работа на кассовом аппарате обучение видео в магазине мила
Как пользоваться кассовым аппаратом: подробная инструкция с видео
Контрольно-кассовый аппарат используется для автоматизации финансовых операций, продажи товаров или продажи услуг, печати чека. ККМ классифицируются на несколько типов: POS-терминалы, фискальные регистраторы, автономные. Все они отличаются между собой конструктивными особенностями и принципом работы. В статье описано, как научиться правильно пользоваться кассовым аппаратом каждого типа.
Как правильно пользоваться кассовым аппаратом: инструкция со схемой действий на примере POS-терминала
POS-терминал − программно-аппаратный комплекс, представляет собой цельный моноблок, предназначенный для проведения торговых и кассовых операций. Его корпус объединяет системный блок, принтер для печати чеков, картридер, фискальный накопитель, ПО. POS-терминал оснащен разъемами для подключения денежного ящика, сканера штрихкодов, весов и другой дополнительной техники.
Дополнительно можно подсоединить сканер штрихкодов, ящик для денег и прочее. POS-терминал часто используется в кафе, магазинах, ресторанах, развлекательных комплексах.
Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.
Инструкция со схемой действий поможет разобраться, как правильно пользоваться кассовым аппаратом типа POS-терминал. Продажа совершается следующим образом:
POS-терминал принимает не все карты. Узнать, какие доступны, можно по наклейкам на обратной стороне кассового аппарата, где изображены логотипы платежных систем. Также на банковской карте должно быть достаточно средств для оплаты товара или услуги, иначе система выдаст отказ.
Кассовый аппарат для ИП: как научиться пользоваться смарт-терминалами
Смарт-терминал − это небольшая онлайн-касса, соответствующая новому порядку использования ККТ по 54-ФЗ. Под задачи бизнеса может расширять функционал.
Смарт-терминал работает через интернет и в режиме офлайн. Его не нужно подключать к ПК, он может функционировать самостоятельно, но также может перейти в режим онлайн через планшет или смартфон. Интернет доступен при помощи установки SIM-карты, через Wi-Fi или Bluetooth. Смарт-терминал удобен и прост в использовании, поэтому его часто используют предприниматели, отнесенные к категории малого бизнеса.
Чтобы узнать, как пользоваться кассовым аппаратом для ИП, нужно ознакомиться с подробной инструкцией. Реализация товара осуществляется по следующей схеме:
Аренда онлайн-кассы МТС касса 5
Аренда онлайн-кассы МТС касса 7
Чтобы вернуть товар, без основания, следует зайти в раздел «Возврат». Далее нужно считать штрихкод сканером или выбрать требуемую позицию из базы вручную. Для выполнения возврата товара по свободной цене нужно нажать на кнопку в нижнем левом углу и ввести количество и цену. Нажать «Оплатить». На экране появится сообщение об успешно проведенной операции.
Как пользоваться автономным контрольно-кассовым аппаратом
Автономные кассовые аппараты − это устройства, которые могут работать самостоятельно, без предварительного подключения к компьютеру. Товарная база ограничена, поэтому зачастую чек печатается на сумму, без указания позиции. Автономные аппараты состоят из дисплея, принтера, процессора и цифровой клавиатуры.
Несмотря на то, что устройства работают без ПК, подключить их к нему можно для установки начальных настроек, ввода ИНН или интеграции с программой для выполнения простых задач.
Для тех, кто не знает, как пользоваться автономным контрольно-кассовым аппаратом, разработана инструкция, в которой описана простая операция:
Как пользоваться кассой: инструкция для кассира
Согласно обновленному ФЗ № 54 онлайн-касса должна присутствовать в каждой торговой точке. При этом изменились и правила использования кассы, а это значит, что и кассир, и сам предприниматель должны знать особенности и основные принципы ее функционирования. Как же работать на кассе в магазине, чтобы не получить штрафы от ИФНС?
Что такое онлайн-касса и как она работает?
Современная ККМ — это электронное устройство, которое предназначено для взаимодействия с налоговой в режиме онлайн и позволяет контролировать выручку магазина.
