что спросить у начальника на собрании
О чем стоит спрашивать CEO, чтобы показать себя в выгодном свете?
Редактор направления Истории
Молчать во время собрания с генеральным директором из-за боязни показаться глупым – не лучшая идея. Особенно когда существует простая методика, которая позволяет узнать, стоит ли задавать возникший у вас вопрос.
Линн Тейлор (Lynn Taylor), известный американский эксперт по развитию карьеры и автор книги «Побороть офисного тирана: как обуздать инфантильное поведение босса и преуспеть на рабочем месте» (Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job), советует, чтобы ваш вопрос подходил хотя бы по одному из следующих параметров:
Издание Business Insider попросило Тейлор и Майкла Керра (Michael Kerr), участника международных бизнес-конференций и автора книги «Преимущество юмора» (The Humor Advantage), привести примеры вопросов, удовлетворяющих этим критериям.
Есть одна оговорка: прежде чем задавать вопрос главе компании, Керр советует спросить себя: «Вы просто хотите выглядеть умным и обратить на себя внимание? Или же вас это действительно интересует и поможет развить беседу?»
«Всем нам знакомо ощущение – возможно, ошибочное – что сотрудник, задающий вопрос, просто хочет обратить на себя внимание», – объясняет Керр.
Не будьте таким сотрудником. Используйте предложенные ниже идеи, чтобы оформить в более удачную форму действительно волнующий вас вопрос.
1. Могу ли я принять в этом более активное участие?
Этот вопрос решает сразу две задачи, поясняет Тейлор. Во-первых, он говорит вас как о предпринимателе, а не просто человеке, который крутится в колесе. Вы пытаетесь выходить за пределы своих обязанностей и делать больше. Во-вторых, этот вопрос показывает ваш лидерский потенциал: вы ставите себя на место руководителя и спрашиваете, что ему может потребоваться от вас.
Если вы боитесь показаться выскочкой, Керр предлагает спросить: «Чем может помочь моя команда, чтобы быстрее довести проект Х до успешного окончания?»
2. «Похоже, что компания А делает шаги по выходу на рынок Б. Вы считаете это серьезной угрозой нашим позициям?»
Так вы показываете, что следите за актуальными тенденциями и новостями индустрии.
3. «Как вы считаете, сможем ли мы увеличить прибыль, сделав X?»
Вы даете понять, что нацелены на решение задач и нестандартное видение. Тейлор также советует детально изучить все аспекты своего предложения и сделать его в правильный момент. Руководитель может заинтересоваться подробностями.
4. «Чем это обернется для нас в будущем? Это часть долгосрочного стратегического решения?»
Такой вопрос будет уместен, если CEO рассказал вам о решении выходить на зарубежный рынок или о другом серьезном изменении в компании.
В результате, директору представится удачная возможность рассказать о долгосрочных планах организации, а вы, в свою очередь, получите его уважение.
5. «Вы думали назначить на это задание Джона?»
Таким образом, объясняет Тейлор, вы показываете свою способность использовать перспективных сотрудников для решения задач компании. Это еще одно свидетельство вашего лидерского потенциала.
Вы не обязаны быть руководителем «Джона», чтобы делать такие предложения. Если этот человек когда-либо говорил о своей заинтересованности в выполнении таких задач, не стесняйтесь рекомендовать его.
Если вы не уверены, хотел бы этот сотрудник взяться за работу, вы всегда можете сказать: «Не знаю, что он сам об этом думает, но мне кажется, что он располагает идеальным набором навыков для работы в этой области».
6. «Я согласен с тем, что эта идея действительно очень поможет нашему отделу. Но мне кажется, что она может негативно повлиять на работу отдела продаж. У нас есть решение на этот счет?»
Вы демонстрируете заботу об интересах всей компании в целом, а не только своей команды, что свидетельствует о лидерских задатках.
«CEO приходят в восторг, когда видят людей, думающих об интересах всей компании», – объясняет Керр.
