зачем кадровику получать эцп
Электронная подпись для кадровых документов
Отдел кадров может вести документооборот с сотрудниками компании в цифровом формате, но для этого требуется электронная подпись.
Какие кадровые документы можно вести в электронном виде
Закон разрешает вести электронные трудовые книжки ( закон №436‑ФЗ от 16.12.19 ) и электронные листки нетрудоспособности ( закон №86‑ФЗ от 01.05.17 ). Договоры и другие документы с дистанционными сотрудниками ( ст. 312.2 Трудовой кодекс РФ ) или сотрудниками, оформленными по соглашению гражданско‑правового характера ( п.2. ст.160 ГК РФ ), тоже могут быть в электронном виде.
По другим кадровым документам четких указаний нет. Однако по закону «Об электронной подписи» №63‑ФЗ документы с ЭП имеют силу бумажных, а значит, вы можете перевести кадровое делопроизводство в электронный формат практически полностью.
Какая подпись нужна для кадровика
Тому, кто отвечает за кадровый учет персонала в компании (начальник отдела кадров, руководитель HR‑отдела, главный бухгалтер), нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Только с ней можно заключать договоры, отправлять сведения по электронным больничным в ФСС и сдавать кадровую отчетность в ПФР и Росстат.
Какая подпись нужна для сотрудника
Сотрудники, в зависимости от типа документа, могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись.
Внутренние документы – приказы, служебки, инструкции, заявления, – можно оформлять с помощью неквалифицированной электронной подписи (НЭП). Ее компания может выдавать сама через корпоративный удостоверяющий центр. Чтобы подпись работника была действительной, требуется заключить с ним соглашение на бумаге (п.2, ст.6 63‑ФЗ).
Квалифицированная подпись более надежная. С ней не требуется заключать никаких дополнительных соглашений, сотрудник может использовать ее для ЭДО в кадровых процессах и для подписи внешних документов, например, от партнеров. Дистанционные сотрудники оформляют трудовой договор, приказ о приеме и увольнении и другие документы электронного кадрового документооборота только с КЭП.
Можно ли работать без электронной подписи
Нет. Даже если вы ведете кадры по старинке на бумаге, кадровику все равно потребуется ЭЦП для сдачи отчетности, например, СЗВ‑ТД.
Для чего еще использовать электронную подпись
Кроме кадровых документов можно использовать квалифицированную электронно‑цифровую подпись для:
Сроки изготовления электронной подписи
Изготовление подписи в удостоверяющем центре «Тензор» занимает от 15 минут.
Где получить ЭЦП
Переход на кадровый ЭДО: документы, подписи и решения для бизнеса
Эксперимент по кадровому электронному документообороту выходит на финальную стадию. Одновременно в разработке находятся несколько законопроектов, затрагивающих взаимодействие работодателей с удаленными сотрудниками.
Как развивается кадровый ЭДО
В 2011 году был принят Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который, по сути, стал отправной точкой для активного развития электронного документооборота (ЭДО).
В 2013 году в Трудовом кодексе появились ст. 312.1 и ст. 312.2 о дистанционных сотрудниках, которые дали законные основания для обмена кадровыми документами в электронном формате.
В 2015 году прояснилась ситуация по архивному делу, и сейчас в электронном документе можно ставить отметку об электронной подписи.
Пик активности, связанной с электронным документооборотом, пришелся на 2017-2018 годы, когда при Минтруде была создана рабочая группа и инициирован запуск пилотного проекта по электронной проверке кадровых документов.
В 2018 году стартовал эксперимент Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид. Он длился год, задача заключалась в том, чтобы определить, какие поправки нужно внести в Трудовой кодекс. В нем участвовали крупные компании: ПАО «Сбербанк России», ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг».
В 2019 году впервые встал вопрос об электронном формате трудовой книжки ( Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ ). В связи с этим появился законопроект № 967986-7 о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора.
Что дает участие в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО
Зачем бизнесу кадровый ЭДО
Переход на кадровый ЭДО — важный этап в жизни компании, который затрагивает все уровни специалистов, и, соответственно, для каждого уровня есть свои преимущества.
