обучение сотрудников для налогового учета
Расходы на обучение сотрудников: оформляем и отражаем в бухгалтерском и налоговом учете
Как может проводиться обучение
Обучение сотрудников может проводиться по-разному:
На учете обучения сотрудников с помощью двух последних вариантов мы и остановимся.
Кто имеет право обучаться
Статьей 197 ТК РФ предусмотрено, что у сотрудников есть право на подготовку и дополнительное профессиональное образование. Это право реализуется путем заключения договора между сотрудником и работодателем.
Права и обязанности работодателя по подготовке и дополнительному профессиональному образованию сотрудников прописаны в ст. 196 ТК РФ. Необходимость обучения сотрудников для собственных нужд определяет работодатель.
В случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, работодатель обязан проводить профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование сотрудников, если это является условием выполнения ими определенных видов деятельности.
К примеру, обязательное повышение квалификации должны проходить аудиторы. Это прямо предусмотрено в Федеральном законе от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности». При этом для налогового учета расходов обучаться за счет работодателя могут (пп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ):
Если трудовой договор между указанным лицом и организацией был прекращен до истечения одного года с даты начала его действия или не был заключен по истечении трех месяцев после окончания обучения, то сумму затрат, потраченных организацией на обучение, надо восстановить путем отражения ее в составе внереализационных доходов (п. 3 ст. 264 НК РФ).
Исключением из этого может быть расторжение договора по не зависящим от воли сторон обстоятельствам, приведенным в ст. 83 ТК РФ, в частности:
Отметим, что трудовое законодательство не содержит исчерпывающего перечня уважительных причин досрочного расторжения трудового договора, поэтому вопрос о том, является ли указанная работником причина уважительной или нет, должен решаться в каждом отдельном случае с учетом конкретных обстоятельств (Письмо Минтруда России от 18.10.2017 № 14-2/В-935).
Во избежание возможных споров лучше прописывать уважительные причины для увольнения непосредственно в соглашении об обучении (Письмо Роструда от 18.10.2013 № 852-6-1).
Какими документами подтвердить расходы на обучение
Для подтверждения расходов на обучение в организации, осуществляющей образовательную деятельность на основании лицензии, для бухгалтерского и налогового учета нужны следующие документы (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 10.10.2016 № 03-03-06/1/58742, от 21.04.2010 № 03-03-06/2/77):
Если договор заключил работник, то компенсация стоимости такого обучения не включается в расходы на обучение (письма Минфина России от 09.12.2016 № 03-03-РЗ/73562 и от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2614).
Сведения о видах и уровне образования можно увидеть в приложении к лицензии, которая должна быть у вуза (ст. 91 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»). Поэтому желательно иметь копию лицензии (особенно, если ее номер не указан в договоре на обучение), а также учебную программу образовательного учреждения с указанием количества часов посещений.
Если сотрудники обучаются в иностранном образовательном учреждении, то для подтверждения в целях налогообложения расходов организации на обучение сотрудника необходимо наличие договора об оказании услуг по обучению, заключенного с иностранным образовательным учреждением (Письмо Минфина России от 09.11.2012 № 03-03-06/2/121);
Документы, подтверждающие расходы на обучение, организация обязана хранить в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение, профессиональная подготовка или переподготовка которого были оплачены налогоплательщиком, в соответствии с заключенным с яалогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4-х лет (абз. 5 п. 3 ст. 264 НК РФ).
Расходы на обучение сотрудников в бухгалтерском учете
В бухучете затраты на обучение можно включить в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) и учитывать в составе общехозяйственных расходов организации на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). Бухгалтерские проводки будут следующие:
Как учесть обучение сотрудников в целях налогообложения
Для налога на прибыль и при УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» можно учесть расходы на любое профессиональное образование сотрудников, если оно не только подтверждено документально, но и осуществлено в интересах организации (п. 3 ст. 264 и пп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина России от 13.02.2018 № 03-11-06/2/8502).
Повышение квалификации, участие в профессиональном семинаре или вебинаре, профессиональная переподготовка, оплата высшего образования в организации, имеющей лицензию на образовательную деятельность, — это все расходы на обучение (ч. ч. 3, 4 ст. 12 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»).