Данная техника оборудована фискальным накопителем для записи и хранения всех платежных сведений и имеет возможность подключения к интернету для беспрерывной отправки данных ОФД.
Чек нового образца стал длиннее и содержит теперь большее количество реквизитов, а также появилась возможность создания его электронной версии для отправки на почту клиента или СМСкой на номер телефона.
Кроме того, исходя из положений закона, аппарат должен отвечать некоторым техническим характеристикам, например иметь встроенные часы, указанный на корпусе заводской номер.
Такой расширенный функционал упростил проверки инспекции, а сам процесс продаж стал более прозрачным.
Схема работы новой техники имеет дополнительные возможности: отправку электронного чека, обновленное ПО и практически автономную работу ФН. Все этапы занимают всего несколько секунд:
Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия
У каждого кассира на рабочем месте должна быть пошаговая инструкция или руководство, как работать с кассой онлайн, потому что кассир ежедневно должен выполнять следующие действия:
Придя на рабочее место, кассир должен убедиться в отсутствии повреждений на корпусе кассового оборудования и проводах ввода-вывода информации, а также наличии нужных пломб на устройстве (если есть). Также нужно очистить изделие от пыли и загрязнений. В конце подготовки кассир проверяет надежность подключения кассы к бытовой сети 220 Вольт (если оборудование стационарного типа) и соединения с Интернетом.
Нужно обратить внимание на корректность установки чековой ленты. Довольно часто рулон устанавливать вверх ногами, а потом удивляются неправильной печати и грешат на якобы неисправный принтер. Правильное положение рулона в устройстве печати четко указано в инструкции к оборудованию. Оно обусловлено наличием только одного слоя для печати на термоленте. Проверяют установку ленты при печати отчета.
Далее кассир печатает отчет за предыдущую смену. Если в ранее распечатанном отчете видно суммы, работник предыдущей смены забыл выполнить обнуление. Если это вовремя не было устранено и замечено проверяющими органами, учреждение подлежит штрафным санкциям.
По этой причине как работать с кассой – обязательное умение даже для младшего кассира, только что начавшего карьеру. Выходом из подобной ситуации является срочная печать отчета до истечения 24 часов с момента совершения первой печати чека предыдущей смены. При необходимости нужно провести коррекцию даты и времени совершения операции, пересчитать деньги в соответствующем отсеке и провести сверку с отчетом предыдущей смены.
Во время пересчета суммы нужно иметь в виду безналичный расчет с покупателями. Он отражен в чеке отдельной строкой. Такие деньги хранятся на личном счете предприятия, а не в кассовом сейфе. Также рекомендуется быть готовым к тому, что бухгалтер или хозяин предприятия может попросить кассира предоставить служебную выдачу в течение рабочего дня. Это полностью нормально. Выручка обязательно должна быть перечисленной инкассаторам, на указанный счет или лично владельцу учреждения.
В конце рабочей смены выполняется завершающий отчет. Для этого нужно, чтобы был достаточный остаток кассовой ленты. Об успешном выполнении обнуления на печатной бумаге будет фразы «Регистры обнулены», «Отчет действителен» и так далее. Отчету присваивается индивидуальный номер и проставляется дата и время. Эти параметры также подлежат обязательной проверке кассиром.
Контрольная лента (если она есть) следует аккуратно скрутить и хранить на месте произведения расчетов в течение 3 дней и 3 лет в пределах предприятия. Если хотите, чтобы сумма безналичных платежей была перечислена на указанный банковский счет, смена должна быть закрыта на банковском расчетном терминале. Кассир должен дождаться отчета о корректной отправке информации о транзакциях в налоговую службу в случае с онлайн-кассой или отнести такие документы непосредственно в здание федеральной налоговой службы. Завершение смены знаменуется отключением кассового устройства.
Как включить кассовый аппарат
Перед тем, как пользоваться кассой, нужно в первую очередь знать, как это оборудование включается. В первую очередь нужно установить изделие на рабочую поверхность. Обычно это место находится в непосредственной досягаемости кассира и на виду у потребителей. Изначально кассу нужно подключать к бытовой сети 220 вольт без использования удлинителя. Во устройствах используются батарейки, на которых работает резервная память. Перед эксплуатацией любой функции кассы в нее обязательно должны быть установлены эти элементы.