7. «Что для вас успех?»
Этот вопрос стоит задавать генеральному директору, когда компания находится на пороге крупных перемен или готовится к началу нового проекта, советует Керр.
Можно задать этот вопрос в немного ином виде: «Как, по-вашему, нам всем стоит определять успех?»
8. «Как вы считаете, какие еще вопросы из пока не заданных нам стоит задать?»
Возможно, это не лучший вариант для общего собрания компании, отмечает Керр. Но при работе в более тесных группах этот вопрос может оказаться очень удачным и показать вашу способность смотреть на задачи глобальнее и мыслить творчески.
Как правильно и с пользой провести рабочее совещание
Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.
Проведение совещаний нужно сделать системой
Зачем проводить совещания
Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.
Виды совещаний
Совещания бывают плановыми и внеплановые:
Готовимся к совещанию правильно
Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:
Правила проведения рабочего совещания
Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.
Не делайте встречу однобокой
Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:
Не превращайте оперативку в набор формальностей
Хвалите подчиненных
Давайте всем право голоса
Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.
Делайте лирические отступления
Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.
С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.
Протокол совещания
Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:
Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.
Подытожим
Как задавать вопросы руководителю компании
Любому сотруднику важно получение обратной связи. Известная фраза «отсутствие новостей — это хорошие новости» не всегда применима в работе.
Почему вы должны задавать вопросы начальнику ?
Задавать вопросы новому руководителю полезно тем, что вы получите ценную обратную связь о вашей работе, которая поможет лучше понять сферу работы и даст полезные идеи. Например, можете узнать о новой вакансии в вашей организации, созданной в результате увольнения другого сотрудника.
Какие вопросы можно задать руководителю
1. Какой тип обучения вы бы порекомендовали мне для продвижения по карьерной лестнице?
Это хорошая тема, которую следует поднимать ежеквартально. С каждым кварталом и с течением времени босс может подумать о некоторых новых возможностях карьерного роста, которые помогут вам продвигаться и получать новые знания.
2. Какие виды сетевых мероприятий и профессиональных организаций считаете наиболее выгодными для себя?
Нетворкинг поможет продвинуться по карьерной лестнице и даже может помочь найти другую работу, должность или повышение в будущем. Независимо от того, имеет ли ваш начальник немного больше опыта, чем вы, ценно узнать его мнение и то, что хорошо сработало для него. Эту информацию можно спрятать в вашем арсенале ресурсов для управления карьерой.
Если у вас есть какие-либо сомнения по поводу того, чтобы спрашивать о чем-то своего босса, или чувствуете себя обеспокоенным, сделайте шаг назад и попытайтесь понять такую точку зрения: многие менеджеры хотят быть рядом, чтобы поддержать своих подчиненных, но им трудно найти для этого время. Как только начнете поднимать подобные проблемы, это поможет наладить профессиональные отношения, что облегчит регулярное обращение за обратной связью и информацией.
3. Вы присоединитесь ко мне за обедом?
Подобные вопросы генеральному директору от сотрудников могут смутить. Многие стесняются делать такие предложения своим начальникам. Кроме того, боссы иногда избегают общения вне работы, так как боятся быть отмеченными за фаворитизм, но вы можете проверить, как они воспримут такое предложение. Если у вас с начальником хорошие отношения и он всё-таки придет к вам на обед, постарайтесь придерживаться нерабочих и нейтральных тем.
4. Почему вы наняли меня?
Ваш начальник, возможно, провел собеседование с несколькими кандидатами. И вас, скорее всего, наняли потому, что хорошо подходили для этой работы и обладали некоторыми яркими качествами, которые больше всего понравились вашему боссу. Если получите конкретный ответ, то сможете узнать свое лучшее качество и поработать над ним дальше, чтобы его отточить.
5. Какими были сотрудники, работавшие до меня?
Подобный интерес поможет узнать симпатии и антипатии вашего руководителя. Это даст конкретную обратную связь или четкое представление об ожиданиях менеджера. Кроме того, вы узнаете, ценит ли вас руководитель или плохо отзывается обо всех людях.
