Чему учит работа секретарем
Секретарь
Секретарь – человек, являющийся помощником руководителя, отвечающий за обеспечение функционирования офиса. Он может заниматься делопроизводством, что зависит от места работы. Профессия подходит для активных девушек и парней, не имеющих интересов к определенным школьным предметам. Кстати, в 2021 году центр профориентации ПрофГид разработал точный тест на профориентацию. Он сам расскажет вам, какие профессии вам подходят, даст заключение о вашем типе личности и интеллекте.
Краткое описание
Секретари являются обычными офисными сотрудниками, которые умеют выполнять широкий круг работ. Профессия имеет определенную специфику, ведь нередко от секретаря требуется не только знание основ делопроизводства, но и навыки организатора, умение пришивать пуговицы и даже заваривать вкусный кофе. Секретарь – это настоящее сердце любого офиса, ведь именно он обеспечивает бесперебойную работу, следит за порядком, иногда руководит нижестоящим персоналом, предупреждает конфликтные ситуации и формирует правильный деловой микроклимат.
Особенности профессии
Секретари стали чем-то привычным для современного бизнеса и системы предоставления государственных услуг. Условно их разделяют на 2 группы, учитывая круг должностных обязанностей.
Первая группа – секретарь в приемной. Он подчиняется непосредственно руководителю структурного подразделения или компании, должен иметь презентабельный внешний вид и правильную речь. В круг обязанностей входит встреча гостей и клиентов, ведение личного графика руководителя, прием звонков, выполнение мелких поручений. Преимуществом будет знание той сферы, в которой секретарь работает, а для трудоустройства в медицинские центры и клиники необходимо среднее или высшее профильное образование.
Также существую секретари-референты, на которых возлагается больший круг обязанностей:
Сегодня все чаще требуются гибридные специалисты, которые умеют выполнять все вышеперечисленные работы. Однако обычный секретарь может не иметь профильного образования, а вот референту оно чаще всего необходимо.
Секретарь
Предлагаем вам разобраться, что же на самом деле скрывается за скромной деятельностью работника секретариата. Какими бывают разновидности этой профессии? Какими навыками и умениями должен обладать секретарь, и существуют ли перспективы развития?
При выборе профессии многие руководствуются престижностью специальности, возможностью карьерного роста и уровнем оплаты труда. Работа секретарем, к сожалению, не входит в список престижных и высокооплачиваемых профессий. Мало того, ее представителей нередко относят к низшей категории сотрудников, поскольку бытует мнение, что с обязанностями секретаря может справиться каждый, даже тот, кто не имеет особых навыков и образования.
Однако думающий человек с уверенностью скажет, что секретарь не только ответственная, но и очень тяжелая профессия. И, прежде всего потому, что секретарь – лицо компании, занимающее довольно значимую позицию и, в некоторой степени, являющееся посредником между начальством, подчиненными и клиентами.
Предлагаем вам разобраться, что же на самом деле скрывается за скромной деятельностью работника секретариата. Какими бывают разновидности этой профессии? Какими навыками и умениями должен обладать секретарь, и существуют ли перспективы развития?
Кто такой секретарь?
В российской истории секретари приобрели особое значение при дворе Петра I, который выдвигал к ним жесткие требования. В его понимании эту должность мог занимать исключительно образованный мужчина, дворянин знатного рода. Некоторые изменения в требования внесла Екатерина II, включив в перечень обязанностей секретаря такие качества, как наглость и изворотливость.
В современном понимании слово «секретарь» подразумевает офисного сотрудника с широким спектром обязанностей, направленных преимущественно на организацию эффективной административной и управленческой деятельности фирмы. Как правило, секретарь – это «правая рука» начальства, лицо компании, знающее все нюансы ее деятельности. Объем требований, предъявляемых кандидатам, во многом зависит от уровня предприятия или организации, и их перечень может варьироваться исходя из потребностей руководителя. К основным должностным обязанностям относится:
На сегодняшний день работников секретариата принято подразделять на несколько узких специализаций, предполагающих наличие у претендентов определенных знаний:
Помимо указанных разновидностей, существуют несколько дополнительных специализаций со специфическими требованиями. Например:
Какими личностными качествами должен обладать секретарь?
Поскольку специфика работы секретаря предполагает помощь руководителю в ведении дел, хороший специалист отличается, в первую очередь, ответственностью и пунктуальностью. Немаловажное значение имеет его внимательность, исполнительность и организованность – это позволяет избежать недоразумений при составлении документации и распорядков.
Секретарю должны быть присущи такие качества, как опрятность, аккуратность, доброжелательность, умение налаживать контакт с людьми, что обусловлено необходимостью взаимодействия с руководством, клиентами и коллективом.
Ну а поскольку секретарь является лицом компании, приятная внешность – неотъемлемый критерий. Безусловно, это совсем не значит, что на эту должность подходит исключительно девушка модельной внешности, здесь важно чувство стиля и наличие вкуса. Стоит заметить, что секретарями, как правило, становятся женщины. Считается, что они более гибкие и стрессоустойчивые, а также могут сделать офис более уютным.
