Организация делопроизводства в структурных подразделениях отчет по практике

1. Моё рабочее место

2. Основные сведения и задачи учреждения

3. Организация документооборота

5. Порядок работы с входящими документами в учреждении

6. Порядок работы с исходящими документами

7. Регистрация документов

8. Подготовка документов к передаче в архив

Без секретаря не может существовать практически ни одна компания. Секретари не подписывают многомиллионных контрактов, не совершают громких открытий, не принимают стратегических решений. И все же от их профессионализма зависит эффективность работы всей компании.

. Период прохождения практики:

Практика проводилась c 21 октября 2013 г. по 9 ноября 2013 г. в городе Нерюнгри.

. Место прохождения практики:

РС (Я) г. Нерюнгри, пр. Дружбы Народов 12/2

Муниципальное учреждение «Централизованная бухгалтерия муниципальных учреждений Нерюнгринского района» в должности секретаря.

. Цели и задачи преддипломной практики:

Задачи преддипломной практики:

. Раскрыть основные сведения об учреждении.

. Изучить особенности организации документооборота.

. Описать порядок работы с входящими документами в учреждении.

. Изучить порядок работы с исходящими документами.

. Раскрыть особенности регистрации документов.

. Описать подготовку документов к передаче в архив.

1. Моё рабочее место

Рабочее место хорошо освещено и это создает благоприятное условие для выполняемой мной работы. В приемной находится большой стол в светлых тонах, с множеством ящиков, в которых хранятся телефонные справочники, информационные каталоги и тому подобное. У стола стоит вращающийся стул с подлокотниками. Во время работы я чувствую себя в нем комфортно и удобно.

Так же рабочее место оснащено новейшей и различной оргтехникой. Она подразумевает под собой системный телефон, факсимильный аппарат, компьютер, принтер, сканер, а также множительный аппарат.

На столе находятся: папки-скоросшиватели, журналы регистрации, ежедневник, в котором фиксируются знаменательные даты, даты приема посетителей, канцелярские принадлежности, то есть дырокол, скрепки, ножницы и так далее.

Светлые тона помещения придают моему рабочему настроению теплоту, энергичность и стремление к работе.

документ секретарь документооборот

2. Основные сведения и задачи учреждения

Специфика Муниципального учреждения «Централизованной бухгалтерии Нерюнгринского района» заключается в том, что оно создано для централизованного ведения бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности учреждений образования и культуры.

§ Формирование полной и достоверной информации о финансово-хозяйственной деятельности учреждений и их имущественном положении.

§ Создание оптимальных условий для содержания зданий и сооружений обслуживаемых учреждений, обустройства прилегающих территорий.

§ Контроль за правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей.

§ Соблюдение строжайшего режима экономии, организации учета основных фондов, малоценного инвентаря, денежных средств и других ценностей, исполнения сметы расходов, а также расчетов по заработной плате.

§ Обеспечение правильного документального отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением денежных средств, начисления и перечисления налогов и других платежей.

§ Осуществление контроля за проведением инвентаризации денежных средств, товароматериальных ценностей и расчетов, а также ревизий в складских помещениях.

§ Обеспечение строго соблюдения кассовой и расчетной дисциплины, расходования полученных из банка средств по назначению, должный порядок хранения бухгалтерских документов и бухгалтерского архива.

§ Осуществление постоянного контроля за своевременным оформлением приема и расхода денежных средств и материальных ценностей, правильным расходованием фонда заработной платы, исчислением и выдачей всех видов премий, материальной помощи, соблюдением установленных штатов, должностных окладов, смет и расходов.

§ Обеспечение своевременного составления бухгалтерской отчетности на основе данных первичных документов и бухгалтерских записей, предоставления ее в установленном порядке в финансовый орган.

Служба МУ ЦБ Нерюнгринского района:

Директор МУ ЦБ: Хорошилова Лариса Ивановна

Главный бухгалтер: Кольцова Ольга Вячеславовна

Директор материального отдела: Сокова Ирина Викторовна

Директор расчетного отдела: Иванова Любовь Владимировна

Директор экономического отдела: Крахина Светлана Викторовна

Общая численность штата 30 человек.

3. Организация документооборота

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота учреждения понимается количество документов, полученных и созданных учреждением за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот учреждения за последний год, была выявлена тенденция к его росту.

В документационном обеспечении учреждения выделяют три группы документов:

Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы в МУ ЦБ оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: полное название учреждения, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются с помощью компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2010.

Сотрудники службы делопроизводства контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями типовой инструкции в федеральных органах власти.

Заместитель подписывает приказы по курируемым вопросам только по поручению директора.

