при определении численности и состава группы по аудиту для конкретного аудита необходимо учитывать
Формирование группы по аудиту
Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует назначить членов группы по аудиту, включая руководителя группы и любых технических экспертов, требуемых для проведения конкретного аудита.
Группа по аудиту должна формироваться с учетом компетентности, необходимой для достижения целей конкретного аудита в рамках установленной для этого аудита области применения. Если аудит проводит один аудитор, он должен выполнять все обязанности, возлагаемые на руководителя группы по аудиту.
Примечание – Раздел 7 содержит руководящие указания по определению компетентности, требуемой для членов группы по аудиту, и описывает процессы для проведения оценки аудиторов.
При определении численности и состава группы по аудиту для конкретного аудита необходимо учитывать следующие факторы:
a) общую компетентность группы по аудиту, требуемую для достижения целей аудита, области и критериев аудита;
b) cложность аудита, если аудит представляет собой комбинированный или совместный аудит;
c) выбранные методы аудита;
d) законодательные и другие требования, такие как требования контрактов которые организация принимает на себя;
e) необходимость обеспечения независимости группы по аудиту от проверяемых видов деятельности и отсутствия конфликта интересов [см. принцип e) в разделе 4];
f) возможности членов группы по аудиту эффективно взаимодействовать с представителями проверяемой организации и работать совместно;
g) язык аудита и понимание специфических социальных и культурных ценностей проверяемой организации (с учетом собственного опыта аудиторов или при поддержке технического эксперта).
Для обеспечения общей компетентности группы по аудиту следует предпринять следующие шаги:
— определение знаний и навыков, необходимых для достижения целей аудита;
— выбор членов группы по аудиту таким образом, чтобы группа обладала всеми необходимыми знаниями и опытом.
Если уровень компетентности аудиторов в группе по аудиту не является достаточным, то для обеспечения необходимой компетентности в эту группу могут быть включены технические эксперты. Технические эксперты должны работать под руководством аудитора, но не выполнять действия в качестве аудитора.
В группу по аудиту можно включать стажеров, но они должны участвовать в процессе аудита под руководством аудитора и получать необходимую методическую помощь.
Как заказчик аудита, так и проверяемая организация могут потребовать замены членов группы по аудиту по объективным причинам, основанным на принципах проведения аудита, изложенных в разделе 4 настоящего стандарта. Примеры объективных причин включают в себя ситуации, связанные с конфликтом интересов (например, в случае проведения аудитов второй или третьей стороны член группы по аудиту работал ранее в проверяемой организации или оказывал ей услуги по консалтингу), отсутствием необходимой компетентности или имевшим ранее место фактам неэтичного поведения. Такие причины следует сообщить руководителю группы по аудиту и лицу, ответственному за управление программой аудита, которые должны согласовать с заказчиком аудита и проверяемой организацией эти вопросы перед тем, как принимать любые решения, касающиеся замены членов группы по аудиту.
В ходе проведения аудита может понадобиться внесение изменений в состав группы по аудиту, например, если возникают ситуации, связанные с конфликтом интересов или недостаточной компетентностью группы по аудиту. Если такие ситуации возникают, то эти вопросы подлежат обсуждению с соответствующими сторонами (например, руководителем группы по аудиту, лицом, ответственным за управление программой аудита, заказчиком аудита или проверяемой организацией) перед тем, как делать любые изменения или корректировки.
При определении численности и состава группы по аудиту для конкретного аудита необходимо учитывать
Порядок планирования и проведения внутренних аудитов
Предисловие
Вводится впервые после утверждения Руководителем Росаккредитации. Срок действия Порядка неограничен.
1. Цели
Основными целями внутренних аудитов системы менеджмента Росаккредитации являются:
оценка уровня соответствия системы менеджмента качества Росаккредитации требованиям заданных критериев в соответствии с требованиями законодательства об аккредитации в национальной системе аккредитации, национальными и международными стандартами, применяемыми в деятельности Росаккредитации и иными международными требованиям.
оценка соблюдения требований системы менеджмента Росаккредитации, отраженных в документах системы менеджмента Росаккредитации, Политике в области качества Федеральной службы по аккредитации и Целях Федеральной службы по аккредитации в области качества;
определение результативности и эффективности системы менеджмента Росаккредитации;
определение направлений совершенствования системы менеджмента Росаккредитации, включая выработку комплекса корректирующих и предупреждающих действий по результатам внутренних аудитов и контроль эффективности корректирующих и предупреждающих действий.
