зачем нужно управлять проектами
Project Manager: кто такой, зачем он нужен работодателям и как им стать?
Привет! Что же, это снова ребята из Hays, и снова пост с опытом и экспертизой рекрутеров. Но нет, мы не собираемся писать очередной материал про удаленку или про то, как айтишнику устроиться на работу. Сегодня мы разберемся с Project Manager’ами. Мы все чаще сталкиваемся с их наймом и отрабатываем кучу вопросов, в том числе и по специфике проджектов в сфере разработки ПО: кого ищут работодатели, какие они предъявляют требования? Об этом и поговорим.
Вообще роль Project Manager — типовая для команды, которая работает над каким-то проектом. Менеджер отвечает за реализацию в определенный срок проекта или идеи силами своей команды с использованием определенных ресурсов и в необходимом заказчику качестве. Словарное определение выучили, теперь по существу.
«Я больше склоняюсь к мысли, что Project Manager — это, по сути, лидер, который любит решать проблемы и работать с людьми. Они вместе с командой инженеров решают сложные задачи и координируют коллектив для движения к цели», — подчеркивает Игорь Мишуров, Technical Project Manager компании Virtual Health.
В России проектного менеджера воспринимают своеобразно. Где-то (часто в стартапах) PM вынужден тащить на себе еще одну роль (а то и несколько), а где-то обязанности проектного менеджера вешают на сотрудника, выполняющего другой функционал. Руководители часто не ценят PM’ов, не понимают объемность и важность их работы. И зачастую экономят — создают гибридные роли (project manager / product manager; project manager / tech lead; project manager / system analyst).
Так что такое и зачем нужен PM?
Чаще всего проектных менеджеров ищут для проектов по разработке прототипа, MVP (Minimum Viable Product) и модулей (функциональных блоков) программного продукта, отдельных фич и компонентов. Бывают случаи, когда компания ищет проектного менеджера, который будет отвечать за несколько проектов, реализуемых в рамках одного продуктового решения.
Основная задача PM — сделать работу так, чтобы клиенту все понравилось и у него не возникло претензий. Для этого PM управляет одной или несколькими командами, которые задействованы в цикле разработки ПО. Перед PM ставятся строго установленные сроки, ему выделяют определенный бюджет (и всякие другие ресурсы). А дальше — сам.
«Для меня самым главным в работе проектного менеджера остается то, что привлекло много лет назад: мне нравится решать сложные задачи в масштабе проекта, планировать проект на годы вперед и превращать набор проблем и pain points в детальный и подробный план. Кажется, мне просто нравится воплощать в жизнь то, что вначале представляется невозможным и непонятным», — рассказывает Игорь Мишуров.
Если обобщить, Project Manager:
· общается с заказчиком;
· обрабатывает требования — дробит их на более мелкие;
· ставит своей команде задачи, следит за временем и ресурсами;
· координирует и контролирует ход работы;
· управляет бюджетом проекта;
· ведет проектную и техническую документацию.
При этом планирование и реализация проекта основываются на водопадной или гибких методологиях (Scrum, Kanban, Lean, XP).
Сдувай пыль с диплома: какое образование нужно PM?
Если твой диплом уже год лежит на столе вместо коврика для мыши, пора это исправлять. Компании при поиске проджект-менеджера чаще всего указывают среди требований высшее образование в области управления проектами. Иногда подойдет и более краткосрочное — от недели до года — обучение от различных образовательных площадок.
Большое преимущество (а для некоторых компаний и обязательное требование) — официальная квалификация по управлению проектами. В России это чаще всего PMI. Сертификат подтверждает знание специалистом методологий, специального ПО, планирования, контроля изменений, реализации и завершения проекта.
Еще одно почти обязательное условие — регулярное повышение квалификации. Чтобы быть в теме и знать о передовых технологиях, методологиях и стремительно меняющихся бизнес-процессах, важно постоянно учиться. Будет особенно здорово, если кандидат проходил доп. курсы и имеет сертификат по Agile-методологии и ее фреймворкам.
«У успешного Project Manager’а я бы выделил несколько качеств: аккуратность, умение быстро вникнуть в задачу, умение отделять то, что движет проект к цели, а что — нет. Часто в роли проектного менеджера себя находят бывшие разработчики, которые научились строить проект изнутри и готовы на лидерство в команде. Если вам комфортнее с компьютером, это не означает, что вы не можете стать отличным Project Manager’ом, но коммуникация и умение строить отношения — это основной аспект работы», — утверждает Игорь Мишуров.