Для этого выполняют следующая схема действий:
Для обеспечения бесперебойной работы устройства батарейки рекомендуется менять 1 раз в год. Далее следует работа с кассовым рулоном. Для получения доступа к нему нужно открыть крышку специального отсека на корпусе изделия. Достав рулон, нужно смотреть его целостность. Бумага должна быть ровной, целостной и не иметь загнутых концов. Благодаря этому, рулон легко поместить обратно в отсек, а также риск смятия бумаги существенно уменьшается.
Вставлять бумагу стоит таким образом, чтобы напечатанные чеки с легкостью выходили из специального отверстия. Также чек должно быть удобно отрывать и выдавать покупателю или потребителю услуг. Для завершения установки рулона нажимают кнопку Подать (или с подобным названием). Активируется специальный механизм, зацепляющий бумагу и прогоняющий через устройство. Это стандартный алгоритм установки бумаги для печати чеков на кассах любой марки.
Далее аппарат должен быть снят с блокировки. Для этого кассиру нет необходимости специально обучаться. Снимать с блокировки довольно просто. В большинстве случаев у любой кассы есть ключ, которым ответственный работник закрывает устройство для соблюдения правил безопасности. Его стоит повернуть и тем самым разблокировать оборудование.
Включают кассу специальной кнопкой вкл./выкл. Или ключом, расположенный на верхней части корпуса устройства. Современные кассы оборудованы кнопкой Режим, заменяющей ключ и кнопку включения или отключения аппарата. Для активации такой кассы нужно повернуть эту кнопку до положения Рег.
Начало работы с онлайн-кассой: открытие смены
Прежде чем открывать кассовую смену, работник должен подготовиться к началу рабочего дня. Кассиру необходимо:
Открытие смены на онлайн-кассе
Отчет об открытии смены содержит данные кассира, состояние счетчиков на начало дня и т.д. Как и все последующие операции, данный отчет будет отправлен ОФД, и далее в налоговую службу.
Если кассовый работник получил «размен», то необходимо сделать пометку в кассовой книге. Сотрудник, отвечающий за выдачу размена из основной кассы должен оформить операцию при помощи формирования расходного кассового ордера. Обычно указывается количество купюр по номиналу.
Настройка кассового аппарата
Конфигурировать оборудование лучше поэтапно. Контрольно-кассовую технику удобно настроить таким образом, чтобы в одной категории объединить пункты, аналогичные друг другу. К примеру, одна категория товаров облагается налогом с определенным значением, а за другую вообще нет налогов (такое тоже бывает). Далее нужно выставить правильные значения даты и времени.
Режим программирования устройства запускается при повороте ключа в положение ПРОГ (П). Если на корпусе расположена кнопка, то нужно зайти в пункт меню Программа и уже в этом режиме задавать нужную конфигурацию. Многие модели устройств оснащены специальным рычажком, расположенным под крышкой отсека с бумажным рулоном. Этот элемент также переводится в режим Программа. Настраивать кассу нужно только по должностной инструкции кассира-операциониста онлайн-кассы.
Как выдавать чек покупателю
Чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:
Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.
Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR-кода.
Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.
К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:
Признак расчета
Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:
С 01.01.2019 вступили в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появился такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.
Признак способа расчетов
Признак способа расчета указывает на то, каким образом была произведена оплата.
Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:
Применение чека коррекции
Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:
В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:
К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.
Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар. В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека. Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.
Закрытие смены и инкассации
Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.
Например, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа.
Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено.
В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.
Какие документы нужно заполнять при работе с ККТ
С появлением онлайн-касс, бизнесменам стало жить немного легче, ведь с них ушел груз оформления самых разных бумаг. Но некоторые все же остались, вот этот список:
Другие документы, которые необходимы при эксплуатации онлайн-кассы, производятся с помощью кассовых программ. К ним относятся чеки коррекции, возврата и т.д.