2. Объект и область применения
Настоящий Порядок описывает цели и методы проведения внутренних аудитов системы менеджмента Росаккредитации, распределение ответственности и полномочий.
Положения Порядка применимы в деятельности при планировании, подготовке и проведении внутренних аудитов в структурных подразделениях, территориальных управлениях Росаккредитации.
Требования данной процедуры являются обязательными для исполнения структурными подразделениями и территориальными управлениями Росаккредитации и не распространяются для внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита, и аудита в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.
3. Нормативные ссылки
В настоящем Порядке использованы ссылки на нормативные документы:
Руководящие документы IAF, ILAC;
Положение о Федеральной службе по аккредитации;
Положение о территориальном органе Федеральной службы по аккредитации;
Руководство по системе менеджмента;
Процедура по управлению документацией;
Процедура управления корректирующими и предупреждающими действиями.
4. Термины, определения, сокращения
В настоящем Порядке применяются термины, определения и сокращения, представленные в нормативных документах, упомянутых в пункте 3 Порядка, а также:
5. Общие положения
5.1. Настоящий Порядок определяет:
организацию деятельности по планированию и проведению внутренних аудитов СМ, а также взаимодействие персонала в рамках данного процесса;
содержание и последовательность этапов проведения внутренних аудитов СМ, требования к их выполнению;
требования к оформлению результатов внутренних аудитов СМ;
требования к анализу полученных результатов;
требования к хранению отчетных документов;
требования к компетентности внутренних аудиторов;
распределение ответственности персонала на всех этапах внутреннего аудита СМ;
Основанием для инициирования внутреннего аудита СМ является:
программа внутренних аудитов СМ;
изменения в процессах и документах СМ;
несоответствия, выявленные в повседневной деятельности и при внешних аудитах.
6. Этапы внутренних аудитов СМ
Этапы проведения внутренних аудитов СМ представлены на Схеме 1.
Этапы проведения внутренних аудитов СМ
7. Планирование внутренних аудитов
7.2. При составлении Программы аудита учитываются:
место и значимость процессов, предполагаемых к внутреннему аудиту СМ;
результаты предыдущих внутренних аудитов СМ;
результаты анализа деятельности Росаккредитации за прошедший период со стороны руководства;
данные систематического мониторинга функционирования СМ.
Программа аудита должна включать в себя информацию и ресурсы, необходимые для организации внутренних аудитов СМ и их результативного и эффективного проведения в установленные временные сроки, а также может включать в себя следующее:
цели для программы аудита и отдельных аудитов;
объем/количество/типы/места проведения аудитов;
процедуры программы аудита;
формирование группы (групп) по аудиту;
необходимые ресурсы, включая расходы на командировки и размещение аудиторов;
процессы, связанные с соблюдением конфиденциальности, обеспечением защиты информации.
7.3. Периодичность и объём внутренних аудитов СМ определяется в том числе с учетом результатов предыдущих аудитов.
7.4. Ответственность за общее руководство разработкой и согласованием программы внутренних аудитов СМ лежит на ПСМ. Планирование внутренних аудитов СМ может осуществляться в рамках общего планирования деятельности Росаккредитации на предстоящий период.
7.5. Программа аудита утверждается Руководителем Росаккредитации на каждый календарный год. После утверждения Программы аудита её электронный экземпляр размещается в сетевой папке Росаккредитации, если ПСМ не принято иное решение в целях обеспечения конфиденциальности.
7.6. План аудита составляется на основании Программы аудиа не позднее 30 дней до начала внутреннего аудита СМ.
8. Подготовка к проведению внутренних аудитов СМ
8.1. Для проведения внутренних аудитов СМ формируется группа внутреннего аудита. В группу внутреннего аудита может входить один или несколько внутренних аудиторов. Один из внутренних аудиторов в группе внутреннего аудита, как правило, назначается руководителем группы внутреннего аудита. Группа внутреннего аудита может включать в себя аудиторов-стажеров. Внутренними аудиторами являются сотрудники отдела качества Управления правового обеспечения и международного сотрудничества, прошедшие внутреннее обучение основам организации и проведения внутренних аудитов системы менеджмента и/или имеющие опыт в проведении аудитов систем менеджмента органов по оценке соответствия.
