развитие электронного документооборота тренды регулирование практика

07-09 июня 2022 года приглашаем вас принять участие во Всероссийском форуме «Развитие электронного документооборота. Тренды. Регулирование. Практика». Форум ЭДО’2022

Форум состоится в городе Сочи

Анализ текущей ситуации, тенденций и перспектив развития ЭДО в различных сферах экономики и государственного управления

Обмен знаниями и опытом перехода государственных организаций и хозяйствующих субъектов от бумажного документооборота к электронным формам взаимодействия

Оценка результатов федеральных экспериментов по переводу бумажных документов в электронную форму

Развитие нормативного правового регулирования в области применения электронной подписи, архивного хранения электронных документов и обеспечения юридической значимости ЭДО

Главные темы Форума ЭДО:

Обсуждение практических задач перехода к безбумажному цифровому взаимодействию в сферах G2G, B2G, B2B, G2C, B2C.

Требования к доверенным операторам юридически значимого электронного документооборота. Реестр доверенных операторов ЮЗЭДО.

Требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» (новые требования взаимодействия по МЭДО).

Перевод в электронный вид внутренних (в т.ч. кадровых) документов компании. Проблемы, практика и кейсы.

Электронная подпись. Инструменты обеспечения юридической значимости электронного документооборота.

Машиночитаемые доверенности. Практические проблемы использования на практике и их решение.

Перевод транспортных и товарных накладных в электронную форму.

Разработка новых форматов и протоколов электронных документов для государства и бизнеса.

Создание единых технологических правил обмена документами. Стандарты взаимодействия.

Проблемы хранения электронных документов и последующее представление с подтверждением юридической значимости.

Трансграничный юридически значимый документооборот.

> Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности разработанная ФНС России и утвержденная президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности от 25.12.2020 № 34

> Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 05.02.2021 г. № 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи»

> Распоряжение Правительства Российской Федерации о прилагаемом составе Правительственной комиссии, уполномоченной на принятие решения об аккредитации удостоверяющих центров, образованной постановлением Правительства Российской Федерации от 15 декабря 2020 г. №2109 «О Правительственной комиссии, уполномоченной на принятие решения об аккредитации удостоверяющих центров».

Источник

Электронный документооборот изменится к 2024 году: как не порушить бизнес-процессы и избежать штрафов

В 2020 году ФНС представила концепцию развития электронного документооборота (ЭДО), которую планирует внедрить к 2024 году. По задумке налоговиков, это сократит расходы государства и бизнеса на печать, бумагу и доставку, а также поможет быстрее обмениваться документами.

Подготовьтесь к главным изменениям, чтобы спокойно обмениваться документами с контрагентами, не нарушить бизнес-процессы и не попасть на штрафы налоговой.

Если нет времени читать весь материал целиком, смотрите наш чек-лист — он поможет подготовиться к переходу на ЭДО уже сегодня.

Чтобы не упустить новые возможности для своего бизнеса, подпишитесь на наш канал

К концу 2024 года вступят в силу следующие нововведения:

Ожидается, что в 2023 году ФНС обяжет бизнес отказаться от бумажных транспортных накладных в пользу электронных. А другие мероприятия, призванные ускорить переход на цифровой формат, начнутся уже в 2022 году. Поэтому эксперты рекомендуют подготовиться к переходу на ЭДО до того, как он станет обязательным.

Мы помним, как розница переходила на онлайн-кассы. Многие компании не подготовились к переходу заранее: когда срок подошёл, им пришлось быстро подстраиваться под новые правила. Из-за этого некоторые предприятия приостановили бизнес-процессы и потеряли деньги. При этом сроки поставки и цены на оборудование выросли, а за несоблюдение требований штрафовали. Важно, чтобы в случае с переходом на ЭДО ситуация не повторилась. Особенно это касается компаний, занятых в сфере грузоперевозок. Перевод перевозочных документов в «цифру», в отличие от ввода электронных касс и фискальных накопителей, имеет для компаний преимущества. Это одна из немногих инициатив государства, которая ведёт бизнес не к дополнительным расходам, а позволяет оптимизировать процессы и сократить затраты.