Руководители обычно заинтересованы в экономии бюджета на определенные процессы, а кадровый ЭДО как раз предполагает разгрузку специалиста по кадрам.
Кадровый ЭДО положительно влияет на репутацию работодателя на рынке труда — снижается вероятность штрафов и репутационных рисков. Важен и факт того, что компания участвует в инновационном проекте.
Эйчарам гораздо легче доказать факт передачи электронного документа в случае возникновения трудовых споров. Кроме того, им проще делать массовую рассылку таких документов.
Благодаря ЭДО ускоряется передача документов в бухгалтерию. А для самих сотрудников важно то, что электронные документы можно удобно подписывать (особенно когда ты находишься на удаленке) и легко находить — в отличие от бумажных они не теряются.
Какие документы станут электронными
На практике компании имеют дело более чем с 80 видами разных кадровых документов. Но в целом все они делятся на два вида:
Безопасно отправлять в электронном виде можно такие документы, как заявления, приказы, графики отпусков, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и многие другие.
Юристы считают, что есть три типа документов, в отношении которых каждая компания самостоятельно принимает решения, в каком формате с ними работать:
Какая подпись нужна для работы с электронными документами
Для подписания электронных документов нужна электронная подпись. Но проблема заключается в том, что она бывает трех видов:
УКЭП в свою очередь делится на два вида:
Как получить электронную подпись в Контуре
Получить электронную подпись можно разными способами. Выпуск сертификата осуществляется в офисах СКБ Контура. Также её могут доставить курьеры Тинькофф Банка.
Электронная подпись в кадровых документах
Предполагается, что электронный кадровый документооборот будет применяться уже в конце этого года, соответствующие поправки будут внесены в Трудовой кодекс РФ. Но на сегодняшний день применение электронной подписи в кадровых документах весьма ограничено.
Переход на кадровый ЭДО
Общий запрос на цифровизацию возникает во многих сферах, например, электронные документы стали частью бухгалтерской и налоговой документации. Сейчас планируется перевод на электронный формат и кадровых документов.
Можно выделить следующие этапы, предпринятые законодателем в целях введения электронного кадрового документооборота (далее – ЭДО).
1. Предусмотрена возможность заключения трудовых договоров с дистанционными работниками в электронном виде. Так, в 2013 году в Трудовой кодекс РФ была введена норма о праве работодателя заключать трудовой договор о дистанционной работе путём обмена электронными документами (ст. 312.2 ТК РФ).
2. В 2020 году введены так называемые электронные трудовые книжки.
3. Проводится эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота. С этой целью Трудовой кодекс РФ планируется дополнить соответствующими положениями.
Предполагается, что уже в ноябре 2021 года в ТК РФ появится новая статья 22.1, которая будет определять порядок электронного документооборота в сфере трудовых отношений.
Можно ли сейчас кадровые документы подписывать электронной подписью
В настоящее время возможность применения электронного кадрового документооборота весьма ограничена.
Фактически полноценно использовать электронные документы и подписывать их электронной подписью (далее также – ЭП) возможно только во взаимоотношениях с дистанционными работниками. С этой категорией сотрудников можно использовать электронную подпись при заключении трудового договора, дополнительного соглашения, договора о материальной ответственности, соглашения о расторжении трудового договора и ряда других документов.
Обратите внимание, работодатель при подписании этих документов должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), работник – УКЭП или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).
Но дистанционные работники – это особая категория сотрудников, для которых предусмотрены специальные нормы регулирования отношений (глава 49.1 ТК РФ). На остальных работников данные правила не распространяются.
Для всех остальных категорий работников действуют общие правила, установленные Трудовым кодексом. При этом следует отметить, что ТК РФ в отношении большинства документов предусматривает письменную форму или необходимость ознакомления работника с документом под подпись. Перечень норм ТК РФ, которые предусматривают именно такой способ подписания документов, сделал Минтруд России в письме от 06.03.2020 № 14-2/ООГ-1773. Это трудовой договор, различные соглашения, заявления, уведомления и т.д.)
