что собой представляет формуляр документа
Что такое формуляр документа в делопроизводстве — образец для скачивания
Формуляр документа в делопроизводстве — это типовой шаблон, содержащий обязательные реквизиты в правильном расположении на листе.
В статье поясняется, как именно его оформлять, а также дане ссылки, по которым можно скачать образец формуляра.
Что такое формуляр документа в делопроизводстве
Любая организация в своей деятельности составляет и использует множество различных документов. Каждый такой документ имеет конкретное название и надлежащее целевое назначение, а также содержит определенные сведения. При этом важная роль отводится наличию у документа должной юридической силы, обеспечиваемой в том числе присутствием необходимых реквизитов на его бланке.
Ещё один существенный нюанс заключается в том, что указанные реквизиты должны располагаться на обычном листе бумаги в установленном порядке.
Типовой шаблон, определяющий состав обязательных реквизитов документа, а также принципиальную схему их расположения на соответствующем бланке, принято называть формуляром документа.
Любой официальный документ всегда составляется в соответствии со строгим образцом – стандартным формуляром. Чтобы он обладал юридической силой, указанное условие должно неукоснительно соблюдаться.
Применение формуляра, устанавливающего реквизиты документа и определяющего схему их расположения на стандартном листе бумаги должного формата, позволяет, в первую очередь, избежать большинства ошибок, нередко допускаемых при составлении документации.
Кроме того, типичное расположение реквизитов, предусмотренное стандартным шаблоном, упрощает работу с документацией и ощутимо экономит время, необходимое для её составления и последующей обработки.
Формуляр обеспечивает размещение информации в определенных секторах бланка, что облегчает и ускоряет поиск нужных сведений.
Реквизитами деловой бумаги называется набор её обязательных компонентов. Каждый такой реквизит является необходимым элементом соответствующего документа. К подобным реквизитам обычно относятся название (вид) деловой бумаги, её составитель, адресат, содержательная часть (текст), а также дата оформления, подпись составителя (автора), резолютивная часть (резолюция) и целый ряд других элементов.
Каждая отдельно взятая разновидность деловой бумаги имеет свой конкретный состав реквизитов. Это значит, что у разных деловых бумаг указанные наборы обязательных элементов могут ощутимо отличаться.
Характер используемых реквизитов, их количество и расположение на бланке предопределяются следующими факторами:
Подавляющее большинство деловых бумаг имеют строго ограниченный набор обязательных реквизитов. Перечень необходимых элементов и порядок их расположения на бланке могут регламентироваться нормативно-правовыми актами, что характерно для официальных документов, выдаваемых и оформляемых уполномоченными органами власти.
Если необходимые реквизиты указаны некорректно или вообще отсутствуют, документ считается недействительным, то есть не обладающим юридической силой и правовым значением.
Классификация и виды в документообороте
У каждой разновидности официальной (служебной) деловой бумаги имеется в настоящее время свой конкретный формуляр, который и должен применяться в практике современного документооборота.
При этом формуляры, которые регулярно используются в делопроизводстве, подразделяются на следующие категории:
Как оформляется, какие реквизиты должны присутствовать
Формуляры документов, обязательные реквизиты деловых бумаг и схемы их расположения на бланках регламентируются нормативным актом – официальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016. Однако положения данного стандарта используются в делопроизводстве добровольно, что предусмотрено нормами закона «О стандартизации в РФ» № 162-ФЗ от 29.06.2015.
Принцип добровольности подразумевает, что организация самостоятельно принимает решение о применении этого стандарта в своей деятельности. Если указанное решение принимается руководством компании, стандарт становится для такой компании обязательным.
Типовой формуляр включает следующие реквизиты:
Формуляром-образцом устанавливаются такие компоненты:
Индивидуальные формуляры в целом ряде случаев не регламентируются как по форме, так и по содержанию, что позволяет при их составлении применять свободные шаблоны и не использовать полные наборы типичных реквизитов.
Образцы
Схемы расположения реквизитов:
Формуляр документа: понятие, структура, виды.
Каждый из документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информац-ых элементов. Целевое назначение этих элементов не однозначно. Одни информац-ые элементы содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ. Другие информацые элементы несут сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.
Информацый элемент док-та, характер-ий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом.
