зачем нужно писать отчеты по завершению проектов

Создание регулярных отчетов о ходе реализации проекта с точки зрения содержания, графика и затрат является основной задачей проектной отчетности. Целью является подготовка текущей информации в сжатой форме в качестве основы для принятия решений для определенной целевой группы.

Цели отчетности по проекту

В зависимости от соглашения, в процесс отчетности по проекту могут быть включены и другие целевые группы, для которых отчеты могут быть специально адаптированы. Основой для функционирования отчетности является планирование адекватных структур отчетности на начальном этапе проекта.

Для отчетности по проекту необходимо запланировать следующее:

Конкретные структуры отчетности по проектам должны быть согласованы с участниками каждого проекта. Для наиболее важных отчетов целесообразно создать шаблоны, по которым сотрудники смогут ориентироваться. Это также способствует ясности на протяжении всего процесса отчетности.

Однако шаблоны не должны ограничивать сотрудников, иначе они будут использоваться недостаточно эффективно или не использоваться вовсе. При создании шаблонов важно убедиться, что они максимально удобны для пользователей, чтобы обеспечить их принятие.

Отчеты по проектам дают представление о текущем состоянии проекта.

Инструменты отчетности по проекту

Для того чтобы использовать инструмент отчетности, в компании должны быть соблюдены определенные предварительные условия. Большинство внедрений терпят неудачу из-за того, что нечетко определены специфические для компании требования. Для этого необходимо, чтобы методы и техники (процедура PM), процессы и процедуры, а также организационная структура управления проектами были четко определены, установлены и описаны.

Основные вопросы перед развертыванием

Критические факторы успеха при выборе инструментов

Принятие пользователем

Следует избегать большого количества непрерывного текста и подробных объяснений, графические элементы ослабляют (картинка говорит больше, чем 1000 слов).

Хранение данных

Данные не должны вводиться более одного раза, что снижает прием участников и своевременность данных.

Удобство для пользователя

Отчеты должны создаваться без особых усилий по обучению, рекомендуется использовать знакомый интерфейс; это также положительно влияет на затраты на обучение.

Сложность системы

Сложность инструмента должна быть как можно ниже (как технически, так и организационно), чтобы избежать ошибок и снизить затраты на обслуживание. В противном случае может случиться так, что в случае «сбоя» эксперта вся система зайдет в тупик.

Управленческая поддержка

Необходимость в отчетности по проекту должна быть признана высшим руководством, которое, таким образом, обеспечивает необходимые ресурсы. Качество, полнота и своевременность отчетов должны требоваться на самом высоком уровне.

Регулярность и периодичность

Отчеты по проекту должны составляться регулярно через определенные промежутки времени. Даже если якобы не о чем сообщать, об этом должно быть «сообщено» соответствующим образом. Эти интервалы должны быть одинаковыми для всех проектов, градация в зависимости от размера проекта должна основываться скорее на содержании (степени детализации). Отклонение интервалов отчетности по проекту должно происходить только в исключительных ситуациях.

Создание процесса отчетности по проекту

Для того чтобы обеспечить структурированную и устойчивую отчетность по проекту, необходимо определить и внедрить единый процесс ПМ (по крайней мере, все виды деятельности по отчетности).

Полезные советы и рекомендации для практики

Часто задаваемые вопросы об отчетности по проектам (FAQs)

Самое лучшее планирование проекта бесполезно без адекватного контроля проекта. Сюда же относится и отчетность по проекту, которой часто преступно пренебрегают. Если все делать правильно, то усилия сводятся к минимуму. Ниже приведены несколько вопросов, включая ответы, которые постоянно возникают в процессе создания структур отчетности и формирования проектных отчетов.

Действительно ли необходим письменный отчет о проекте?

Только если вы знаете, на каком этапе находитесь, вы можете определить, как лучше достичь цели. Отчет по проекту обеспечивает прослеживаемость решений.

Пока все идет гладко, это может быть не так важно, но в крайнем случае в кризисных ситуациях хорошо знать, по каким причинам были выбраны определенные пути и приняты определенные меры. Без письменной понятности часто возникают раздражающие дискуссии. Как менеджеру проекта приятно знать, что ход проекта понятно документирован.

Что должен содержать отчет о проекте?