При этом Минтруд в своём письме обращает внимание, что в настоящее время электронный документооборот не предусматривается. В то же время представители ведомства указывают, что для обеспечения юридической значимости документов, заявление работник, в частности, должен подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.
В качестве рекомендации на сегодняшний день можно дать следующий совет. Не стоит торопиться с переводом значимых кадровых документов в электронный формат, необходимо дождаться введения в действие новой статьи 22.1 ТК РФ, которая определит правила электронного документооборота.
Вместе с тем, если ТК РФ не предусматривает составление документа в письменной форме или не требует необходимости ознакомления работника с документом под подпись, можно использовать электронную форму документа и электронную подпись.
Итоги эксперимента по введению ЭДО
К ноябрю 2021 года должен завершиться эксперимент, проводимый Минтрудом России в соответствии с положениями Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». В ходе данного эксперимента среди его участников проводится апробация использования электронного формата кадровых документов. Изначально планировалось завершить эксперимент к 31 марта 2021 года, но впоследствии срок был продлён до 15 ноября 2021 года. К этому моменту уже планируется вступление в силу Федерального закона, который внесёт дополнения в Трудовой кодекс РФ. К настоящему моменту законопроект № 1162885-7 о внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений) рассмотрен Госдумой в первом чтении.
Следует отметить, что новые правила будут действовать как раз в отношении тех документов, которые сейчас создаются на бумажном носителе: трудовые договоры, допсоглашения, договоры о материальной ответственности, приказы, с которыми работника надо знакомить под подпись и т. д.
Работодателю на выбор будет предложено два варианта организации работы с электронными документами:
1. С использованием единой цифровой платформы «Работа в России». Каждый работодатель будет создавать свой личный кабинет, в котором и будут создаваться кадровые документы.
2. С использованием собственной информационной системы. Её работодателю потребуется разработать самостоятельно.
В зависимости от того, какой вариант выберет компания и будут определяться требования к использованию электронной подписи.
От выбора организацией одного из этих вариантов, будет зависеть вид используемой электронной подписи. Первый вариант предполагает наличие УКЭП или УНЭП у работодателя. Работник же сможет использовать простую электронную подпись.
Второй вариант – собственная система, потребует от работодателя использования УКЭП. Работник сможет подписывать документы УКЭП или УНЭП. Причём данный вид подписи работник будет использовать при подписании значимых документов: трудового договора, заявления на увольнение, согласия на перевод и ещё ряда документов, прямо названных в будущей ст. 22.1 ТК РФ. Остальные документы, если не будет предусмотрено иное, работник сможет подписывать простой электронной подписью.
Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям
Власти планируют со временем перевести кадровый документооборот компаний и предпринимателей в электронную форму. Для этого запущен эксперимент, в котором могут принять добровольное участие работодатели, сотрудники и кандидаты на трудоустройство. Главные принципы перехода на электронные кадровые документы закреплены в Федеральном законе от 24.04.20 № 122-ФЗ. Детали Минтруд должен разработать и утвердить специальным положением. Для перехода среди прочего будет использоваться сервис «Работа в России».
Цель эксперимента
Каждый работодатель обязан оформлять кадровые документы: приказы о приеме и увольнении, трудовые договоры и проч. Закон требует, чтобы они были составлены на бумажном носителе. А с некоторыми необходимо ознакомить работника в письменной форме под роспись (например, с извещением о начале отпуска).
СПРАВКА. Исключение составляют трудовые книжки. Уже в 2020 году работодатели вправе заменить их электронными сведениями о трудовой деятельности (при наличии заявления от работника). А с января 2021 года на граждан, трудоустроенных впервые, «бумажные» трудовые книжки вовсе перестанут заводить (см. « Электронные трудовые книжки: что работодатели должны сделать в 2020 году »).
По замыслу властей компании и предприниматели со временем должны отказаться от любых бумажных кадровых документов и перейти на электронные. Переход уже стартует, но пока в рамках эксперимента. Суть его в следующем. Работодателям, сотрудникам и лицам, которые устраиваются на работу, предложат использовать кадровую документацию в электронном виде без дублирования на бумаге.
