Впр гпр индекс что это такое

Чем ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ лучше ВПР в Excel

Ранее мы уже объясняли новичкам, как использовать базовые функции ВПР (англ. VLOOKUP, аббревиатура расшифровывается как “функция вертикального просмотра”). А опытным пользователям показали несколько формул посложнее.

А в этой статье мы постараемся дать информацию про другой метод работы с вертикальным поиском.

У Вас может возникнуть вопрос: «Зачем это нужно?». А нужно это для того, чтобы показать все возможные способы поиска. К тому же, многочисленные ограничения ВПР часто мешают получить нужный результат. В этом отношении ИНДЕКС( ) ПОИСКПОЗ( ) гораздо функциональнее и разнообразнее, а также в них меньшее количество ограничений.

Основы ИНДЕКС ПОИСКПОЗ

Так как цель этого руководства — показать, чем хороша эта функция, мы рассмотрим базовую информацию касательно принципов её работы. И покажем примеры, а также рассмотрим почему, она лучше ВПР().

Функция ИНДЕКС: синтаксис и применение

Эта функция помогает в поиске требуемого значения среди указанных областей поиска, основываясь на номере колонки или строки. Синтаксисы:

=ИНДЕКС(массив, номер строки, номер столбца):

Пример простой формулы:

Функция будет производить поиск в диапазоне от А1 до С10. Цифры показывают, из какой строки (2) и колонки (3) показать искомое значение. Результатом будет ячейка С2.

Довольно просто, верно? Но когда вы работаете с настоящими документами, вы вряд ли будете располагать информацией касательно номеров колонок или ячеек. Именно для этого и существует функция ПОИСКПОЗ().

Функция ПОИСКПОЗ: синтаксис и использование

Функция ПОИСКПОЗ() ищет нужное значение и показывает его примерный номер в указанной области поиска.

Синтаксис Поискпоз() выглядит так:

=ПОИСКПОЗ(искомое значение, просматриваемый массив, тип сопоставления)

Например, в диапазоне В1:В3 прописаны Нью-Йорк, Париж, Лондон. Указанная ниже формула покажет номер 3, потому что Лондон является третьим по списку:

Как работать с функцией ИНДЕКС ПОИСКПОЗ

Вы наверняка уже начали понимать, по какому принципу строится совместная работа этих функций. Если вкратце, то ИНДЕКС() проводит поиск нужного значения среди указанных строк и колонок. А ПОИСКПОЗ() показывает номера этих значений:

=ИНДЕКС(колонка из которой возвращается значение, ПОИСКПОЗ(значение для поиска, колонка в которой искать, 0))

Все еще сложно понять, как это работает? Может быть на примере получится объяснить лучше. Предположим, у Вас есть список мировых столиц и численность их населения:

Для того, чтобы выяснить размеры населения какой-то определенной столицы, например, столицы Японии, воспользуемся такой формулой:

=ИНДЕКС(С2:С10, ПОИСКПОЗ(Япония, А2:А10,0))

Таким образом, вышеуказанная формула становится стандартной формулой ИНДЕКС(С2:С10,3). Формула проводит поиск в ячейках от С2 до С10 и выдает данные из третьей ячейки этого диапазона, то есть С4, потому что отсчет начинается со второй строки.

Не хотите прописывать название города в формуле? Тогда напишите его в любой ячейке, скажем, F1, и используйте её как ссылку в формуле ПОИСКПОЗ(). И у вас получится динамическая формула поиска:

=ИНДЕКС(С2:С10, ПОИСКПОЗ( )(F1,A2:A10,0))

Важно! Количество строк в массиве ИНДЕКС() должно быть такое же, как и количество строк в рассматриваемом массиве в ПОИСКПОЗ(), иначе вы получите неправильный результат.

Подождите-ка, почему бы просто не использовать формулу ВПР()?

=ВПР(F1, A2:C10, 3, Ложь)

Какой смысл тратить время в попытках разобраться во всех этих сложностях ИНДЕКС ПОИСКПОЗ?