За качество подготовки проектов приказов (распоряжений) как по содержанию, так и по оформлению, несет ответственность руководитель учреждения, готовящий проект.

Подготовленный проект организационного приказа (распоряжения) должен быть завизирован, собирает визы исполнитель. Срок исполнения, как правило, не превышает 3 дней. Приказы (распоряжения) визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. В случае подготовки объемного документа, визируемого большим количеством заинтересованных должностных лиц, которые в целях ускорения процесса согласования, знакомятся не с первым экземпляром проекта приказа, а с его копиями (ксерокопиями), допускается сбор виз на отдельном «Листе визирования». Виза включает в себя: наименование учреждения, личную подпись, дату, расшифровку подписи. В расшифровке подписи должна указываться фамилия лица, визирующего документ.

К организационным документам относятся положения о МУ ЦБ, правила, инструкции, структура, штатное расписание, должностные регламенты работников.

Положение включает следующие основные разделы: общие положения, задачи, полномочия, ответственность и организацию работы.

5. Порядок работы с входящими документами в учреждении

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в МУ ЦБ осуществляется централизованно секретарем руководителя.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

время отправки и получения документа;

при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны. Штамп состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя директора, передается секретарю директора.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить относится ли она к регистрируемой или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения директором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В МУ ЦБ подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии.

6. Порядок работы с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

составление проекта документа исполнителем;

проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

согласование проекта документа;

отправка документа адресату;

подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником службы делопроизводства. Ведущий специалист отдела делопроизводства вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В МУ ЦБ проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом учреждения. Такое согласование оформляется визой.

После подписания директором, исходящий документ передается секретарю для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

порядковый номер документа, включающий номер дела;

краткое содержание или заголовок;

отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

7. Регистрация документов

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам комбината, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам учреждения и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Учитывая специфику учреждения, в нем принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарем руководителя, другая же в структурных подразделениях. Регистрация документов, поступивших на имя директора, производится однократно его секретарем.

В МУ ЦБ регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов МУ ЦБ осуществляется путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов:

При анализе регистрации документов МУ ЦБ была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Однако на сегодняшний день регистрация всей документации ведется только в журнальной форме. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

8. Подготовка документов к передаче в архив

С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела. Дела находятся в рабочих кабинетах и специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов дела необходимо располагать в соответствии с номенклатурой дел.

Для хранения документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на хранение в учреждении организован архив. Деятельность архива регламентирована «Основными правилами работы архивов организаций».

Подготовка документов к сдаче в архив включает:

составление описей дел;

составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

В структуре МУ ЦБ до настоящего момента отсутствует положение об архиве, хотя сам архив существует. За сохранность документов в делах отвечает ведущий специалист отдела.

В настоящее время проводятся работы по созданию положения об архиве структуре службы документационного обеспечения управления.

Необходимо создать комиссию по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников службы делопроизводства. В состав комиссии должны войти:

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации, ее переработку, анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения управленческого эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве.

. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).

. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).

. Систематизация документов, подлежащих сдаче в архив.

Проведение анализа документационного обеспечения в МУ ЦБ позволило выявить некоторые недостатки, сделать выводы, дать рекомендации с целью применения их на практике.

Я, Цибенко Алёна Валерьевна с 21 октября 2013 г. по 09 ноября 2013 г. проходила преддипломную практику в должности секретаря в Муниципальном учреждении «Централизованной бухгалтерии муниципальных учреждений Нерюнгринского района».

Перед приёмом на практику между мной и директором учреждения был заключен договор о приеме на преддипломную практику.

В первый же день моего пребывания на практике мне провели инструктаж по технике безопасности и внутреннего трудового распорядка, показали моё рабочее место. В ходе практики сотрудники учреждения ознакомили меня со своей работой и обязанностями в учреждении, кратко рассказали особенности существования данного учреждения.

Я за период практики смогла изучить основные формы документов, на основании которых и делала анализ деятельности учреждения. Все работники учреждения по возможности отвечали на все поставленные мной вопросы. Мою работу облегчило наличие планового отдела в учреждении, поэтому многие данные и характеристики учреждения были для меня доступны. Все документы выдавались мне только с личного разрешения директора. В учреждении сформированы многие формы документов, что также не затруднило проведение анализа.

Однако консультация директора, главного бухгалтера и других работников учреждения при наличии основной документации позволило мне достаточно хорошо изучить особенности функционирования МУ ЦБ.

В учреждении работают высококвалифицированные опытные специалисты, которые добросовестно выполняют свои обязанности, строго следят за деятельностью учреждения и внедрением новых технологий для повышения эффективности делопроизводства.

