зачем нужна корпоративная почта
Что такое корпоративная почта и для чего она нужна?
Для чего используют корпоративную почту
Корпоративная почта — бизнес-инструмент, который помогает в ряде важных направлений Вашей деятельности. К ним относятся:
Разберем каждый из них подробнее.
Продвижение в сети интернет
Всякий раз отправляя письмо, Вы косвенно упоминаете название своей компании. Это один из ключевых элементов в построении бренда, а также маркетинговом развитии Вашего бизнеса.
Кроме этого, по ссылке, оставленной в подписи письма, возможны переходы на Ваш сайт, что в свою очередь дает возможность:
Безопасность передаваемой информации
Корпоративная почта — залог внутренней безопасности: она управляется своим администратором, а все электронные ящики принадлежат владельцу сайта. Как это работает?
Имидж компании
Дополнительным плюсом корпоративной почты является имя компании в составе названия электронных ящиков, что дает конкурентное преимущество и подчеркивает статус компании. Что это значит? Большинство клиентов и поставщиков, работающих B2B, чаще всего не обращают внимание на запросы по электронной почте от ящиков, созданных на бесплатных почтовых сервисах (@mail.ru @rambler.ru, @yandex.ru, @gmail.com) по ряду причин:
Удобство работы
Как бы странно не звучало, корпоративная почта может помочь и в организации бизнес-процессов компании. А именно:
Подробнее о внутренних рассылках можно прочитать в нашей статье здесь. При организации ее на сервисах Google и Яндекс Вы также получаете внутренний чат компании, который отлично помогает в согласовании мелких деталей. С помощью корпоративного чата:
Обратите внимание! Корпоративный чат, который предоставляют подобного рода сервисы, работает только при наличии доступа к Интернету. Если доступа нет, сотрудники не смогут вести переписку и обмениваться данными. Чтобы Вы и сотрудники компании не зависели от сети, мы предлагаем альтернативные корпоративные чаты, для работы которых не нужен Интернет.
На заметку! В настоящее время почтовые системы используют спам-фильтры под которые чаще всего попадают адреса бесплатных почтовых сервисов.
Подытоживая вышесказанное, можно с уверенностью сказать, что корпоративная почта — отличный инструмент для продвижения собственного бренда, а также оптимизации и упрощения некоторых бизнес-процессов. Кроме того, это небольшая, но все же гарантия защиты Вашей информации от сторонних лиц.
Если хотите безопасно обмениваться ценными данными, вести переписку с партнерами, привлекать новых клиентов и своевременно получать важную информацию, закажите настройку и сопровождение корпоративной почты прямо сейчас! Для получения более подробной информации об услуге свяжитесь с нами по телефону (посмотреть) или закажите бесплатную консультацию на сайте.
Особенности и преимущества корпоративной почты
Без электронной почты практически ни одно предприятие не сможет функционировать нормально. Почта используется не только для связи с клиентами – с ее помощью происходит обмен информацией с поставщиками, осуществляются коммуникации между сотрудниками и структурными подразделениями. При этом электронная почта — еще и мощный маркетинговый инструмент, поскольку используется для рекламы, информирования покупателей о распродажах и скидках. Допустимо ли обходиться одним ящиком и использовать рабочую почту в личных целях и наоборот?
Корпоративная почта
Её используют исключительно в интересах организации. От личной отличается адресом, который имеет следующий вид: пользователь@компания.домен. Корпоративная почта работает на доменном имени компании, как правило одинаковым с её сайтом.
Личная почта используется в личных целях сотрудниками и принадлежит конкретному человеку, физическому лицу. Как правило, регистрация выполняется в бесплатных сервисах.
В серьёзных организациях не допускается пересечение личного и рабочего почтовых ящиков. Для рабочей переписки рекомендовано использование только корпоративной почты, для иных целей — личной. На практике зачастую сотрудники нарушают правила по причине незнания и непонимания запрета.
Негативные стороны использования личного ящика в деловой переписке
Из-за нерадивых сотрудников, пользующихся личными адресами в рабочих целях, страдает безопасность:
Кроме того, использование личной почты в корпоративных целях может негативно влиять на имидж предприятия, его развитие и продвижение на рынке.