В этом случае нет разницы, какую функцию использовать. Это просто пример, чтобы был понятен принцип совместной работы функций ИНДЕКС() и ПОИСКПОЗ(). Другие примеры покажут, на что способны эти функции в ситуациях, когда ВПР оказывается бессильным.

ИНДЕКС ПОИСКПОЗ или ВПР

Решая, какую использовать формулу для поиска, многие соглашаются что ИНДЕКС() и ПОИСКПОЗ() значительно лучше ВПР. Однако, многие люди все еще пользуются ВПР(). Во-первых, ВПР() проще, во-вторых, пользователи до конца не понимают все плюсы работы с ИНДЕКС() и ПОИСКПОЗ(). Не имея этих знаний, никто не согласится тратить свое время на изучение сложной системы.

Ниже мы приведем ключевые преимущества ИНДЕКС() и ПОИСКПОЗ() над ВПР():

А в формуле ИНДЕКС() и ПОИСКПОЗ() указывается диапазон колонок, а не отдельные колонки. В результате, можно безопасно добавлять и удалять колонки, без необходимости каждый раз обновлять формулу.

Влияние ВПР() на производительность будет особенно заметным, если ваш рабочий лист содержит большое количество формул вроде ВПР() и СУММ(). Для анализа каждого значения в массиве требуются отдельные проверки функций ВПР(). Так что Excel приходится обрабатывать огромное количество информацию, и это значительно замедляет работу.

Примеры формул

Мы уже выяснили полезность этих функций, так что можно перейти к самой интересной части: к применению знаний на практике.

Формула для поиска справа налево

Как уже было сказано, ВПР не может проводить такую форму поиска. Так что, если нужные значения расположены не в самой левой колонке, ВПР() не выдаст результат. Функции ИНДЕКС() и ПОИСКПОЗ() более универсальны, и для их работы расположение значений не играет большой роли.

Для примера, мы добавим колонку ранга в левую часть нашей таблицы и попробуем разобраться, какой ранг по численности населения занимает столица России.

В ячейке G1 прописываем значение, которое нужно найти, а потом используем указанную ниже формулу для поиска в диапазоне С1:С10 и возвращаем соответствующее значение из А2:А10:

ИНДЕКС ПОИСКПОЗ ПОИСКПОЗ для поиска в колонках и строках

В вышеуказанных примерах мы использовали эти функции как замену для ВПР(), чтобы вернуть значения из заранее определенного диапазона строк. Но что, если вам нужно провести матричный или двусторонний поиск?

Звучит сложно, но формула для таких расчетов похожа на стандартную формулу ИНДЕКС() ПОИСКПОЗ(), но только с одним различием: формулу ПОИСКПОЗ() нужно использовать дважды. Первый раз, чтобы получить номер строки, и второй раз — чтобы получить номер колонки:

=ИНДЕКС(массив, ПОИСКПОЗ(вертикальное искомое значение, искомая колонка, 0), ПОИСКПОЗ(горизонтальное искомое значение, искомая строка,0))

Посмотрим на таблицу внизу и попробуем составить формулу ИНДЕКС() ПОИСКПОЗ() ПОИСКПОЗ() для того, чтобы отобразить демографию в определенной стране за выбранный год.

Целевая страна указана в ячейке G1 (вертикальное искомое значение), а целевой год — в ячейке G2 (горизонтальное искомое значение). Формула будет выглядеть так:

=ИНДЕКС(B2:D11, ПОИСКПОЗ(G1,A2:A11,0), ПОИСКПОЗ(G2,B1:D1,0))

Как работает эта формула

Как и с любыми другими сложными формулами, в них легче разобраться, разбив их на отдельные уравнения. И тогда вы сможете понять, что делает каждая индивидуальная функция:

Найденные номера строк и колонок отправляются в соответствующее значение в формуле ИНДЕКС():

В результате, имеем значение, которое находится в ячейке на пересечении 2 строки и 3 колонки в диапазоне B2:D11. И формула показывает искомое значение, которое находится в ячейке D3.

Поиск по нескольким условиям с помощью ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

Если вы читали наше руководство по ВПР(), вы наверняка пробовали формулу поиска по нескольким условиям. Но этот способ поиска имеет одно значительное ограничение – необходимость добавлять вспомогательную колонку.