Как работать кассиру с онлайн-кассой в сложных ситуациях
Речь может идти о таких ситуациях как:
В случае, если касса работает без аккумулятора (и нет возможности использовать источник бесперебойного питания), то ее, очевидно, нельзя будет применить в целях фискализации принятых от покупателей сумм. Торговлю в этом случае придется приостановить — поскольку прием денежных средств от покупателей без последующей фискализации принятой суммы является административным нарушением и приводит к крупным штрафам.
Однако, если есть достоверные данные о том, что электричество отключили надолго, а покупателям товары из магазина очень нужны (например, если это продукты питания первой необходимости), то в крайнем случае можно попробовать осуществить их отпуск без пробития чеков — с выдачей покупателям документов, заменяющих чеки (например, это могут быть товарные чеки или бланки строгой отчетности). Но впоследствии нужно обязательно:
Однако, данный способ «легализации» продаж при отключенной онлайн-кассе лишь снижает (пусть и значительно) вероятность штрафа, но никак не сводит ее к нулю. Все зависит от позиции конкретной налоговой инспекции. Не исключено, что владельцу магазина придется доказывать свою правоту через суд.
Это — самая незначительная проблема. Онлайн-касса может полноценно функционировать без постоянного подключения к интернету. Главное — обеспечивать передачу фискальных данных в ОФД не реже, чем 1 раз в 30 дней. Но если этого не делать, то фискальный накопитель заблокируется при просрочке выполнения данного обязательства. Поэтому, при обнаружении сбоев в работе интернета кассиру будет не лишне сообщить об этом руководству или ответственным за работу сети сотрудникам.
Кассу, которая отказывается работать, очевидно, использовать нельзя. Ее неприменение — хоть и вынужденное, образует то же самое административное нарушение, что и неприменение кассы при отключении электричества. Поэтому, в общем случае рекомендация одна — прекратить торговлю.
Но бывают и нестандартные ситуации. Например, массовый технический сбой в работе ККТ определенного производителя как это случилось 17.12.2017 года. И здесь, однако, у продавцов есть способ реагирования на ситуацию с наименьшими издержками — аналогичный, по сути, тому, который рассмотрен выше в сценарии с отключением электричества. Можно продолжить торговлю без пробития чеков (опционально — с выдачей покупателям БСО или товарных чеков в целях подтверждения покупки), а затем:
Видео — репортаж о массовом техническом сбое в работе онлайн-касс 17.12.2017 г.:
Но этот способ применим, если касса отказалась работать по причинам, не зависящим прямо от торгового предприятия. Если ККТ вышла из строя из-за того, что на нее что-то пролили или уронили — рассмотренная нами схема, скорее всего, не сработает.
Особый случай — выход кассы из строя при форс-мажоре.
Здесь возможны сценарии и с отключением электричества, и с поломкой кассового оборудования и, не исключено, с долговременным отключением интернета — вследствие разрушительного воздействия факторов природного или техногенного характера. Кассу может смыть дождевой волной, на нее может упасть какой-то тяжелый предмет при сильном порыве ветра.
В этом случае торговлю по закону нужно прекращать, но об этом в здравом уме никто задумываться не будет. Магазин должен быть готов незамедлительно снабдить нуждающихся товарами первой необходимости — с чеками или без. И ФНС, скорее всего, даже и не попытается затребовать от хозяйствующего субъекта каких-либо разъяснений по поводу неиспользования онлайн-касс.
Если вы не знаете как выполняется регистрация ККТ в налоговой, пошаговая инструкция поможет уяснить алгоритм этой процедуры.
Советуем прочитать статью о нюансах применения контрольно-кассовой техники индивидуальными предпринимателями на разных системах налогообложения.
Какие новшества были использованы в части расчета, оформления и уплаты ЕНВД.
Видео — как пользоваться онлайн-кассой ЭКР 2102К-Ф:
Подводим итоги
Работать с кассовым аппаратом может продавец, достигший 18 лет, заключивший с работодателем договор о материальной ответственности, прочитавший руководство по эксплуатации и нормативные документы. В обязанности кассира входит принимать от покупателей деньги, оформлять покупки, выдавать сдачу и чеки и не допускать нахождения возле прибора третьих лиц. Индивидуальный предприниматель может работать с кассой самостоятельно, не оформляя никаких дополнительных документов.