Принцип здесь таков: Будьте немногословны и просты. Длинные отчеты не любят ни писать, ни читать. Отчет должен быть простым и понятным. Минимальное содержание отчета о состоянии проекта следующее:

Графические изображения часто помогают прояснить написанное. Распространенным графическим элементом для отчетности является система светофоров:

В принципе, обо всем, что планируется, также следует регулярно отчитываться, т.е. о затратах, ресурсах, бюджете, этапах, рисках и т.д. Глубина отчетности и интервал должны быть определены в соответствии с проектом.

Можно ли установить отчетность по проекту позже, в середине фазы реализации проекта?

В идеале основа для проектной отчетности закладывается уже на начальной стадии проекта. Обычно это одна из последних задач в процессе планирования проекта. Но начать никогда не поздно. Необходимо выполнить следующие требования:

Кто должен получать отчеты по проекту?

Отчеты по проекту должны быть доступны всем участникам проекта, например, для скачивания на сервере проекта, чтобы каждый мог информировать себя о текущем состоянии проекта. В любом случае, определенные лица в проекте должны получать отчет напрямую. Эти активные пути отчетности должны хотя бы приблизительно вытекать из организации проекта.

Чем крупнее и важнее проект для компании, тем больше уровней отчета прогоняется. Также возможно привлечение заинтересованных сторон из окружения проекта (клиенты, СМИ и т.д.).

Насколько подробным должен быть отчет о проекте?

В зависимости от получателя отчета необходимо тщательно выбирать содержание и уровень детализации проектного отчета. Как правило, чем глубже в иерархии проекта, тем более подробными должны быть отчеты. Клиент проекта может захотеть быть проинформированным о каждой проблеме. Руководство обычно не интересуется подробностями производственных трудностей и хочет знать только, удастся ли уложиться в срок при запланированном бюджете.

Отчет о проекте для клиента или руководящего комитета лучше всего представляет только актуальную информацию по проекту в краткой и сжатой форме.

В случае сомнений: Сделайте предложение по отчету и уточните непосредственно у получателей, какая информация желательна и в каких деталях она должна быть представлена. Это сэкономит время и энергию, которые лучше потратить на другие виды деятельности в проекте.

Совет: Даже если сообщать не о чем, об этом следует сообщить. Если в разделе открытых пунктов стоит «Нет», это несет больше информации, чем если бы раздел открытых пунктов был просто опущен.

Через какие промежутки времени должен создаваться отчет по проекту?

Чем дольше длится проект, тем больше могут быть интервалы между отчетами по проекту. Проект, который длится всего полгода, может требовать 14-дневных отчетов о состоянии, в то время как двухлетний проект может требовать ежемесячного отчета о проекте. На практике ход проекта и особенно скорость проекта показывают, как часто требуется отчетность.

Если об одном и том же сообщается три раза подряд, то либо проект заснул (в любом случае здесь необходимы срочные действия), либо период отчетности слишком короткий. И наоборот, месячная периодичность в горячей фазе двухлетнего проекта также может быть слишком длинной. Тогда, в крайнем случае, следует подумать о сокращении интервалов отчетности и определить, как срочные проблемы могут быть эскалированы за пределы структур отчетности.

Источник

Подготовка отчета о ходе работ проекта

Подготовка отчета о ходе работ проекта

Самым обычным периодическим письменным сообщением по проекту является отчет о проделанной работе — описание сделанного за отчетный период, возникших затруднений и мер по их устранению, а также планируемых на следующий период работ.

Отчет о проделанной работе — это способ вовлечения ключевых лиц аудитории проекта. С его помощью вы также предоставляете информацию соисполнителям для оказания соответствующей поддержки. И еще это повод пересмотреть достигнутые результаты и, возможно, заметить скрытые проблемы, требующие принятия срочных мер.

Чтобы решить, кому отправлять периодические отчеты о проделанной работе, задайте себе вопросы.

• Кому следует знать о вашем проекте?

• Кто хочет знать о вашем проекте?

• Кого бы вы хотели держать в курсе?

Разумеется, первыми кандидатами будут: ваш начальник и другие представители высшего руководства, клиент или заказчик, участники проекта и те, кто помогает выполнять работы, заинтересованные лица и те, кого вы хотите заинтересовать.

Отчет должен содержать такие сведения.

• Достигнутые результаты. С этого следует начинать. (Только не больше страницы!)

• Подробное описание процесса выполнения. Опишите в деталях, чего удалось достичь, какая работа выполнена, какие этапы пройдены, сколько отработано часов и истрачено средств.