ВНИМАНИЕ. Участие в эксперименте добровольное. Если организация или ИП предпочтет от него отказаться, никаких санкций не последует. То же относится к сотрудникам и претендентам на вакантные должности.
Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года включительно. Если он себя оправдает, будут разработаны поправки в ТК РФ, которые сделают переход на электронные кадровые документы повсеместным.
Кто может участвовать в эксперименте
Для работодателей ограничений нет — присоединиться к эксперименту вправе любая организация или предприниматель.
В отношении сотрудников существует два ограничения.
Как создавать и подписывать электронные кадровые документы
Работодатель, присоединившийся к эксперименту, должен внедрить у себя информационную систему (ИС) для создания, хранения и использования электронной кадровой документации. Возможен и другой вариант — адаптировать ИС, которая уже установлена на предприятии. Плюс к этому желательно обеспечить взаимодействие с системой «Работа в России».
СПРАВКА. Информационно-аналитическая система Общероссийская база вакансий « Работа в России » — это, по сути, государственное кадровое агентство. Его услуги бесплатны для соискателей и работодателей. Каждый работодатель, сотрудник и соискатель может открыть в этой базе личный кабинет через портал госуслуг.
Работодатели размещают в своих личных кабинетах информацию о грядущей ликвидации организации, о сокращении штата и иные сведения о занятости (п. 3.1 ст. 25 Закона РФ от 19.04.91 № 1032-1; постановление Правительства РФ от 12.04.20 № 486). Однако штрафы за отказ от размещения этой информации в настоящее время не предусмотрены.
Далее компании или ИП нужно утвердить перечень видов кадровых документов, которые будут составляться в электронном виде. Закон № 122-ФЗ установил только одно ограничение — в данный список нельзя включить трудовые книжки.
Оформлять документы, указанные в перечне, и вносить в них изменения следует при помощи собственной информационной системы работодателя, либо базы «Работа в России». Заверять их надо электронными подписями (см. табл.).
ВАЖНО. Все расходы по получению и использованию электронной подписи сотрудника несет работодатель. Отсутствие у человека ЭП не может стать причиной для отказа в трудоустройстве.
Как подписывать электронные кадровые документы
Кадровый документ
Какие подписи используется, если документ создан или изменен при помощи:
собственной ИС работодателя
базы «Работа в России»
Две усиленные квалифицированные ЭП: работодателя и сотрудника. Работник вправе использовать усиленную неквалифицированную ЭП.
Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;
простая ЭП сотрудника (ее ключ можно получить на портале «Работа в России»).
Договор о материальной ответственности
Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
Прочие кадровые документы
Усиленная квалифицированная ЭП работодателя. Какую подпись должен поставить сотрудник при ознакомлении, в законе № 122-ФЗ не сказано. Возможно, этот момент прояснит Минтруд в положении (оно будет принято позже).
Сколько хранить документы и как представлять для проверки
Срок хранения электронных кадровых документов такой же, как и для «бумажных» экземпляров (подробнее о сроках см. « Утверждены правила хранения бухгалтерских и кадровых документов »).
Предъявить при проверке документы, составленные в рамках эксперимента, можно одним из двух способов: в электронном виде (подписав усиленной КЭП) или в виде бумажной копии с собственноручной подписью.
Что надо сделать работодателю до начала эксперимента
Кроме создания или адаптации собственной ИС, подключения к базе «Работа в России» и утверждения перечня видов документов, необходимо совершить и другие действия:
Участие работников и соискателей
Сотрудники и кандидаты на вакантную должность вправе присоединиться к эксперименту или отказаться от него. В последнем случае организация или ИП не может уволить работника, либо использовать отказ как причину не принять соискателя в штат.
Работник, который согласился на участие в эксперименте, может в любой момент передумать, письменно уведомив об этом работодателя не позднее чем за две недели.