Самые важные отношения в офисе — это отношения между сотрудником и начальником. Чтобы учиться и расти, нужно построить прочные и доверительные отношения с ним.
Некоторые сотрудники всегда путаются в том, как наладить хорошие отношения со своим начальником, поэтому они прибегают к тому, что вовсе избегают с ним общения. Такая пропасть в коммуникациях не может привести к долгосрочным и прочным отношениям.
Вот некоторые дополнительные преимущества, которые можете получить от поддержания активного общения с вашим директором.
Какие еще вопросы можно задать руководителю компании
Далее представлен список дополнительных вопросов по разнообразным тематикам, о которых можно также спросить директора.
Вопросы, которые помогут понять ваши ожидания от работы
Вопросы, чтобы узнать больше о возможностях карьерного роста
Карьерный рост и личностное развитие являются важными аспектами в работе. Вот несколько тезисов, направленных на продвижение по службе:
Вопросы, чтобы понять приоритеты руководителя
Вопросы для понимания требований и ресурсов вашей работы
Узнайте, какие ресурсы руководитель считает достаточными для работы. Понимание его точки зрения поможет лучше согласовать свои обязанности с имеющимися ресурсами. Вы также можете запросить дополнительные ресурсы, если это поможет вам достичь поставленных целей.
Вопросы для поддержки начальника
Это создает больше счастья на работе, если ваш начальник знает, что вы всегда готовы помочь и поддержать его. Вот темы, которые можете поднять, чтобы продемонстрировать свою готовность внести свой вклад.
Сопровождение при трудоустройстве для топ-менеджеров
Узнайте, как гарантированно получить работу в крупнейших российских и международных компаниях вместе с TakeMyTime и методикой от успешных руководителей высшего звена
Как писать коллегам и партнёрам, чтобы вопросы решались и никто не ушёл обиженный
Просишь поставщика подписать акт сверки — тишина. Запрашиваешь у менеджера «закрывашки» — молчание. Зато по квиткам пишут с утра до вечера, будто вам только и дела, что объяснять одно и то же. Как писать, чтобы люди быстро отвечали, и как отвечать, чтобы разгрузить себя и ни с кем не поссориться?
Эксперт — Людмила Сарычева, редактор, автор статей и инструкций о деловом общении, соавтор книг «Пиши, сокращай» и «Новые правила деловой переписки».
Как писать письма по работе, чтобы на них отвечали
Позаботьтесь о том, чтобы адресату было удобно отвечать
Человек отложит письмо, если ваша просьба поставит его в тупик или потребует дополнительных усилий. Когда мне пишут: «Людмила, во вложении акт, подпишите его и пришлите скан» — я это сделаю сразу, а если попросят составить акт, мне придется заполнять реквизиты, уточнять формулировки, вспоминать пароль от Контур.Документов, и я точно отложу это на потом.
Сделайте так, чтобы отвечать на ваше письмо было удобно. Пришлите готовую форму документа. Если в документе не хватает данных адресата, отметьте, где что добавить. Если эти данные он должен где-то запросить, дайте нужные ссылки и помогите сориентироваться. Например:
Напишите, как быть, если что-то пойдёт не так. К примеру, вы просите сотрудников подтвердить ИНН и говорите, что подойдёт скриншот из сервиса «Узнай свой ИНН» на nalog.ru. Ваш коллега вводит свои данные, а сервис пишет «ИНН не найден». Скажите, что сотруднику делать в таком случае, иначе он вам просто не ответит и вы не узнаете о проблеме.
Пишите в теме не «Срочно. », а срок
Слово «срочно» раздражает. Что срочно, люди для себя сами решают. Нарушая границы, мы рискуем вызвать огонь в свою сторону.
Вдобавок «срочно» у каждого своё. Для кого-то это значит, что ответить нужно сегодня, для кого-то дело срочное, если за него надо браться на этой неделе. А если информация может быть истолкована неправильно — она точно будет истолкована неправильно.