Еще в роли PM эффективно проявляют себя тестировщики или Team Lead команды тестирования и специалисты-аналитики (системные, продуктовые, бизнес-аналитики). Вырасти до роли проектного менеджера могут и координаторы проектов или ассистенты в проектном управлении.
Главное требование к идеальному проектному менеджеру в сферическом вакууме можно обозначить так: для достижения качественного результата он должен понимать специфику разработки ПО, инструментарий, методы тестирования, инструменты системного анализа, а иногда и особенности архитектуры продукта, если в команде нет Tech Lead, готового прийти на помощь.
О чем спросят на собеседовании?
На собеседовании наверняка будут задавать вопросы-кейсы по управлению людьми, взаимодействию с заказчиком и управлению процессами разработки. Потенциальный работодатель ждет, что кандидат подробно опишет сложные ситуации из своей практики и то, как он смог решить стоявшие перед ним задачи. К слову сказать, нам вы можете прислать резюме по этой ссылке.
Еще работодатель проверит основы знаний об артефактах, идеологии и структуре проектного управления согласно определенной методологии.
Зададут и вопросы по проектному планированию: как рассчитывается бюджет, сроки, ресурсы, что нужно учитывать. Компании важно понимать, что кандидат умеет просчитывать риски и заранее прорабатывать сценарии планирования.
«Я рекомендую всем начинающим руководителям проектов не забывать фокусироваться на рисках. Каждую неделю в спокойной обстановке (в нерабочее время, когда ваша голова разгружена от текучки) нужно спрашивать себя: что может помешать или мешает моему проекту быть выполненным?» — советует Игорь Мишуров.
Какие карьерные перспективы светят PM?
Внутри компании PM со временем может расширить свой функционал и увеличить зону ответственности — начать руководить сразу несколькими командами и проектами одновременно. И даже вырасти до Project Director.
А еще PM часто переходят в продуктовый менеджмент либо на роль Scrum Master или Agile Coach. А если Project Manager больше участвует в технической части процесса реализации проекта, то он может стать руководителем разработки или, например, Delivery Manager’ом.
Что такое управление проектами
Управление проектами – одна из важнейших составляющих современного бизнеса. Грамотное руководство позволяет избежать ошибок, сократить время на реализацию поставленных задач и повысить прибыль. Поэтому компаниям нужны менеджеры проектов.
Рассказываем, кто эти волшебники и почему они так важны для любой компании/бренда/сервиса.
Что значит управлять проектом?
Под этим крайне сложным и комплексным процессом понимается полный контроль над проектом (созданием какого-либо продукта) – от его планирования до завершающих стадий и анализа проделанной работы.
Сам процесс и его составляющие напрямую зависят от сложности проекта. К примеру, при разработке сайта необходимы одни этапы взаимодействия с командой, а при создании комплексного многопользовательского приложения – другие.
Управление – часто недооцененная, но важная часть командой работы, потому что именно от него зависит итоговый результат. Другие сотрудники компании – это шестеренки, благодаря которым работает большой механизм корпорации, но эти шестеренки кто-то должен направлять, чтобы от них по итогу был толк. Вот для этого нужны руководители проектов.
Кто такой менеджер проекта?
Зачастую в список задач менеджера проекта (проджект-менеджера, от англ. – «project manager») входят:
Четко определить, зачем вообще нужно реализовывать запланированный проект.
На этапе планирования собрать все необходимые детали будущего проекта. Чтобы на этапе разработки не возникло острой необходимости в дополнительном ПО, в дополнительном аппаратном обеспечении и т.п. Также ему стоит заранее предусмотреть все риски, связанные с грядущей работой.
Руководитель готовит речь, которая должна убедить начальство и инвесторов в том, что реализация проекта действительно необходима компании и позволит ей заработать больше денег.
Также на плечи менеджера возлагается разработка плана реализации проекта.
Ну и нельзя забывать про мотивацию. Руководитель должен убедить сотрудников в важности выполняемой работы, поддерживать командный дух и вести команду за собой.