В начале дня кассовый аппарат следует включить, распечатав нулевой чек. Если заканчивается лента, необходимо остановить работу, снять старый рулон, опечатать и подписать его и установить новый. Онлайн-кассы — новое поколение устройств, непосредственно взаимодействующее с оператором фискальных данных и таким образом существенно ускоряющее и облегчающее работу продавца.
Работа с онлайн-кассой: пособие для начинающих
В данной статье мы расскажем об основных принципах работы с кассовым оборудованием. Вы узнаете о том, как произвести установку и настройку КММ, как подготовиться к работе, требуется ли для этого интернет, а также многое другое.
ФЗ №54 обязывает всех предпринимателей и компании, ведущие свою деятельность в таких сферах как розничная торговля, общественное питание и оказание услуг населению, использовать в расчётах с клиентами кассовое оборудование нового образца. Исключение составляют только хозяйствующие субъекты, освобождённые 2 статьёй ФЗ №54 от использования ККМ.
Современные кассы отличаются простотой и удобством эксплуатации, работа на них не требует наличия специальных знаний и навыков, поэтому она не составит труда даже начинающим пользователями. Правда, некоторых правил всё же следует придерживаться, ниже мы расскажем, как правильно пользоваться кассовым оборудованием чтобы не получить штраф и не допустить поломки оборудования.
Как подготовиться к работе с кассовым оборудованием
Основными задачами ККМ является оптимизация расчётов с посетителями и пересылка отчётов обо всех совершённых кассовых операциях ОФД в режиме реального времени. При этом кассовую технику следует выбирать, исходя из особенностей конкретного бизнеса: формата заведения, объёма продаж, спецификации реализуемого товара, способа выхода в сеть и т.п.
Существующее кассовое оборудование можно поделить на 4 категории:
Мобильные. Маленькие и лёгкие сенсорные кассы, основная сфера использования которых курьерские и почтовые службы, а также разъездная торговля. Отдельные модели мобильных касс имеют встроенный эквайринг и камеру для распознавания штрих-кодов.
Смарт-терминалы. Данная категория оборудования объединяет в себе все необходимые для обеспечения коммерческих бизнес-процессов возможности. Смарт-терминалы оснащены сканером штрих-кодов, оперативной памятью, ФН и принтером чеков. Для пересылки данных применяются сразу несколько вариантов подключения: Ethernet, Wi-Fi, 2G/3G/4G.
POS-системы. Представляют собой автоматизированные комплексы, которые обычно включают в себя экран, фискальный регистратор, POS-клавиатуру, сканер штрих-кодов, весы и ящик для денег. POS-системы используются для оптимизации бизнес-процессов в крупных торговых точках (супермаркетах и гипермаркетах). Высокая производительность позволяет повысить проходимость кассового узла до 100 человек.
Автономные. Недорогие устройства, оснащённые емкой аккумуляторной батареей, которая обеспечивает автономную работу ККМ в течении всей смены (от 6 до 12 часов). Используются для мобильной и рыночной торговли.
Вне зависимости от выбранной модели, подготовка ККМ к работе предусматривает стандартный алгоритм действий:
Покупка ФН подходящего срока действия (бывает 13,15 или 36 месяцев). ФН представляет собой чип памяти, осуществляющий фиксацию, хранение и передачу данных обо всех совершённых кассовых операциях.
Регистрация ККМ в органах налогового контроля (можно осуществить через посредническую компанию, придя лично в отделение ФНС, либо удалённо через ЛК на сайте ФНС).
Выбор подходящего ОФД и подписание с ним договора о предоставлении абонентского обслуживания.
В заключение необходимо произвести фискализацию устройства. Сама процедура может различаться в зависимости от модели кассового устройства, но суть при этом будет одна – в настройках ККМ пользователь вносит ИНН и наименование компании, реквизиты ОФД и т.п. Когда всё будет завершено, можно приступить к работе.
Если в компании нет технических специалистов, то для фискализации устройства лучше обратиться за помощью к специалистам сервисного центра. Следует помнить, что в случае внесения неправильного ИНН или регистрационного номера устройства, ФН будет испорчен и его придётся заменить.