Если же оплачено участие сотрудников в семинаре или вебинаре, организованном организацией, не имеющей образовательной лицензии, или проведенном лектором в частном порядке, то компания такие затраты может учесть в целях налогообложения прибыли, но в составе прочих расходов (пп. 14, 15 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Для этого нужно наличие договора, плана семинара или вебинара, акта оказанных услуг по проведению мероприятия или акта об оказании информационных или консультационных услуг (Письмо УФНС России по Москве от 28.06.2007 № 20-12/060987).
При этом не признаются расходами на обучение сотрудников расходы, связанные с организацией развлечения, отдыха или лечения (п. 3 ст. 264 НК РФ).
Если обучение оплачено авансом, то сразу уменьшить налогооблагаемую базу нельзя (п. 14 ст. 270 НК РФ). Учитывать такие расходы надо по окончании всего обучения или его этапа на основании документа, подтверждающего прохождение сотрудником обучения (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Окончанием обучения следует считать дату распорядительного акта организации, осуществляющей образовательную деятельность, об отчислении обучающегося из этой организации (Письмо Минфина России от 14.04.2016 № 03-03-06/1/21364).
Затраты на выплату стипендии по ученическому договору можно учесть в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, на дату их возникновения, если они документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 и пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34188).
При этом принять расходы по выплате стипендии учащимся, не принятым в организацию по окончании обучения, для целей налогообложения прибыли нельзя (письма Минфина России от 03.07.2014 № 03-03-06/1/32275, от 26.03.2015 № 03-03-06/1/16621, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34188). Кроме того, оплата обучения сотрудника не облагается НДФЛ и страховыми взносами (Письмо Минфина России от 18.01.2018 № 03-04-05/2319, пп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Расходы на проезд к месту обучения и обратно — это не расходы на обучение
Расходы организации по оплате сотруднику проезда к месту обучения и обратно для целей налогообложения прибыли относятся к расходам на оплату труда (п. 13 ст. 255 НК РФ).
Для признания этих расходов не имеет значения, соответствует ли специальность, которую получает сотрудник в процессе обучения, его трудовым обязанностям или нет (Письмо Минфина России от 24.04.2006 № 03-03-04/1/389).
При этом работодатель только один раз в год оплачивает проезд до места обучения и обратно сотруднику, который успешно обучается по аккредитованной образовательной программе заочно, в следующем размере:
Компенсации подлежит оплата проезда, даже если сотрудник присоединил к учебному отпуску ежегодный оплачиваемый отпуск (ч. 2 ст. 177 ТК РФ, Письмо Минфина России от 06.02.2006 № 03-03-04/4/24). Также для целей налогообложения учитываются расходы на оплату гарантий и компенсаций сотрудникам на время учебных отпусков, которые предоставляются им в рамках трудового законодательства (письма Минфина России от 19.03.2018 № 03-03-07/16735, от 21.08.2017 № 03-03-06/1/53351, от 25.04.2016 № 03-03-06/1/23694).
Такие гарантии и компенсации сотрудникам, совмещающим работу с обучением, предоставляются только при получении образования соответствующего уровня впервые (ст. 177 ТК РФ). Кроме того, если организация компенсирует работнику расходы на проезд до места обучения и обратно, такая компенсация освобождена от НДФЛ и страховых взносов, но только один раз в учебном году (ч. 3 ст. 173, ч. 1 ст. 173.1 и ч. 3 ст. 174 ТК РФ, п. 3 ст. 217 и пп. 2 и 10 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», Письмо Минфина России от 01.09.2015 № 03-04-06/50182).
Как видим, для бухгалтерского и налогового учета расходов на обучение сотрудников не имеет значения, является учебное заведение государственным или нет.
Наличие государственной аккредитации у учебного заведения также не является обязательным условием для признания затрат на обучение в расходах.
Главное для отражения затрат на обучение сотрудников, как и для всех других расходов — это заинтересованность в них организации (экономическая оправданность) и первичные подтверждающие документы.
Налоги и страховые взносы при оплате обучения работника или его ребенка
Учитываются ли расходы на оплату обучения сотрудников или их детей, на компенсацию стоимости услуг детсадов при подсчете НДФЛ и налога на прибыль организаций, начисляются ли в этом случае страховые взносы, зависит от множества нюансов: кому (непосредственно сотруднику или его ребенку) и кем (дошкольным либо иным образовательным учреждением) оказаны и в каком порядке оплачены услуги (перечислены напрямую или данные затраты компенсированы работнику). Также имеет значение и то, чему учился сотрудник.