Учетный аппарат представлен опытными бухгалтерами и секретариатом, которые выполняют своевременный сбор информации, её регистрацию, обработку и в дальнейшем формируют различные формы отчетностей.

Муниципальное учреждение «Централизованная бухгалтерия муниципальных учреждений Нерюнгринского района» является очень перспективным предприятием. Об этом говорят многие показатели, характеризующие благополучное состояние учреждения, квалифицированный персонал и технически оборудованные рабочие места, так как из года в год эти показатели улучшаются и стремятся к совершенствованию.

Во время прохождения преддипломной практики мне удалось углубить и закрепить теоретические знания в области делопроизводства, а также освоить компьютерные программы, позволяющие автоматизировать учетный процесс. Работа проходила в соответствии с календарно-тематическим планом. Все темы и задачи, установленные тематическим планом, рассмотрены и отработаны.

Практическая деятельность мне помогла научиться самостоятельно решать определенный круг задач, возникающих в ходе работы секретарем. В частности, я научилась правильно составлять различного вида документы, анализировать их содержание и их форму.

Я еще раз убедилась, что на практике будет востребована основная часть знаний, полученных мной на занятиях, без которых я бы не поняла документационного обеспечения управления деятельности учреждения.

Теги: Особенности работы с документами на предприятии Отчет по практике Бухучет, управленческий учет

Источник

Делопроизводство на современном предприятии

Общая характеристика предприятия ЗАО «КАБО». Структура и функции делопроизводственной службы, анализ основной документации. Документооборот общества. Правила оформления основных официальных документов. Общая оценка организации делопроизводства фирмы.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение, для любого специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движение документов с момента их создания до завершения.

В федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления фактов, событий. Документы, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивают её сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени.

Основной целью прохождения практики является закрепление и углубление знаний, приобретение практических навыков работы. Практические навыки играют определенную роль в профессионально деятельности любого специалиста.

Во время практики студент должен:

— приобрести навыки практической реализации теоретических знаний при решении задач документирования в управленческой и экономической деятельности;

— изучить по месту практики организационную структуру базового предприятия, структуру своего подразделения, организацию рабочего места;

— изучить особенности и специфику процесса производства, установление внешних и внутренних взаимосвязей, организацию документооборота;

— изучить используемые информационные технологии и вычислительную технику в организации процесса документооборота.

— научиться оформлять документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003; Перечень типовых документов прилагается ниже.

— изучить методы и приобрести навыки работы с управленческой и технической документацией.

Отчет состоит из двух разделов. В первом разделе дана общая характеристика общества: юридический статус общества, цели и предмет деятельности, организационная структура управления и т.д. В качестве наглядного примера приведена схема структуры управления предприятия.

Второй раздел полностью посвящен делопроизводственной службе предприятия. Здесь рассматриваются общие положения и основные задачи, организационная структура и функции службы предприятия, представлены должностные права и обязанности специалистов, а также рассмотрены условия труда и проанализирована основная документация отдела.

1. Общая характеристика предприятия места практики

1.1 Характеристика предприятия относительно формы собственности

Закрытое акционерное общество «КАБО» располагается по адресу: г. Смоленск, ул. Бабушкина, д. 1,

Контактная информация: (4812) 21-47-85, kabo2002@rambler.ru

Почтовый адрес: 214031, г. Смоленск, ул. Бабушкина, д. 1

Полное фирменное наименование общества на русском языке: Закрытое акционерное общество «КАБО».

Сокращенное фирменное наименование общества: ЗАО «КАБО».

Полное фирменное наименование общества на английском языке: Joint-stock company «KABO»

Закрытое акционерное общество «КАБО» является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанность, быть истцом и ответчиком в суде.

Акционеры общества не отвечают по обязательствам общества и несут риск убытков, связанных с его деятельностью, в пределах стоимости принадлежащих им акций. Акционеры общества, не полностью оплатившие акции, несут солидарную ответственность по обязательствам общества в пределах неоплаченной части стоимости принадлежащих им акций. Акционеры общества вправе отчуждать принадлежащие им акции без согласия других акционеров и общества.

Акции закрытого акционерного общества «КАБО» распределяются только среди его учредителей или иного, заранее определенного круга лиц. Такое общество не вправе проводить открытую подписку на выпускаемые им акции либо иным образом предлагать их для приобретения неограниченному кругу лиц.

Акционеры закрытого общества пользуются преимущественным правом приобретения акций, продаваемых другими акционерами этого общества. Уставом закрытого общества может быть предусмотрено преимущественное право приобретения обществом акций, продаваемых его акционерами, если акционеры не использовали свое преимущественное право приобретения акций.

Основной целью Общества является производства продукции, выполнения работ и оказания услуг в целях удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли.