Преимущества
Степень защиты – в этом направлении корпоративная почта способна дать фору личным ящикам. Её не только тяжелее взломать злоумышленникам, она надёжно защищена от вирусов. При правильной настройке подделать адрес практически невозможно, мошенники не смогут использовать его для рассылки спама от имени компании.
Политика безопасности корпоративной почты защищает письма от попадания в спам. Ваша переписка будет сразу же видна получателю, поскольку владелец ящика и домена – это одно лицо.
Ещё один плюс корпоративной почты – централизованное управление ящиками. Руководитель компании, отдела или доверенное лицо могут создавать почтовые ящики в любом количестве, удалять аккаунты, администрировать пароли, контролировать переписку.
Контроль входящей и исходящей переписки
Обеспечивая своих сотрудников доступом к корпоративной почте, работодатель имеет полное право на её перлюстрацию Это необходимо для контроля за использованием рабочего инструмента, его эффективностью и безопасностью. Перлюстрация позволяет быстро обнаружить утечку информации или несанкционированное использование, в том числе в личных целях.
Доверенное лицо или сам директор компании имеют право на такую проверку и полный контроль, даже учитывая ссылку некоторых сотрудников на ст. 23 Конституции РФ. Указанная статья говорит о неприкосновенности жизни и тайне переписки.Однако, статья 23 неприменима к корпоративной почте, так как она принадлежит компании и руководитель имеет право контролировать качество служебных обязанностей и проверять корпоративную почту.
Использование рабочего ящика в качестве собственного можно расценивать как нарушение трудовых отношений. Крупные корпорации могут даже увольнять работников за такие проступки.
Подключение специализированных систем управления
Для повышения эффективности рабочего процесса системы управления CRM и ERP подключают к корпоративной почте. С их помощью можно облегчить общение с покупателем, поскольку программное обеспечение уже содержит базу данных и истории покупок. Правильно настроенная система в автоматическом режиме может напоминать о встрече, заказе, других важных событиях, связанных с конкретным клиентом. ERP-система облегчает документооборот и приводит бизнес-процессы организации к единому стандарту.
Определение корпоративной почты
Корпоративная почта — это электронная почта, используемая в интересах компании. Основное отличие от личной почты — это сам email адрес, который в домене содержит прямое указание на организацию или её отделение.
Корпоративная почта компании — эффективный инструмент для внутренних коммуникаций в коллективе и для связи с клиентами. Также почта это мощная система документооборота, которая при умелой настройке помогает развитию вашего бизнеса. А ещё бизнес-почта это дополнительный канал рекламы. Впервые получив от вас сообщение, потенциальный клиент сразу понимает, кто его отправитель.
Преимущества корпоративной почты:
Некоторые компании пользуются расширенными возможностями известных почтовых сервисов в платной версии. Эффективный вариант — это собственный сервер почты. Такой способ будет более сложным и дорогим, потребует участия технического специалиста для настройки. При этом персональный mail-сервер обеспечивает более широкие возможности и делает работу с почтой независимой от третьих лиц.
Виды почты для компании
Различные способы создания корпоративных адресов предполагают разные возможности. Основными критериями при выборе почты будут вид бизнеса, его объемы и бюджет.
Популярный вариант организации корпоративной почты это использование бесплатных сервисов — yandex.ru, gmail.com и других. Главные его преимущества — простота и отсутствие материальных расходов.
Можно выбрать любой из популярных сервисов, недостатками каждого будут:
Второй вариант — подписка на платные услуги от тех же облачных сервисов. При этом вы пользуетесь аналогичным первому способу бесплатным почтовым хостингом, но получаете дополнительный платный набор функций. Такие услуги предлагают большинство известных почтовых сервисов.
Третий вариант — это услуги хостинг-провайдеров. Этот способ востребован у предприятий, страницы сайта которых уже расположены на мощностях того или иного хостера. На площадке вашего провайдера можно разместить и поддержку email адресов компании.
