зачем нужна аттестация персонала
Зачем проводится аттестация сотрудников?
Аттестация является базовой процедурой, необходимой для эффективного управления персоналом. Она предполагает регулярное проведение оценки компетенции сотрудников предприятия или организации.
Зачем проводится аттестация?
Главная цель аттестации персонала – получение информации, которая поможет руководству принимать правильные управленческие решения. На основании полученных результатов руководство может скорректировать цели компании, сформулировать задачи и наметить дальнейшие шаги развития.
Также в ходе аттестации осуществляется сбор данных о сотрудниках. Такая информация нужна для контроля их деятельности, оценки качества выполняемой работы, формирования системы мотивации, поощрения и стимулирования.
Как проводится аттестация персонала?
Процесс представляет собой ряд последовательных этапов:
Как часто проводится аттестация?
Есть два вида проверки: очередная и внеочередная. Первая проходит один раз в пять лет, и она обязательна для всех сотрудников компании. Такая аттестация направлена на сбор данных об уровне профессиональной компетенции специалиста, достигнутого за обозначенное время, и его вкладе в общее дело. Внеочередная проверка проводится при необходимости, например, когда сотруднику предлагается занять более высокую должность. С другой стороны, проверка требуется, если работник не справляется со своими трудовыми обязанностями. Под аттестацию также попадают сотрудники, у которых закончился испытательный срок.
Особенности аттестации работников
В ходе аттестации оцениваются несколько параметров:
Критерии оценки
Простыми словами, аттестация нужна для определения компетентности, под которой понимается набор определенных знаний, умений и навыков для решения профессиональных задач. Так, оценивается профессиональная компетентность – соответствие сотрудника рабочему месту и выполняемому виду деятельности. Кроме этого, устанавливается уровень корпоративной компетентности – понимание работников основных целей и задач компании.
Итоги аттестации
Итогом аттестации является выпуск распоряжения, приказа или иного акта, в котором прописываются, например, изменения в кадровой политике, кадровой расстановке, поощрениях и наградах аттестованных сотрудников.
По результатам проверки руководство принимает решения. Их можно разделить на несколько групп:
Аттестация персонала – полезный и эффективный инструмент не только для управления коллективом, но и для эффективной организации деятельности всего предприятия. Она нужна и руководителям, и самим работникам: первые могут правильно планировать кадровую политику, а для вторых проверка и оценка станет хорошим стимулом для профессионального роста.
Аттестация персонала. Насколько это необходимо?
Аттестация занимает свое, особое, место в системе управления персоналом, хотя нередко ее путают с оценкой персонала.
Для кого аттестация обязательна?
Следует отметить, что наше законодательство не обязывает всех без исключения работодателей проводить аттестацию своих работников. Ни Трудовой кодекс РФ, ни другие нормативно-правовые акты общеотраслевого и обязательного характера не устанавливают, что любой работодатель должен периодически проверять соответствие своих работников занимаемым ими должностям.
Однако есть здесь и исключения. Например, в соответствии со ст. 48 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» в целях определения соответствия замещаемой должности 1 раз в 3 года проводится аттестация государственных служащих. А согласно Федеральному закону от 14 ноября 2002 г. N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» обязательной аттестации подлежит руководитель унитарного предприятия.
Обязательная аттестация установлена также специальными федеральными законами в отношении персонала организаций отдельных отраслей экономической деятельности (некоторые категории работников в энергетике, транспортной сфере, на опасных производственных объектах, в сфере образования и другие).
Зачем нужна аттестация?
В первую очередь аттестация позволяет провести диагностику персонала, то есть получить информацию о сотрудниках, выявить «болевые точки», моменты, затрудняющие работу персонала, и своевременно решить эти проблемы. В процессе аттестации проводится инвентаризация бизнес-компетенций, что необходимо компании для достижения намеченных целей. Речь идет об определении с помощью аттестации ценности сотрудников не только для подразделения (группы), но и для организации в целом, оптимальной расстановке сотрудников на местах, наиболее адекватном применении системы оплаты труда.
Проведение аттестации
Для проведения аттестации создается аттестационная комиссия во главе с председателем, которая делится на подкомиссии для оценки работников конкретной должности или направления деятельности. Если целью аттестации является проверка соответствия занимаемой должности и по ее итогам возможно увольнение работников, в состав аттестационной комиссии в обязательном порядке включается член комиссии от соответствующего выборного профсоюзного органа (при условии, что есть профсоюз). Если у аттестации другие цели и ее итоги не предусматривают возможности увольнения (или других негативных последствий для сотрудников), то включение члена профсоюза в состав аттестационной комиссии не обязательно (например, если аттестация проводится с целью формирования кадрового резерва, для повышения категорий по оплате труда и т.д.). Важно знать, что с юридической точки зрения неправомерным может быть признано проведение аттестации работников, проработавших в занимаемой должности менее 1 года, и беременных женщин. Также аттестации не подлежат женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет и находящиеся в отпуске по уходу за ребенком (их аттестация проводится не ранее чем через год после выхода из отпуска).