Заблаговременная подготовка к переходу на ЭДО позволит снизить риски, в первую очередь технические: что-то не отправляется или не открывается, не тянет ноутбук, нужны дополнительные лицензии. Кроме этого у компаний будет время обучить сотрудников новым правилам. Как ни странно, но сейчас при ЭДО часть документов всё равно остаётся на бумаге, например, те же самые товарно-транспортные накладные. Какие документы, кто и кому будет скоро передавать только в электронном виде, лучше понимать уже сейчас. И третья причина подготовиться заранее — это нагрузка на удостоверяющие центры и ФНС, куда все пойдут в последний момент за электронной подписью. Планомерный переход позволит избежать очередей и быстро дозвониться в техподдержку, чтобы получить консультации и настройки.

Чтобы плавно перейти на электронный документооборот, начните использовать электронные документы при учёте сотрудников и в работе с контрагентами, получайте электронную подпись по новым правилам, выберите оператора ЭДО и подготовьте техническую базу.

Переведите кадровые документы в электронный формат. Кадровые документы, которые позволяют обмениваться трудовыми договорами, уведомлениями и заявлениями, скоро нужно будет использовать в электронном виде. К таким документам относятся:

Проведение эксперимента по переводу в электронный вид документов, связанных с работой, закреплено в законе № 122-ФЗ. При этом окончательный перечень определяют работодатели. Это может быть трудовой договор, приказы о приёме на работу и прекращении трудовых отношений, соглашения, предупреждения, графики отпусков и так далее.

Переведите транспортные документы в электронный формат. В обозримом будущем в электронный формат перейдут транспортные документы, которые позволяют отслеживать перемещения товаров и подтверждать транспортные расходы. К ним относятся:

Переведите документы по учёту НДС в электронный формат. Скоро в электронном виде надо будет оформлять следующие документы:

Пока бизнес обязали соблюдать электронный формат только с УПД для маркированной продукции и УПД, которые содержат данные о прослеживаемом товаре. С остальными документами по учёту НДС можно работать в бумажном формате.

Переведите в электронный формат документы, если вы работаете в строительной сфере. К таким документам относятся формы КС-2 и КС-3.

Важно. ФНС опубликовала перечень документов, формат которых уже утверждён. На начало октября 2021 года таких документов пять: универсальный передаточный документ, универсальный корректировочный документ, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12, акт выполненных работ. Другие форматы пока ещё в разработке и на утверждении.

Получайте электронную подпись по новым правилам. С 1 января 2022 года юридические лица и ИП могут получить сертификат в отделении ФНС, а не только в удостоверяющем центре. Услуга бесплатная, но нужно пройти процедуру идентификации, предоставить документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.

Кроме этого изменятся правила выдачи КЭП для физлиц и уполномоченных представителей организации. Они смогут получить электронную подпись физического лица в доверенном удостоверяющем центре. Список таких удостоверяющих центров опубликован на сайте ФНС.

В сертификате останутся только ФИО сотрудника. Данные о компании, в которой он работает, фиксироваться не будут. Использовать такие сертификаты для подписания документов от лица компании можно будет только вместе с электронной доверенностью.

Следите за новыми правилами обмена электронными документами. С 1 июля 2022 года правила электронного документооборота немного изменятся. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность. Документ, подписанный лицом без электронной доверенности, утратит юридическую значимость. Его нельзя будет представить в налоговую и суд.

Как именно будет выстроен обмен документами, пока неизвестно. О новых правилах обмена электронными документами ФНС сообщит позже, так что следите за новостями по теме.

Подготовьте сотрудников к работе с КЭП. Бывает, что сотрудник, который раньше не работал с электронной подписью, может подписать файл, но не отправить его. Из-за этого контрагент не получит документы вовремя.

Выберите оператора ЭДО. На сайте ФНС опубликован список компаний-операторов, организующих электронный документооборот. Обращайтесь только к тем компаниям, которые есть в списке.

Если вы хотите организовать ЭДО самостоятельно, без помощи оператора, Дело банк поможет быстро наладить процесс. Чтобы вести бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт, попробуйте облачную бухгалтерию. Бесплатная услуга «1С: ДиректБанк» позволяет управлять расчётными счетами прямо из «1С». Если вам надо работать с отчётностью в интернет-банке, есть сервис «Отчётность».