Этот способ обеспечивает намного больше возможностей, чем два предыдущих и предлагает пользователям ряд дополнительных сервисов:
Четвёртый вариант — создавать корпоративную почту на собственном сервере. Это самый независимый вариант из всех, но требующий больших расходов. Этот вариант требует наличия профессионального оборудования и следующих технических возможностей:
Обеспечить все эти условия своими силами сложно, требуются немалые расходы. Однако в результате появляются преимущества и дополнительные возможности:
Чтобы настроить корпоративную систему электронной почты и поддерживать работу почтовых серверов необходимы штатные ИТ-специалисты высокой квалификации. Обычно так поступают в крупных компаниях. Но в результате работа почты осуществляется независимо, серверы обрабатывают почту согласно требованиям вашей организации.
В любом случае выбирать способ организации корпоративной почты вам. Оцените свои цели, задачи, бюджет, который вы сможете выделить на реализацию собственного почтового сервера. На основании этих данных принимайте оптимальное решение. Помните, корпоративная почта — необходимый инструмент для компании, торгового предприятия, производства, завода, который обеспечивает уверенное развитие и достижение поставленных целей.
Частые вопросы
Что такое корпоративная почта?
Это электронная почта, предоставленная сотруднику компании для выполнения своих служебных обязанностей. Работник использует её для переписки с коллегами, партнёрами, заказчиками. Почтовый домен, как правило, совпадает с названием компании, а наименование адресов регламентировано.
Личная электронная почта на общедоступных бесплатных почтовых сервисах не является корпоративной.
Для чего нужна корпоративная почта?
Почта компании необходима для однозначной идентификации отправителя адресатом — письмо, отправленное с адреса @company.ru воспринимается как официальное. Также благодаря упоминанию бренда в домене повышается его узнаваемость. Руководитель, ИТ-директор организации просто производят передачу учётных записей новым сотрудникам в случае увольнения прежних, вся переписка сохраняется.
Множество других функций доступно на собственной корпоративной почте, в отличие от личных почтовых ящиков на бесплатных сервисах. Например, архивация почтовых сообщений — теневое копирование, поддержка списков рассылки и другие.
Как зайти на корпоративную почту?
Чтобы получить доступ к своему рабочему ящику следует настроить на компьютере, смартфоне или планшете почтовый клиент (например, Microsoft Outlook), либо открыть сайт с веб-интерфейсом. В обоих случаях для авторизации потребуется ввести email полностью (с указанием домена) и пароль. Узнать перечень необходимых настроек можно у системных администраторов компании.
Иногда достаточно ввести только логин и пароль, если сервер почты поддерживает автонастройку.
Где находится корпоративная почта?
Корпоративную почту можно разместить на сервере в офисе компании или на почтовом хостинге. В первом случае необходимо самостоятельно обслуживать сервер, во втором — можно воспользоваться всеми преимуществами облака с полным управлением хостингом.
Корпоративная почта: для чего она нужна и можно ли без нее обойтись
Не так давно мне на почту пришло письмо: просят открыть доступ к базе одного моего клиента, для синхронизации с 1С. Письмо от некоего Пети с бесплатной почты mail.ru.
Понятно, что я удивился. Сначала позвонил клиенту, выяснилось, что у них действительно сейчас работает программист, и ему действительно нужна база. Заставил программиста выслать мне нормальное ТЗ с корпоративной почты. И тогда уже открыл доступ.
Этот инцидент сподвиг меня-таки написать эту статью про корпоративную почту. Потому что кажется, что всем всё вокруг понятно и очевидно, а на самом деле многие просто не задумываются о таких, как им кажется, мелочах.
Что вам дает корпоративная почта
То, что стоит после «собаки» в вашем почтовом адресе — это очень важно. И вот почему.
1. Культура делового общения. Когда ваш деловой партнер/клиент/контрагент получает от вас письмо, то первое, что он видит — это адрес вашей почты. Вы таким образом как бы представляетесь. И теперь сравните две ситуации.
а) В почте лежит письмо с адреса ivanov@sberbank.ru. Независимо от темы сообщения, вы уже видите, что вам пишет представитель Сбербанка — и, скорее всего, отнесетесь к письму серьезно.
б) В почте лежит письмо с ящика vasia@mail.ru. Если еще в теме письма написано что-то вроде «От Васи» — то это можно счесть даже некоторым хамством. Это все равно что вам звонят в офис — а вы вместо приветливого: «Здравствуйте! Компания «Ромашка», Василий» рявкнете в трубку: «Чё надо?!»
Этикет делового общения (в том числе и переписки) предполагает, что вы заботитесь об удобстве другого человека. Ему должно быть с первого взгляда понятно, кто пишет, из какой организации и по какому вопросу.
2. Поиск писем во входящих. Ситуация: полгода назад я общался с оператором связи «Мегафон». Понимаю, что надо снова связаться с ними, но не помню ни фамилии, ни адреса почты.
Что я делаю? Набираю в поиске почтовой программы «megafon» и мгновенно нахожу нужные мне пять писем. Если бы сотрудник «Мегафона» писал мне, например, с yandex.ru или mail.ru, это была бы совсем другая история.
Вот это раздражение от того, что сотрудник отнял у меня время и доставил неудобства — оно очень легко переходит на компанию в целом.
3. Дополнительная реклама сайта. Когда человек получает письмо с корпоративного ящика, то он видит после «собаки» домен сайта: например, 911@re96.ru. Велика вероятность, что он зайдет на этот сайт. Особенно если вы пишете в первый раз, и человек хочет узнать, что за компанию вы представляете — а лишний заход на сайт положительно влияет на его рейтинг в поисковых системах.
4. Имидж компании. Корпоративная почта, как и собственный сайт — признак солидности компании. И наоборот, если предприятие пользуется бесплатными почтовыми сервисами, тем же mail.ru — доверие к нему очень снижается.
Руководителю, который не придает этому значения, стоит задать себе несколько вопросов.
а) Вы уверены, что с такой почтой компания не выглядит как перекупщик и не отталкивает потенциальных клиентов?
б) Вы же понимаете, что полностью бесплатным бывает только сыр в мышеловке. Стоимость одного сервера в хорошей комплектации приближается к 2 млн рублей. Вопрос: как бесплатные почтовые сервисы окупают эти затраты? Недавно услышал интересную мысль: если вы не платите за товар или услугу, значит, вы и есть товар 🙂 Тут есть над чем подумать.
Конечно же, экономия — вещь хорошая. И платить за ненужное действительно не надо. Главное понять, где вы действительно сэкономите, а где больше потеряете. Я об этом уже писал: Как сэкономить на обслуживании компьютеров в офисе и потерять сто тысяч за три дня.
в) Когда сотрудник работает с клиентами со своей личной почты, то вы не знаете, как и о чем он с ними общается. И если он решит перейти к конкурентам — то не забудет ни об одном вашем клиенте. Он будет дальше вести с ними переписку и переманивать к себе.
Как перейти на корпоративную почту
Мне часто задают вопрос: сколько это стоит — перейти на корпоративную почту? Отвечаю: нисколько. Ноль рублей.
Если у вас есть сайт, то, скорее всего, есть уже и оплаченная почта. Почти все хостеры предоставляют это в комплекте.
Другой частый вопрос: что делать, если наши клиенты привыкли к старой почте? Как их «перевести»? Помогут следующие шаги:
1.Уведомить контрагентов. Можно, не мудрствуя лукаво, написать своим контрагентам о том, что адрес изменился. По электронной почте или другим способом: например, вложить информационное письмо в закрывающие документы.
2. Настроить два ящика: старую почту и новую. Принимаем письма и с того и с другого ящика, но сами пишем и отвечаем на письма только с нового. Со временем все привыкнут, и письма будут приходить на новый ящик.
3. Настроить автоответ в почтовой программе. Что-то вроде: «Вы написали в компанию ООО «Ромашка». К сожалению, данная почта уже не работает, убедительно просим написать на новую почту, адрес такой-то».
4. Указать на сайте новые ящики. В разделе «Контакты» создать почтовые формы для разных получателей и назвать их функционально:
Такими несложными действиями примерно за полгода можно плавно перейти к использованию новых ящиков.
Какие имена придумать для корпоративных ящиков
Учитывая, что домен ваш, то все вам доступны вообще любые имена. Тут речь идет только о том, чтобы они легко воспринимались на слух и легко запоминались.
Обычно пишут либо фамилию (если компания крупная, то еще первую букву имени), либо название должности — как правило, в сокращении. Примерно так:
В принципе, такие имена диктовать удобно. Но многие предпочитают односимвольные имена, скажем e@re96.ru — они совсем короткие, на слух воспринимаются отлично. В этом случае можно создать псевдоним почтового ящика (Alias).
Что это? Это ящик с другим именем из того же домена, который умеет только пересылать на основной адрес. Разберем пример.
Допустим, наша корпоративная почта выглядит как ivanov.ivan@re96.ru. Мы хотим создать себе дополнительное имя, более простое, чтобы диктовать его по телефону. Создаем псевдоним с именем i@re96.ru и пересылаем его на основной адрес. Таким образом, дальнейшая переписка продолжится с полного адреса ivanov.ivan@re96.ru. Очень удобно.
Этот инструмент можно использовать также в борьбе со спамом и вирусами.
Решили мы разместиться в справочниках. Чтобы не светить свой настоящий адрес, делаем для каждого справочника свой псевдоним:
В справочниках будут фигурировать псевдонимы, а письма будут приходить вам на основной ящик.
Если в какой-то момент мы видим, что на эти ящики стало приходить много спама (а спамеры часто берут адреса именно из популярных справочников) — удаляем их и создаем новые:
Такую процедуру можно проводить раз в год.
Заодно напомню: категорически нельзя размещать в открытых источниках (справочники, торговые площадки) адрес почты, который установлен на «ответственном» компьютере. То есть, таком, на котором стоит 1с, сервисы банков, интернет-отчетность и т.д.
Распознать вредоносное письмо с вирусом неискушенному человеку непросто. А придет оно как раз на адрес, размещенный в открытых источниках.
Но это уже совсем другая история, и про это я писал отдельную статью: Как не поймать вирус на ПК, даже если у вас нет антивируса.
Андрей Лодочников, директор компании «Решение»
Кому и зачем нужна корпоративная почта?
Надежность работы электронной почты является абсолютной необходимостью для любого бизнеса. Почтовые сервисы, размещенные на собственных серверах, когда-то были стандартом для многих компаний, но сегодняшние облачные решения предлагают гораздо большую масштабируемость и гибкость. Поэтому за последние несколько лет произошел резкий рост числа пользователей облачной электронной почты. Как и следовало ожидать – переход на почтовый сервис в облаке дает значительные преимущества. В этой статье рассмотрим их подробнее и расскажем, как организовать корпоративную почту.
Зачем нужна корпоративная почта
Это вполне резонный вопрос, учитывая то, что почту можно организовать бесплатно. Но даже такая, казалось бы, незначительная деталь как доменное имя ящика, может сказаться на формировании ценности вашего бренда в умах клиентов. Адрес почты ‘ivanov777@mail.ru’ маловероятно вызовет доверие у потенциальных клиентов при рассмотрении коммерческого предложения. Кроме того, в случае если злоумышленники украдут ваши учётные данные, вернуть доступ к своему почтовому ящику будет проблематично. Решением является подключение домена к почте и создание почтовых ящиков типа ‘ivanov@yourcompany.ru’
Корпоративная почта – это почтовый ящик, который размещен на домене, принадлежащем компании. В их адресах будет присутствовать доменное имя вашей компании, а не названия чужих почтовых сервисов, типа yandex и mail.
Если вы используете свой домен для почты, то сможете легко менять поставщиков почтовых услуг, изменяя настройки forwarding из панели управления доменом, сохраняя при этом адрес. Если учётные данные вашей почты попадут к злоумышленникам, вы сможете спасти ситуацию убрав forwarding, не давая им возможности получить пароли ко всем вашим сайтам через почту. Таким образом, доменная бизнес-почта может одновременно быть конкурентным преимуществом и способом обеспечения безопасности данных.
Преимущества облачной почты
Никакого обслуживания сервера
Никто, кроме самого преданного технофила, никак не заинтересован в обслуживании сервера. Это сложно, дорого, и кажется, что их нужно обновлять примерно каждую минуту или около того. Переход на облачную почту означает перенос этой части ваших ИТ расходов с переменных на фиксированные. Облачная электронная почта – отличное решение для компаний с ограниченным бюджетом на ИТ:
Отказ от «железа» позволяет техническим специалистам сконцентрироваться не на обслуживании, а на новых проектах, которые приносят дополнительную прибыль.