Руководитель группы внутреннего аудита составляет План аудита, согласовывает его с начальником отдела качества, утверждает у ПСМ и утвержденный План аудита направляет в структурное подразделение или территориальное управление Росаккредитации.
8.2. План аудита должен включать в себя или содержать ссылки на: цели аудита;
критерии аудита и ссылочные документы;
места проведения аудита, даты, ожидаемое время и продолжительность намеченных мероприятий по аудиту, включая совещания;
используемые при проведении аудита методы, включая объем или степень выборочного контроля, необходимого для получения достаточных свидетельств аудита, и проект программы выборочного контроля, если она применяется;
роли и обязанности членов группы по аудиту, а также сопровождающих лиц и наблюдателей;
распределение соответствующих ресурсов по «критичным местам» проведения аудита.
При необходимости в План аудита следует также включить:
определение представителей проверяемого структурного подразделения, территориального управления Росаккредитации для участия в аудите;
содержание отчета по аудиту;
материально-техническое обеспечение и коммуникационные средства, включая средства и необходимые подготовительные мероприятия на местах проверяемых подразделений;
Как правильно подобрать команду внутренних аудиторов для выполнения аудиторского задания
Автор: Екатерина Лобова, менеджер по внутреннему контролю и аудиту, группа внутреннего контроля и аудита Корпоративного центра,
филиал ПАО «МТС» в Нижегородской области, член Ассоциации «Институт внутренних аудиторов»
Люди – самый главный, самый ценный актив. Это суждение в полной мере применимо и к службе внутреннего аудита любой организации.
В ходе проведения аудитов каждый руководитель службы внутреннего аудита хотя бы раз сталкивался с проблемой подбора команды для выполнения того или иного аудиторского задания. Ведь правильный подбор персонала в конечном счете определяет успех всего проекта, в том числе и аудиторского. А успех каждого аудиторского проекта или задания определяет статус всей службы внутреннего аудита организации.
Обратимся к теоретическим основам. Международный профессиональный стандарт Международного Института внутренних аудиторов (IIA) 1210 «Профессионализм» гласит, что внутренние аудиторы должны обладать знаниями, навыками и другими компетенциями, необходимыми для выполнения своих должностных обязанностей. При этом вся Служба внутреннего аудита должна коллективно обладать всеми необходимыми знаниями, навыками и другими компетенциями для качественного выполнения своей работы.
В целом, обеспечение требуемого профессионализма и профессионального отношения к работе является ответственностью руководителя службы внутреннего аудита и каждого отдельно взятого аудитора. Конкретные профессиональные знания и навыки, которые необходимы аудитору, зависят от специфики выполняемых им работ. Если внутренний аудитор выполняет много проверок в области финансовой отчетности, то ему необходимы знания соответствующих принципов и методик бухгалтерского учета и представления отчетности. Если внутренний аудитор специализируется на проверках в области работы с персоналом, то он должен обладать знаниями трудового законодательства и кадрового делопроизводства, опытом изучения рынка труда и т.д.
Какие же требования предъявляются к знаниям и навыкам внутренних аудиторов? Практические руководства по применению Стандарта IIA 1210 указывают, что внутренние аудиторы должны обладать следующими знаниями и качествами:
Профессионализм в применении Стандартов, процедур и методов внутреннего аудита в ходе выполнения аудитов, т.е. способность должным образом применять знания в разных возможных ситуациях, а также решать возникающие вопросы без значительной дополнительной помощи со стороны.
Знания в области выявления признаков мошенничества. Внутренние аудиторы должны обладать достаточными знаниями, чтобы оценить риск мошенничества и то, каким образом организация управляет этим риском. В то же время не предполагается, что внутренние аудиторы обладают компетенциями специалистов, для которых расследование мошенничества – основная функция.
Знания ключевых рисков и процедур контроля, связанных с информационными технологиями, и умение использовать автоматизированные методы аудита. В то же время не предполагается, что внутренние аудиторы обладают компетенциями специалистов, чья основная функция – аудит информационных технологий.
Понимание принципов управления организацией и способность применять эти знания в разнообразных возможных ситуациях, выявлять значимые отклонения от общепринятых лучших практик и провести необходимые исследования, чтобы прийти к правильным заключениям.