• Затруднения и неблагоприятные обстоятельства. Отметьте возникшие за отчетный период неблагоприятные обстоятельства и проблемы, а также предложения по устранению последних.

• Утверждение изменения плана. Сообщите обо всех утвержденных изменениях, внесенных в план за отчетный период.

• Риски проекта. Пересмотрите оценку факторов рисков проекта в связи с произошедшими и вероятными изменениями, а также возможное влияние последних на существующий план.

• Планы на следующий период. Перечислите основные планируемые работы и намеченные результаты на следующий период.

Вот советы, которые вам помогут.

• Приведите доклад в соответствие с интересами и потребностями адресата. Сообщайте о том, что представляет для него интерес и/или потребность. Возможно, придется составлять разные отчеты для разных групп аудитории проекта.

• Если вы готовите разные отчеты, то начните с самого подробного. Это обеспечит их единообразие и поможет исключить дублирование.

• Независимо от запросов аудитории проекта, представляйте отчеты не реже одного раза в месяц.

• Убедитесь, что вся информация о результатах, графике работ и расходе ресурсов относится к данному отчетному периоду. Это не всегда легко. Информация о том, что учитывают сами участники проекта, вполне доступна, а вот, к примеру, получить в бухгалтерии данные по расходам не всегда удастся раньше конца месяца.

• Всегда давайте сравнение проделанного с запланированным. Без такой информации отчет будет неполным.

• Никаких неожиданностей. Но если все-таки какая-нибудь произошла, то примите срочные меры по ее устранению. Чтобы в отчете можно было написать: были такие-то затруднения, которые устранены такими-то действиями.

• Обсуждайте содержание ближайшего отчета на совещаниях.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Читайте также

2.3. Подготовка Вашей команды. Выбор членов команды, психологическая подготовка команды. Ролевая подготовка

2.3. Подготовка Вашей команды. Выбор членов команды, психологическая подготовка команды. Ролевая подготовка Один в поле не воин, или Выбор команды.Участники и роли. Если Вы – глава команды на предстоящих переговорах, Вам предстоит набрать и вышколить Вашу команду так,

Глава 3 Подготовка к подбору сотрудника. Отсутствие подготовки это подготовка к провалу

Глава 3 Подготовка к подбору сотрудника. Отсутствие подготовки это подготовка к провалу Давайте говорить о тех инструментах, которые вам потребуются, для того, чтобы качественно перейти к решению вышеописанных задач и результативно оценивать кандидатов в рамках вашего

В ходе заседания

В ходе заседания Человек, который ведет протокол, должен делать следующее:• записывать важные мысли напротив каждого вопроса, вынесенного на повестку дня; фиксировать принятое решение и лицо, ответственное за его выполнение;• помогать председателю вести собрание

Управление трудовыми ресурсами проекта и менеджмент человеческих ресурсов проекта

Анализ ресурсного обеспечения работ проекта

Анализ ресурсного обеспечения работ проекта Менеджер проекта может задавать собственные правила для планирования ресурсов, в том числе определять приоритетность работ. При стандартной схеме планирования сначала должны выполняться работы, лежащие на критическом пути,

Формы представления графика работ проекта

Формы представления графика работ проекта Сетевой график не содержит календарного плана выполнения проекта, он отражает только информацию для его разработки. Определившись со сроками, вы сможете приступить к оформлению графика работ в любом из перечисленных

Информация о ходе работ

Информация о ходе работ Первоначальная мотивация участников, вызванная вашей уверенностью в выполнимости всего объема работ, имеет тенденцию к затуханию, если ее не поддерживать. Занятые длительной работой люди обычно интересуются:• на каком этапе выполнения

Подготовка плана управления рисками проекта

Подготовка плана управления рисками проекта В основе такого плана лежат специальные методы снижения отрицательного воздействия нежелательных событий на ваш проект. Этот план следует создать на стадии разработки проекта и пересматривать до самого завершения проекта.

Подготовка к обсуждению итогов проекта

Подготовка к обсуждению итогов проекта Подведение итогов проекта — это оценка достигнутых результатов, проделанной работы и мероприятия, направленные на: • признание успеха проекта и людей, добившихся этого успеха; • признание оправдавших себя методов и подходов, с

Подготовка к обсуждению итогов проекта

Подготовка к обсуждению итогов проекта Соберите и подготовьте следующую информацию:• о достигнутых результатах;• о соблюдении графика работ;• о расходах материальных ресурсов;• об изменениях в задачах, графике и бюджете в процессе выполнения проекта;• о

Источник

Отчет о проделанной работе

Отчет о проделанной работе позволяет работодателю оценить, насколько эффективно трудится его персонал. Это обычная практика в современном мире. Разберемся, как правильно составить такой отчет, что в нем написать и чем дополнить.