Основными видами деятельности общества являются:

— производство и сбыт продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления,

— производство, переработку, хранение и реализацию сельскохозяйственной продукции;

— производство, переработку и хранение продовольственных товаров;

— оптовая и розничная торговля продовольственными и потребительскими товарами;

— оказание консультационных, юридических, маркетинговых, агентских, информационных, торгово-закупочных, представительских, организационных, посреднических услуг;

— организация и проведение семинаров, конференций, курсов повышения квалификации;

— выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;

— внедрение результатов научно-технических работ, новой техники и технологий;

— сборка, эксплуатация, комплектация, тестирование, и сервисное обслуживание оборудования различного класса и технических систем, в том числе вычислительной техники, аудио- и видеотехники, автотранспорта и других систем;

— рекламная, издательская и полиграфическая деятельность;

— проектирование, строительство, эксплуатация административных зданий, предприятий, гостиниц, кемпингов, мотелей, коттеджей, жилых домов и поселков;

— приобретение и сдача в аренду производственных помещений;

— осуществление охранной деятельности;

— организация грузовых и пассажирских перевозок;

— оказание транспортно-экспедиционных услуг;

— ремонт и техническое обслуживание автотранспортных средств;

— организация проката автотранспорта и автотранспортных средств;

— приобретение, аренда и эксплуатация легкового, грузового, пассажирского транспорта и техники сельскохозяйственного назначения;

— оказание лизинговых услуг

Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется законом, общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Если условиями предоставления специального разрешения (лицензии) на осуществление определенного вида деятельности предусмотрено требование осуществления такой деятельности как исключительной, общество в течение срока действия специального разрешения (лицензии) вправе осуществлять только виды деятельности, предусмотренные специальным разрешением (лицензией), и сопутствующие виды деятельности.

Ответственность акционера ограничена суммой вклада.

Управляет обществом Генеральный директор.

Участников не более 50.

Забрать свою долю имущества в капитале общества можно только путем продажи акций кому-либо из акционеров (преимущественное право покупки акций), которые выступают абстрактным эквивалентом оценки капитала обществ.

Необходимость регистрации проспекта эмиссии акций.

Бизнес с привлечением участников, который может сильно пострадать при их выходе.

1.2 Организационная структура управления общества

документ служба документооборот

Высшим органом общества является общее собрание акционеров, которое проводится ежегодно не ранее чем через два и не позднее чем через шесть месяцев после окончания финансового года (начинается с первого января и заканчивается тридцать первого декабря каждого года). Решение на общем собрании акционеров принимается открытым голосованием.

В компетенции общего собрания акционеров, находится решение таких вопросов, как:

— внесение изменений и дополнений в Устав Общества или утверждения его в новой редакции;

— избрание членов Совета директоров и досрочное прекращение полномочий его членов;

— избрание ревизора Общества и досрочное прекращение полномочий;

— утверждение годовых отчетов, бухгалтерских балансов, распределение прибылей и убытков;

— утверждения порядка ведения общего собрания акционеров Общества;

— определение количества, номинальной стоимости, категорий объявленных акций и прав, предоставляемых этими акциями;

— увеличение и уменьшение уставного капитала Общества;

— дробление и консолидация акций Общества;

— принятие решений об одобрении сделок предусмотренных статьей 83 ФЗ РФ «Об акционерных обществах».

— принятие решений об одобрении крупных сделок предусмотренных статьей 79 ФЗ РФ «Об акционерных обществах»;

— решение иных вопросов, предусмотренных ФЗ РФ «Об акционерных обществах».

Помимо годового общего собрания, могут проводиться внеочередные собрания.

Общее руководство деятельностью Общества осуществляет Совет директоров Общества. Совет директоров Общества осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом Общества. Избирается общим собранием акционеров пять человек сроком на один год. Избранные лица могут быть переизбраны неограниченное количество раз. Совет директоров возглавляет Председатель Совета директоров, который организует работу Совета директоров, созывает заседания Совета директоров ведение протокола, председательствует на общем собрании акционеров. К исключительной компетенции Совета директоров относят:

— выборы генерального директора;

— заключение крупных сделок;

— решение иных вопросов, входящих в компетенцию Совета директоров в соответствии с действующим законодательством.

Руководство текущей деятельностью Общества осуществляет единоличный исполнительный орган управления Генеральный директор. Избирается большинством голосов, членов Совета директоров Общества на срок три год. Генеральный директор может быть избран из числа акционеров Общества. С Директором заключается договор (контракт), который подписывает Председатель Совета директоров.

Директор может быть избран также не из числа участников общества.