Преимущества профессии секретарь
Среди основных преимуществ профессии секретарь можно отметить:
Эта работа не относится к самым высокооплачиваемым. Чаще всего уровень оплаты зависит от региона проживания, уровня квалификации кандидата и размеров компании – согласно статистическим данным средняя зарплата секретарей колеблется в пределах от 15 до 60 тысяч рублей. Хороший специалист, работающий в крупной компании, может рассчитывать на вполне приличную, даже по меркам большого города, зарплату.
Недостатки профессии секретарь
Не стоит думать, что профессия секретаря состоит исключительно из преимуществ – она включает немало нюансов, которые не могут не огорчать. В первую очередь, это касается отсутствия перспективы развития. Как правило, руководители не желают расставаться с хорошими сотрудниками, поэтому не продвигают их по службе. Хотя случается, что секретарей все же оценивают по достоинству и повышают. Но этого могут добиться только те, кто продемонстрировал трудолюбие, ответственность и хорошее знание своего дела.
Среди основных недостатков профессии секретарь можно также отметить:
Где можно получить профессию секретарь?
Российские ВУЗы не предлагают обучение по направлению «секретариат». А зря, поскольку для руководителей все чаще становится важным уровень образования их помощников. Именно поэтому сегодня преимуществом обладают кандидаты с дипломом в области филологии, психологии, коммуникации и другими сопутствующими направлениями.
Базовые навыки секретарского дела можно получить в колледжах и техникумах. Учебные заведения осуществляют подготовку в течение 1-3 лет для учащихся, окончивших 11 или 9 классов школы соответственно. Также освоить профессию секретаря можно на специализированных курсах – здесь желаемый сертификат можно получить гораздо быстрее. Однако сегодня рынок переполнен предложениями, и не все они обеспечивают качественное образование, поэтому к выбору образовательной организации нужно подходить очень внимательно.
Чему следует и чему не следует учить секретарей
ВЛАДИМИР ПРАВОТОРОВ, Begin Group
Очень трудно в точности описать все функции, которые выполняет в российской компании сотрудник, занимающий должность секретаря. Поэтому в отличие от западных стран проблема эффективности обучения секретарей в России весьма острая.
Ответить и принять
Однажды я стал свидетелем такого случая. Мне была назначена встреча в агентстве недвижимости, и я ожидал в холле, пока освободится нужный мне человек. В это время в офис пришел клиент, с которым один из менеджеров агентства договорился о встрече, но неожиданно уехал на полчаса, не предупредив секретаря. Так на долю последнего выпала нелегкая обязанность «заняться клиентом». К моему ужасу, секретарь забросила все текущие дела и, применив всю свою фантазию, начала одну за другой преподносить бедному клиенту самые смелые догадки о местонахождении менеджера. По мере продолжения ее монолога лицо клиента становилось все мрачнее, а когда секретарь исчерпала запас фантазии и сухо сказала: «Не знаю, как вам быть, попробуйте позвонить ему сами», тот молча покинул офис.
Многие компании выбирают для обучения тренинги по развитию именно навыков приема посетителей и телефонного общения, понимая, что секретарь первым встречает клиента и формирует у него мнение о компании.
На тренингах много внимания уделяется поведению секретарей в нестандартных ситуациях. Существует мнение, что работа секретаря очень однообразна и, заучив пять-шесть алгоритмов, можно с успехом ее выполнять. Специалисты с этим категорически не согласны и утверждают, что элемент случайности в работе секретаря присутствует постоянно.
Например, традиционно много внимания уделяется тому, как задержать настойчивого посетителя в холле или совсем выпроводить из офиса. Мне известен случай, когда секретарь запросто остановила очень решительного посетителя, без особых объяснений направлявшегося в офис генерального директора компании, словами: «Постойте-постойте! А как же чашечка кофе, которая ждет вас в комнате направо?»
Без стресса
На только что принятых на работу секретарей, не имеющих значительного опыта работы, часто сваливается сразу огромное количество разнообразных заданий, что, как правило, отражается на их эмоциональном состоянии. К тому же до сих пор многие сотрудники относятся к секретарям пренебрежительно и подчас некорректно. Поэтому для новых сотрудников часто необходим курс по стресс-менеджменту (или психологической подготовке), о чем работодатель забывает.
Некоторые компании также направляют сотрудников на корпоративные курсы с элементами командообразования. После прохождения курсов секретари работают в отдельной комнате, что еще больше сближает их как команду. В таких условиях повседневные стрессы обычно преодолеваются сами собой.
Помнить о времени
Эффективность
Затем с помощью соответствующих моделей распределения затрат можно оценить экономию в результате проведения тренинга и сравнить ее с расходами на этот процесс (финансовыми и временными). Для качественной оценки повышения эффективности работы примерно 20% клиентов после обучения привлекают в свой офис тренера, который в течение определенного времени следит за работой бывших учеников.
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Работа секретарем — основные преимущества и недостатки
Секретарь входит в перечень профессий, которые всегда будут востребованы, так как на любом уважающем себя предприятии обязательно присутствует данная должность. Что же из себя представляет эта профессия, какие в ней есть плюсы и минусы?