Подготовьте техническую базу для перехода на ЭДО. Заранее установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро». Без неё не получится подписывать документы с помощью электронной подписи.

Обновите бухгалтерские программы, чтобы они поддерживали работу с новыми формами и форматами отчётности. Если компания продолжит подавать в ФНС документы на старых бланках, налоговая может доначислить налог на прибыль или снять вычет по НДС. Если же компания продолжит сдавать отчётность в бумажном формате вместе электронного, то её не примут, а расчётный счёт могут заблокировать.

А ещё обеспечьте стабильный доступ к интернету. Если в офисе постоянные обрывы соединения или низкая скорость, будет сложно обмениваться электронными документами в срок.

Закрепите переход на ЭДО на предприятии. Внесите соответствующие изменения в локальные акты, инструкции, учётные политики. Это позволит организовать переход на ЭДО внутри компании и избежать претензий проверяющих, например налоговиков и аудиторов.

Источник

Фирма «1С» приняла участие во Всероссийском форуме «Развитие электронного документооборота. Тренды. Регулирование. Практика». Материалы форума доступны для просмотра и скачивания.

15-18 июня в г. Сочи проходил Первый всероссийский Форум по электронному документообороту 2021. В организации форума принимали участие Ассоциация РОСЭУ (Ассоциация разработчиков и операторов систем электронных услуг), крупнейшие российские разработчики, операторы ЭДО, а также ФНС России и Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций.

Основные цели форума:
— анализ текущей ситуации, тенденций и перспектив развития ЭДО в различных сферах экономики и государственного управления;
— обмен знаниями и опытом перехода государственных организаций и хозяйствующих субъектов от бумажного документооборота к электронным формам взаимодействия;
— оценка результатов федеральных экспериментов по переходу на ЭДО по транспортным накладным и кадровым документам;
— развитие нормативного правового регулирования в области применения электронной подписи, архивного хранения электронных документов и обеспечения юридической значимости ЭДО;
— оценка влияния ЭДО на повышение эффективности бизнеса и трансформацию бизнес-процессов предприятий.

Фирма «1С» принимала участие в работе организационного комитета форума. Представитель 1С выступил с докладом на секции, посвященной вопросам внедрения ЭДО.

Ознакомиться с информацией о форуме ЭДО и скачать презентации спикеров можно на официальном сайте форума. На YouTube канале Ассоциации РОСЭУ можно посмотреть видеозаписи выступлений с форума.

Источник

«Осенний документооборот – 2021»:
онлайн-дискуссия о реальности, задачах и мифах
цифровой трансформации документооборота

Ежегодная клиентская конференция «Осенний документооборот – 2021» в этом октябре, как и год назад, прошла в онлайн-формате. На протяжение двух дней в центре обсуждения находились процессы цифровой трансформации, их перспективы, влияние на электронный документооборот и смежные направления. И пусть мы снова не смогли встретиться лично, мы как никогда чувствовали горячий отклик аудитории: к конференции присоединились около 2000 слушателей со всей России и 10 стран!

СЭД уже давно стали основным управленческим ресурсом организаций, но сегодня государство более активно включается в развитие отрасли, что очень важно, подчеркнул председатель совета директоров компании ЭОС Владимир Баласанян в своей приветственной речи. Целый ряд прозвучавших на «Осеннем документообороте – 2021» выступлений проиллюстрировали эти слова.

Инструменты взаимодействия с гражданами – в приоритете

Решения ЭОС: развитие «ЭОС Платформы» и не только

Обзор программных продуктов ЭОС: СЭД «ДЕЛО», системы «Архивное ДЕЛО», линейки мобильных приложений EOSmobile, АИС «МФЦ ДЕЛО», системы управления контентом предприятия «EOS for SharePoint» и системы криптографического обеспечения «КАРМА» с модулем «Мониторинг и управление сертификатами ЭП» представил генеральный директор ГК «ЭОС» Юрий Назаров. Система «ДЕЛО» постоянно развивается. В 2021 году в ней появился ряд новых возможностей: обновленная система доступа к электронным документам, ЭП резолюций с визуализацией, полная поддержка системного технолога в WEB, новая версия мобильного доступа к СЭД, поддержка СУБД Postgres и ЕСИА, внешние модули «ДЕЛО», отчеты в WEB. Произведено значительное количество интерфейсных и функциональных улучшений: например, появились аналитические диаграммы. В «Диспетчере СМЭВ» появились новые функции, в том числе гибкие настройки работы с ЭП в многопользовательском режиме. «СЭД «ДЕЛО» взаимодействует с огромным количеством систем. И это наряду с развитием ядерных функций системы повышает ее удобство, ценность, возможность использования в сети информационных потоков госуправления», – отметил спикер.