— без доверенности действует от имени общества, в том числе осуществляет оперативное руководство деятельностью Общества;

— выдает и подписывает доверенности от имени Общества;

— издает приказы о назначении на должности работников общества, об их увольнении, переводе, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;

— утверждает штатное расписание Общества;

— решает другие вопросы текущей деятельности Общества в пределах своей компетенции, необходимые для обеспечения эффективной работы и достижения целей деятельности Общества.

Структура органов управления ЗАО «КАБО» является бюрократической структурой, а именно дивизиональная структура управления. Такая структура характерна для предприятий корпоративного типа для международного бизнеса. Данный вид структуры имеет разветвленный высший и средний уровни управления и имеет вид:

Ключевыми фигурами в управлении организацией с данной структурой становятся не руководители функциональных подразделений, а менеджеры, возглавляющие производственные подразделения.

Структуризация организации по отделениям производится, как правило, по одному из критериев: по выпускаемой продукции (продуктовая специализация), по ориентации на потребителя, по обслуживаемым регионам. Руководители вторичных функциональных служб отчитываются перед управляющим производственного подразделения. Помощники руководителя производственного отделения контролируют деятельность функциональных служб по всем заводам отделения, координируя их деятельность по горизонтали.

Достоинства структуры управления ЗАО «КАБО»:

— более тесная связь производства с потребителями, ускоренная реакция на изменения во внешней среде;

— улучшение координации работ в подразделениях вследствие подчинения одному лицу;

— возникновение у подразделений конкурентных преимуществ малых фирм.

Некоторые недостатки структуры:

— рост иерархичности, вертикали управления;

— дублирование функций управления на разных уровнях приводит к росту затрат на содержание управленческого аппарата;

— дублирование работ для разных подразделений.

Достоинства дивизионных структур управления ЗАО «КАБО» перевешивают их недостатки только в периоды достаточно стабильного существования, при нестабильном окружении общество рискует. При данной структуре, возможно, воплотить большую часть идей современной философии качества.

2. Характеристика делопроизводственной службы общества

2.1 Структура делопроизводственной службы

Производственная практика проходила в ЗАО «КАБО», производственной компании, осуществляющей производство, и сбыт счетчиков электрических импульсов.

Структура компании ЗАО «КАБО» включает в себя следующие отделы: юридический отдел, бухгалтерию, отделы снабжения и сбыта, производственный отдел.

Ведение делопроизводства в ЗАО «КАБО» возлагается на юридический отдел. Функции делопроизводственной службы осуществляют начальник канцелярии, делопроизводитель и юрисконсульт под руководством финансового директора ЗАО «КАБО».

Делопроизводственная служба обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

В своей работе делопроизводственная служба руководствуется трудовым законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями по предприятию.

Основные задачи делопроизводственной службы ЗАО «КАБО»:

— Организация своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами руководителей, учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

— Организация медицинского осмотра и ознакомление вновь поступающих работников с правилами внутреннего трудового распорядка, осуществление необходимого инструктажа через существующие подразделения предприятия.

— Выдача работникам характеристики.

— Оформление необходимых материалов для привлечения к ответственности нарушителей трудовой дисциплины.

— Организация табельного учета и обязательное медицинское страхование на предприятии.

— Обеспечение подготовки документов по пенсионному страхованию и ведению персонифицированного учета в системе Государственного пенсионного страхования.

Делопроизводство в ЗАО «КАБО» осуществляется централизованной системой управления, все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредоточиваются в одном месте, в юридическом отделе общества (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.).

Достоинства структуры делопроизводственной службы ЗАО «КАБО»

— освобождение основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами,

— обеспечение работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой

— повышение качества обработки документов

Недостатки структуры делопроизводственной службы ЗАО «КАБО»

— нет самостоятельного структурного подразделения ДОУ в организации;

— юридический отдел занимается своими непосредственными делами с нагрузкой ведения дел делопроизводственной службы общества.

— недостаток количественного состава работников делопроизводственной службы

2.2 Функции делопроизводственной службы

I. Финансовый директор, осуществляя функции делопроизводственной службы относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора Общества по представлению.

Осуществляя функции делопроизводственной службы, в своей деятельности, финансовый директор, руководствуется: законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы; методическими материалами по соответствующим вопросам; уставом предприятия; приказами и распоряжениями генерального директора Общества.

Финансовый директор осуществляет контроль за надлежащим оформлением установленной документации. Участвует в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия. Организовывает своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям. Организовывает табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывать мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролировать их выполнение. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства Российской Федерации, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом. Руководит работниками отдела осуществляющие функции делопроизводственной службы.