Но хорошая новость заключается в том, что с помощью ИНДЕКС() и ПОИСКПОЗ() можно проводить поиск по нескольким условиям без необходимости редактировать или менять вашу рабочую таблицу.

Вот общая формула поиска по нескольким условиям для ИНДЕКС() ПОИСКПОЗ():

Заметка: эту формулу нужно использовать вместе с сочетанием клавиш CTRL+SHIFT+ENTER.

Предположим, вам нужно найти искомое значение, основанное на 2 условиях: Покупатель и Продукт.

Для этого нужна следующая формула:

В этой формуле С2:С10 — диапазон в котором будет проходить поиск, F1 – это условие, А2:А10 — это диапазон для сравнения условия, F2 – условие 2, В2:В10 – диапазон для сравнения условия 2.

Не забывайте в конце работы с формулой нажать сочетание CTRL+SHIFT+ENTER – Excel автоматически закроет формулу фигурными скобками, как указано в примере:

Если же вы не хотите использовать формулу массива для вашей работы, то добавьте еще один ИНДЕКС() к формуле и нажмите ENTER, выглядеть это будет как на примере:

Как работают эти формулы

Эта формула работает по тому же принципу, что и стандартная формула ИНДЕКС() ПОИСКПОЗ(). Для того, чтобы искать по нескольким условиям, вы просто создаете несколько Ложных и Истинных условий, которые представляют правильные и неправильные индивидуальные условия. А потом эти условия распространяются на все соответствующие элементы массива. Формула конвертирует Ложные и Истинные аргументы в 0 и 1 соответственно и выводит массив, в котором 1 — это соответствующие условию значения, которые были найдены в строке. ПОИСКПОЗ() найдет первое соответствующее 1 значение и передаст его в формулу ИНДЕКС(). А она, в свою очередь, возвратит уже искомое значение в указанную строку из нужной колонки.

Формула без массива зависит от способности ИНДЕКС() самостоятельно с ними справляться. Второй ИНДЕКС() в формуле соответствует ложному значению (0), так что он передает весь массив с такими значениями в формулу ПОИСКПОЗ().

Это довольно пространное объяснение логики, по которой работает эта формула. Для более детальной информации прочтите статью « ИНДЕКС ПОИСКПОЗ с несколькими условиями ».

СРЗНАЧ, МАКС и МИН в ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

В Excel есть свои специальные функции для поиска средних, максимальных и минимальных значений. Но что, если нужно получить данные из ячейки, связанной с этими значениями? В этом случае СРЗНАЧ, МАКС и МИН нужно использовать вместе с ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.

ИНДЕКС ПОИСКПОЗ и МАКС

Чтобы найти наибольшее значение в колонке D и показать его в колонке C, используем формулу:

ИНДЕКС ПОИСКПОЗ и МИН

Чтобы обнаружить наименьшее значение в колонке D и вывести его в колонке С, используется такая формула:

ИНДЕКС ПОИСКПОЗ и СРЗНАЧ

Чтобы найти среднее значение в колонке D и вывести это значение в С:

ИНДЕКС ПОИСКПОЗ и ЕСНД/ЕСЛИОШИБКА

=ЕСНД(ИНДЕКС(С2:С10,ПОИСКПОЗ(F1,A2:A10,0)),значение не найдено)

С этой формулой, если ввести данные, которых нет в таблице, форма вам выдаст указанное сообщение.

Если же хотите отловить все ошибки, тогда кроме ЕСНД можно использовать ЕСЛИОШИБКА :

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(С2:С10,ПОИСКПОЗ(F1,A2:A10,0)), «Что-то пошло не так!»)

Но помните, что маскировать ошибки таким образом – не лучшая идея, ведь стандартные ошибки сообщают о нарушениях в формуле.

Надеемся, наше руководство пользования функцией ИНДЕКС ПОИСКПОЗ() оказалось полезным.

Источник

Функции ВПР и ГПР в Excel с примерами их использования

Функции ВПР и ГПР среди пользователей Excel очень популярны. Первая применяется для вертикального анализа, сопоставления. То есть используется, когда информация сосредоточена в столбцах.