Принцип работы с ККМ: тонкости установки
Сегодня работать с кассовым оборудованием легко могут даже неопытные пользователи, просто ознакомившись с правилами по использованию изготовителя. В большинстве случаев, ККМ необходимо использовать только в месте, где непосредственно производятся расчёты с клиентами, за исключением таких сфер деятельности, как:
Общественный транспорт и такси.
Торговля разъездного характера.
Доставка товаров и продукции на дом.
Предоставление услуг и работ вне места осуществления расчётов (основного офиса компании).
Торгоматы, осуществляющие приём оплаты за автоматизированные услуги (автомойки и т.п.).
Компании, предоставляющие внутриотраслевые документы вместо ФН (туристические компании, ломбарды и т.п.).
Во всех описанных выше случаях, можно использовать одно кассовое устройство, установленное в главном офисе, также можно использовать облачную кассу, взятую в аренду у интегратора.
В таком случае, вместо предоставления ФД можно применять другие способы, к примеру:
Предоставить бланк БСО с QR-кодом.
Выдать талончик со ссылкой на портал ФНС или ОФД, где можно загрузить электронную версию ФД.
Показать QR-код на дисплее мобильного устройства (покупатель сам сканирует его через приложение на телефоне).
Отправка электронного ФД либо ссылки, по которой его можно загрузить на телефон или электронную почту, предоставленные клиентом.
Так организации с курьерской доставкой или оказывающие услуги с выездом на дом, не должны обеспечивать ККМ каждого сотрудника, нужно только установить в центральном офисе одно устройство и создавать чеки на нём.
Необходимо ли подсоединять ККМ к интернету
Для пересылки ФД в органы налогового контроля в режиме реального времени, касса должна иметь доступ в интернет любым из доступных вариантов:
Ethernet. Проводной доступ к интернету лучше использовать в заведениях общественного питания, в которых посетители активно пользуются Wi-Fi. Также данный способ подходит компаниям, где в одном помещении находится точка продаж и офис с бухгалтерией. При этом интернет необходим не только посетителям, но и сотрудникам, для обеспечения стабильного соединения необходимого для пересылки необходимых отчётов, а также доступа к e-mail.
Wi-Fi. Данный способ будет хорошим вариантом для небольших розничных торговых точек, на которых установлена одна ККМ и потому невыгодно тянуть отдельный интернет-кабель.
Мобильный интернет (2G/3G/4G). Данный способ используется в новейших автономных ККМ, которые имеют не только Wi-Fi модуль, но и слот для SIM-карты. Оборудование подойдёт в случаях, когда касса используется автономно, и поблизости нет других точек доступа.
Третий вариант также подойдёт для стационарного использования в местах, где невозможно провести выделенную линию или подсоединиться к линии WiFi.
Принципы работы с ККМ
Принцип работы на ККМ напрямую обусловлен типом конструкции аппарата. Так, на смарт-терминалах управление осуществляется при помощи сенсорного экрана, а в POS-системах при помощи выносной клавиатуры. Во втором варианте, пользователю доступно программирование кнопочной панели по своему усмотрению, из учёта особенностей конкретного бизнеса. Готовая система реализуется с уже запрограммированной клавиатурой, которую в случае необходимости можно перенастроить. В стандартных POS-клавиатурах обычно заложены следующие задачи:
Добавление позиции в ФД (осуществляется через распознавание штрих-кодов, а также поиска в товарном справочнике по первым буквам наименования, либо через панель избранных товаров.).
Авто расчёт суммы сдачи.
Оформление возврата, либо отложенного ФД.
Получение смешанных платежей в одном чеке.
Автоматизированных расчёт стоимости весовых товаров.
Помимо кассового ПО, собственникам смарт-терминалов предоставлен доступ к облачным сервисам, в которых можно управлять стоимостью на товары, осуществлять контроль дохода по каждой внесённой торговой точке, отслеживать доход, а также планировать закуп и формировать аналитические отчёты на основании статистических данных, полученных за конкретный период.
