с CRM и другие функции автоматизированной торговой площадки, вы столкнетесь со сложностями, потеряете время. Да и затраты на доработки часто оказываются выше, чем в случае покупки готового интернет-магазина с уже реализованными возможностями автоматизации.
Очень важно, чтобы выбранный вами программный продукт максимально соответствовал вашей идее.
Как найти общий язык с разработчиком
Понимание сути компьютерные информационных систем помогает правильно выбрать разработчика для создания или доработок программного продукта. Людям, которые далеки от компьютерных информационных технологий, часто кажется, что все программисты одинаковы и с ними сложно найти общий язык.
На самом деле, чтобы добиться взаимопонимания с разработчиком, нужно:
Подробнее о том, как на практике применять такое определение компьютерной информационной системы, читайте в следующей статье.