Продолжая тему развития продуктов и решений ЭОС, эксперты рассказали о текущем состоянии и планах развития «ЭОС Платформы», а также о первом продукте, который был реализован на Платформе. «В части ядра Платформы – все цели, которые мы ставили, сегодня достигнуты. Обновление функциональности и переход на Платформу появится, прежде всего, в системе «ДЕЛО», в других решениях несколько позже. Это будет происходить бесшовно – с очередной версией», – заявил заместитель генерального директора ГК «ЭОС» Иван Скородумов.

Время ПАК приближается

Начальник отдела информационной безопасности ЗАО «Норси-Транс» Артём Минаков представил линейки отечественного оборудования на платформе «Эльбрус-8С». Основная часть его доклада была посвящена ПАК «МФЦ Плюс» – программно-аппаратному комплексу, в составе которого сервер «Яхонт УВМ», ОС «Альт Сервер», СУБД PostgresPro и ПО «АИС МФЦ ДЕЛО».

«Особое внимание мы уделяем архитектурам процессоров, под которые происходит адаптация нашей ОС и сборка последующих версий ОС. На текущей момент мы закрываем, по сути, все процессорные архитектуры», – сообщил коммерческий директор ООО «Базальт СПО» Роман Мыскин.

Заместитель директора по информационным технологиям и техническому сопровождению БУ Орловской области «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» Ирина Третьякова поделилась опытом эксплуатации ПАК «МФЦ Плюс».

Инновации и проблемы, которые предстоит решить

Впереди у отрасли электронного документооборота много изменений. Так, начальник отдела анализа и методологии ГК «ЭОС» Елена Антошечкина выступила с докладом «МЭДО. Формат 2.7.1 в действии, что дальше?», в котором говорила о развитии под контролем регуляторов данной версии, появившейся в конце прошлого года. Начальник управления системной аналитики ГК «ЭОС» Андрей Шаров пояснил собравшимся, что такое заверяющая подпись в рамках МЭДО 2.7.1.

Наталья Храмцовская, член ARMA International, ведущий эксперт по управлению документацией, ГК «ЭОС», к.и.н., раскрыла тему реестровой модели управления документацией и информацией. С реестрами связаны как новые возможности, так и новые риски, считает она. Необходим пересмотр практически всех аспектов теории и практики делопроизводства и архивного дела, с учётом растущей роли реестров и коллективного характера работы с ними, а также потери значения и «вымирания» документов личного хранения и справок. При этом реестры могут помочь с решением проблемы доверия к электронным документам, а для производителей ПО поддержка взаимодействия с реестрами становится существенным конкурентным преимуществом.

Главный специалист по информационной безопасности ГК «ЭОС» Елисей Иодковский рассказал об изменениях в квалифицированной подписи с нового 2022 года и проблемах введения машиночитаемых доверенностей (МЧД), таких как неготовность ИС всех уровней к работе с МЧД, непонимание, как «онлайн технология» будет работать в закрытых сетях, понадобятся ли доверенности к рабочим подписям.

Планка в 2000 участников конференции взята

Уверены, что в следующем году нас ждет столь же продуктивная встреча, но уже в офлайне!

Источник

ЭДО 2021: к чему готовиться бизнесу или Ключевые изменения в электронном документообороте

Кто не спрятался — мы не виноваты! Зачем прятаться? Только так у вас есть шанс не слышать про ЭДО и электронную отчетность. А послушать стоит, ведь с 2021 года многое изменится.

Ждем окончательного принятия законопроекта, но надеемся, что текущая редакция сохранится: обязательному аудиту не будут подлежать организации, у которых в 2020 году доходы не превысили 800 млн рублей или сумма активов баланса на конец года не превысила 400 млн рублей.

Напомним, что бухотчетность подается только в ФНС, в статистику ее больше отправлять не нужно.