ГПР, соответственно, для горизонтального. Так как в таблицах редко строк больше, чем столбцов, функцию эту вызывают нечасто.

Синтаксис функций ВПР и ГПР

Функции имеют 4 аргумента:

! Если значения в диапазоне отсортированы в возрастающем порядке (либо по алфавиту), мы указываем ИСТИНА/1. В противном случае – ЛОЖЬ/0.

Как пользоваться функцией ВПР в Excel: примеры

Для учебных целей возьмем таблицу с данными:

Формула	Описание	Результат
Функция ищет значение ячейки F5 в диапазоне А2:С10 и возвращает значение ячейки F5, найденное в 3 столбце, точное совпадение.
Нам нужно найти, продавались ли 04.08.15 бананы. Если продавались, в соответствующей ячейке появится слово «Найдено». Нет – «Не найдено».
Если «бананы» сменить на «груши», результат будет «Найдено»
Когда функция ВПР не может найти значение, она выдает сообщение об ошибке #Н/Д. Чтобы этого избежать, используем функцию ЕСЛИОШИБКА.	Мы узнаем, были ли продажи 05.08.15
Если необходимо осуществить поиск значения в другой книге Excel, то при заполнении аргумента «таблица» переходим в другую книгу и выделяем нужный диапазон с данными.	Мы захотели узнать, кто работал 8.06.15.
Поиск приблизительного значения.

Как пользоваться функцией ГПР в Excel: примеры

Для учебных целей возьмем такую табличку:

Применение ГПР на практике ограничено, так как горизонтальное представление информации используется очень редко.

Символы подстановки в функциях ВПР и ГПР

Случается, пользователь не помнит точного названия. Задавая искомое значение, он может применить символы подстановки:

Когда проблемы с памятью устранены, можно работать с данными, используя все те же функции.

Как сравнить листы с помощью ВПР и ГПР

У нас есть данные о продажах за январь и февраль. Эти таблицы необходимо сравнить с помощью формул ВПР и ГПР. Для наглядности мы пока поместим их на один лист. Но будем работать в условиях, когда диапазоны находятся на разных листах.

Как сравнить листы с помощью ВПР в Excel?

Решим проблему 1 : сравним наименования товаров в январе и феврале. Так как в феврале их больше, вводить формулу будем на листе «Февраль».

Решим проблему 2 : сравним продажи по позициям в январе и феврале. Используем следующую формулу:

Как сравнить листы с помощью ГПР в Excel?

Для демонстрации действия функции ГПР возьмем две «горизонтальные» таблицы, расположенные на разных листах.

Задача – сравнить продажи по позициям за январь и февраль.

Создаем новый лист «Сравнение». Это не обязательное условие. Сопоставлять данные и отображать разницу можно на любом листе («Январь» или «Февраль»).

Проанализируем части формулы:

. Искомое значение – первая ячейка в таблице для сравнения. Анализируемый диапазон – таблица с продажами за февраль. Функция ГПР «берет» данные из 2 строки в «точном» воспроизведении.

. Все то же самое. Кроме диапазона. Здесь берется таблица с продажами за январь.

Когда мы вводим формулу, Excel подсказывает, какой сейчас аргумент нужно ввести.

Источник

Функция ГПР в Excel — полная инструкция по использованию с примерами

Функция ГПР – подробное описание

Допустим, у нас есть электронная таблица, в которой есть две колонки с названиями «Имя» и «Дата рождения». Перед нами стоит задача, основываясь на этих данных, получить дату рождения третьего по счету сверху сотрудника. В таком случае синтаксис будет таким:

Естественно, вам нужно поставить свое название столбцов, колонок и так далее. Единственное, что нужно, так это оставить последний аргумент, если необходимо осуществить поиск определенного по счету сотрудника.

Синтаксис функции ГПР

=ГПР(искомое_значение, таблица, номер_строки, [интервальный_просмотр])

Давайте рассмотрим его более подробно: по аргументам, а также рассмотрим некоторые нюансы при использовании этой функции.