Оплата обучения и НДФЛ
По общему правилу стоимость любых услуг, в том числе по обучению, которые оплачены работодателем в интересах работника, является доходом работника, полученным в натуральной форме, который облагается НДФЛ (ст. 209, п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Однако ряд доходов (ст. 217 НК РФ) освобождается от обложения этим налогом. К ним относятся и суммы оплаты за обучение налогоплательщика по основным и дополнительным общеобразовательным и профессиональным образовательным программам, его профессиональную подготовку и переподготовку в российских образовательных учреждениях, имеющих соответствующую лицензию, либо иностранных образовательных учреждениях, имеющих соответствующий статус (п. 21 ст. 217 НК РФ).
Если работник самостоятельно оплачивает свое обучение в образовательных учреждениях или обучение своих детей в возрасте до 24 лет, он имеет право на социальный налоговый вычет по НДФЛ в размере фактически произведенных расходов (подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 219 НК РФ). Необходимо учитывать, что максимальная величина социального налогового вычета (120 000 рублей в течение года, кроме расходов на обучение детей и на дорогостоящее лечение) предоставляется в совокупности по расходам на оплату обучения, на оплату медицинских услуг, в виде пенсионных взносов по договору (договорам) негосударственного пенсионного обеспечения, а также дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию. Если гражданин, например, использовал в календарном году социальный налоговый вычет в сумме расходов на оплату медицинских услуг на всю эту предельную величину, уменьшить облагаемый НДФЛ доход на стоимость обучения в образовательных учреждениях у него не получится (абз. 3 п. 2 ст. 219 НК РФ).
Освобождаются от обложения НДФЛ и доходы в виде оплаченной работодателем стоимости обучения детей сотрудников в аналогичных образовательных организациях. Однако, как подчеркивают представители финансового ведомства, НДФЛ не облагаются суммы оплаты работодателем непосредственно стоимости обучения детей его сотрудников, а суммы оплаты стоимости присмотра и ухода за детьми в организациях дошкольного образования под действие вышеуказанной нормы Налогового кодекса (п. 21 ст. 217 НК РФ) не подпадают и подлежат обложению НДФЛ на общих основаниях (письма Минфина России от 17.03.2015 № 03-04-06/14023, от 27.02.2015 № 03-04-06/9977).
Вместе с тем судьи не всегда соглашаются с такой точкой зрения (пост. Семнадцатого ААС от 21.01.2008 № 17АП-8756/07). Например, возможность компенсации родительской платы может быть предусмотрена законом субъекта Российской Федерации, в этом случае сумма такой компенсации также подпадает под определение компенсационных выплат, не облагаемых НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Заметим, что применение этой льготы не зависит от того, уплачивает ли работодатель деньги за обучение непосредственно образовательной организации или сотруднику в порядке возмещения понесенных им расходов, от налогового статуса работника или его детей (резидент или нерезидент для целей налогообложения НДФЛ), а также от того, впервые ли гражданин получает образование соответствующего уровня (письма Минфина России от 17.09.2015 № 03-04-06/53509, от 18.04.2013 № 03-04-06/13324, от 16.04.2013 № 03-04-06/12870, от 09.06.2011 № 03-04-06/8-135).
Страховые взносы с оплаты обучения за сотрудника
Таким образом, если работодатель оплачивает своим работникам получение среднего профессионального или высшего образования, а также повышение квалификации и профессиональную переподготовку, реализуемые в рамках дополнительных профессиональных программ, стоимость оплаты обучения страховыми взносами облагаться не будет. От обложения страховыми взносами по страхованию от НС и ПЗ освобождаются также суммы оплаты за обучение по программам профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программам переподготовки рабочих, служащих, программам повышения квалификации рабочих, служащих (ч. 3, 4 ст. 12 Закона № 273-ФЗ). Суммы оплаты обучения работников по другим программам (например, дополнительным общеразвивающим) под это исключение не подпадают и, следовательно, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. По мнению представителей органов контроля за уплатой страховых взносов (письмо ПФР от 06.06.2011 № 30-26/6232; подп. 1.2 п. 1 письма ПФР от 18.10.2010 № 30-21/10970), не освобождаются от обложения страховыми взносами и суммы компенсации работодателем родительской платы за содержание детей работников в дошкольном образовательном учреждении, поскольку они не относятся к компенсационным выплатам, которые не облагаются страховыми взносами (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).