Менеджер – это связующее звено между теми, кто создает продукт, и теми, кто его будет потреблять. Он гарантирует, что каждый, кто связан с разрабатываемым продуктом, по итогу будет доволен.
Какие проекты нуждаются в руководстве
Практически любые задачи, решающиеся внутри компании, требуют контроля со стороны ответственных лиц. Но у крупных проектов есть ряд критериев, четко говорящих о необходимости поставить отдельное руководство для отслеживания реализации задуманного.
Обычно речь идет о крупных изменениях внутри компании, создании приложений или сервисов, которых ранее не существовало. Или же радикальном изменении уже действующих продуктов.
Также у проекта должно быть конкретное время выполнения. То есть дата начала и дата завершения работы.
В управлении со стороны нуждаются сложные проекты. В них участвуют сразу несколько команд сотрудников, иногда не связанных друг с другом. Менеджер помогает им коммуницировать и совместно работать над созданием одного продукта.
У таких проектов обычно высокие риски, и в задачи руководителя входит их оценка и попытка нивелировать, если это представится возможным.
В каких компаниях работают проджект-менеджеры?
В любых. Это может быть малый бизнес по разработке программного обеспечения или огромная транспортная корпорация. Крупный международный банк или же небольшая строительная фирма. Грамотный менеджер пригодится везде, где необходимо воплощение в жизнь больших проектов, отличающихся от рутинных задач бизнеса с конкретными целями.
Какой должна быть команда менеджера?
Так как мы говорим о руководящей должности, очевидно, что без команды не обойтись. От подобранного штата зависит то, насколько быстро и успешно будет реализовано задуманное руководителем. Поэтому менеджеры проектов самостоятельно подбирают себе сотрудников либо переучивают их по ходу совместной работы.
Хорошая команда это та, что:
Четко понимает цели работы и стремится к решению задач осознанно.
Умеет организовать процесс работы самостоятельно и фокусироваться на работе без постоянного надзора.
Обладает смелостью для того, чтобы браться даже за неоднозначные идеи и практически авантюрные решения руководства.
Может упорно идти к цели и длительное время не сдаваться без дополнительной мотивации.
Уважает клиентов, коллег и руководство.
Грамотная команда заметно облегчает работу менеджера.
Как стать менеджером проекта?
Чтобы стать хорошим руководителем, нужно постоянно практиковаться. Начинать с реализации не слишком сложных проектов и постепенно наращивать свои лидерские качества.
По началу важно строго придерживаться обобщенного плана работы, то есть определить цель и обосновать ее. Понимать, ради чего вообще нужен задуманный продукт. Затем необходимо адекватно оценить ресурсы. Желательно сделать это с запасом, чтобы по ходу работы идея не оказалась нереализуемой.
После этого нужно спланировать каждый шаг работы команды от начала и до конца. Это важно сделать заранее, чтобы по ходу реализации задуманного не было «зависаний» на одном месте в недоумении. И только потом приступать к работе по четко выверенному плану, строго его придерживаясь.
Что делать после завершения проекта?
Конечно, первоначальная цель – успешно завершить проект в срок. Но если с такой характеристикой, как «в срок», все понятно, то с «успешно» – не очень. Что это значит? Универсального мерила нет. Есть лишь поставленные цели и ожидаемые результаты. Если ожидания руководителя оправдались, то проект завершился успешно.
Важно проводить скрупулезную аналитику проделанной работы, чтобы обнаружить все недочеты и исправить их по ходу реализации следующего проекта. Нужно постоянно варьироваться и совершенствоваться. Только так можно достигнуть роста в своей специальности и заставить команду вырасти.
Вместо заключения
Быть хорошим руководителем – значит, постоянно совершенствоваться. Учитесь новому, будьте откровенны со своей командой и всегда ставьте реалистичные цели.
Чему может научить проектное мышление
Почему важно мыслить проектами
Проекты окружают нас повсюду. Например, вы хотите детскую площадку во дворе дома. В голове появляется образ будущего — безопасная площадка с качелями, на которой играют счастливые дети. Здесь возникает проект, а вокруг него — люди. Чтобы появилась площадка, нужно познакомиться с соседями, договориться с управляющей компанией, выбрать подрядчика, собрать деньги и проконтролировать установку. Управляя проектом, вы находитесь в середине системы и влияете на ее части. Именно от вас зависит конечный результат — будет детская площадка во дворе дома или нет.
