зачем может понадобиться копия трудовой книжки

Как заверить копию трудовой книжки в 2021 году

Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи

Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек.

ВАЖНО! Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, по его запросу работодатель обязан оформить сведения о работе сотрудника по форме СТД-Р.

Как правильно заполнить СТД-Р, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.

Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:

Если нарушение повторится, суммы возрастут:

Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу

Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.

Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.

С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):

Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.

Должность Подпись Расшифровка

Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:

Сколько действительна копия трудовой книжки

Закон срок годности копий документов не регламентирует. Однако нужно иметь в виду, что копия трудовой книжки может строго соответствовать подлиннику только на момент ее оформления. Это документ, который в любое время может быть дополнен новой записью (о переводе, например). И тогда копия уже не будет актуальной. Если к этому моменту потребность работника в копии еще не удовлетворена, придется делать новый вариант.

Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен той организацией, куда ее будут представлять. Например, банки для кредита берут копии не старше одного месяца.

Образец выписки из трудовой книжки вы найдете здесь.

Итоги

По запросу сотрудника работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки. Если работник отказался от бумажной трудовой и выбрал электронный вариант, работодатель должен выдать форму СТД-Р.

Источник

Обстоятельства, когда требуется заверенная копия трудовой книжки в 2020 году

Мне не раз приходилось запрашивать у своего работодателя копию книжки, так как она требуется во многих различных ситуациях. Этот документ по юридической силе приравнивается к самой трудовой, при условии, что он будет правильно заверен. С помощью копии легко подтвердить свое трудоустройство на текущий день, а также предоставить сведения о стаже работы и занимаемых должностях. И в этой статье я расскажу вам, для чего может потребоваться данная копия.

Законодательство

Книжка является важным документом, поэтому ее хранение строго регулируется Трудовым законодательством. Согласно ему при оформлении человека на работу, он сдает свою книжку работодателю. И она должна храниться в течение всего времени трудоустройства у него. Выдается она в последний день работы сотрудника. При необходимости работнику подтверждения стажа или трудоустройства предоставляется заверенная копия книжки.

Единственным исключением из правил является необходимость предоставления ее в Соцстрах. В этом случае работодатель обязан выдать под роспись оригинал документа. Но сотрудник обязан вернуть его не позднее 3 дней после того момента, как ему вернут книжку из Соцстраха.

Все остальные организации, независимо от их государственного или коммерческого направления, не имеют права требовать предоставления оригинала книжки, если человек официально трудоустроен.

Основные ситуации, когда она требуется

Чаще всего копия книжки требуется в следующих ситуациях:

Узнать о некоторых из этих случаев более подробно вы можете из представленного видео.

Практически все кредитные организации требуют от своих заемщиков подтверждение о наличии работы и получаемых доходах. Есть возможность получить займ и без предоставления этих сведений, однако условия в этом случае будут крайне невыгодными для заемщика. Исходя из сведений в копии книжки, банк получает следующую информацию о потенциальном клиенте:

Поэтому если вы планируете поход в банк за оформлением займа или кредита, вам обязательно потребуется заказать копию книжки. Срок ее изготовления не должен превышать 3 дней, поэтому позаботьтесь о ней заранее.

Для ПФР

В настоящее время весь стаж человека отражается в электронной базе ПФР. У каждого трудоустроенного сотрудника есть СНИЛС. Это номер, который позволяет его идентифицировать в общей базе трудоспособного населения. В данной базе сохраняется теперь вся информация о работодателях, сроках работы, стаже и произведенных выплатах. В дальнейшем на основании этих сведений происходит начисление пенсионных выплат.

Однако в базу введены не все сведения, а только за последние 15-16 лет. Поэтому в большинстве случаев, для подтверждения стажа тем, кто сейчас выходит на пенсию, требуется предоставление книжки. Но не все пенсионеры сразу увольняются с работы. По закону они имеют право работать столько, сколько будут справляться со своими обязанностями. В связи с этим для оформления первых пенсионных выплат им требуется предъявлять копию книжки.

Получение визы

Российские граждане могут въезжать без ограничений далеко не во все страны мира. И условия оформления визы в каждой стране могут быть различны. Например, для оформления Шенгена обязательным является предъявление документов, подтверждающих свое трудоустройство. Если человек нигде не работает и не имеет собственного бизнеса, который он может подтвердить документально, получить визу в страны Евросоюза практически невозможно.

Принимающая страна должны убедиться, что вас удерживают обязательства в своей стране, и вы не задержитесь нелегально за рубежом.