Однако в ситуации, когда работодатель перечисляет средства по оплате стоимости содержания детей работников в детских дошкольных учреждениях напрямую на счета таких учреждений, эти суммы страховыми взносами не облагаются, так как в данном случае оплата производится за физическое лицо, которое не является работником организации, а следовательно, не может считаться произведенной в пользу работника (письмо Минтруда России от 08.07.2015 № 17-3/В-335).
Судьи не столь единодушны в решении вопроса об обложении страховыми взносами сумм, выплачиваемых работодателями своим работникам в качестве компенсации платы за содержание детей в дошкольных учреждениях. Они исходят из следующего. Любая выплата работнику облагается страховыми взносами при условии, что она была произведена в рамках трудовых отношений, то есть является частью оплаты труда. Это касается, в частности, выплат, которые имеют для работника поощрительный, стимулирующий характер (ст. 129, 135 ТК РФ; пост. ФАС ЗСО от 11.12.2012 № Ф04-6024/12). Между тем, как подчеркивает судебная практика, сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются сотрудникам, представляют собой оплату их труда (пост. Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 № 17744/12). Поэтому, если выплата тех или иных сумм в пользу работников (например, компенсация стоимости содержания детей работников в детских садах) не связана с трудовыми усилиями работника, не является поощрением за труд, страховыми взносами эти суммы не облагаются. Зачастую такие выплаты не предусматриваются трудовыми договорами с сотрудниками, а обязанность работодателя осуществлять их закрепляется в коллективном договоре. Выплаты же по коллективному договору могут и не входить в систему оплаты труда, а иметь социальный характер, так как коллективный договор регулирует не трудовые, а социально-трудовые отношения (ст. 40 ТК РФ; пост. АС ДВО от 10.10.2014 № Ф03-3568/14, ФАС УО от 24.03.2014 № Ф09-1316/14).
Оплата обучения и налог на прибыль
Нормы главы 25 Налогового кодекса позволяют плательщикам налога на прибыль организаций при расчете налога уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов, если эти затраты экономически оправданы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). В частности, налогоплательщик вправе включить в состав расходов, связанных с производством и реализацией, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, свои затраты на обучение работников по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку работников (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такие затраты могут быть учтены при соблюдении ряда условий (п. 3 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 11.11.2013 № 03-04-06/48063), а именно:
Соответственно, если эти условия не выполняются (например, работнику оказываются образовательные услуги, не относящиеся к обучению по программам, перечисленным в подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ), оснований для учета расходов в целях налогообложения прибыли у работодателя не имеется (письмо Минфина России от 16.07.2015 № 03-03-07/41000).
Правила главы 25 Налогового кодекса не предусматривают возможности включить в состав расходов при налогообложении прибыли суммы оплаты работодателем стоимости обучения детей работников, а также компенсации содержания детей в дошкольных образовательных учреждениях.
Павел Ерин, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Обучение сотрудников фирмы
Круглова Екатерина Валерьевна, эксперт Департамента правовой поддержки компании ПРАВОВЕСТ
Для успешной деятельности любой организации важно, чтобы в ней трудились высококвалифицированные специалисты. В целях повышения профессионального уровня руководство направляет своих сотрудников на учебу. Тема данной статьи – обучение за счет предприятия и способы отражения в учете затрат на повышение квалификации работников.
налог на прибыль
Если работники обучаются в иностранном образовательном учреждении, налогоплательщику необходимо получить подтверждение статуса такого учреждения – документ о том, что иностранная компания является образовательным учреждением согласно действующему на территории данного государства законодательству. При выборе образовательного учреждения необходимо обращать внимание на программу подготовки (переподготовки), которая позволит подготовить специалиста в рамках деятельности организации и повысить квалификацию работника. То есть задача любого вида обучения – приобретение или качественное изменение специальных навыков, необходимых для выполнения нового вида профессиональной деятельности, либо повышение профессионального уровня.
К примеру, если банк отправляет кассира-операциониста учиться на менеджера по рекламе, то утвер-ждать, что обучение проводится в интересах работодателя, сложно: такая переподготовка не связана с осуществлением специалистом своих профессиональных обязанностей. Данные расходы не будут уменьшать налогооблагаемую прибыль как не соответствующие критериям затрат на подготовку и переподготовку кадров.