Проектное мышление — умение четко видеть проблему в процессах и находить оптимальные решения, учитывая ресурсы и время. Навык становится необходимым для людей всех возрастов и профессий. Инженеров учат этому в университете: студенты ищут и устраняют неисправности в установках. Государственные структуры и бизнес активно переходят на проектное управление, чтобы не повторять ошибки, а предугадывать и решать проблемы.
Проектное мышление похоже на творческое, но отличается способностью видеть образ будущего и находить к нему путь. Управляя проектом, вы раскладываете проблему на части, ищите между ними связи и противоречия, подбираете подходящие инструменты для решения этой проблемы. Учитесь основам проектирования и технологии, развиваете критическое мышление, саморефлексию и другие гибкие навыки.
Что такое проект
Проект — это проблема, решенная по расписанию. Мы целенаправленно выбираем решение, ограниченное по времени и ресурсам, чтобы получить уникальный единовременный результат. Спланировать путешествие, найти работу, построить гараж — все проекты.
Проект начинается с проблемы или мечты. Проблема — это несоответствие наших ожиданий и реальности. Мы хотим удобные дороги, но по всему городу они разбиты, поэтому считаем дорогу проблемой. Мечта отличается от проблемы более позитивным и ярким эмоциональным образом. Например, мечта стать космонавтом может превратиться в проект с конкретным результатом.
Как развивать проектное мышление
Чтобы развить проектное мышление, нужно управлять проектами разной сложности. Переходить от простых проблем к более сложным — с этапами, делегированием и меняющимися условиями.
В проектном мышлении четыре этапа:
Вместе с тренером Ассоциации тренеров Российского союза молодежи (АТ РСМ) Анной Аполосовой мы подобрали инструменты для управления собой, людьми и проектами. Они помогут развить проектное мышление и решить проблемы в повседневной жизни.
Управляем собой
Представьте рутину в виде проектов. Проект — это задача, которую нельзя решить за один подход. Любой проект можно разбить на задачи, а их тоже рассмотреть как проекты. Представьте свои текущие дела в виде проектов с целью и сроками. Например, разложите ремонт в квартире на несколько задач. Подберите материалы, купите их или закажите доставку. Найдите подрядчика или сделайте все сами. Подумайте, как оптимизировать проект и решить задачи оптимальным путем.
Автор книги «Сделайте это завтра» Марк Форстер разделяет проекты на два типа: продолжительные и организационные. Чтобы сделать продолжительный проект, нужно выполнять похожие действия длительное время. Например, учить испанский язык или играть на гитаре. Форстер предлагает превратить их в ежедневную привычку и выделить время в расписании.
Организационные проекты состоят из серии разных действий, которые приведут к определенной цели. Например, рекламная кампания или запуск сайта. Такие проекты лучше разбить на задачи и добавить в список дел на завтра.
Делайте постепенно. Форстер уверен, что худший вариант поведения — метаться между слишком большим количеством задач и предлагает делать дела по очереди. В ресторане вы физически не сможете съесть больше одного основного блюда. С задачами нужно поступать так же. Установите правило: работать только над одной задачей.
Чтобы оценить умение выполнять задачи по очереди, возьмите лист бумаги и составьте список дел, которые вы когда-нибудь хотели бы сделать. Запишите такие дела, до которых руки никак не доходят.
Выберите одну небольшую задачу из списка и примите два решения:
Обучение как проект. Продуманный план помогает учиться и расти. Представьте свое образование в виде большого проекта с небольшими этапами. Для такого проекта в Бюро Артема Горбунова придумали метафору иллюзии альпиниста.
Представьте высокий пик и альпиниста, который мечтает его покорить. Он уверен, что это самая высокая вершина. За несколько метров до пика альпинист чувствует, что уже все узнал и смысла идти дальше нет, поэтому поворачивает назад. Такой альпинист не узнает, что эта вершина — совсем не великая. Это подножие более высокой горы, а за ней другие. План обучения помогает видеть несколько высоких вершин и превращать свое образование в проект.