При подготовке аттестации организаторам необходимо определить, какие категории сотрудников будут проходить ее и с какой периодичностью (обычно аттестация проводится раз в год).
Важно также представлять, что именно необходимо оценивать, так как в полную процедуру аттестации могут быть включены оценка результатов труда, профессиональных знаний и навыков сотрудников, оценка свойств их личности. Формально оценка личностных качеств и мотивационной сферы человека не входит в предмет аттестации в ее классическом понимании. Однако современные рыночные условия диктуют свои требования, и исходя из этого все больше компаний включают такую оценку в систему аттестации для ряда должностей (специальностей), где личностно-мотивационная сфера сотрудников имеет ничуть не меньшее значение, чем профессиональные знания и навыки. Это относится, например, к руководителям, сотрудникам коммерческих служб и т.д., т.е. к тем должностям, для которых очень важен человеческий фактор, влияющий на бизнес компании в целом.
Ошибки и последствия при проведении аттестации
Низкая информационная поддержка процедуры аттестации тоже может сказаться на психологическом климате коллектива, особенно если аттестация проводится впервые. Следует подробно разъяснять менеджерам высшего звена, какие сведения они получат в результате проведения аттестации, как ими пользоваться и какие задачи с их помощью можно решить. Сотрудников компании можно предупредить о проведении аттестации за пару месяцев, чтобы они смогли подготовиться к этой процедуре, освежить в памяти необходимую информацию, дополнительно почитать профессиональную литературу. И не стоит бояться некоторого напряжения в коллективе, поскольку люди в это время начинают лучше работать, т.к. грядущая аттестация служит им дополнительным стимулом.
Итоги аттестации
Как говорилось выше, аттестация нужна и для того, чтобы обоснованно принимать управленческие решения, связанные с кадровым менеджментом. В частности, по итогам аттестации можно принять ряд кадровых решений на законном основании (увольнение, понижение в должности, перевод на другую работу).
Процедура принятия решения о переводе работника, его увольнении или об изменении других существенных условий трудового договора должна быть подробно закреплена в локальном положении об аттестации персонала.
В противном случае затрудняется применение соответствующих статей ТК РФ. Если в приказе по итогам аттестации службе персонала дается указание рассмотреть вопрос о переводе работника, признанного не соответствующим занимаемой должности, то работнику в соответствии с ч. 2 ст. 81 Трудового кодекса РФ должен быть предложен перевод на другие вакантные должности при наличии последних. Как правило, предлагаются нижестоящие должности. Если работник отказывается от перевода (причем в письменной форме) или же вакантных должностей нет, то только в этом случае работодатель может уволить работника по п. 3 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ.
Если работник был уволен по этому основанию и оспаривает увольнение в судебном порядке, то:
1) выводы аттестационной комиссии о деловых качествах работника будут подлежать оценке в совокупности с другими доказательствами по делу;
2) работодатель обязан представить доказательства, свидетельствующие о том, что работник отказался от перевода на другую работу либо что работодатель не имел возможности (например, в связи с отсутствием вакантных должностей или работ) перевести работника с его согласия на другую работу в этой же организации;
3) если уволенный работник является членом профсоюза, работодатель должен будет представить доказательства о том, что в состав аттестационной комиссии при проведении аттестации, которая послужила основанием для увольнения работника, входил представитель от соответствующего выборного профсоюзного органа (ч. 3 ст. 82 ТК РФ), а кроме того, доказательства, что в соответствии со ст. 373 ТК РФ:
Чтобы избежать подобных судебных разбирательств, работодателю необходимо использовать утвержденные формулировки. Общепринятыми оценками работников по итогам аттестации являются оценки «соответствует занимаемой должности» и «не соответствует занимаемой должности» (нередко в компаниях используют формулировки «аттестован», «годен» и другие, что неправильно).
Аттестация персонала в коммерческих структурах
Одним из наиболее эффективных средств управления персоналом, дающих возможность оценить квалификацию, уровень знаний, способности, личностные и профессионально важные качества работников и получить информацию с целью принятия дальнейших управленческих решений, является аттестация.