Лучше в теме указать срок, а в самом письме объяснить, почему задача требует внимания до такого-то часа или дня. Например:
Если вы не называете срок, кажется, что ваша задача может подождать.
Люди живут своей жизнью: закрывают квартальный план, забирают детей из сада и выгуливают собак. Они знать не знают про отчётность и возмещение НДС. Помогите им разобраться.
Ну а если всё горит — звоните. Коллега может быть на обучении, в командировке или на больничном — и даже не заглянет в почту. Звонок спасёт ситуацию.
Если виноваты — признайте это и попросите помочь
Сотрудник забыл вовремя прислать документы, и теперь нужно, чтобы контрагент их подписал и сегодня же отправил обратно. Признавать провал стыдно. Он делает вид, что всё в порядке, и требует немедленно взяться за дело:
Получатель понимает, что человек сам пропустил срок, но приказной тон отбивает всякое желание помогать ему.
Лучше честно признать вину и попросить выручить:
Людям нравится помогать: они чувствуют себя хорошими. Если вы откроетесь и подадите задачу как личную просьбу, скорее всего, вам пойдут навстречу.
Придерживайтесь принципа двойной деликатности
С незнакомыми людьми мы обычно предупредительнее, чем с коллегами: неизвестно, как они могут отреагировать. Коллег мы знаем лучше и общаемся проще. Но в этом и опасность: стоит перегнуть палку, как переписка перерастает в войну.
Помните, что адресат всегда может понять вас неправильно, услышать за вашими словами не ту интонацию. Я стараюсь удвоить деликатность и избавиться от всего, что можно истолковать как претензию или нарушение границ. Поставила точку вместо восклицательного знака — значит, сержусь? Ок, без точки. Могут решить, что «заранее спасибо» означает, что я не оставляю права отказаться от задачи, — ок, не пишу так. Лучше пере-, чем недо-.
Как быть, если не отвечают
Не делайте поспешных выводов
Однажды я проводила в компании тренинг, документы они готовили сами. Через две недели бухгалтер мне пишет: «Людмила, почему вы нам не присылаете акты, оплата уже давно прошла. Сколько можно!».
А я даже не знала, что нужен акт. Если бы бухгалтер вежливо попросила прислать документ, я бы сделала это тут же. Но она написала сразу с претензией. На такое письмо хочется ответить с возмущением, и вот вместо конструктивного общения начинаются боевые действия.
Люди не отвечают по разным причинам. Может, человек не знает сроков. Или решил, что дело пока терпит. Или просто пропустил письмо. Не стоит думать, что адресат молчит из вредности: враждебность просочится в ваше письмо, и диалога не получится.
Наращивайте давление постепенно
Если вам не ответили на первое письмо, напишите второе. Если без ответа осталось второе — напишите в мессенджер. А если не удалось достучаться и так — придётся звонить.
Но наращивать давление — не значит давить эмоционально. Будьте обходительны, исходите из того, что человек пропустил ваше письмо нечаянно, а не из вредности.
Как обсуждать в переписке сложные вопросы (спойлер — никак)
Допустим, вы хотите поговорить с директором о повышении зарплаты или предложить внедрить в компании ЭДО. Обсуждать такие темы лучше лично: так легче направлять беседу в нужное русло. Если босс раздражён и не слышит вас, вы можете перенести встречу.
В переписке можно разве что договориться о встрече, обозначив тему разговора: «Давайте встретимся, я хочу поговорить о повышении зарплаты». Если директор занят и хочет обсудить всё в переписке, не ведитесь: предложите встретиться тогда, когда время найдётся. В переписке открытого разговора не получится. Если же в ответ прозвучит «никакого тебе повышения», это повод задуматься, на том ли месте вы работаете.