Как использовать ККМ:
Клиент производит оплату товара при помощи наличного либо безналичного расчёта.
Информация о совершённой операции поступает в ФН.
ФН кодирует документ, после чего заносит его в память чипа и передаёт его в кассовую программу, после чего она перенаправляется ОФД.
После того как подтверждение от ОФД будет получено, ККМ выпускает бумажный чек, который в случае потребности может быть перенаправлен в электронном виде на телефон или e-mail клиента.
Вся операция не отнимает больше нескольких секунд.
При оборудовании кассового узла в стационарном магазине, к кассе подсоединяют различное периферийное оборудование:
Сканер с возможностью распознавания как линейных, так и матричных штрих-кодов.
Экран покупателя и т.п.
После того как ККМ будет установлена, зарегистрирована и настроена, собственник торговой точки предоставляет персоналу инструкцию по использованию кассы и подписывает с ним соглашение о полной материальной ответственности. В начале смены кассир-операционист получает от старшего кассира ключ от ящика с деньгами, а также разменные (мелкими купюрами и монетами) деньги, предназначенные для выдачи сдачи.
Принцип эксплуатации КММ
Работа с ККМ начинается с формирования отчёта открытия смены. При этом документ создаётся не с момента, как кассир заступил на смену, а с первым расчётом, поэтому может быть выпущен в любое время. А в конце рабочего дня пользователю требуется создать кассовый отчёт о закрытии смены. Следует помнить, что кассовая смена не может превышать суток с момента открытия, иначе ККМ будет заблокирована и пользователь не сможет работать. Ниже мы более детально расскажем, как сформировать на ККМ отчёты об открытии и закрытии смены.
Как включить ККМ
До того, как выйти на смену, кассир-операционист должен убедиться в том, что ККМ имеет выход в интернет, а также, не заканчивается ли катушка с бумагой. Если ККМ используется автономно, то необходимо также убедиться в том, полностью ли заряжена батарея.
Большая часть кассовых аппаратов предусматривает простую и быструю замену расходников (чековой и этикет ленты, риббона). Для печати обычно применяется однослойная термобумага. Ширина ленты зависит от конкретной модели оборудования и может колебаться от 40 до 80 миллиметров.
Установка кассовой ленты, на примере ККМ Эвотор 7.3:
Поднимите крышку отсека для кассовой ленты.
Аккуратно установите катушку, выровняв её по центру.
Потяните за свободный край ленты, проведя её через прорезь, после чего обратно закройте крышку (до щелчка).
В базовой комплектации к ККМ идёт инструкция по эксплуатации устройства, в ней пользователь может ознакомиться с тем, как подключить и настроить кассу. Алгоритм действий будет индивидуальным для каждой модели.
Если катушка с бумагой установлена правильно, то после того как касса будет включена, на передней панели загорится зелёная лампочка, а если неправильно, то красная.
После включения, касса должна произвести самодиагностику и выпустить ФД. На чеке не должно быть пробелов, полосок или затемнений.
Как открыть ККМ
После того как ФД об открытии смены будет сформирован, ККМ перешлёт его электронную копию ОФД, в нёй должно быть указано: наименование компании, ИНН, текущая дата и время, адрес установки ККМ, сведения о кассире, заступившем на смену (ФИО) и т.п.
Бывает два способа открытия смены:
В большинстве онлайн-касс, так же как и на Эвотор, обычно применяется первый – ФД выпускается автоматически во время совершения первой кассовой операции. Это даёт возможность сразу приступить к обслуживанию клиента, нужно только включить кассу и в основном меню нажать на кнопку «Продажа». Добавьте товар в чек и выберите способ расчёта (наличный или безналичный), по итогу операции, ККМ выпустит итоговый чек. Важно, чтобы пользователи выходили из своей учётной записи по окончанию смены, иначе смена откроется под другим именем.
Второй вариант открытия кассовой смены предусматривает принудительное формирование документа перед непосредственным осуществлением продажи. На ККМ Эвотор для этого требуется открыть меню Evotor POS, зайти во вкладку «Касса» и нажать на «Открыть смену».
Если же на протяжении всей смены не было осуществлено ни одной продажи, то формировать отчёт о закрытии смены не обязательно.