Вместе с тем аттестация — это процедура регулярной оценки соответствия деятельности конкретного специалиста стандарту выполняемой работы на конкретной должности и на данном рабочем месте. Аттестовать можно не только работников, но и структурное подразделение, отдельное предприятие.
Аттестация как средство управления персоналом
Самое главное в аттестации — непосредственное общение руководителя с работником, поскольку она проводится методом аттестационного собеседования. Аттестационное собеседование, в свою очередь, может быть:
Умение руководителя самостоятельно определить главную управленческую цель аттестации и получить необходимую кадровую информацию свидетельствует о его профессиональном имидже, наличии инициативы и высокой корпоративной культуры. В дальнейшем организационные способности руководителя помогают установлению успешных деловых контактов с работниками, ориентируют его на обратную связь с персоналом, что свойственно демократическому стилю управления. Таким образом, руководитель рассматривает аттестацию как мероприятие, которое должно быть полезным для обеих сторон, а не как форму служебного контроля или дисциплинарную проверку работников (что, к сожалению, бывает нередко).
В общении с подчиненными руководитель с демократическими взглядами всегда вежлив, советуется с подчиненными относительно решения задач, а не приказывает им; старается сформировать коллектив из квалифицированных специалистов, которые будут активно участвовать в принятии управленческих решений, при этом они сами изберут стратегию выполнения задачи.
Подчиненный, у которого для решения профессиональных вопросов есть один вариант, — раб, два варианта — робот, если три и больше — свободный человек. Последних «лепит» руководитель, используя для этого один из наиболее эффективных методов — аттестацию персонала. Благодаря полученным результатам аттестации руководитель формирует кадровый резерв, осуществляет отбор работников и несет ответственность за их отношение к работе. Основная задача руководителя состоит в создании стойкой мотивации для выполнения приказов и распоряжений, которые он отдает подчиненным.
Структура аттестации и требования к ее проведению
Аттестация включает анализ и изучение оценки деятельности специалиста, его квалификации и личности.
Оценка деятельности заключается в анализе выполнения работником обязанностей согласно должностным инструкциям, регламентирующим его организационно-правовой статус, права и ответственность, а также квалификационные требования к должности.
Качественными критериями оценки деятельности работника являются: успешность поставленных и выполненных задач, творческий инициативный подход к работе, соблюдение требований трудовой дисциплины, умение планировать и организовывать работу и т. п.
Оценка квалификации формируется на основе данных специально разработанных ведущими специалистами вопросников для выявления профессиональной компетентности специалиста, его профессионального опыта, квалификации, результатов труда и т. п.
Оценка личностных качеств осуществляется согласно требованиям к должности, которую занимает работник.
Критерии аттестации могут быть интегральными и включать характеристики: состояние физического и психического здоровья, культуру мышления и языка, общую культуру поведения, отношение к своей семье и т. п.
Выделяют четыре основных компонента аттестации персонала:
Проведение аттестации должно проходить в установленном порядке, который предусматривает выполнение следующих кадровых действий:
При подготовке и в ходе проведения аттестации необходимо придерживаться следующих правил:
До аттестации проводятся следующие кадровые действия.
Согласно приказу отдел кадров заполняет специальные бланки, содержащие сведения об аттестуемых и экспертах — ведущих специалистах предприятия (для каждого аттестуемого назначается от 3 до 7 экспертов, хорошо знающих аттестуемого в результате совместной деловой деятельности). Экспертами могут быть руководители, сотрудники и т. п.
Заполненные бланки обрабатываются на ЭВМ, после чего их также заполняют эксперты. На основе представленной экспертами информации составляется и оформляется итоговый документ — структура актуальных кадровых проблем, в котором аргументируется детальная характеристика деловых и профессиональных качеств аттестуемых работников. Этот документ предоставляется для ознакомления работнику до проведения аттестации с целью стимулирования эффективной подготовки к ней и предотвращения делинквентного (неадекватного) поведения объекта аттестации, которое нередко проявляется из-за его чрезмерного волнения. Он может не согласиться с составленной на него характеристикой и вынести ее на обсуждение подразделения, в котором работает. В этом случае предложения коллектива относительно деловых и профессиональных качеств работника прилагаются к характеристике.
Вместе с тем работников обязательно информируют о цели аттестации — содействии улучшению результатов их труда, а не наказании за недостатки, увольнении и т. п.
Аттестационный документ (лист) — структура актуальных кадровых проблем — и характеристика на работника является как бы предварительным решением по его аттестации. Аттестационная комиссия ознакамливается с аттестационными листами и согласно их содержанию определяет план собеседования, методы и критерии оценки работы и личности тех, кто будет проходить аттестацию.