Если сотруднику нужен какой-либо кадровый документ, составленный в электронном виде, его можно запросить у работодателя. Для этого следует подать заявление и сообщить способ передачи документа: в электронном виде (подписанный КЭП работодателя), в виде заверенной бумажной копии или через личный кабинет работника на портале «Работа в России». Компания или предприниматель обязаны безвозмездно предоставить запрошенные документы в течение трех рабочих дней. Аналогичным образом при увольнении передается копия приказа о расторжении трудового договора.
Электронная подпись для уполномоченного сотрудника
Уполномоченный сотрудник — должностное лицо в организации, которое имеет право подписывать документы от лица компании. Таким правом его наделяет руководитель организации. Чтобы подписывать электронные документы, сотруднику нужно оформить электронную подпись на свое имя.
Какая ЭП нужна сотруднику
Электронная подпись (ЭП или ЭЦП) — аналог собственноручной подписи на бумаге, с помощью которого можно подписывать электронные документы.
Чтобы подписывать документы организации, работнику нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Такую ЭП используют, чтобы сдавать отчетность, вести электронный документооборот с контрагентами, участвовать в торгах, работать с госпорталами. КЭП определяет личность автора, проверяет целостность файла и наделяет его юридической силой без дополнительных соглашений. КЭП, а точнее ее сертификат, выдают аккредитованные Минцифрой России удостоверяющие центры (УЦ).
Каждому уполномоченному сотруднику нужен свой сертификат КЭП. Например, собственный сертификат должен быть у бухгалтера, у специалиста по торгам, заместителя директора.
Использование КЭП руководителя
Некоторые работники используют КЭП руководителя, когда подписывают документы организации, но такое использование может привести к неблагоприятным последствиям для руководителя и компании. Разберемся, почему.
Закон прямо не запрещает работнику пользоваться КЭП руководителя с его согласия. Но тогда руководитель, который сам разрешил подписывать файлы от его имени, лично несет ответственность за возможные последствия. Работник может злоупотребить полномочиями — подписать документы самовольно. Тогда доказать, что подпись поставил не владелец, а другой человек, почти невозможно. Поэтому для руководителя безопаснее наделить работника полномочиями подписывать определенные документы и выпустить ему КЭП на уполномоченного сотрудника.
Передача ЭП другому лицу
Владелец не должен передавать КЭП третьему лицу, например, коллеге, даже на основании распоряжения или акта приема-передачи. Такой процесс не обеспечивает конфиденциальность ключей КЭП и создает ложное ощущение безопасности, потому что сертификат электронной подписи содержит информацию о юрлице, а также ФИО и СНИЛС владельца подписи: руководителя или уполномоченного сотрудника — на основании учредительных документов и доверенности.
Например, КЭП юрлица можно сравнить с печатью и подписью директора на бумаге. Если кроме директора кто-то еще сможет расписываться на документах от его имени, то в случае разбирательств нельзя будет установить, кто именно поставил подпись, а директор не сможет доказать, что он не подписывал конкретную бумагу.
Как и где получить КЭП сотруднику
С 1 января 2022 года изменятся правила получения ЭП уполномоченными сотрудниками в соответствии с поправками к 63-ФЗ «Об электронной подписи».
До 2022 года сотрудник может получить сертификат в аккредитованном УЦ. Такой сертификат содержит сведения об организации и данные о работнике — его ФИО, СНИЛС и должность на основании доверенности, подписанной руководителем.
После 1 января 2022 года уполномоченные сотрудники будут получать сертификаты в тех же аккредитованных УЦ, что и раньше. Изменится сама подпись — это будет КЭП физлица, которую работники смогут использовать как в рабочих, так и в личных целях. В таком сертификате КЭП будут указаны только ФИО работника и не будет данных о компании, в которой он работает. Чтобы подписывать файлы организации, работнику придется использовать ЭП вместе с машиночитаемой доверенностью. Нормативные документы, которые устанавливают правила использования таких доверенностей, находятся на стадии проектов и еще не утверждены.
Если на 1 января 2022 года у работника будет действующая ЭП, выданная по старым правилам, то он может ее использовать до окончания срока действия.
Подробнее о поправках к 63-ФЗ «Об электронной подписи» можно прочитать в этой статье.