Аргументы

Давайте более детально рассмотрим каждый из этих аргументов:

Замечания

При работе с функцией ГПР необходимо обратить внимание на следующие нюансы:

Особенности использования функции ГПР

На самом деле, каждая функция поиска уникальная и предназначена для выполнения разных задач. То есть, функции ГПР и ВПР не являются единственными. Давайте более детально рассмотрим вообще, какие функции поиска существуют и сравним их между собой. Все они похожи по предназначению, но могут отличаться по синтаксису и возможностям, которые дают. Также они могут сочетаться в различных комбинациях, давая похожий функционал, но с некоторыми особенностями.

Детальное рассмотрение каждой из этих функций – это тема отдельной статьи. Но в целом, мы видим, что каждая из похожих на первый взгляд функций на самом деле заслуживает нахождения в совсем другой нише.

ГПР для выборки по нескольким условиям

Предположим, у нас есть такая прекрасная табличка, и нам нужно получить данные о клиенте и телефоне, исходя из его айди.

Чтобы упростить использование функции, давайте в ячейке E2 создадим выпадающий список. Чтобы это сделать, необходимо воспользоваться инструментом «Работа с данными – Проверка данных». Его можно найти на вкладке «Данные».

2

Далее нам нужно сделать список в соответствующих местах (там, где будет указываться айди клиента). Для этого нужно в перечне с типами данных найти пункт «Список». А в поле, подписанном как «Источник» пропишите диапазон адресов ячеек первого столбца.

3

Как мы видим, в колонке, где описываются клиенты, была прописана следующая формула:

С ее помощью программа автоматически выдает клиента, основываясь на его идентификационном номере.

Чтобы осуществить поиск номера телефона клиента, базируясь на информации о его айди, можно использовать эту формулу. Как вы можете увидеть, она позволяет не просто определить номер телефона, но и проверить, указан ли он в базе.

Давайте более подробно распишем эту формулу. С помощью функции ЕСЛИ мы осуществляем проверку значения, которое возвращается в первую ячейку (ту, в которую записывается идентификатор). Если оказывается, что номера нет, то возвращается сообщение, что клиент его не указал.

Вот некоторые простые примеры, которые можно использовать для большей наглядности.

4 5

Интерактивный отчет для анализа прибыли и убытков в Эксель

Предположим, у нас есть таблица, содержащая информацию о доходах и расходах за разные месяцы. Перед нами руководство поставило задачу добавить в этот документ небольшую форму, с помощью которой можно определить сальдо торгового баланса. Простыми словами, мы получили прибыль или убытки за этот период.

Нами была создана таблица, где номер месяца можно выбрать с помощью выпадающего списка. Более подробно узнать, как создавать выпадающий список, можно в инструкции выше.

6

После этого записываем в ячейку F2 следующую последовательность команд (она отображается на скриншоте в строке формул).

7

Теперь давайте запишем формулу со скриншота ниже.

8

Примеры использования функции ГПР

Давайте для наглядности приведем еще один пример, немного проще. Предположим, перед нами поставили задачу найти номер клиента, пронумерованного цифрой 5. Выглядит эта таблица с исходными данными, которые будут использоваться в вычислениях, следующим образом.

9

Далее используем нашу формулу с аргументами, приведенными на этом скриншоте.

10

Давайте более детально распишем, что каждый из приведенных аргументов означает.

В результате, у нас получается такая таблица. Видим, что на этом примере номер айди – это ячейка F2. То есть, результат, соответствующий номеру этого клиента, выводится в эту ячейку.

11

Таким образом, возможностей для поиска нужных значений в программе Excel действительно огромное количество. И с каждой новой версией офисного пакета этот набор только увеличивается. Что нас ждет дальше? Неизвестно. Но точно нужно быть уверенным, что все будет отлично. Ведь как говорят эксперты по финансам, Excel и Powerpoint – две самые популярные и эффективные программы для того, чтобы генерировать деньги. Если правильно научиться пользоваться электронными таблицами, то специалист будет невероятно востребованным, независимо от сферы, в которой он работает.