Знакомство с основами бухгалтерского учета, экономики, коммерческого права, налогообложения, финансов, методов количественного анализа, информационных технологий, управления рисками.
Навыки общения с людьми, понимание межличностных отношений, поддержание нормальных отношений с заказчиками проверки.
Умение ясно и эффективно излагать в устной и письменной форме вопросы, связанные с целями аудита, а также оценки, выводы и рекомендации.
В случае, если видно, что сотрудники службы внутреннего аудита не обладают достаточными знаниями для выполнения конкретного аудиторского задания, необходимо отказаться от выполнения этого аудита или привлечь дополнительных экспертов (сотрудников организации или сторонних специалистов).
К этому перечню стоит добавить необходимые на российском рынке требования к специалистам службы внутреннего аудита:
Соответствие современным тенденциям экономики и бизнеса (умение работать с большими данными, понимание вектора развития конкретной организации, умение быстро разобраться в большом объеме информации и найти нужную, высокие аналитические способности);
Работоспособность и желание постоянно учиться и развиваться;
Умение работать в команде.
Подбирая команду для выполнения того или иного аудита, руководитель службы внутреннего аудита должен понимать, что вовсе не обязательно, чтобы все члены команды обладали навыками в проверяемых вопросах или областях на профессиональном уровне. Однако вся команда в целом должна обеспечить достижение основной цели – качественной независимой проверки заданной области и грамотных рекомендаций по результатам аудита.
Таким образом, при грамотном подборе команды для проведения аудита следует учитывать следующие факторы:
цель проведения аудита;
Профессиональное отношение к работе должно соответствовать уровню сложности выполняемого аудита. Внутренние аудиторы должны быть готовы к возможности преднамеренного правонарушения, ошибкам и пропускам, экономической и производственной неэффективности, растратам и конфликту интересов. При этом они должны понимать условия и действия, которые способствуют этим правонарушениям. Они должны уметь определять адекватные процедуры контроля и рекомендовать внесение улучшений.
Естественно, от внутренних аудиторов не ждут, что они будут проводить скрупулезную проверку каждого документа или отчета, однако от них ожидается проведение анализа документов или сделок с учетом целей аудита и содержащейся в них информации.
Итак, как все-таки собрать команду аудиторов для выполнения конкретного проекта? Р. Меридит Белбин в своей книге «Команды менеджеров. Как объяснить успех или неудачу» утверждает, что оптимальное число членов любой проектной команды – 6. И действительно, многие специалисты в области изучения проектной работы придерживаются аналогичного мнения: проектная группа качественно работает, если ее численность равна 6 плюс-минус 2 человека. Как и любая другая проектная команда, команда аудиторов должна включать в себя:
специалистов в отдельных областях;
представителя заказчика (желательно, но не обязательно, и зависит от специфики проводимого аудита). В любом случае, все итоги аудита должны в обязательном порядке согласовываться с менеджментом.
И. Адизес в своей знаменитой модели функциональных ролей PAEI хорошо описал типы участников команды: «Producing» – производство результатов, «Administrating» – администрирование, «Entrepreneur» – предприниматель, то есть «провидец», видящий возможности, «Integrating» — интеграция, т. е. создание требуемой атмосферы в группе. Любая команда, в т.ч. и команда внутренних аудиторов, должна быть сбалансирована по ролям PAEI, а основные члены команды призваны в сумме обеспечить полноту этой формулы. Понятно, что в природе нет людей, которые бы сочетали в себе одинаково сильное проявление всех этих кодов, однако команда в своей совокупности должна включать представителей всех этих качеств.
Таким образом, для проведения аудита необходимо, чтобы команда состояла из людей, способных качественно выполнить поставленную перед ними задачу. Все члены команды, а в особенности руководитель проекта, должны быть подобраны как по компетенциям, так и по предрасположенностям к определенным функциональным ролям, а вся команда в целом – сбалансирована. Не стоит забывать и о достаточности знаний и навыков членов команды, т.к. от них напрямую зависит качество аналитической работы. Кроме того, следует учитывать и уровень эмоционального интеллекта руководителя проекта и его взаимоотношения с остальными членами команды – от этого зависит климат в команде, а значит, и полноценное успешное сотрудничество.