Для подтверждения производственной необходимости подготовки и повышения квалификации кадров предприятия следует утвердить приказ о направлении сотрудника на обучение с указанием целей, например:
ЕСН и ПФР
Исключение из налоговой базы по ЕСН сумм, перечисленных за обучение работников в высших учебных заведениях, неправомерно, поскольку эти выплаты нельзя отнести к возмещению расходов на повышение профессионального уровня.
Расходы предприятия по оплате за обучение сотрудников должны производиться за счет средств после уплаты налога на доходы фирмы.
Некоторые выплаты на обучение НДФЛ не облагаются. Когда работник получает первое образование и обучается в высшем или среднем учебном заведении по заочной форме, расходы на оплату проезда к месту обучения являются компенсационными выплатами. Следовательно, с них не удерживается 17 НДФЛ при условии, что сотрудник учится в образовательном учреждении, имеющем государственную аккредитацию. Если указанные условия не соблюдаются, оплата проезда к месту обучения не считается компенсационной выплатой, а значит, с нее следует удержать НДФЛ.
Если же обучение проводится по инициативе работодателя и предусмотрено планом подготовки кадров, налог на доходы не удерживается 18 независимо от того, какое образование получает работник: среднее, высшее или второе высшее. А при оплате организацией обучения в интересах своего сотрудника он получит доход в натуральной форме, который будет облагаться по ставке 13 процентов.
В нижеприведенной таблице даны краткие выводы по рассмотренным нами вопросам.
3) п. 6 ст. 12 Закона РФ от 10.07.1992 N 3266-1 «Об образовании»
4) п. 16 ст. 33 Закона РФ от 10.07.1992 N 3266-1
5) п. 6 ст. 33 Закона РФ от 10.07.1992 N 3266-1
6) Письма Минфина РФ от 12.03.2003 N 04-02-03/2;
от 02.08.2005 N 03-03-04/2/35
10) пп. 14 п. 2, п. 6 ст. 149 НК РФ
12) пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ
13) п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ
«Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»
15) Постановление ФАС Волго-Вятского округа
от 17.02.2004 N А31-2923/19
16) Постановление ФАС Уральского округа от 09.11.2004 N Ф09-4668/04-АК
18) Постановление Президиума ВАС РФ от 18.06.2000 N 355/00
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Когда расходы на обучение персонала уменьшают налог на прибыль
Для того чтобы плату за обучение персонала или проведение независимой оценки его квалификации можно было включить в состав расходов для целей исчисления налога на прибыль, должен соблюдаться ряд условий.
В общем случае расходами на основании статьи 252 НК РФ признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, а иногда (см. статью 265 НК РФ) убытки, понесенные налогоплательщиком. Учитываются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Расходы на обучение сотрудников по основным профессиональным образовательным программам, основным программам профессионального обучения и дополнительным профессиональным программам, а также прохождение ими независимой оценки квалификации учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Однако, такого рода расходы в соответствии с пунктом 3 статьи 264 НК РФ должны соответствовать ряду критериев. В частности:
Исходя из этого, расходы организации на повышение профессионального уровня работников могут учитываться для целей налогообложения прибыли лишь в перечисленных случаях.
Такие разъяснения предоставил Минфин в своем письме от 07.11.2019 № 03-03-07/85839.
Время ученичества в течение недели не должно превышать нормы рабочего времени, установленной для работников соответствующих возраста, профессии и специальности. Работники, проходящие обучение в организации, могут полностью освобождаться от работы по трудовому договору либо выполнять эту работу на условиях неполного рабочего времени.
В период действия ученического договора работники не могут привлекаться к сверхурочным работам, а также направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ). На учеников распространяется трудовое законодательство, включая законодательство об охране труда.
Работникам в период ученичества выплачивается стипендия, размер которой определяется ученическим договором и зависит от получаемой квалификации. Размер стипендии не может быть ниже МРОТ. Работа, выполняемая учеником на практических занятиях, оплачивается по установленным расценкам.
Работникам, успешно завершившим ученичество, испытательный срок не устанавливается. Если ученик по окончании ученичества без уважительных причин не приступает к работе, он по требованию работодателя возвращает ему полученную за время ученичества стипендию, а также возмещает другие понесенные работодателем расходы.