Источник

Функция ВПР (VLOOKUP) в Excel для чайников

Функция ВПР в Excel (на английском — VLOOKUP) по некоторому ключевому полю «подтягивает» данные из одного диапазона в другой. Ключевое поле должно присутствовать в обоих диапазонах данных (и там, куда «подтягиваем», и там, откуда берем данные).

Функция ВПР в Экселе: пошаговая инструкция

Представим, что перед нами стоит задача определить стоимость проданных товаров. Стоимость рассчитывается, как произведение количества и цены. Сделать это очень легко, если количество и цены находятся в соседних колонках. Однако данные могут быть представлены не в столь удобном виде. Исходная информация может находиться в совершенно разных таблицах и в другом порядке. В первой таблице указаны количества проданных товаров:

Если перечень товаров в обеих таблицах совпадает, то, зная магическое сочетание Ctrl+C и Ctrl+V, данные о ценах можно легко подставить к данным о количестве. Однако очередность позиций в обеих таблицах не совпадает. Тупо скопировать цены и подставить к количеству не получится.

Поэтому мы не можем прописать формулу умножения и «протянуть» вниз на все позиции.

Что делать? Надо как-то цены из второй таблицы подставить к соответствующему количеству в первой, т.е. цену товара А к количеству товара А, цену Б к количеству Б и т.д.

Функция ВПР в Эксель легко справится с задачей.

Добавим вначале в первую таблицу новый столбец, куда будут подставляться цены из второй таблицы.

Для вызова функции с помощью Мастера нужно активировать ячейку, где будет прописана формула и нажать кнопку f(x) в самом начале строки формул. Появится диалоговое окно Мастера, где из списка всех функций нужно выбрать ВПР.

Кликаем по надписи «ВПР». Открывается следующее диалоговое окно.

Теперь нужно заполнить предлагаемые поля. В первом окошке «Искомое_значение» нужно указать критерий для ячейки, в которую мы вписываем формулу. В нашем случае это ячейка с наименованием товара «А».

Следующее поле «Таблица». В нем нужно указать диапазон данных, где будет осуществляться поиск нужных значений. В нашем случае это вторая таблица с ценой. При этом крайний левый столбец выделяемого диапазона должен содержать те самые критерии, по которым осуществляется поиск (столбец с наименованиями товаров). Затем таблица выделяется вправо минимум до того столбца, где находятся искомые значения (цены). Можно и дальше вправо выделить, но это уже ни на что не влияет. Главное, чтобы выделенная таблица начиналась со столбца с критериями и захватывала нужный столбец с данными. Также следует обратить внимание на тип ссылок, они должны быть абсолютными, т.к. формула будет копироваться в другие ячейки.

Следующее поле «Номер_столбца» — это число, на которое столбец с искомыми данными (ценами) отстоит от столбца с критерием (наименованием товара) включительно. То есть отсчет идет, начиная с самого столбца с критерием. Если у нас во второй таблице оба столбца находятся рядом, то нужно указать число 2 (первый – критерий, второй — цены). Часто бывает, что данные отстоят от критерия на 10 или 20 столбцов. Это не важно, Excel все сосчитает.

Последнее поле «Интервальный_просмотр», где указывается тип поиска: точное (0) или приблизительное (1) совпадение критерия. Пока ставим 0 (или ЛОЖЬ). Второй вариант рассмотрен ниже.

Нажимаем ОК. Если все правильно и значение критерия есть в обеих таблицах, то на месте только что введенной формулы появится некоторое значение. Остается только протянуть (или просто скопировать) формулу вниз до последней строки таблицы.

Теперь легко рассчитать стоимость простым умножением количества на цену.

Формулу ВПР можно прописать вручную, набирая аргументы по порядку, и разделяя точкой с запятой (см. видеоурок ниже).

Особенности использования формулы ВПР в Excel

Функция ВПР имеет свои особенности, о которых следует знать.

2. Номер столбца, указываемый в третьем поле «Номер_столбца» при использовании Мастера функций, должен отсчитываться, начиная с самого критерия.