В ходе аттестации необходимо соблюдать такие требования:
Выработка психологических критериев оценки соответствия профессиональных качеств работника требованиям профессии
Разработка тестов на профпригодность. Основная цель таких тестов — определение личностно-профессиональных качеств работника и его системы умений, знаний и навыков, необходимых для успешного выполнения определенной деятельности, и оценка психофизиологических качеств человека. Профпригодность — это определение соответствия совокупности характерологических и функциональных особенностей человека определенным требованиям профессии, которое отражается в психограмме (перечень профессионально важных качеств).
Чаще всего экспертами профпригодности работника являются начальники структурных подразделений, использующие для оценки профессиональных качеств персонала комплексную технологию, разработанную на основе экспертной оценки определенной профессиональной деятельности и конкретных способов выполнения профессиональных обязанностей работником. Результаты тестирования раскрывают специфику мотивационной сферы специалиста, его профессиональные способности, особенности индивидуального стиля деятельности. Тестовые методики для выявления количественной оценки степени профессиональной пригодности наиболее полно разработаны российским исследователем Д. Я. Райгородским (Практическая психодиагностика. Методики и тесты. Учебное пособие / Ред.-составитель Д. Я. Райгородский. — Самара: Издательский дом «БАХРАХ-М», 2000).
Методы оценки профессиональных качеств. Разрабатываются тесты на выявление способностей (технических, коммуникативных, к обучению и т. п.); биографические тесты (изучение биографии, анализ семейных и деловых отношений, характер и качество образования, отношение к профессии и т. п.); интервью (получение данных о работнике непосредственно от него для сравнения с другими методами оценки информации о профессионально значимых качествах работников); рекомендации (оформляются с использованием всех реквизитов предприятия).
Производственные задачи. Тесты как определенные профессиональные задачи, решение которых свидетельствует об уровне профессиональной компетентности работника. Экспертами результатов таких тестов могут быть только руководители структурных подразделений, поскольку они хорошо знакомы с деятельностью работника.
Личностные вопросники. Составляются психодиагностические тесты для выявления определенных личностных качеств — получения общих сведений о психологическом портрете работника, который можно отнести к соответствующему соционическому типу личности исследуемого.
Оцениваются результаты всех тестов с помощью балльного метода оценок. Среди статистических средств обработки полученных данных в результате тестирования наиболее эффективным является корреляционный анализ. Он дает возможность экспертам исследовать большое количество переменных, охватывая статистическим анализом фактически все показатели профессиональных, определенных требованиями профессии, и личностных (индивидуально-психологических, характерологических, врожденных, коммуникативных) характеристик работников. Корреляционный анализ устанавливает степень взаимосвязи между этими характеристиками, помогает проявить значимые профессиональные и личностные факторы, влияющие на продуктивность деятельности.
Применение методик для выявления личностных особенностей, обеспечивающих эффективность профессиональной деятельности
Необходимым условием для составления психологического портрета работника является выявление личностных особенностей, обеспечивающих эффективность профессиональной деятельности. Личностно-профессиональные качества, например особенности мотивационной сферы личности специалиста, играют мотивирующую роль в деятельности, определяют его трудовое поведение и изучаются с помощью объективного психодиагностического инструментария.
Так, методика диагностики личности на мотивацию к успеху немецкого ученого Т. Элерса используется психологами для исследования направленности человека к успеху. Доминирование мотивации к достижению успеха у работника — фактор, побуждающий его к производительности в труде, приносящий ощущение удовлетворения от профессиональной деятельности, влияющий на качественное выполнение любой задачи. Мы определили мотивацию к достижению успеха как внутреннее эмоционально-интеллектуальное состояние, способствующее улучшению трудового поведения работника и помогающее ему всякий раз выполнять одну и ту же работу с лучшими результатами и при этом ощущать гордость и максимальное удовлетворение от работы.
Методика диагностики личности на мотивацию к избеганию неудач Т. Элерса помогает оценить уровень защиты личности — мотивацию к избеганию неудач.
Потребность в избегании неудачи репрезентуется отрицательными переживаниями работника ощущения неудовлетворенности и страха перед последствиями неуспеха, внутренними конфликтами, связанными с опытом прошлых неудач, и ожидания неуспеха в деятельности.