Пусть вершинами будут ключевые этапы обучения. Для каждого придумайте цель и поставьте сроки. Спланируйте покорение каждой вершины как проект: подберите источники и найдите людей, которые помогут развить нужные навыки. Например, вы хотите стать арт-директором. Этапами может быть профессиональный рост: новичок → дизайнер → старший дизайнер → арт-директор. Для этого вам потребуются книги, курсы, наставники и коллеги на каждом этапе. Такой путь может быть долгим, но он того стоит.
Управляем людьми
Основной инструмент управления людьми — делегирование. Вы передаете часть задач, дел и полномочий другим людям, чтобы достичь конкретного результата. Так вы учитесь объяснять задание другому человеку, контролировать и принимать результат.
Базовое делегирование. Вы можете делегировать простые бытовые задачи, чтобы сэкономить время для более важных дел:
Делегировать простые бытовые задачи выгодно, если ваше время стоит дороже. Например, вы заказали пять книг в интернет-магазине. Вы можете забрать их из пункта самовывоза и потратить на это два часа, либо оплатить курьерскую доставку за 400 руб. Допустим, час вашей работы стоит 600 руб., тогда два потраченных часа обойдутся в 1,2 тыс. руб. В такой ситуации выгоднее заказать курьера, а свободное время потратить на фриланс, самообразование или отдых.
Профессиональное делегирование. Личные и профессиональные задачи можно делегировать удаленному помощнику:
Вы платите удаленному помощнику за время, которое он потратит на задачу. Например, отправляете тезисы своего выступления и просите подготовить презентацию за три часа. Помощника можно найти через соцсети, знакомых или специальные сервисы — «Профи.ру» или YouDo.
Если вы пишете статьи, можно нанять корректора, который вычитает текст и исправит ошибки. Если ведете соцсети — контент-менеджера, который подготовит черновики постов. Для управления сложными проектами и людьми проектные менеджеры используют систему Agile и канбан-доски. Мы подробно рассказывали о них в статье о навыке бережливого производства.
Чтобы эффективно делегировать:
Управляем проектами
Dragon Dreaming (мечта дракона). Dragon Dreaming развивает новую культуру управления проектами, сосредоточенную на личностном росте, развитии сообществ и экологии. Метод разработали в Австралии работники экологического фонда Джон Крофт и Вивьен Эланта.
Проектное управление в Dragon Dreaming не замыкается на планировании и действии. Проект начинается с совместного мечтания, а заканчивается совместным празднованием. Это основная ценность подхода, — участники собираются, мечтают, благодарят друг друга, отмечают собственный рост и рост коллег.
Управление проектов в Dragon Dreaming представляют в виде колеса из четырех частей:
Части постоянно сменяют друг друга. Если представить этот цикл в виде прожитых суток, получится, что ночью во сне мы мечтаем, утром планируем, днем делаем, а вечером празднуем и благодарим себя. Первый и последний этапы лучше провести в необычных местах, добавляя ко встрече ритуалы команды. Это укрепит доверие и раскроет команду изнутри.
Социальный проект. В социальном проекте люди объединяются вместе, чтобы решить общественную проблему, которая их беспокоит. Например, плохая экология, заброшенный парк, недоступная среда для маломобильных людей, бездомные животные. Даже небольшой социальный проект поможет развить навыки управления проектами, людьми и собой.
В проекте РСМ «Пространство развития» разработали набор карточек для социального проектирования, которые помогают поэтапно управлять проектом.
В основе набора — карта социального проекта, состоящая из девяти этапов:
Социальный проект начинается с мечтания. Мечта поможет обрисовать образ будущего, найти социальную проблему, придумать идею и воплотить ее в жизнь. Например, в вашем городе есть большой заброшенный парк, в котором вы хотите отдыхать и проводить свободное время. Скорее всего, другие горожане тоже хотят там гулять. Вам нужно найти их и вместе придумать решение проблемы. Чтобы восстановить парк, можно убрать мусор, организовать в парке бесплатные фестивали и проводить экскурсии, найти партнеров, которые восстановят скамейки и фонари. Через такой проект вы прокачаете набор гибких, научитесь управлять проектами, принесете пользу обществу и себе.
Чек-лист проектного цикла
Вместе с коллегами тренер Анна Аполосова подготовила чек-лист проектного цикла. Он поможет придумать, спланировать и сделать проект.