3. Функция ВПР из диапазона с искомыми данными выдает первое сверху значение. Это значит, что, если во второй таблице, откуда мы пытаемся «подтянуть» некоторые данные, присутствуют несколько ячеек с одинаковым критерием, то в рамках выделенного диапазона ВПР захватит первое сверху значение. Об этом следует помнить. К примеру, если мы хотим к цене товара подтянуть количество из другой таблицы, а там этот товар встречается несколько раз (в нескольких строках), то к цене подтянется первое сверху количество.

4. Последний параметр формулы, который 0 (нуль), ставить нужно обязательно. Иначе формула может криво работать.

5. После использования ВПР саму формулу лучше сразу удалить, оставив только полученные значения. Делается это очень просто. Выделяем диапазон с полученными значениями, нажимаем «копировать» и на это же место с помощью специальной вставки вставляем значения. Если таблицы находятся в разных книгах Excel, то очень удобно разорвать внешние связи (оставив вместо них только значения) с помощью специальной команды, которая находится по пути Данные → Изменить связи.

После вызова функции разрывания внешних связей появится диалоговое окно, где нужно нажать кнопку «Разорвать связь» и затем «Закрыть».

Это позволит удалить сразу все внешние ссылки.

Примеры функции ВПР в Excel

Для следующих примеров использования функции ВПР возьмем немного другие данные.

Требуется цены из второй таблицы подтянуть в первую. В качестве критерия здесь используется код. Ниже показаны этапы вычисления ВПР.

Вторая таблица меньше первой, т.е. некоторые коды в ней отсутствуют. Для отсутствующих позиций ВПР выдает ошибку #Н/Д.

Появление таких ошибок, кстати, можно использовать для пользы дела, когда нужно найти отличия в таблицах. Но, скорее всего, ошибки помешают.

Конструкция с функцией ЕСЛИОШИБКА

Вместе с функцией ВПР часто используют функцию ЕСЛИОШИБКА, которая «заглушает» ошибки #Н/Д и вместо них возвращает некоторое значение. Обычно это 0 или пусто.

Как видно, ошибок больше нет, а вместо них пустые ячейки.

Разные форматы критерия в таблицах

Одна из распространенных причин появления ошибок заключается в несовпадении форматов критериев в двух таблицах. Текстовый и числовой форматы воспринимаются функцией ВПР как разные значения. Возможны два варианта.

Первый случай, когда критерии в первой таблице сохранены как числа, а критерии во второй таблице – как текст.

В ячейках с числами, сохраненными как текст, в левом верхнем углу появляется зелененький треугольник. Можно выделить все такие числа и в раскрывающемся списке выбрать Преобразовать в число.

Такое решение используется довольно часто. Но оно не всегда подходит. Например, когда данные из второй таблицы регулярно выгружаются из какой-нибудь базы данных типа 1С. В подобных файлах вообще все сохранено как текст. И если мы планируем постоянно использовать такие данные, вставляя их в заранее подготовленный диапазон, то лучше, чтобы формулы работали без дополнительного вмешательства.

Автоматически изменить формат критерия во второй таблице нельзя, т.к. ссылка ведет на целый диапазон. Придется вмешиваться в ссылку на критерий в первой таблице. Для этого потребуется дописать функцию ТЕКСТ, которая изменит числовой формат на текстовый. Синтаксис функции ТЕКСТ предполагает обязательное указание формата. Достаточно задать формат #. Ниже картинка с готовой формулой.

Две ошибки по-прежнему связаны с тем, что эти товары отсутствую во второй таблице. Чтобы их заглушить, можно вновь воспользоваться функцией ЕСЛИОШИБКА.

Вторая ситуация, заключается в том, что «текстом» являются критерий из первой таблицы. Форматы снова не совпадают.

Как и в прошлый раз, будем вносить коррективы в функцию ВПР. Преобразовать «текст» в «число» еще проще. Достаточно к ссылке на «текстовый» критерий добавить 0 или умножить на 1.