Функции отчета о проделанной работе

Руководители компаний просят предоставить отчеты руководителей подразделений, а те, в свою очередь, для составления собственных требуют их от своих подчиненных. Иногда эту обязанность прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции.
Отчет о проделанной работе позволяет решить следующие задачи:

Таким образом, налицо польза как для работодателя, так и для работников. Первый видит, насколько эффективно работает штат, вторые — повышают самодисциплину, профессиональные качества, учатся анализировать, насколько эффективна их деятельность, выгодно представлять результаты своего труда.

Отчеты бывают нескольких видов: еженедельные, ежеквартальные, ежемесячные, внезапные (если вдруг имеет место какое-либо разбирательство), финансовые (о расходе денежных средств), статистические, текстовые (рассказывают, как прошла презентация, как удалось провести собрание, например). Для каждого вида — свои цели и особенности составления и оформления.

В каких случаях обязательно нужно составлять отчет?

Обязанность отчитываться о своей работе законодательно закреплена только относительно отчетов о командировках. Остальные работники должны это делать, если эта обязанность прописана в их трудовом договоре, должностной инструкции, локальных нормативных актах компании.

Сдавать отчет работник должен своему непосредственному начальнику — руководителю структурного подразделения. Кому подчиняется сотрудник, указано в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Ответственность за несдачу отчета

Работодатель может применить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ, если работник ненадлежащим образом исполняет свои обязанности или не исполняет их. Если написание отчетов входит в обязанности работника, то наниматель вправе наказать работника (замечание или выговор).

Однако за само отсутствие отчета, может быть, наказания не последует. Но раз нет отчета, значит, работа не выполнена, поэтому работодатель может наказать именно за невыполнение каких-либо задач, а не за то, что сотрудник не отчитался. Это, конечно, не касается тех случаев, когда работа выполнена, а отчета нет.

Как составить отчет о проделанной работе?

Законодательно утвержденной формы отчета о проделанной работе нет. Компании могут разработать ее самостоятельно и утвердить в локальных нормативных актах.

К сведению! Что касается отчета о работе в командировке, то для него разработана унифицированная форма Т-10а.

Если такая форма не утверждена, то работник составляет отчет сам. Можно использовать предложенную нами структуру:

Если нужно, то вставляют в текст таблицы, диаграммы или графики. Если это уже не первый отчет, то целесообразно составить графики динамики изменения показателей в течение какого-либо периода (года, полугодия).

Отчет может потребоваться руководству в бумажном виде или электронном, в том числе в виде презентации. При необходимости можно приложить различные документы: счета-фактуры, благодарственные письма, сертификаты и т.п. Отчет, если требуется бумажный вариант, печатают на бумаге формата А4, сшивают в папку.

Рекомендации к тексту отчета

Чтобы отчет был легко читаемым, нужно соответствующим образом составлять текст:

Таким образом, работник при составлении документа должен следить за тем, чтобы его легко можно было прочитать и все понять без лишних дополнений.

К сведению! Не для всех профессий будет целесообразным вводить обязанность готовить отчеты о проделанной работы. Для рабочих должностей, где нужно выполнять однотипные повторяющиеся действия, лучше ввести норму на количество задач.

Источник

Отчет о статусе проекта

Отчет о статусе проекта? Я впервые столкнулся с этим понятием в 2005 году. Мне предстояло до конца дня подготовить такой документ по проекту “Разработка какого-то web-магазина”. Цели этой заметки – донести преимущества регулярной отчетности, описать критерии «хорошего» отчета о статусе проекта, а также поделиться примерами отчетов и их шаблонов.

Кому и для чего нужен отчет о статусе проекта?

Руководитель проекта

Во-первых, что бы там ни говорили, но подготовка отчета побуждает руководителя к регулярной оценке своего проекта и себя как его «рулевого». Дисциплинирует, иначе говоря. Если в отчете в разделе «Полученные результаты» или «Новости по проекту» написать нечего, то, согласитесь, любой ответственный менеджер почувствует себя несколько неуютно.