Как отстаивать свою позицию
Наступите на горло собственной песне
Допустим, налоговая требует представить все документы по сделке с контрагентом, включая записи телефонных переговоров. Сделка была в 2014 году, сумма всего 10 000 рублей, а работы — на целый день.
Постарайтесь сделать всё, что в ваших силах: вы лицо компании. Если эмоции через край и руки уже печатают: «Что за бред?!», отложите письмо. Если вы не можете представить все документы просто потому, что у вас их нет, скажите об этом спокойно — завтра.
Используйте приём «Мы можем так сделать, не вопрос»
Директор удивлён, почему компания платит так много налогов, и настаивает, чтобы вы «посчитали повнимательнее» тут и там. Менеджер по закупкам, несмотря на ваши протесты, хочет заключить договор с поставщиком, у которого в картотеке ВАС десятки исков о неисполнении обязательств по договору. Споры начинаются в переписке, а заканчиваются взаимной враждой и ощущением «да гори оно всё синим пламенем».
В таких ситуациях я использую приём, который описал Джим Кэмп в своей книге «Сначала скажите “Нет”». Когда собеседник предлагает что-то неразумное с вашей точки зрения, вы говорите: «Мы можем так сделать, не вопрос. Результат будет такой-то. В то же время меня беспокоит. » Вы не настаиваете на своём, не вставляете коллеге палки в колёса, а делаете так, чтобы он разделил с вами ответственность за последствия. Это здорово помогает договариваться и оставаться союзниками.
Как отвечать тем, кто «только спросить»
Когда на сдачу НДС или прибыли остаётся два дня, коллеги из других отделов так и норовят что-то спросить. Те, кого остановила запертая дверь, просачиваются в почту.
Можно не отвечать сразу или установить автоответ, но некоторые ситуации требуют быстрой реакции, а адресат может обидеться, что с ним говорит робот. Мне больше нравятся шаблоны ответа. Их можно сохранить в ворде, копировать и вставлять в письмо.
У меня много шаблонов. Например, весь год я отказывалась от выступлений на конференциях. Меня зовут на конференции, я пишу «Здравствуйте, Анна!» и добавляю стандартный ответ:
Я могу подправить текст в зависимости от ситуации, а если на том конце очень доброжелательные люди, то добавлю от себя какое-нибудь пожелание. Это быстро, но более человечно, чем автоответ.
В работе бухгалтера это тоже может пригодиться. Например, сотрудник летал в командировку, потерял посадочный талон и спрашивает, что теперь делать. Можно скопировать ответ из шаблона:
Как выходить из конфликтов
Случается, что бухгалтерам пишут люди на эмоциях, разгневанные или расстроенные: «Мне зарплата пришла вполовину меньше. Что происходит. Как вы там считаете? И что мне теперь делать? За садик платить нечем. Вы, что ли, будете с моим ребёнком сидеть? Пишу на вас докладную начальнику».
Если собеседник расстроен, ему трудно вас услышать и воспринять доводы, и конфликт, скорее всего, будет нарастать. Лучше подойти и обсудить ситуацию лично, а если такой возможности нет — позвонить.
Но бывает, что и звонить сразу опасно, лучше взять паузу. Если этому предшествует диалог на повышенных тонах, можно сказать:
Это очень расслабляет: собеседник видит, что вы готовы идти ему навстречу, и перестаёт видеть в вас врага.
Вообще это обезоруживает — когда ты злишься, а тебе готовы идти навстречу. Злиться уже невозможно. Недавно я поднималась в метро на эскалаторе, было много людей, а мужчина пытался протиснуться вперёд и спросил: «Можно я пройду?» Я ему говорю назидательным тоном: «Вообще-то, когда много людей, ходить по эскалатору нельзя». Он прошёл на две ступеньки вверх, обернулся и улыбнулся мне. Как же мне стало стыдно! Я стояла, смотрела на него и не знала, куда деться от стыда. Так устроены человеческие отношения. В письмах это тоже можно использовать.
Записали Елена Галичевская и Мария Скобелева
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.