II. Начальник канцелярии относится к категории специалистов, непосредственно подчиняется финансовому директору ЗАО «КАБО». В своей работе начальник канцелярии руководствуется: нормативными документами, регламентирующими вопросы учета и движения персонала; методическими материалами по вопросам кадров; уставом предприятия; правилами трудового распорядка; приказами и распоряжениями генерального директора предприятия.

Ведет учет личного состава предприятия и его подразделений. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров. Оформляет документацию по кадрам. Проверяет соблюдения графиков отпусков на предприятии. Осуществляет контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации, представление установленной отчетности. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, установления льгот и компенсаций; при наличии текучести кадров изучает ее причины, участвует в разработке мероприятии по снижению текучести кадров.

III. Делопроизводитель принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. Организует и ведет табельный учет всех отделов предприятия. Контролирует состояние табельного учета и трудовой дисциплины в подразделениях, соблюдение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка. Отвечает на запросы организаций и письма граждан. Готовит приказы и поощрении на работников предприятия, которым исполняется 50-60 лет согласно существующему положению.

IV. Юрисконсульт, разрабатывает или принимает участие в разработке документов правового характера. Осуществляет методическое руководство правовой работой на предприятии, оказывает правовую помощь структурным подразделениям и общественным организациям в подготовке и оформлении различного рода правовых документов, участвует в подготовке обоснованных ответов при отклонении претензий. Проводит изучение, анализ и обобщение результатов рассмотрения претензий. В соответствии с установленным порядком оформляет материалы о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности. Контролирует своевременность представления структурными подразделениями справок, расчетов, объяснений и других материалов для подготовки ответов на претензии. Подготавливает совместно с другими подразделениями предложения об изменении действующих или отмене утративших силу приказов. Осуществляет информирование работников предприятия о действующем законодательстве и изменениях в нем. Консультирует работников предприятия по организационно-правовым и другим юридическим вопросам, подготавливает заключения, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно-правового характера.

2.3 Анализ основной документации делопроизводственной службы

Лицу, не имеющему специальности, в «приказе о приеме» на строке «профессия (должность)» указывается участок, на котором он будет работать. Затем лицо, оформляемое на работу, учитывают в отделе технического обучения и в «приказе о приеме» по строке «разряд (оклад)» проставляется размер оплаты в период освоения выбранной специальности в соответствие с действующим законодательством. На основании «Приказа о приеме» делают отметку о зачислении на работу в трудовой книжке работника.

Начальник канцелярии на основании «Приказа о приеме» делает отметки в личной карточке /форма Т-2/, направляет личную карточку Т-2 в отдел и перекладывают ее из раздела оформляемых в основную картотеку, а расчетный отдел бухгалтерии открывает на работника лицевой счет.

Все сведения, содержащиеся в личной карточке сгруппированы в четыре основных раздела:

Верхнее поле на лицевой стороне личной карточки права предназначено для особых отметок отдела кадров. Здесь для более быстрого отыскания нужных карт рекомендуется указать в виде условных обозначений некоторые сведения, не подлежащие механизированной обработке, но которые могут быть необходимы в процессе учета кадров.

Заполнение данных по каждой строке личной карточки производится полностью, без сокращения.

Строки 1-4, 9, 11, 12 заполняются на основании паспорта работающего.

В строке 6 «Образование» пишется: «высшее», «незаконченное высшее» (указать сколько курсов закончено), «среднее специальное», «профессионально-техническое», «среднее общее», «неполное среднее». «обязательное восьмилетнее», «начальное».

Последующие графы заполняются только на специалистов с высшим, средним специальным и профессионально-техническим образованием, а также окончивших школу мастеров. На основании диплома (удостоверения) об окончании высшего, среднего специального учебного заведения и т.д., в строке указывается полное наименование соответствующего учебного заведения, факультета, № диплома (удостоверения), отделения (дневное, вечернее, заочное) и дата окончания. По строке 10 указывается специальность по образованию, полученная по окончанию высшего или среднего специальных учебных заведений. Также указывается ученая степень, если имеется: «доктор наук», «кандидат наук» (указать каких наук), «младший научный сотрудник», «старший научный сотрудник», «доцент», «профессор».

б) «Непрерывный стаж» указывается дата (год, число, месяц) начала непрерывного стажа;

в) «Дающий право на надбавку за выслугу лет».

По строке 7 «Основная профессия (специальность)» указывается специальность по опыту работы для инженерно-технических работников, практиков и инженерно-технических работников с высшим и средним специальным образованием, работающим не по своей специальности. По строке «Другая профессия» указывается вторая профессия, которой владеет рабочий. Если рабочий владеет более чем одной второстепенной профессией, то указывается та, по которой квалификация наивысшая.

Данные в этот раздел вносятся на основе военного билета или приписного.