Совокупность реквизитов, определенное расположение их в документе составляет формуляр документа.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Иначе говоря, формуляр документа – это схема его построения. Она определяет особенности любого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, отдельного вида документа.
Схема построения, формуляр одного вида и системы документации имеет определенную устойчивость, конкретность. В то же время формуляр документа определенного исторического этапа развития может иметь, с одной стороны, свои конкретные особенности, присущие именно данному периоду, с другой стороны, он представляет собой наиболее общую схему построения документа в целом, средний или типичный формуляр документа эпохи.
Каждому реквизиту отводится на документе свое место, которое закрепляется в формуляре-образце – своеобразной единой матрице, включающей концентрацию свойств и качеств определенного множества организационно-распорядительных документов.
Формуляр-образец документа – модель построения формы док-та, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец ОРД включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры.
При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, отраженных в формуляре-образце. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями создания документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Свой набор реквизитов характерен и для документов разных видов. Это дает основания выделить индивидуальный и типовой формуляр.
Типовой формуляр – это формуляр, характерный для конкретного вида документов.
Индивидуальный формуляр – формуляр конкретного документа.
Все реквизиты делятся на постоянные и переменные.
Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицир-ой формы док-та или бланка док-та.
Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.
Формуляр документа и его составные части
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами(подпись, печать, текст, название документа и т.д.).
Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.
Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме, например авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.).
Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.
Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерное именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади.
Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных документах исходного множества. Это свойство документов позволяет не только успешно совершенствовать процессы документирования в традиционных “ручных” технологиях, но и, определив общие принципы архитектуры управленческих документов, перейти к автоматизированному проектированию необходимых документов в компьютерных (информационных) технологиях.
Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше прижился первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях предпочтителен описательный вариант.
Формуляр, характерный для документов определенного вида (договоры, протоколы, акты), называется типовым формуляром.
Государственным стандартом 6.10.5-87“Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца”установлены:
– конструкционная сетка с ячейкой, равной или близкой к шагу письма канцелярской пишущей машинки (2,6 на 4,25 мм), что чуть меньше, чем размер шрифта Times New Roman 14;
– состав и правила оформления реквизитов, придающих документам юридическую силу.
По стандарту конструктивным элементом при проектировании форм может являться как отдельная ячейка, например для номера листа документа, так и базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки.
Схема построения, формуляр одного вида и системы документации имеют определенную устойчивость, конкретность. В то же время формуляр документа определенного этапа исторического развития может иметь, с одной стороны, свои конкретные особенности, присущие именно данному периоду, с другой стороны, он представляет собой наиболее общую схему построения документа в целом, средний или типичный формуляр документа эпохи.
Формуляры различных видов документов складывались на протяжении веков.
Понятие «формуляр» документа
Тема 7. Формуляр, реквизит и бланк документа
| Основные понятия: формуляр документа, типовой формуляр, формуляр-образец, реквизит документа, бланк |
Понятие «формуляр» документа
«Формуляр документа:Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности» (ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Набор обязательных реквизитов, составляющих формуляр документа, зависит от вида документа. Различают несколько видов формуляра документа:
Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, протокола, называется типовым формуляром.
Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в определенной последовательности. Например, в формуляр заявления входят: адресат, автор, наименование вида документа, текст, подпись, дата.
Индивидуальный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, например, формуляр приказа по основной деятельности, формуляр приказа о командировании и пр.
Индивидуальным может быть как произвольный, так и регламентированный формуляр. Например, доверенность, расписка, объяснительная записка, заявление могут быть написаны в произвольной форме, если автором документа является лицо не официальное или не знакомое с правилами оформления документов. Однако формуляр большинства официальных документов является объектом унификации и стандартизации. Поэтому формуляры официальных документов являются регламентированными. В результате унификации форм документов появились так называемые формуляры-образцы.
Формуляр-образец– это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов данной системы.
Расположение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему использованию документа. Формуляр-образец устанавливает место и границы расположения каждого реквизита.
Формуляры-образцы служат основой для конструирования формуляров и бланков всех видов служебных документов. На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи. На базе формуляров-образцов разрабатываются унифицированные формы большинства управленческих документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовления бланков.
Стандарты и другие документы на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. В нормативных документах представлены графические модели или схемы построения образцов документов.