Во-вторых, правильно составленный отчет помогает менеджеру проекта в управлении своей командой и Заказчиком (об этом ниже). Как минимум, отчет сообщает Заказчику и команде проекта, что проект «живет», в нем ведется работа и заняты конкретные сотрудники. Вот фрагменты разделов, которые заполняет управляющий проектом.

Заказчик проекта

Зачем отчет Заказчику? Для Заказчика отчет о статусе проекта – это способ быть в курсе проекта, не погружаясь в детали. Читать переписку, протоколы и пр. документацию мои Заказчики не всегда хотят – времени не хватает. Однако, все они с желанием читают краткую сводку по проекту.

Член команды проекта

Каждый участник проекта получает из отчета две вещи: что происходит вне его области задач (в других группах, например) и какие задачи стоят перед ним на следующий период. Общий статус проекта также полезен, если мотивация его участников является коллективной и связана с общим сроком завершения проекта.

Сотрудники компании

Несмотря на то, что эта группа может и не принимать участие в проекте напрямую, часто бывает так, что в ней бывают «скрытые стейкхолдеры». Например, проект предусматривает ребрендинг компании и последующую смену спецодежды сотрудников. Директор по персоналу не входит в команду этого проекта, однако хочет знать, с какого квартала нужно заложить в бюджет смену рабочей одежды.

Пример отчета о статусе портфеля проектов, подготовленного Проектным офисом

Что такое «хороший» отчет?

Хороший отчет должен отражать:

Какие еще разделы могут быть в отчете?

Список разделов в отчете о статусе проекта может быть большим, выбирайте то, что вам потребуется.

Еще несколько правил хорошего отчета:

Задавайте вопросы в комментариях. Возможно, у меня есть в копилке отчеты и шаблоны, которые вам именно сейчас.

Несколько примеров отчетов о статусе проекта, которые можно скачать

Источник

Как написать продуктивный отчёт о статусе проекта

С утра вы собираетесь с мыслями, чтобы начать работу, открываете почту и видите три разных запроса о статусе одного из ваших проектов. Ваш руководитель спрашивает, когда будет окончательно согласован бюджет. Одна из коллег интересуется, сколько времени ей нужно будет выделить на этот проект. Директор по маркетингу хочет понять, как недавние задержки повлияют на достижение целей первого квартала.

Постоянные запросы текущего статуса могут выбивать из колеи, но есть более эффективный способ держать всех в курсе об обновлениях проекта: отчёты о статусе проекта.

Что такое отчёт о статусе проекта и для чего он нужен?

Отчёты о статусе проекта — это регулярное (мы затронем тему регулярности чуть позже) предоставление актуальной информации о ходе работ над вашими проектами. Они отвечают на вопросы, которые все и так вам задают, до того, как такие вопросы появятся. В этих отчётах содержится сжатая общая информация о проектах без лишних деталей.

Регулярные отчёты о статусе проектов очень важны, потому что они позволяют держать заинтересованных в курсе того, что происходит с вашим проектом. Вы будете получать намного меньше вопросов о статусе проекта, потому что ответите на них до их возникновения. Отчёты наглядно показывают, что у вас всё по плану, и дают вам и вашим коллегам возможность уверенно двигаться дальше.

А если в проекте что-то пошло не так, отчёт даст коллегам понять, в чём причина задержки, и что вы делаете, чтобы её устранить. Все увидят, что вы активно работаете над этим. (Хронология проекта также может помочь вам эффективнее управлять проектами).

Как написать хороший отчёт о статусе проекта

Итак, как готовить отчёты о статусе проекта? Создайте чёткую структуру для регулярного предоставления актуальной информации и используйте её для всех будущих отчётов. Структура также должна соответствовать проектному заданию, чтобы отчёт соответствовал теме.

С помощью этого руководства вы поймёте, что включать в отчёт о статусе проекта, на примере пошагового создания отчёта о проекте по удовлетворённости сотрудников.

1. Дайте отчёту название

Для ясности вы можете просто использовать название проекта. Если вы регулярно создаёте отчёты по этому проекту, добавьте дату или отметку времени.

Пример. Февраль 2020 — инициатива по удовлетворённости сотрудников

2. Укажите статус проекта: по плану, под угрозой или отстаёт

Найдите средство управления проектами, позволяющее информировать коллег о статусе проекта и о том, всё ли идёт по плану. Один из способов делать это — использовать систему цветового кодирования (зелёный = по плану, жёлтый = под угрозой, красный = отстаёт).