Бытует ошибочное мнение, что секретарь – это красивая девушка, которая только и делает что готовит начальнику кофе и проводит к нему посетителей. На самом деле круг обязанностей секретаря гораздо шире и разнообразнее и заключается в следующем:
Для того чтобы работать секретарем, необходимо обладать следующими качествами:
Плюсы профессии
Секретарь – это правая рука руководителя, он находится ближе всех к руководству и потому всегда в курсе дел, происходящих на предприятии. Этим преимущества профессии не ограничиваются. К ним также можно отнести:
Минусы профессии
Преимуществ у должности немало, однако все же не всем людям эта работа подходит в силу своей специфики. К недостаткам профессии относят:
Выводы
У каждой профессии есть свои недостатки и преимущества, потому выбирая себе специальность, необходимо изучить ее специфику. На первый взгляд кажется, что работать секретарем просто, однако наряду с приготовлением кофе и подготовкой документов, профессия требует от человека стрессоустойчивости и дипломатичности, так как посетители, пришедшие в приемную, приходят по разным причинам, кто-то решить текущие вопросы, кто-то пожаловаться, а могут приехать правоохранительные органы или прокуратура с обыском. Так что нужно быть готовым ко всему.
Одним из существенных минусов является то, что работа не предусматривает профессиональной реализации и спустя год делать однообразную работу может надоесть и захочется сменить профессию.
Правая рука шефа и лицо офиса: главное о профессии секретаря
Важность профессии секретаря порой недооценивают, а между тем именно эти люди обеспечивают жизнеспособность целого офиса, гарантируя нормальное функционирование всех рабочих процессов, а также являются связующим звеном между начальством, сотрудниками и посетителями.
В сегодняшней статье ФАН расскажет, что делает секретарь, как и где получить эту специальность, а также порассуждает о плюсах и минусах профессии.
Небольшой исторический экскурс
Традиционно считается, что секретарь — специальность сугубо женская, однако на самом деле таковой она стала только ближе к концу XIX века после изобретения и начала активного использования печатной машинки.
Данная профессия уходит корнями в глубину веков. Существовала она еще в Древнем Риме, но тогда поверенными лицами (а само по себе слово «секретарь» происходит от французского secret, что в переводе означает «секрет») были только лишь мужчины. Аналогично ситуация складывалась и на Руси, где первыми секретарями стали летописцы, в чьи обязанности входило облекать в письменную форму царские указы.
Официальный статус должность личного ассистента получила вместе с созданием канцелярии по приказу императора Петра I. В секретари в те времена брали исключительно мужчин знатного происхождения, имевших хорошее разностороннее образование.
Первые курсы по подготовке квалифицированных кадров появились в Харькове в 1868 году.
Профессия секретарь: разновидности и круг обязанностей
Сегодня профессия достаточно востребована, ведь секретарь — это правая рука шефа и лицо офиса. Хороший специалист необходим на каждом предприятии без исключения.
Условно можно выделить следующие специализации в секретарской работе, от которых зависит то, чем предстоит заниматься кандидату на вакантную должность.
Несмотря на то, что у каждого из секретарей — своя специфика работы, нередки случаи, когда один человек одновременно выполняет обязанности референта, личного ассистента, администратора и даже пресс-секретаря. Обычно список обязанностей такого «универсального солдата» выглядит следующим образом:
Как стать секретарем: образование и требования к кандидату
Для того, чтобы попробовать себя в данной профессии, высшее образование не требуется — достаточно будет среднего специального. Поступить в колледж на секретаря можно после 9 или 11 класса. Обучение займет сравнительно немного времени — от одного года до трех лет. Хочется еще быстрее? Без проблем — получить навыки секретарского дела можно на специализированных курсах всего за несколько месяцев, однако нужно понимать, что чем выше уровень полученного образования, тем больше у кандидата шансов устроиться на хорошее место в престижную компанию и получать более высокую зарплату.
На вопрос «Сколько зарабатывает секретарь?» дать сразу однозначный ответ сложно, поскольку оплата труда в значительной степени зависит от региона проживания, профессиональных навыков, опыта работы, знания иностранных языков и диплома претендента. Оклады ассистентов начинаются от 15–20 тысяч рублей и могут доходить до 100 тысяч при достаточном уровне квалификации.
Хороший секретарь ценится на вес золота — настоящий профессионал своего дела грамотно распланирует рабочий процесс, подберет самые удобные авиабилеты, вовремя напомнит о важной встрече, наведет порядок в документах, организует переговоры, произведет приятное первое впечатление на новых деловых партнеров, а уже имеющихся встретит как старых друзей, каждый раз создавая доброжелательную и комфортную для всех сторон атмосферу даже в самых сложных и напряженных ситуациях. Недаром у секретарей есть свой профессиональный праздник, который отмечается ежегодно в третью пятницу сентября.
Чаще всего от претендентов требуются следующие навыки и личностные качества:
О хорошем и не очень в секретарском деле
У любой, даже самой интересной, хорошо оплачиваемой и престижной должности есть свои плюсы и минусы. Есть таковые и у профессии секретаря. Рассмотрим те и другие немного подробнее.