Определенное объединение данных мотивационных тенденций (достижение успеха и избегание неудач) по их силе создает определенный тип личности, определяет разное мотивационное поведение и может создавать немало проблем на работе. Так, высокую степень потребности достижения успеха желательно иметь тем работникам, которые занимаются предпринимательской деятельностью среднего масштаба. У работников, которые работают в большой организации, высокая мотивация к успеху может стать причиной многих кадровых проблем — осложнения межличностных и деловых отношений, угнетенности и заниженных результатов работы многих менеджеров на фоне одного работника с чрезмерно высокой потребностью к достижениям. Поскольку работники с высоким уровнем этой потребности отдают предпочтение самостоятельному выбору цели, то совместно полученный результат труда всего коллектива удовлетворяет их значительно меньше, чем тот, который они могли бы достичь самостоятельно.
Часто работники с преобладанием мотива стремления к успеху не занимают высокой должности в управленческой иерархии, так как склонны избирать цель средней сложности, а для управления большим предприятием нужно ставить более высокую цель, принимать более рискованные решения. Такие работники имеют высокую самооценку и трудоспособность и лучше работают самостоятельно.
Вместе с тем сильная мотивация к достижению успеха и избеганию неудач может свидетельствовать о нестабильности самооценки работника и влиять на неадекватный выбор цели деятельности — слишком простой или сложной. Таких работников называют «перестраховщиками», они постоянно ищут информацию о возможности неудачи при достижении результата, руководствуясь страхом обесценивания себя в собственном убеждении и в глазах коллег.
Если мотивация к достижению успеха работника имеет довольно низкий уровень, то выполнение им любой задачи будет неполным, качество задач будет особенно ухудшаться всякий раз после неуспеха, поскольку те эмоции, которые сопровождают неуспех, будут омрачать его деятельность.
При среднем уровне мотивации к достижению успеха качество работы работника будет повышаться. Такой работник может адекватно себя оценить. При чрезмерной мотивации к достижению успеха увеличивается степень усилий, которая сопровождается понижением качества познавательных процессов — работник теряет способность логически обдумывать ситуацию, совершает неэффективные действия.
Советы и рекомендации относительно использования руководителем полученных данных тестовых методик
Мотивы стремления к успеху и избеганию неудачи являются относительно стойкими характеристиками, которые связаны с самооценкой работника и влияют на результаты его труда.
Работник с низкой самооценкой, как правило, равнодушен к работе, а также к поощрениям и порицаниям со стороны руководства. Последние особенно укрепляют его «апатическое» отношение к работе. К подобному работнику руководителю лучше применять такие приемы управленческой деятельности:
Работник со средней самооценкой старается избежать порицания. Поэтому порицательные замечания руководителя являются более результативным фактором, чем поощрение за труд. Такой работник старается быть не столько среди лучших, сколько не оказаться среди худших.
Работник с высокой самооценкой ориентирован на поощрение, поэтому отрицательную оценку его работы желательно давать на фоне общей положительной. Если же нет, то между ним и руководителем возникнут напряженные межличностные отношения, чувство обиды и несправедливости.
Вопрос об использовании фактора мотивации в управлении трудовым поведением людей для многих руководителей нередко является малозначимым. К сожалению, считается, что работника к работе можно склонить запугиванием, принуждением или деньгами. Если подходить к этому вопросу с научной позиции психологии управления, то можно убедиться в противоположном. Для этого не обязательно проводить глобальное эмпирическое исследование. Достаточно использовать всего две методики Т. Элерса — на выявление соотношения у работника мотивации к достижению успеха и избеганию неудач и дополнить полученные результаты своими наблюдениями. Вывод будет однозначным — достижение успеха и избегание неудач по рейтингу являются одними из наиболее актуальных факторов мотивации к труду. Все другие факторы (заработная плата, общение на работе, безопасное рабочее место, хорошие отношения с руководителем и т. п.) будут для работника менее значимыми.
Цель аттестации
Полученные в результате аттестации данные могут быть использованы руководителем для достижения основной цели кадровой работы: формирования кадрового резерва, выявления факторов трудовой мотивации, определения уровня развития управленческой деятельности предприятия и планирования работы с управленческими кадрами. Вместе с тем оценен психологический микроклимат в коллективе, скорректированы управленческие планы предприятия.
Для работников проведенная аттестация имеет конкретные психологические и материальные последствия: изменение заработной платы, повышение мотивации достижения лучших результатов своей работы, усовершенствование системы поощрения и т. п.
Для конструктивного проведения аттестации руководителю следует не только четко определиться с целью, но и проанализировать в соответствии с ней свои материальные возможности и избрать определенную методику осуществления аттестационной процедуры. Для реализации последней нужна профессиональная консультация психолога с опытом работы в сфере управления или активное привлечение к решению этих вопросов кадровой службы предприятия.
Работники должны периодически (один раз в 3–5 лет) проходить переподготовку, повышать свой квалификационный уровень. Аттестация персонала дает возможность руководителю: