услуги связи в командировке учитываются для налога на прибыль
Учет командировочных расходов: расчет и оформление
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».
Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).
Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2020-2021 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.
Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.
Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.
Учет расходов по загранкомандировкам
Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:
Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).
После утверждения отчета:
По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).
Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).
Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»
При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).
Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».
Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете
Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.
Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.
Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).
Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.
Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.
Бухгалтерские проводки по командировочным расходам
Рассмотрим, какие проводки в 2020-2021 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.
В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:
Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.
После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:
Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);
Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;
Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы;
Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;
В конце месяца возможна следующая проводка:
Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.
Итоги
Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.
Командировки и налог на прибыль. Что можно учесть?
Командировочные расходы включают в себя обширный список возможных трат, при учете которых у каждого бухгалтера могут возникнуть вопросы. Анжелика Максимова, старший бухгалтер по учету затрат Acsour, рассказала журналу «Расчет» об учете командировочных расходов при расчете налога на прибыль.
Расходы на командировки для налога на прибыль согласно пункту 12 статьи 264 Налогового кодекса относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией. Закон допускает включать в состав командировочных расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, траты на проживание, суточные или полевое довольствие, иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома компании и имеющие экономическую обоснованность.
Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 2-е полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку
Порядок оплаты, а также размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, определяются локальными актами организации или коллективным договором.
Отметим также, что, если сотрудник потерял оригиналы проездных документов, в том числе, например, посадочный талон, подтвердить расходы на проезд можно и иными документами, такими как: дубликат билета; его копия, оставшаяся у транспортной организации; справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физлицо, маршрут, стоимость билета и дату поездки.
Расходы на оплату суточных
При расчете налога на прибыль всю сумму суточных, выплаченных сотруднику, можно включить в расходы без ограничений. Однако следует помнить, что существует нормирование суточных для расчета налога на доходы физических лиц (п. 1 ст. 217 НК РФ): не более 700 рублей за каждый день командировки в пределах РФ и не более 2500 рублей за каждый день командировки за пределами нашей страны.
Суточные сотрудникам выплачивают за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и возвращения).
Наиболее сложным моментом при учете является расчет суточных при направлении сотрудника за границу. Деньги при загранкомандировках можно выплатить как в рублях, так и в валюте. Суточные за день выезда из России выплачиваются по нормам для загранкомандировок, а за день въезда в РФ – по нормам для России. В случае однодневной командировки за границу суточные нужно рассчитать в размере 50% от нормы для загранкомандировок.
Интересно, что в случае, если работник был направлен в загранкомандировку, однако в момент прохождения государственной границы его не выпустили, например, из-за ограничений, наложенных приставами, то ранее выплаченные суточные нельзя не только учесть в составе налоговых расходов, но и удержать с сотрудника.
Деньги, выплаченные работнику, не подлежат обратному взысканию, поскольку они не являются вознаграждением за труд, не относятся к заработной плате, а носят компенсационный характер.
Траты на проезд
В состав расходов на проезд входят следующие траты: стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.), стоимость услуг по оформлению проездных билетов, расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах, а также стоимость проезда до места (вокзала, пристани, аэропорта) отправления в командировку (или возвращения), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.
Также компания вправе прописать в положении о командировках, какой класс комфортабельности при направлении в командировку положен тем или иным сотрудникам. В таком случае организация будет вправе учесть в расходах в том числе и билеты по тарифу «бизнес-класс», об этом, например, сообщал ранее Минфин России в письме от 21 апреля 2006 года № 03-03-04/2/114.
Если сотрудник едет в командировку железнодорожным транспортом в вагоне повышенной комфортности, в стоимость билета могут быть включены дополнительные сервисные услуги, по мнению Минфина России, стоимость таких услуг также может быть учтена организацией при расчета налога на прибыль, свое мнение финансисты выразили в письме от 19 июня 2017 года № 03-03-06/1/37945. Обратите внимание: стоимость сервисных услуг не включается в доход работника, облагаемый НДФЛ. При этом, если в билете цена питания выделяется отдельной строчкой, для налогообложения прибыли эти затраты не учитываются.
Кроме того, организации могут включить в состав расходов, уменьшающих прибыль, затраты на фрахт воздушного судна, на котором сотрудник осуществлял проезд к месту командировки и обратно, а также расходы на оплату услуг зала повышенной комфортности, оборудованного дополнительными средствами связи, об этом также ранее сообщил Минфин России, в частности в письме от 7 июня 2007 года № 03-03-06/1/365.
К месту отправления
Как мы упомянули выше, организация вправе учесть расходы на проезд к вокзалу, аэропорту, дому сотрудника, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания, при этом вид транспорта, который может быть использован, не оговорен в Налоговом кодексе, таким образом, это может быть в том числе и проезд на такси. И если с проездом, например, в аэропорт все более-менее понятно, то может ли организация включить какие-то другие поездки на такси (в ночное время, до офиса партнеров и т. п.) в состав командировочных расходов?
Мнение Минфина России – расходы на проезд в такси могут быть учтены в составе налоговых расходов при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (письмо от 25 марта 2020 г. № 03-03-07/23568), то есть если вы можете обосновать их, например, графиком работы, при котором сложно воспользоваться общественным транспортом, или удаленностью рабочего места или места временного проживания от остановок общественного транспорта, то расходы на такси могут быть учтены в налоговых расходах.
Траты на общественный транспорт
Кроме этого работодатель вправе предусмотреть возмещение расходов на проезд городским транспортом и закрепить соответствующие положения в коллективном договоре или другом ЛНА. При таком варианте траты на проезд транспортом общего пользования в черте города в период нахождения работника в служебной командировке, по мнению Минфина России, выраженному в письме от 21 июля 2011 года № 03-03-06/4/80, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций.
Траты на аренду автомобиля
Аренда автомобиля в командировке в последнее время становится все более популярным способом передвижения. И здесь подход к учету расходов аналогичен вышеуказанным: если подобная возможность прописана в локальных нормативных актах организации, траты на аренду машины документально подтверждены и экономически обоснованы.
Документальное подтверждение проезда
Командировочные расходы учитываются для налогообложения прибыли в сумме фактически произведенных затрат, подтвержденных первичными документами. Рассмотрим подробнее, какими именно документами можно подтвердить те или иные траты на проезд.
маршрутная квитанция, контрольный купон электронного проездного билета, авиа- или железнодорожный билет;
посадочный талон с отметкой о досмотре для авиабилетов;
кассовый чек (в том числе электронный) о покупке
информация о маршруте;
заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа (при наличии)
билет, в котором указаны обязательные реквизиты, приведенные в приложении № 1 к Правилам перевозок пассажиров и багажа
договор аренды транспортного средства;
кассовый чек, подтверждающий оплату;
документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля в период нахождения в командировке
Траты на проживание
Порядок оплаты и нормы расходов на проживание, аналогично другим командировочным расходам, организация устанавливает в своем ЛНА. Так же, как и остальные расходы компании, для того чтобы можно было их учесть при расчета налогов расходы на проживание, они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.
Стоимость дополнительных услуг, оказываемых гостиницами, включается в состав трат и может быть учтена в качестве командировочных расходов. Исключением являются такие расходы, как траты на обслуживание работника в барах и ресторанах, расходы на пользование рекреационно-оздоровительными объектами, стоимость обслуживания в номере.
Траты на бронирование и курортный сбор
Оплата услуг по бронированию может быть расценена как дополнительная услуга, оказываемая гостиницей, поэтому ее можно включить в состав командировочных и налоговых расходов. Кстати, сумма оплаченного курортного сбора в командировке также уменьшает налогооблагаемую прибыль.
Документальное подтверждение проживания
Поскольку сотрудники могут проживать во время командировки не только в гостинице, но и, например, арендовать квартиру, вопрос о правильном документальном оформлении очень актуален. Расскажем, какие документы нужно собрать.
Проживание в гостинице
счет или акт гостиницы
Аренда квартиры у физического лица
документы об оплате, например, расписка о получении денег.
Следует обратить внимание, что при аренде квартиры у физического лица документы, подтверждающие право собственности арендодателя на сдаваемую квартиру, для обоснования затрат на проживание не нужны
Бронирование гостиницы через booking.com и другие подобные ресурсы
документ, подтверждающий использование карты сотрудника – выписка по счету;
документ, свидетельствующий об оплате услуг гостиницы и о получении ею денег
Прочие траты
В состав прочих командировочных расходов могут быть включены расходы на оформление и выдачу виз, загранпаспортов. К тратам на визы относятся и госпошлина, консульский сбор, оплата услуг компаний, предоставляющих услуги по оформлению документов. Следует обратить внимание, что расходы на оформление и выдачу виз учитываются в составе налоговых расходов только в том случае, если служебная поездка состоялась, об этом сообщил Минфин России в письме от 6 мая 2006 года № 03-03-04/2/134.
Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, транзита также можно учесть при расчета налогов. Как и услуги связи – почты, телеграфа, телефона, Интернета, – расходы на провоз и хранение багажа, траты на проведение встреч с партнерами, представительские расходы, приобретение медицинской страховки во время пребывания сотрудника в загранкомандировке (при условии, что она является обязательным условием выдачи въездной визы).
Не следует забывать, что и остальные командировочные траты, вышеуказанные дополнительные затраты также должны быть предусмотрены ЛНА компании и документально подтверждены.
В заключение к вышесказанному добавим, что, по мнению налоговиков, отсутствие результата в виде заключенных договоров или иных подписанных документов не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов (письмо УФНС по г. Москве от 11 августа 2009 г. № 16-15/082607.2).
Таким образом, даже если после служебной поездки сотрудник не добился каких-то явных положительных результатов, при должном оформлении расходы на служебную поездку организация может учесть при расчете налога на прибыль.
Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Как вести налоговый учёт расходов на мобильную связь
Несмотря на широкое распространение служебной сотовой связи, законодательно закрепленных правил учета этого вида расходов, налоговики достаточно часто пытаются оспорить их законность. Рассмотрим, как максимально снизить риск претензий, на что обратить внимание при построении учета «мобильных» расходов.
Мобильная связь: как контролировать
Учет разговоров по мобильному телефону в служебных целях можно организовать несколькими способами:
Детализация переговоров сводится к подробному анализу списка звонков и телефонных номеров, на которые они производились. Личные звонки из затрат исключаются, а звонки производственного, рабочего характера берутся в расчеты.
Детализация переговоров – веский аргумент при проверках обоснованности затрат налоговыми инспекторами. В то же время неформальное общение по телефону позволяет, к примеру, эффективно сбывать товар друзьям, знакомым, родственникам сотрудников фирмы. Такая дилемма может вызывать конфликты при отнесении затрат в ту или иную категорию. Кроме того, услуги оператора связи по детализации, как правило, требуют дополнительной платы.
При лимитировании переговоров сотрудникам выделяется определенная сумма ежемесячно, которая должна покрыть служебные переговоры. Нередко детализация предваряет этап лимитирования: анализ детализированных отчетов помогает определить оптимальные лимиты расходов. В то же время для налоговиков все суммы сверх лимита будут по умолчанию являться экономически необоснованными.
Подключение к безлимитным тарифам значительно упрощает учет, поскольку отпадает необходимость контролировать суммы на разговоры «по делу», отделять служебные затраты от личных. Кроме того, по мнению Минфина (письмо №03-03-06/1/378 от 23/06/2011), применение их не препятствует отнесению в затраты для целей НУ.
Использование служебных телефонов сотрудниками прописывается в Правилах внутреннего трудового распорядка. Некоторые компании издают специальный ЛНА – Правила пользования служебной сотовой связью.
Важно! Если сим-карта оформлена на физическое лицо, например, на директора фирмы, оплачивать с расчетного счета сотовую связь и отражать ее в учете нельзя. Однако правомерно установить работнику компенсацию за использование личного телефона в служебных целях.
Бухгалтерский учет
Расходы на услуги связи – это расходы по обычным видам деятельности (ПБУ10/99 р.2 п.5), они связаны с производством, приобретением, продажей товаров, работ, услуг. Из сказанного следует, что учитываться в БУ они будут на «затратных» счетах по подразделениям.
Если выявлен перерасход, расчеты ведутся через счет 73, с использованием соответствующих субсчетов:
Компенсации за использование в служебных целях личных телефонов (о которых говорится выше) также учитываются через счет 73:
Особенности и проблемы налогового учета
Выбор наиболее подходящего для конкретной фирмы механизма контроля расходов на связь, корректное отражение в бухгалтерском учете, а также правильное документальное оформление дают возможность без проблем признать их в налоговом учете как прочие расходы по производству, реализации продукции (ст. 264 п. 1-25, НК РФ). Есть возможность списать их в НУ и «упрощенцам» (ст. 346.16 п. 1-18 НК РФ).
О первых двух факторах мы уже говорили. Остановимся теперь на требованиях, предъявляемых инспекторами к документальному оформлению расходов мобильной связи в организации.
Законодательством не установлен жесткий перечень необходимой документации, с этим согласны и судьи (пост. №КА-А40/7416-09 ФАС МО от 06/08/09 г.).
Вместе с тем расходы для целей НУ должны быть экономически обоснованы. Практикой налоговых проверок выработан перечень документов, которые могут служить обоснованием истраченных на рабочую сотовую связь сумм:
Отметим, что в суде указанный список может быть оспорен. Так, детализация переговоров не является обязательной, по мнению ФАС ПО ( пост. по д. №А65-29284/2005-СА2-8 от 09/11/06 г.) – из документа не ясен характер переговоров.
Ряд судебных решений свидетельствует также о следующем:
Вместе с тем необходимо помнить и нюансах, игнорирование которых может негативно отразиться на результатах налоговой проверки:
При допущении однократного обоснованного превышения лимита необходимо составление отдельного документа – обоснования, акта (к примеру, имела место зарубежная поездка). К акту прилагают служебную записку сотрудника, распечатку-детализацию звонков и списывают общим порядком.