Саму статотчетность теперь тоже придется подавать электронно, правда тут «малышам» сделали уступку, в переходный период — 2021 год — еще можно отчитаться на бумаге. В 2021 году малый бизнес ждет сплошное статистическое наблюдение, которое проводится раз в пять лет, возможно поэтому сделана поблажка.

Для того, чтоб сдавать отчеты в электронном виде, понадобится электронная подпись. Вот здесь можно начинать стенать о том, что ЭЦП это роскошь, а из предпринимателей только вытягивают деньги. Но давайте посмотрим правде в глаза — все меняется. Когда-то мы жили в пещерах и ели мамонтов, а сейчас вот пришла пора цифровизации. Можно сопротивляться и осуждать, а можно найти плюсы и упростить себе жизнь.

Согласитесь, что на подачу отчетности на бумаге нужно потратиться не меньше, а то и больше: распечатать, отвезти в налоговую или на почту, постоять в очереди вместе с другими налогоплательщиками, услуги по отправке оплатить. И так каждый раз.

Для сравнения процесс с электронной отчетностью — сформировали и отправили нажатием одной кнопки (да, вот где она пряталась все эти годы). И можно хоть десять штук корректировок отправить, потому что их количество оператором не ограничивается (если есть злыдни с ограничениями — расскажите, нам интересно).

В 2020 году появилась еще одна проблема с передачей отчетности лично в инспекцию — закрытая дверь. В этом году многие отделения ФНС были закрыты для приема посетителей из-за риска коронавирусной инфекции или находились на карантине. Декларации приходилось просто опускать в ящик — уверены, мы еще услышим о потерянных отчетах и возмущенных этим предпринимателях.

Кто сдает отчеты по работникам, знает — электронка просто спасение. Один ежемесячный СЗВ-М чего стоит.

Что пригодится вам для подачи отчетов электронно:

О маркировке, Меркурии и tax free

Для тех, кто продает маркированные товары, ЭДО — требование закона. С 1 января торговать одеждой, бельем и некоторым другим текстилем, подпадающим под действие маркировки, без нанесенных кодов нельзя. Для того, чтобы торговать спокойно и без штрафов, нужно не только ставить коды на товар, но и обмениваться с контрагентами электронными документами, например, поставщик обязан направить вам УПД через оператора.

Электронные документы позволяют не только быстро подгрузить в товароучетную систему, с ними легче сверять коды на товаре и в накладной, Сверка необходима т.к. если коды не совпадут, то продавать такой товар законно вы не сможете.

Еще одна напасть на голову большого и малого бизнеса.

Ну, что там еще?!

В системе госзакупок тоже запланированы изменения. До 1 апреля 2021 года участники торгов могут выбирать способ обмена документами — электронный или бумажный. С 1 апреля ЭДО станет обязательным. Это позволит ускорить передачу договоров и актов, упростит заполнение (частично документы будут заполняться автоматически), можно будет отслеживать изменение статуса документов онлайн.

В кадрах тоже стоит ждать изменений и это не наши фантазии. Сейчас любая организация может принять участие в эксперименте по электронному ведению кадровых документов, который продлится до 31 марта 2021 года. Ранее в нем уже поучаствовали такие гиганты как ОАО «Российские железные дороги», ПАО «Ростелеком», ПАО «АвтоВАЗ» и другие компании.

В рамках эксперимента можно оформлять любые документы, касающиеся работников: расчетные листки, заявления на отпуск, трудовые договора и т.д. Прямые выплаты тоже до сих пор проходят в виде проекта и тем не менее с 1 января они будут действовать на всей территории России, поэтому можно говорить о том, что и с ЭДО в кадровом учете эксперимент проводится неспроста.

Часто удаленщиками становятся бухгалтера, а для них своевременное и полное получение документов это идея фикс. Поэтому мы обращаемся к руководителям, которые пока не решились перейти на ЭДО хотя бы частично — поверьте ваши бухгалтеры будут вам благодарны за заботу, а освободившееся время смогут потратить на реальную оптимизацию налогообложения, а не на борьбу с контрагентами.

Источник

• ← развитие эволюционного учения ч дарвина тест
• развитие юридической науки в новых условиях единство теории и практики 2020 →