Бывает еще и третья, смешанная ситуация. Она встречается гораздо реже. Это когда в первой и второй таблице критерии сохранены и как число, и как текст, вперемешку. Здесь потребуется задействовать сразу все описанные выше функции: ЕСЛИОШИБКА, ТЕКСТ и +0. Вначале прописываем ЕСЛИОШИБКА и в качестве первого аргумента этой функции записываем ВПР с какой-либо конструкцией для изменения формата. Например, ВПР с формулой ТЕКСТ. В качестве второго аргумента (т.е. того, что должно быть в случае ошибки) записываем вторую конструкцию ВПР с +0. Таким образом, если ВПР с функцией ТЕКСТ не выдает ошибку, значит все ОК. Но если первая конструкция возвращает ошибку #Н/Д, то функция ЕСЛИОШИБКА подставляет вторую конструкцию – ВПР с +0. Другими словами, мы вначале принудительно делаем все критерии текстовыми, а затем, числовыми. Таким образом, ВПР проверяет оба формата. Один из них совпадет с форматом во второй таблице. Немного громоздко получается, но в целом все работает.

Отсутствующие критерии по-прежнему вызывают ошибку #Н/Д. В таком случае всю формулу можно еще раз «обернуть» в ЕСЛИОШИБКА.

Функция СЖПРОБЕЛЫ для чистки текстового критерия

В качестве критерия рекомендуется брать уникальный код, в котором опечатки, характерные для текста, маловероятны. Но иногда все-таки кода нет и критерием выступает текст (названия организаций, фамилии людей и т.д.). В этом случае возможны случайные ошибки в написании. Одна из распространенных ошибок – лишние пробелы. Проблема решается просто с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ для всех критериев. Сделать это можно внутри формулы ВПР, а можно и предварительно пройтись по всем критериям в обеих таблицах. Кому как удобней.

Подсчет номера столбца в большой таблице

Если во второй таблице много столбцов, да еще часть из них скрыта или сгруппирована, то подсчитать напрямую количество столбцов между критерием и нужными данными, весьма непросто. Есть прием, который позволяет вообще не считать эти столбцы. Для этого во время выделения второй таблицы следует посмотреть в нижний правый угол выделяемого диапазона. Там появляется подсказка о количестве выделенных строк и столбцов. Запоминаем число столбцов и вносим в формулу ВПР.

Здорово экономит время.

Интервальный просмотр в функции ВПР

Наступило время обсудить последний аргумент функции ВПР. Как правило, указываю 0, чтобы функция искала точное совпадение критерия. Но есть вариант приблизительного поиска, это называется интервальный просмотр.

Рассмотрим алгоритм работы ВПР при выборе интервального просмотра. Прежде всего (это обязательно), столбец с критериями в таблице поиска должен быть отсортированы по возрастанию (если числа) или по алфавиту (если текст). ВПР просматривает список критериев сверху и ищет равный, а если его нет, то ближайший меньший к указанному критерию, т.е. на одну ячейку выше (поэтому и нужна предварительная сортировка. После нахождения подходящего критерия ВПР отсчитывает указанное количество столбцов вправо и забирает оттуда содержимое ячейки, что и является результатом работы формулы.

Проще понять на примере. По результатам выполнения плана продаж каждому торговому агенту нужно выдать заслуженную премию (в процентах от оклада). Если план выполнен менее, чем на 100%, премия не положена, если план выполнен от 100% до 110% (110% не входит) – премия 20%, от 110% до 120% (120% не входит) – 40%, 120% и более – премия 60%. Данные находятся в следующем виде.

Требуется подставить премию на основании выполнения планов продаж. Для решения задачи в первой ячейке пропишем следующую формулу:

На рисунке ниже изображена схема, как работает интервальный просмотр функции ВПР.

Джеки Чан выполнил план на 124%. Значит ВПР в качестве критерия ищет во второй таблице ближайшее меньшее значение. Это 120%. Затем отсчитывает 2 столбца и возвращает премию 60%. Брюс Ли план не выполнил, поэтому его ближайший меньший критерий – 0%.

Предлагаю посмотреть видеоурок о работе ВПР из курса «Основные функции Excel».

Источник

• ← Впр гпр в excel что это
• Впр диагноз у ребенка что это →

Формула	Описание	Результат
Поиск значения ячейки I16 и возврат значения из третьей строки того же столбца.
Еще один пример поиска точного совпадения в другой табличке.