Пример. Статус проекта — по плану.

3. Добавьте краткое содержание отчёта

Краткое содержание отчёта должно состоять из 2-3 предложений. Его цель — предоставить информацию в сжатом виде тем, у кого нет времени читать весь отчёт.

Пример. Результаты исследования собраны и находятся на рассмотрении. Комитет по вовлечённости и высшее руководство разрабатывают новые инициативы по повышению заинтересованности сотрудников в своей работе.

4. Выберите две-три ключевые области или вехи, которые вы хотите осветить в своём отчёте

Рассказывайте о том, над чем вы больше всего работали с момента последнего обновления. Например, вы можете группировать работу в хронологическом порядке в календаре — что выполнено, что находится в работе, что предстоит. Работу можно разбить по неделям, месяцам или кварталам. Другим вариантом является группирование обновлений по ролям — дизайн, тексты, веб-разработка. Вехи проекта — провести исследование вовлечённости, результаты исследования, внедрение полученных результатов — это ещё один вариант группирования.

Пример. Провести исследование вовлечённости, результаты исследования, внедрение полученных результатов

5. Добавьте общий обзор каждой ключевой области

Для каждой ключевой области отчёта о статусе добавьте несколько пунктов списка, рассказывающих о ходе работ, достижениях и планирующейся работе.

Пример. Результаты исследования

70% сотрудников приняли участие в исследовании удовлетворённости

Средний показатель удовлетворённости составил 80%

Результаты рассматриваются высшим руководством, после чего комитет по вовлечённости снова соберётся для обсуждения

6. Добавьте ссылки на другие документы или ресурсы

Не нужно приводить все мелкие детали проекта, но кому-то из коллег наверняка захочется узнать больше. Предоставьте тем, кому нужна более подробная информация, ссылки на соответствующие документы или ресурсы, например, на портфель проекта.

Пример. Прикрепите ссылку на исследование удовлетворённости сотрудников

7. Уделите внимание проблемам, возникшим в процессе реализации проекта

В любом проекте могут случиться проблемы. Если вы будете держать коллег, заинтересованных в проекте, в курсе, это поможет всем придерживаться верного пути.

Пример. Высшее руководство должно изучить результаты исследования до следующего собрания комитета по вовлечённости, но это невозможно в ближайшие три недели. Это повлияет на ход работ в нашем проекте.

8. Приведите дополнительные заметки

Это может быть список дальнейших действий, благодарности коллегам, или что-то ещё.

Пример. Спасибо Саре А. за постоянные напоминания принять участие в исследования, которые она рассылала!

Шаблон для отчёта о статусе проекта

Если вы хотите сразу же воспользоваться всем, что узнали в предыдущем разделе, просто используйте этот шаблон отчёта:

Напишите здесь название отчёта. Это может быть название проекта и дата.

В проекте всё по плану, он под угрозой или отстаёт?

Добавьте короткое описание самых важных моментов вашего отчёта о статусе проекта.

Возникли ли какие-либо проблемы? Как вы собираетесь их решить?

Хотите добавить что-то ещё, чем нужно поделиться с командой?

Примеры отчётов о статусе проекта

Прочитать пошаговое руководство по написанию отчёта о статусе проекта полезно, но иногда, чтобы понять, как должен выглядеть ваш отчёт, проще всего посмотреть на конкретный пример, не правда ли? Если вы согласны, наш пример вам поможет.

Отчёт о статусе проекта

Конечно, ваш отчёт может выглядеть совсем не так, как этот. В любом случае, если вы регулярно предоставляете в своих отчётах актуальную информацию, вы делаете всё правильно.

Название отчёта: Создание электронной книги

Статус проекта: По плану

На этой неделе многое удалось сделать! Мы всё ещё на стадии разработки концепции, но на этой неделе Авери Ломакс выберет тему. Команды контента и дизайна готовы приступать к работе, как только мы дадим сигнал.

Группа планирования встретилась для обсуждения темы

У нас есть три финальные идеи, мы выберем из них одну в пятницу

Команда контента получит задание в следующий четверг

Команда контента готова начинать работу над текстом, как только мы определимся с идеей

Они собирают актуальную информацию о компании, которая будет включена в материал

Команда дизайна рассмотрела пять вариантов электронных книг, чтобы определиться со стилем

Они выберут шаблон к следующему вторнику

Джен в отпуске всю следующую неделю, направляйте все вопросы по контенту Джой

Спасибо Генри за подготовку огромного списка тем нам на выбор!