Закрытие смены на ККМ
Отчёт о закрытии смены необходимо формировать на ККМ после каждой смены. Именно он позволяет убедиться в том, что все ФД в течении смены были пересланы ОФД. Если же в отчёте о закрытии имеются неотправленные ФД, то пользователю необходимо переслать их оператору не позднее 30 дней. Также в отчете о закрытии отображён срок, оставшийся до окончания срока службы ФН.
Поэтапный алгоритм работы с ККМ может различаться в зависимости от типа и модели ККМ, но общая последовательность будет одна:
Откройте в основном меню вкладку «Закрытие кассы» и нажмите на кнопку «Закрыть смену».
Выпустите и приложите к бухгалтерским документам отчёт о закрытии смены.
Для кнопочных ККМ процедура закрытия смены будет отличаться. Ниже мы разберём её, на примере ККМ Меркурий 115Ф:
Активируйте ККМ и многократно нажимайте на кнопку «РЕЖ», пока на экране не отобразится сообщение «Отчеты ФН».
Нажмите на кнопку «Итог» и войдите под администраторским паролем (по умолчанию 22).
Для подтверждения действия, нажмите на «Закрытие смены», а потом на кнопку «Итог».
Для Атол 91 Ф процедур будет следующая:
Нажмите на кнопку «С», после чего, воспользовавшись клавишей «Вниз», долистайте до строки «Закрытие смены».
Войдите под администраторским паролем.
Подтвердите действие, нажав кнопку «Ввод».
В соответствии с ФЗ №54 статьёй 4.1, смена на ККМ не может быть открыта более 24 часов, если данный срок будет превышен, то касса заблокируется, а на собственника может быть наложен штраф.
При этом, закрытие смены можно совершить и через 24 часа с момента открытия смены.
Как научиться работать на кассе
Производители кассового оборудования, конечно, делают основной акцент на простоте эксплуатации, но при этом в большинстве случаев для работы на нём необходимо специализированное обучение. Полученные в процессе обучения навыки зачастую универсальны и подойдут для работы на всех моделях ККМ.
Ниже мы привели наиболее распространенные ошибки, которые совершают кассиры в процессе работы:
Продажа была совершена через эквайринговый терминал, но не записана в ККМ. В случаях, когда применяется выносной эквайринговый терминал, продажу необходимо провести два раза, на терминале и на ККМ. PIN-pad, подсоединённый к ККМ, является исключением и освобождает пользователя от двойной работы.
Продажа была проведена через эквайринговый терминал, а в кассу была занесена, как безналичный расчёт. При совершении данной ошибки, у кассира по завершению смены будет недостача в денежном ящике. Внесение неправильных сведений в ФД. Ситуацию можно исправить, выпустив чек коррекции, либо произведя возврат. И в первом и во втором случаях, некорректный документ необходимо аннулировать, после чего сгенерировать новый и сообщить об ошибке в ФНС.
При попытке открыть смену, ККМ сообщает о том, что она уже открыта. Ошибка может возникнуть, если прошлая смена не была закрыта.
Правила использования ККМ
Корректная работа на ККМ снижает возможность поломок кассового аппарата и, как следствие, экономит средства на ремонте и обслуживании устройства. Для того чтобы не получить поломок и штрафов, вызванных неправильной эксплуатации ККМ, пользователю следует придерживаться следующих правил:
Не используйте автономную ККМ от электросети.
Применяйте для зарядки только фирменное зарядное устройство.
При эксплуатации стационарных ККМ, пользуйтесь бесперебойником, это поможет защитить оборудование от скачков напряжения.
Не дёргайте резко ленты во время её протяжки (можно вывести из строя ролик или резак).
В зависимости от типа и модели, ККМ могут работать от сети или от аккумулятора. Перед включением ККМ, пользователю необходимо убедиться в целостности проводов, а также в отсутствии поломок вилки или розетки. Помните, что при замене ФН кассовое устройство должно быть отключении от электропитания.
Нужна новая онлайн-касса? Поможем подобрать подходящую вам ККТ.
Оставьте заявку для получения бесплатной консультации.