ИТ-специалисты не тратят время на работу с электронной почтой – все администрирование берет на себя провайдер.
Отказ от физического почтового сервера позволит существенно сэкономить на электроэнергии и вложениях в аппаратное обеспечение.
Доступ всегда и везде
Облачная почта доступна из любого места, с любого устройства. Это особенно удобно, если у вас есть удаленные сотрудники, а такая тенденция сейчас наблюдается во многих отраслях. Такой подход сделает их работу более продуктивной. Все, что нужно, это подключение к Интернету. Учетные записи электронной почты в облаке синхронизируются мгновенно и автоматически, поэтому данные доступны с нескольких устройств.
Объема памяти облачной почты хватит для отправки и хранения мультимедийных сообщений, включая видео-сообщения. А самое главное, пользователи работают с последней версией почты, и всегда имеют актуальные данные.
Простое аварийное восстановление
Если все же случится непредвиденное и ваш внутренний сервер или сеть будут скомпрометированы, то и данные электронной почты также окажутся под угрозой. Задумайтесь на минуту о каждом файле, таблице или контракте, которые находятся в архивах почты, и представьте, насколько сильно скажется на бизнесе потеря всей этой жизненно важной информации.
С электронной почтой, работающей в облаке, проблемы с аппаратным обеспечением действительно не имеют значения. Даже если компьютер не работает, можно зайти с другого устройства и снова заняться своими делами, как обычно. С облачной почтой даже в случае сбоя, все ваши материалы с легкостью восстанавливаются за счет хранения данных в нескольких ЦОДах. Таким образом, время безотказной работы в вашей организации будет больше, чем в тех организациях, которые все еще полагаются на свои локальные решения.
Данные в безопасности
При использовании облачного сервиса ваша корпоративная электронная почта будет находиться в высокозащищенном дата-центре. Это гораздо надежнее сервера внутри офиса. Облачные провайдеры выделяют гораздо больше ресурсов для защиты своих объектов, чем большинство других организаций. Поэтому переход к облачному решению – верный шаг с точки зрения защиты корпоративных данных.
Как организовать корпоративную облачную почту
Одним из лучших и проверенных временем решением является построение бизнес-почты на базе Hosted Exchange Server от Microsoft. В чем его преимущества?
Широкие возможности настройки. Бесплатная почта не предоставляет системному администратору удобных способов управления всеми ящиками. В корпоративной почте такие возможности есть – можно настраивать списки рассылок, фильтровать письма с нежелательных адресов и на нежелательные адреса, регулировать внесение изменений и удаление. Корпоративная почта является собственностью только вашей компании, поэтому только вы её контролируете. Это означает, что никто не сможет безвозвратно удалить какую-либо информацию, а уволившийся сотрудник не уйдет со всеми собранными контактами.
Дополнительный функционал. Hosted Exchange – больше, чем просто электронная почта. Это единая информационная среда для совместной работы, общие задачи, календари и контакты. Вы получите полный доступ к широким возможностям почтового клиента Microsoft Office Outlook для работы с электронной почтой. В бесплатных почтовых сервисах подобного функционала нет.
Мощный почтовый сервер без капитальных затрат. Решение Hosted Exchange можно арендовать в облаке. Это поможет избежать затрат на покупку и обслуживание собственного почтового сервера, лицензий на ПО Microsoft. Так вы сможете пользоваться всеми преимуществами корпоративно почты без больших капитальных затрат.
Корпоративная почта доступна через Интернет, данные хранятся в облаке, а контролируете их только вы. Вся информация передается по защищенному SSL соединению. Легкая миграция на сервис Hosted Exchange обеспечит быстрое развертывание и моментальное внедрение этого решения в ваши бизнес-процессы.
Если вы хотите воспользоваться всеми преимуществами облачной электронной почты, мы рекомендуем начать с малого – протестировать сервис. Так вы сможете определить, подходит ли вашей организации такое решение. После этого вы можете либо продолжить миграцию, либо Cloud4Y поможет это сделать за вас. Свяжитесь с нами по телефону +7 495 268 04 12 для получения дополнительной информации.