Ранее копия книжки требовалась и при получении загранпаспорта. Но сейчас в ней нет необходимости. Если при оформлении загранника с вас будут требовать предъявление копии, знайте, что это незаконно.

Требования к копии

Помните, что вы не можете самостоятельно сделать копию своей книжки, так как она должна быть правильно заверена. Порядок оформления будет следующий:

Также должна стоять печать предприятия, сотрудник которого заверил данный документ. При отсутствии печати у организации, должна стоять подпись «Верить без печати».

Каждый работодатель обязан знать данные правила заполнения. Однако на практике нередко допускаются ошибки и неточности. Чтобы их избежать каждый сотрудник также должен знать порядок заверения копии.

Источник

Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

Без заявления — никаких документов

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.

Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу

Частые ошибки

Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?

Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки

Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.

Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.

Сколько действует копия

На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.

Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.

Источник

Для чего и кому может понадобиться копия трудовой книжки

Трудовая книжка – это один из важнейших документов, необходимых для устройства на работу. В ней фиксируется история трудовой деятельности человека, которая представляет немалый интерес для работодателя. На каждом новом месте работы в трудовой книжке делают записи. В них фиксируются названия предприятий, занимаемые должности и другая важная информация. Многие задаются вопросом: для чего нужна копия трудовой книжки и почему нельзя воспользоваться оригиналом.

Трудовую книжку можно считать вторым по степени важности документом после паспорта. Ее утеря может привести к неприятным последствиям, поскольку восстановить в ней все записи практически невозможно. Особенно это актуально для тех, кто сменил несколько мест работы, ведь обойти всех своих бывших работодателей и добиться от них восстановления записей будет очень сложно. Наличие копии утерянной книжки значительно упростит ситуацию, ведь с ее помощью можно будет восстановить утраченную информацию.

Трудовая книжка, как правило, после приема соискателя на работу отправляется в отдел кадров и хранится там до увольнения. Благодаря этому риск утери значительно снижается. Сотрудник не имеет права получить на руки свою трудовую до тех пор, пока он работает на данном предприятии. Но он всегда может рассчитывать на предоставление копии, если возникнет такая необходимость. Обычно копирование осуществляется с помощью ксерокса, реже – сканера и принтера.

Куда нужна копия трудовой книжки?

Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.

Копия обязательно должна быть качественной. Если на какой-либо ее странице будет плохо видно какое-то слово, печать или подпись, то лучше переделать заново.

Каждая страница должна быть помечена надписью «копия верна». Рядом ставится подпись, подтверждающая достоверность информации. Это не обязательно должна быть подпись руководителя предприятия. Вместо него может расписаться, например, начальник отдела кадров. Рядом с автографом должна быть написана расшифровка должности и фамилии.

Страницы копии желательно пронумеровать. Круглая печать предприятия подтверждает достоверность предоставляемой информации. Ее лучше всего поставить рядом с подписью (или прямо на ней).

Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.

Организации, куда предоставляется копия трудовой книжки чаще всего

Наиболее часто информация из трудовой книжки используется для получения банковских кредитов, так что рекомендуется указывать именно такую причину. Для оформления загранпаспорта копия этого документа по новым правилам уже не требуется. Если вы хотите устроиться на дополнительную работу, то об этом благоразумнее будет промолчать во избежание недоразумений.

Предприятия и организации готовы предоставить своим сотрудникам копии трудовой даже без указания причины. Тем более, что сам процесс создания и правильного оформления копий не слишком трудоемкий. По закону копия должна быть предоставлена не позднее трех дней с момента подачи заявления.

Если вы не знаете, куда требуется копия трудовой книжки, вы можете сделать ее заранее «на всякий случай», даже если в текущий период она вам и не нужна. В современном ритме жизни никогда не знаешь, что тебе может понадобиться в ближайшие дни.

Многие люди уже взяли за правило всегда иметь при себе ксерокопию паспорта и многих других важных документов. Так почему бы не обзавестись и копией трудовой? Этот документ является наглядным доказательством вашей занятости, в нем указана полная история всей вашей трудовой деятельности. Это может оказаться полезным в различных ситуациях: от оформления срочного кредита до устройства на дополнительную работу.

Источник

Как оформить загранпаспорт

Со скидкой и без посредников

Этот материал обновлен 05.07.2021

Есть всего 4 государства, куда гражданин России может отправиться без загранпаспорта.

Расскажу, как я оформила загранпаспорта себе, мужу и ребенку.

Матчасть

Оформить загранпаспорт можно двумя способами: в отделениях многофункциональных центров или на сайте госуслуг.

В обоих случаях понадобятся 2 фотографии 35 × 45 мм и данные из трудовой книжки: в анкете спросят о вашей занятости за последние 10 лет.