При оформлении приема на работу на основании приказа о приеме в данном разделе производится соответствующая запись:

В дальнейшем в этом разделе на основании приказа о переводе указываются все перемещения по работе, изменения квалификации, оклада и т.д.

Данный раздел заполняется в результате обучения работника, на основании документа, выданного в образовательном учреждении.

В данном разделе указывается наименование награды и наименование, номер и дата документа, на основе которого выдана награда.

В данном разделе указывается вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т.д.), количество дней, дата начала и окончания, а также основание отпуска.

В данном разделе указывается наименование льготы и основание, на основе которого она присваивается.

В этом разделе осуществляются служебные пометки ОК.

Данный раздел заполняется на основании приказа о прекращении трудового договора при увольнении работника с предприятия. В случае увольнения работника по собственному желанию, указывается причина увольнения, выясненная в результате собеседования с увольняющимся работником.

Порядок учета отпусков. Очередные и дополнительные, а также учебные и прочие отпуска предоставляются работникам в соответствии с трудовым законодательством и коллективным договором.

На работника, уходящего в отпуск, оформляется «Приказ о предоставлении отпуска». В нем указывается вид отпуска, количество рабочих дней по каждому виду отпуска, общее число отпускных дней, за какой период предоставляется отпуск, дата ухода в отпуск и возвращения, а затем делается соответствующая запись в имеющейся в отделе личной карточке (форма Т-2).

Оформление увольнений. Увольнение работников с предприятия производится в соответствии с действующим законодательством. Начальник канцелярии выписывает на увольняющегося «Приказ о прекращении трудового договора» (форма Т-8) (приложение 4), который затем визирует начальник отдела, где непосредственно проходила работа, и финансовый директор. Данный приказ содержит: личные данные увольняющегося, сведения о работе (отдел, участок, профессия, должность, размер тарифной ставки), условия труда, причину увольнения и основание для увольнения. «Приказ о прекращении трудового договора» хранится в бухгалтерии как основание для контроля произведенных расчетов.

2.4 Документооборот общества

Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения образует документооборот общества. Документооборот предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам: для входящих, исходящих и внутренних документов. В ЗАО «КАБО» документооборот общества находится под ответственностью делопроизводителя.

Порядок работы с входящими документами включает прием корреспонденции, проверку целостности упаковки и вложений, правильность адресации, вскрытие конверта, систематизацию документов, заполнение регистрационных карточек, простановку штампов, распределение документов на подлежащие передаче генеральному директору для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения общества.

Порядок работы с исходящими документами включает получение исполненных документов, проверку правильности оформления документов наличие приложений, указанных в основном документе, регистрацию документов в регистрационно-контрольной форме, сортировку отправляемых документов по адресатам и видам почтовых отправлений, написание адреса на конверте, фальцовку и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковку писем для отправки на почту.

Порядок работы с внутренними документами включает получение распоряжения на подготовку документа, изучение материалов в освещаемом документе, составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать), согласование проекта документа, представление документа на подпись, передачу на регистрацию, передачу документа должностным лицам общества для руководства в повседневной работе, помещение дело.

2.5 Перечень документов, с которыми приходилось сталкиваться во время практики

1. Структура и штатная численность

2. Приказ по основной деятельности

3. Приказ по личному составу

4. Докладная записка (приложение 8)

5. Деловое (служебное) письмо (приложение 5)

6. Трудовая книжка (приложение 7)

3. Приказы по личному составу регулируют приём, перемещение, увольнение работников, представление отпусков, присвоение разрядов, вынесение поощрений и взыскания работников. Приказы по личному составу оформляются на бланках предприятия.

6. Деловое (служебное) письмо. Деловое письмо имеет определённые правила оформления и составления. Его печатают на стандартных бланках формата А4 и А5. Служебное письмо является носителем определённой информации и является правовым документом.

2.6 Условия труда в делопроизводственной службе общества

Факторы, формирующие условия труда, можно разделить на 2 группы:

1) Производственные факторы:

Санитарно-гигиенические условия формируются под влиянием на человека окружающей среды (вредные химические вещества, запыленность воздуха, вибрация, освещение, уровень шума, инфразвук, ультразвук, электромагнитное поле, лазерное, ионизирующее, ультрафиолетовое излучение, микроклимат, микроорганизмы, биологические факторы). Приведение этих факторов в соответствие с современными нормами, нормативами и стандартами является предпосылкой нормальной работоспособности человека. Многочисленными исследованиями гигиенистов и физиологов труда установлено, что на организм человека оказывают значительное воздействие санитарно-гигиенические факторы производственной среды. Некоторые из них оказывают неблагоприятное влияние на работника, что снижает работоспособность, ухудшает состояние здоровья и иногда приводит к профессиональным заболеваниям. Санитарно-гигиенические условия в ЗАО «КАБО» допустимые. Для поддержания оптимальной температуры летом и исключения возможности перегрева помещения предприятия оснащены кондиционерами, а для поддержания оптимальной для работы температуры зимой используются обогреватели, так как система центрального отопления не удовлетворяет потребностей работников. В кабинетах отдела стоят пластиковые окна, которые препятствует попаданию в помещение холодного воздуха зимой, а также значительно уменьшают уровень шума. Освещенность рабочего места вполне оптимальная: освещение помещений искусственным светом применяется лишь в вечернее время суток, в остальное время суток достаточно дневного света.

Организационно-экономические условия в ЗАО «КАБО» допустимые. Рабочие места хорошо оборудованы: в кабинетах много столов, которые удобно и правильно расставлены, имеется большое количество шкафов для хранения документов, а также сейф. Рабочие места оснащены компьютером, принтером и другими необходимыми для работы принадлежностями. Однако, на компьютерах не стоит защитного слоя, щадящего зрение, что весьма опасно для специалистов, часто работающих за ним.

Социально-психологические факторы характеризуют взаимоотношения в трудовом коллективе и создают у работника соответствующий психологический настрой.

Под социально-психологическим климатом трудового коллектива понимают систему социально-психологических отношений, отражающих интеграцию отдельных работников и социальных групп для осуществления общих производственных целей. Это внутреннее состояние коллектива, сформировавшегося как результат совместной деятельности его членов, их межличностных взаимодействий. На мой взгляд, на предприятии царит оптимистическое настроение, добросовестное, инициативное отношение членов коллектива к выполняемым обязанностям, низкий уровень конфликтности в межличностных отношениях, незначительная текучесть кадров. В целом условия труда можно охарактеризовать как допустимые.

2.6 Общая оценка организации делопроизводства на предприятии и рекомендации по ее улучшению

Оперативность и надежность управления документооборота на предприятии связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Сокращению документооборота способствует более четкое распределение функций между сотрудниками подразделения и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчиненных руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплину.

В период прохождения производственной практики я проделала следующую работу:

изучила структуру управления организацией;

ознакомилась с организационной структурой, задачами и функциями делопроизводственной службы;

ознакомилась с системой профессиональных обязанностей и должностными инструкциями специалистов делопроизводственной службы;

активно участвовала в хозяйственной деятельности предприятия, оказывать помощь специалистам;

изучила технические, социально-экономические условия груда в отделе;

изучила основную документацию, обеспечивающую функционирование отдела.

ЗАО «КАБО» на сегодняшний день_, с моей точки зрения, можно отнести к стабильному предприятию. Высокий уровень заработной платы, отсутствие текучести кадров, высокий спрос на выпускаемую продукцию.

1. Гражданским кодексом РФ

2. Федеральный Закон РФ «Об акционерных обществах»,

3. Федеральный Закон РФ «О рынке ценных бумаг»

4. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 2003.

8. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. С-Пб.: Питер, 2005

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

реферат [28,7 K], добавлен 26.02.2009

Организационная структура управления сельсовета. Должностная инструкция секретаря приемной. Документооборот на предприятии. Анализ локальных, внутренних, входящих и выходящих документов. Рекомендации по совершенствованию постановки делопроизводства.

дипломная работа [1,3 M], добавлен 03.07.2014

Общая характеристика и направления деятельности ООО «СНС Экспресс», принципы создания системы документации. Прием и первичная обработка документов, требования. Информационно-справочная работа. Порядок оформления и индексации дел, правила их хранения.

дипломная работа [50,5 K], добавлен 15.03.2011

Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Количественный анализ документов на предприятии. Автоматизации делопроизводства как решение проблем в нормативном обеспечении и документообороте.

курсовая работа [47,4 K], добавлен 05.03.2015

Анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства. Оценка службы документационного обеспечения управления на предприятии. Разработка предложений по автоматизации делопроизводства отдела кадров в среде «КАДРЫ SB» ООО «АДСК».

дипломная работа [5,9 M], добавлен 12.12.2011

Состав документации кадровой службы. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров. Порядок оформления, регистрации приказов по личному составу. Утверждение должностной инструкции.

курсовая работа [957,9 K], добавлен 20.11.2011

Понятие и сущность делопроизводства. Задачи и основные принципы ведения работы с оргтехникой. Классификация офисной техники. Значение и основные функции работы оргтехники на предприятии. Оснащение и документооборот турфирмы на примере ООО «Оранж Тур».

курсовая работа [46,9 K], добавлен 22.05.2015

Источник