Как все знают, у нас не так много времени на подготовку электронной книги. Мы должны работать вместе, используя средство управления проектом, чтобы все были в курсе происходящего и действовали организованно. Спасибо!

Рекомендации по подготовке отчётов по статусу проектов

Теперь вы знаете, что должно быть в отчёте о статусе проекта, но, возможно, у вас остались дополнительные вопросы. Эти рекомендации помогут вам создавать полезные и эффективные отчёты о статусе вашего проекта.

Как часто нужно создавать отчёты?

Отправлять обновления статуса каждую неделю — отличный способ держать всё под контролем. Создайте для себя задачу отправлять отчёты о статусе проекта каждую неделю в определённый день или используйте платформу с повторяющимися напоминаниями. Заинтересованные в проекте коллеги будут ждать ваших обновлений, а значит, будут реже задавать о них вопросы, и ценить возможность быть в курсе дел.

Если отправлять отчёты каждую неделю, то можно обойтись без множества встреч по проекту (мы все знаем, что никто не любит ненужные совещания). Экономьте время для более важной работы.

Кто должен получать отчёты?

Это зависит от проекта и от того, кто в нём участвует. Обычно обновления статуса отправляются всем участникам проекта. Если у вас есть проектное задание, вы можете использовать список участников проекта из него.

Даже если на этой неделе отчёт о статусе не затрагивает конкретного сотрудника, всё равно лучше отправить его всем, чтобы у них было общее представление о ходе работ.

Насколько подробным должен быть отчёт?

В отчёте о статусе не следует приводить все мелкие детали. Проделанная работа говорит сама за себя, вы просто сводите эту информацию и добавляете немного цвета. Рассматривайте отчёт как заголовок в газете: в него нужно включать только самую важную информацию о проекте, затрагивающую наибольшее число участников.

Вам нужно указать, всё ли идёт по плану или проект под угрозой либо отстаёт, предоставить краткий обзор того, что выполнено и что предстоит, а также добавить ссылку на другие ресурсы для тех, кому нужно больше подробностей.

Где писать отчёт о статусе проекта?

Лучше всего писать и делиться обновлениями статуса в инструменте управления работой. Ищите платформу, которая предлагает обзоры проектов, чтобы у команды был единый источник достоверной информации обо всей работе, связанной с проектом. Тогда, вместо управления проектами с помощью электронных таблиц, вы сможете хранить всю информацию — обновления статуса, проектные задания, ключевые цели и важные вехи проекта в одном месте. Такая платформа также позволяет с лёгкостью делиться обновлениями, и все заинтересованные смогут легко найти предыдущие отчёты, не перегружая вашу почту.

Подводим итоги проекта: как кратко описать проделанную работу

Отчёты о статусах, о которых мы рассказываем, используются регулярно в процессе реализации проекта, чтобы держать всех в курсе. Но после окончания проекта полезно отправить всем итоговый отчёт. Это своего рода основные факты и выводы по вашему проекту. Такой отчёт позволяет подвести итоги проекта для заинтересованных коллег. Используйте его для официального закрытия проекта.

Это тоже общий обзор, но вместо актуальной информации вы подводите в нём итоги и рассказываете о результатах проекта. Вот несколько вопросов, на которые стоит ответить в итоговом резюме проекта:

Какие цели были у этого проекта и были ли они достигнуты?

Был ли проект завершён вовремя и в рамках выделенного бюджета (если применимо)?

Какие успешные моменты стоит выделить?

С какими проблемами мы столкнулись?

Какие уроки для следующих проектов мы можем извлечь из этого?

Помогайте всем работать по плану с помощью эффективных отчётов

Если при реализации очередного проекта вы хотите превзойти ожидания, попробуйте еженедельно предоставлять отчёты о статусе. Они позволят вам работать продуктивно, эффективно и ответственно. При этом все будут получать краткую (но интересную) информацию о происходящем. Используйте предоставленные нами ресурсы, чтобы создавать отчёты, содержащие всю необходимую информацию без лишних подробностей. Найдите решение для управления проектами (например, Asana), в котором есть функции создания и отправки отчётов о статусе. Оно позволить экономить время и работать организованно.

Источник