Получить загранпаспорт сможете здесь же в среднем через 3 недели. Вам пришлют смс или позвонят, когда он будет готов.

На сайте госуслуг. Заполняете анкету и отправляете фотографию из дома в удобное время, оплачиваете госпошлину на сайте со скидкой 30%. После того как анкету проверят, вас пригласят в отделение МВД, чтобы сверить оригиналы документов и сфотографироваться.

Я оформляла документы на сайте госуслуг, потому что такой вариант экономит время и деньги.

Сколько стоит загранпаспорт

Зарегистрируйтесь на сайте госуслуг и войдите в личный кабинет. В поисковой строке наберите «загранпаспорт» и выберите услугу «Получение загранпаспорта гражданина РФ». Появится сравнительная таблица со стоимостью госпошлины за паспорта нового и старого образца.

Себе и мужу я оформляла биометрические паспорта нового образца, потому что они прослужат 10 лет. Но если в ближайшие пять лет вы планируете выйти замуж и сменить фамилию или оформляете документ новорожденному ребенку, выгоднее сделать загранпаспорт старого образца — на 5 лет.

Выберите возраст получателя загранпаспорта: до 14 лет, от 14 до 18 лет или от 18 лет.

Еще могут попросить принести старый загранпаспорт. Если у паспорта заканчивается срок действия, его сделают недействительным: поставят в нем штамп «Аннулировано» или вырежут часть страницы с номером.

госпошлина на сайте госуслуг за загранпаспорт нового образца для взрослых. В МФЦ госпошлина больше — 5000 Р

Отметьте пункт «Электронная услуга» и нажмите кнопку «Получить услугу». Это значит, что заполнять заявление вы будете на сайте, не посещая подразделение МВД.

Заявление на получение загранпаспорта на сайте госуслуг разбито на несколько частей. Некоторые из них будут заполнены автоматически исходя из данных, которые вы указывали при регистрации. Это ваши ФИО, дата рождения, данные паспорта, номер телефона, адрес электронной почты и прописка. Их стоит перепроверить.

Кому оформляете. Выберите, для кого вы оформляете паспорт: для себя, детям или недееспособному лицу, если вы его законный представитель.

Где хотите получить загранпаспорт. Есть несколько вариантов получения документа:

Фотография нужна только для анкеты. Фотографироваться на загранпаспорт вы будете в МВД, когда вас пригласят на подачу оригиналов документов. К анкете можете приложить любую свою фотографию: цветную или черно-белую на нейтральном фоне. Главное, чтобы она соответствовала требованиям:

К фото ребенка требования те же. Ребенок в кадре должен быть один, без посторонних предметов.

Деятельность за последние 10 лет. Для заполнения этого пункта потребуется больше всего времени, здесь пригодятся данные трудовой книжки. Лучше заранее попросить на работе копию. Если ваша трудовая книжка ведется в электронном виде, то сведения оттуда доступны на сайте Пенсионного фонда или на госуслугах.

В анкете не допускаются «пропуски» времени. Если не работали хотя бы месяц — оформите этот период отдельно: в поле «Место работы» укажите «Не работал(а)» и напишите адрес регистрации на тот момент.

Кроме работы нужно заполнять периоды учебы, если за последние 10 лет где-то учились: укажите наименование учебного заведения, его адрес и должность «студент».

По поводу достоверности этих сведений: МВД в первую очередь интересует, не было ли у вас допуска к секретной информации и запрета на выезд за границу. А если запрет был, то снят ли он. Заполняя данные о работе, мы помогаем МВД убедиться, что нас можно выпускать за границу. Если какие-то сведения будут не совсем точными, что-то окажется пропущено или если где-то вы работали не как сотрудник, а как подрядчик — ничего страшного, указывайте. Математической точности там не требуется.

Смена ФИО. Если с момента рождения вы меняли фамилию, имя или отчество, нужно указать прежние и дату и место их изменения.

Наличие действующих загранпаспортов. С 15 декабря 2015 года гражданам РФ разрешается иметь два загранпаспорта одновременно. Если это ваш случай, укажите данные действующего паспорта.

Дополнительная информация. Некоторым категориям граждан выезд за границу запрещен или ограничен. Это люди с доступом к гостайне, подозреваемые или обвиняемые в преступлениях, осужденные, банкроты, лица, не исполняющие решения судов.

В самом конце вам предложат выбрать отделение МВД, где будете получать загранпаспорт.

После заполнения анкеты нажмите кнопку «Отправить». Если какие-то пункты окажутся незаполненными или заполненными неверно, система вас предупредит. После этого заявление отправится на проверку.