Чтобы научиться управлять проектами
Почему важно использовать управление проектами. Когда бизнесу стоит начать применять эту практику и как делать это правильно
Проект отличается тремя главными критериями: уникальностью, конечным результатом и четким сроком выполнения. Этим и отличается работа с проектами от привычных, налаженных процессов. Управление проектами помогает грамотно выстроить работу, убрать все лишнее и достигать поставленных целей.
С чего начать управление проектами?
1) Определиться, действительно ли оно нужно компании. Если ваша деятельность— нормально работающий конвейер, который лет на десять вперед обеспечен заказами и не нуждается в изменениях, то управление проектами внедрять не надо.
2) Понимать, что управление проектами поможет только в том деле, в котором существует стратегия развития. Есть предприниматели, которые не понимают, куда ведут свой бизнес: сегодня так повернем, завтра по-другому. Как иногда бывает: строили три этажа — внезапно получился четвертый. Здесь управление проектами не поможет.
3) Не относится к этому как к панацее. Распространенное мнение: внедрим управление проектами, и все будет работать само. И сотрудников нужно будет меньше нанимать, и платить меньше. Это не так.
Из чего состоит управление проектами
В управлении проектами две главных задачи. Первая – выполнение поставленных целей. Сперва определяемся с приоритетами: что хотим сделать и за какой срок.
Вторая задача — понять, есть ли необходимые ресурсы, чтобы добиться цели. И вот здесь нет никаких чудес: если грамотно использовать управление проектами, то сразу видно, что реально достичь, а что нет.
Пример: предприниматели с большим опытом решили строить сушилку для овощей и фруктов. Планировали потратить на это восемь миллионов, но в процессе выяснилось, что еще нужен особенный пол с канализацией, специальная вентиляция — и это обошлось еще в несколько миллионов.
Если заранее знаешь, сколько денег нужно на проект, относишься к нему по-другому — в отличие от ситуации, когда на каждом этапе выявляются новые проблемы. Управление проектами помогает понять, сколько нужно будет ресурсов и времени, чтобы достичь цели.
С какими проблемами сталкивалась наша команда
В управление проектами главное – здравый смысл. Если у вас хорошо с логикой и вы умеете планировать, то управлять проектами проще. Но иногда что-то идет не так. Мы собрали ошибки, с которыми сталкивалась наша команда при проектной работе.
Большие амбиции. Все мы люди, всегда хотим много, сразу и быстро. Поэтому первая ошибка часто заключается в формулировании цели, которая не подкреплена ресурсами — такая «хотелка» без опоры. Цели должны быть оптимальными.
Лишние идеи. Помимо создания новых идей, нужно также вовремя убирать лишнее. Не стоит распыляться на все существующие возможности, лучше действовать постепенно.
Неправильное управление командой: когда забываем сказать сотрудникам, какие стоят цели и задачи, и кто за что отвечает. Люди не хотят уже просто работать за деньги, они хотят делать то, что интересно. Поэтому каждый должен понимать, что он делает и как это отражается на проекте.
Как мы учим предпринимателей работать с проектами
Проблема обучения зачастую в том, что пока объясняешь на словах, все кажется простым и логичным. Как будто вам в первый раз показали человека на лыжах: вот на одних палках стоишь, вторыми отталкиваешься и едешь – все просто. Но когда ты встаешь на них сам – вот тут и идет что-то не так. То же и в управлении проектами: тебе рассказывают, например, о SMART-целях, начинаешь их ставить, и понимаешь, что не освоил этот инструмент на нужном уровне. Или вообще не понимаешь, зачем его нужно использовать. Поэтому мы используем два подхода:
1) Обучаем на конкретных примерах. Предприниматели учатся решать проблемы своих же компаний. Сегодня нет времени учится на абстрактных вещах. Только на практике приходит понимание, как лучше использовать те или иные инструменты, и каких ошибок можно избежать. Чтобы было удобнее учиться, мы рекомендуем приходить группой из 3-5 человек – тогда вы сможете работать над конкретным проектом вашей компании.
2) Дополняем классическое обучение своими кейсами. Инструменты управления проектами одни и те же, но после каждого выполненного проекта мы начинаем глубже понимать, как ими пользоваться. Поэтому рассказываем о своем опыте: окей, в классическом управлении проектами это делается так, но наша компания делает такие-то варианты и это дает такой-то результат. Некоторым слушателям подходят наши фишки, другим больше нравится стандартный подход.