Метод построения формуляра-образца предусматривает разработку единого формуляра с фиксированным расположением реквизитов для всей совокупности документов, что существенно облегчает их визуальное восприятие, позволяет сократить многообразие форм документов и процесс их создания с помощью средств автоматизации.
Специалисты по ДОУ установили совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, и установили местоположение каждого элемента информации в организационно-распорядительных документах.
Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения документов, является шаблоном, по которому должны составляться документы. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей реквизитов, характерное именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади. Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей.
Формуляры-образцы, как правило, приводятся:
· – в инструкциях и регламентах;
· – в методических пособиях по делопроизводству;
· – в программах автоматизации делопроизводства;
· – в книгах и учебных пособиях и т.п.
Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку служебного документа, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет: 1) организовать централизованное изготовление бланков для служебных документов; 2) сократить трудозатраты на составление и оформление служебных документов; 3) облегчить визуальное восприятие необходимой информации; 4) расширить возможности использования технических средств при составлении и обработке служебных документов.
Формуляр-образец организационно-распорядительного документа– типовая модель, содержащая совокупность обязательных реквизитов, свойственных документам унифицированной системы организационно-распорядительной документации и расположенных определенным образом.
Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационного, распорядительного, информационно-справочного документа. Формуляры конкретных видов документов определяются назначением документов и правилами их составления, оформления, разработки и введения в действие.
В первом разделе ГОСТ Р 6.30-2003 «Область применения» подчеркивается, что «. стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000)».
Распространение действия стандарта на документы, включенные в ОКУД, говорит о том, что правила оформления документов, изложенные в стандарте, относятся к документам как государственных организаций, так и негосударственных коммерческих компаний. Организационно-распорядительная документация (ОРД) фиксирует процесс принятия решений по административным и прочим вопросам и создается во всех организациях независимо от их организационно-правовой формы, права собственности и вида деятельности.
К организационно-правовымдокументам, оформление которых должно соответствовать стандарту, относятся: устав, учредительный договор, свидетельство о регистрации, положение, правила, штатное расписание, структура и штатная численность (в настоящее время такой документ оформляется редко), должностная инструкция. Именно такие наименования можно увидеть в ОКУД класс 0200000:
Система распорядительной документациипредставлена в ОКУД такими документами, как постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.
В Общероссийском классификаторе хорошо представлена и система информационно-справочной документации:протокол, акт, служебное письмо, докладная и объяснительная записки, представление, заявление.
Система плановой документациитакже находит отражение в классе 0200000 в ОКУД и представлена одним документом – графиком отпусков.
Формуляр-образец организационно-распорядительного документа – это модель унифицированной формы документа. Все поле формата формуляра-образца в ГОСТ Р 6.30-2003 условно можно разделить на три части:
Формуляр-образец ОРД
Общие сведения
Формуляр-образец организационно-распорядительного документа
Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, которым присваиваются коды в рамках данной системы.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.
В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.
Типовой формуляр – формуляр, характерный для конкретного вида документов например, приказа, акта. Он характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.
Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита.
Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте Р6.30-2003 «Требования к оформлению документов». Он распространяется на организационно-распорядительные документы, включенные в ОКУД. В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, излагаются правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для каждого реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учётом максимального набора знаков при его написании. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.
Формуляр–образец документа – модель построения документа, устанавливающая требования к расположению реквизитов.
Формуляр–образец документа является шаблоном, по которому должны составляться документы. Формуляры-образцы, как правило, приводятся:
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична, различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия.
Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.
Отличия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.
Формуляр–образец служит целям унификации и стандартизации документов.
На основе государственных формуляров–образцов могут разрабатываться формуляры–образцы для какой-либо отрасли или конкретного предприятия.
Единые требования к оформлению всех документов, входящих в систему ОРД, унифицированы и закреплены в ГОСТ Р6.30–97. Стандарт обязателен для применения во всех организациях, независимо от организационно-правовой формы. Данные требования по оформлению документов обязательны в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования.
ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых при оформлении документов, и определяет место их расположения на документе.
Состав реквизитов в конкретном документе зависит от его вида. Отсутствие даже одного реквизита приводит к тому, что документ теряет юридическую силу и становится недействительным.
Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле документа почти всегда закрыто.
При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.
Расчет положения реквизитов на рабочем поле документа по знакам печати для формата А4 и А5