Заявления проверяют сотрудники МВД, обычно это занимает не больше двух рабочих дней. Если обнаружится ошибка, вам отправят электронное письмо с указанием, что именно нужно исправить. Установите мобильное приложение госуслуг, чтобы получать оповещения на смартфон.

Если с анкетой все в порядке, вы получите электронное письмо со ссылкой на страницу уплаты госпошлины. Укажите данные банковской карты, с нее спишется сумма со скидкой 30%.

скидка на госпошлины, если оформлять на сайте госуслуг

Квитанция об оплате придет на почту. В сообщении указано, что распечатывать и приносить эту квитанцию необязательно. Но мне кажется, что лучше перестраховаться и взять квитанцию с собой.

После того как вы уплатили госпошлину, на почту придет письмо с приглашением посетить отделение МВД. Я получила такое письмо спустя 10 дней после заполнения анкеты. У мужа, который подавал заявление не по месту прописки, ожидание заняло 53 дня.

Вам предложат конкретный день и время — например, с 16:30 до 17:00. Такой же интервал будет назначен еще нескольким людям, проходить будете в порядке живой очереди. Если в это время прийти не получится, можно отправить сообщение через госуслуги и попросить перенести прием на более удобное время. Я пришла за полчаса до назначенного времени, была в очереди первой и поэтому прошла ровно в 16:30. В кабинете провела около 15 минут. Если в течение 6 месяцев не принести документы, оформление придется начинать сначала.

В письме будет указан список документов, которые нужно принести. Фотография не нужна: сотрудник сфотографирует вас самостоятельно. Даже если вы оформляете загранпаспорт новорожденному ребенку, вам помогут сделать снимок.

Мы с ребенком получали паспорта в августе. Сотрудники Единого центра подсказали, что летом и в конце весны — самые большие очереди. Поэтому лучше приходить с октября по март.

Кратко: как оформить загранпаспорт

Я как раз посредник) Но несмотря на обилие подобных статей в интернете, клиенты все равно обращаются за помощью.
Плюс мы можем ускорить оформление загранпаспорта и сделать за несколько дней вместо 1 месяца. Но ускоряем только загранпаспорт старого образца, так как биометрические печатают в Москве, а это время на пересылку до нашего региона.

Дополню статью несколькими нюансами:
1. К анкете на госуслугах можно прикрепить фото, сделанное на свой телефон возле однотонной стены. Только пропорции старайтесь соблюдать. Я фотографирую клиентов на фоне желтоватой стены. Эта фотография ни на что не влияет. Только иногда надо уметь пользоваться графическими редакторами, чтобы файл соответствовал по параметру dpi. В интернете полно инструкций как это сделать. Многие на этом спотыкаются и идут к нам 🙂

2. Копии трудовой книжки не нужны, как уже отметили в комментариях. Вообще это вольный пересказ о своей занятости за последние 10 лет. Некоторые клиенты вообще указывали, что нигде не учились и не работали за последние 10 лет. Дома сидели) И проверка проходила. Но некоторых этот нюанс чуть задерживал на проверке. Но никаких штрафов за такое вранье не было, заграны получали. Но делать так не советую. Заполнить таблицу несложно. Некоторым клиентам, которые часто официально меняли работу, пропускал некоторые места работы, чтобы быстрее анкету заполнить. Тоже никаких проблем.

4. Исполнительные производства у судебных приставов на выдачу загранов не влияют. Запреты от приставов проверяют уже непосредственно при переходе границы, а получить загран сможете.

5. Некоторые родители ламинируют Свидетельство о рождении ребенка, чтобы оно не попортилось случайно. Делать это нельзя, так как ФМС должны поставить на свидетельство печать о выдаче заграна. Из-за этого людям приходится срочно получать новое свидетельство о рождении.

6. Если вы поменяли фамилию, то загран можно не менять, а дождаться истечения срока. И ездить в другие страны под старой фамилией 🙂 Закон обязывает сразу менять, но многие девушки катаются так.

7. У парней от 18 до 27 лет требуют предоставлять военник или справку из военкомата. У уклонистов есть только один вариант получить загран: разгильдяйство военкоматов или помощь посредников. Например, ФМС пишет запрос в военкомат, а оттуда не приходит ответ. Спустя месяц (если подаете в своем регионе и военкомат указываете свой) или три месяца (чужой регион или указали военкомат чужого региона) ФМС выдает загран, указав, что запрос в военкомат был, но ответ не пришел.

Вроде обо всем рассказал) если что еще дополню.

Источник