какую информацию нужно добавить в реестр операций в excel чтобы учитывать корректировки бюджета

Excel-модель для гибкой корректировки бюджета

Электронный журнал

Как сделать лучше / Инновации

Новые методы управления финансами, которые реально работают

Екатерина Жилякова
Главный редактор журнала «Финансовый директор», к.э.н.

Две трети ваших коллег хотя бы раз пытались внедрить новые подходы к управлению финансами. На практике они себя не оправдали. Одни технологии не дали результата, другие — не окупили потраченных средств и времени. Мы опросили финансовых директоров и выяснили, какие новые инструменты действительно работают.

Мой бывший коллега, финансовый директор крупного промышленного холдинга, полгода внедрял и отлаживал систему сбалансированных показателей. Чтобы разработать ее, пришлось привлечь консультантов, переписать программы учета и нанять трех квалифицированных специалистов. Компания потратила на проект миллион рублей, а мой знакомый все это время работал по 12 часов в день. Через четыре месяца после запуска системы стало понятно, что результата нет. Так, из 45 показателей, разработанных для разных проекций, смогли измерять и управлять только семью индикаторами. Самое неприятное, что эти семь показателей существовали в компании и до внедрения системы сбалансированных показателей.

Редакция опросила финансовых директоров и выяснила, что каждый третий из них сталкивался с ситуацией, когда дорогостоящие инновации в учете не приносили результата. Ваши коллеги ожидают от новых технологий роста прибыли и стоимости компании, а также планомерной работы без авралов. Это вдохновляет их на эксперименты. В среднем на такие проекты уходит от 10 до 15 тыс. долл. и от четырех до шести месяцев работы. К сожалению, на практике задействовать удается не все.

Две трети финансовых директоров, которые разочаровались в новых методах, признают, что идею на все 100 процентов реализовать не удалось, но в ходе проекта были созданы удобные рабочие инструменты. Мы разобрались, какие приемы из 12 инновационных подходов к финансовому менеджменту принесут пользу и упростят работу. Четыре из них вы сможете без затрат времени и денег реализовать в Excel. Чтобы использовать остальные, также не нужно дорогостоящих мероприятий и длительной подготовки.

Приемы, которые помогут не потерять деньги компании

Бюджетирование, управление затратами, анализ эффективности и оценка стоимости компании — эти четыре направления работы ваши коллеги смогли улучшить благодаря новым инструментам. Редакция разобралась, что конкретно удалось реализовать на практике, и собрала готовые Excel-модели, которые вы сможете использовать в работе.

компаний не вносят корректировки в бюджет в течение года

«Бюджет без бюджета» (Beyond budgeting).Только 15 процентов компаний не вносят корректировки в бюджет в течение года. Остальные утверждают годовой бюджет и пересматривают его по итогам каждого квартала. Бюджет может устареть почти сразу, и уже к началу прогнозного периода в него приходится вносить корректировки.

В среднем финансовая служба тратит два месяца на верстку бюджета и почти месяц в квартал на то, чтобы пересмотреть его. То есть половина года уходит на бюджетные процессы, при этом все это время компания живет с неактуальным прогнозом.

Читайте ниже о том, как разработать систему KPI, ориентированную на интересы собственников. Скачайте Excel-модель, чтобы рассчитать, как каждый топ-менеджер влияет на стоимость компании.

Поэтому российские компании привлек Beyond budgeting. Основная идея — отказаться от жесткого бюджета и перейти на гибкую систему бизнес-планирования. А чтобы внедрить изменения быстрее — расширить полномочия руководителей подразделений и дать им возможность самостоятельно и оперативно принимать управленческие решения.

Восемь процентов компаний пытались внедрить «бюджет без бюджета». Половина из них отказались от метода из-за больших трудозатрат, а для части компаний широкие полномочия руководителей ЦФО привели к потерями из-за мошенничества. При этом потребность в гибкости бизнеса и обновляемом бюджете осталась. Так, когда собственники обсуждают с финансовым директором новые перспективы бизнеса, ответ «мы не сможем это сделать, это не соответствует бюджету» — не тот ответ, который они хотят услышать.

компаний пытались внедрить «бюджет без бюджета»

Готовое решение.Корректировать бюджет доходов и расходов каждый месяц или вносить в него новые проекты вам поможет Excel-модель. Ее автор — Павел Сухарев, начальник отдела планирования бюджетного контроля и финансовой отчетности сервисной компании. Модель состоит из двух рабочих листов («Исходные данные» и «Анализ») и двух вспомогательных («Справочники» и «Расчет»).

Excel-модель для гибкой корректировки бюджета

Внесите в модель данные бюджета, который утвердили в начале года, и отдельно — возможные изменения в результате пересмотра бюджета или новых проектов. Сценариев может быть много, например корректировка по итогам план-факт анализа и два новых проекта. После того как заполните исходные данные и нажмете кнопку «Обновить все», на листе «Анализ» увидите результаты. За несколько минут вы сможете оценить, как отразится на компании корректировка бюджета и будущие проекты — все вместе или каждый по отдельности. Варианты можно комбинировать.

Activity based costing (ABC).Компании используют этот метод калькуляции затрат, чтобы точно посчитать себестоимость товаров и услуг и верно распределить косвенные затраты между номенклатурными позициями. Чтобы внедрить и непрерывно поддерживать систему, придется дополнительно автоматизировать учет.

Мы опросили финансовых директоров и выяснили, что Activity based costing внедрили единицы. Технология слишком трудозатратна, а при малейших изменениях в бизнес-процессах ее приходится полностью пересматривать и фактически внедрять заново. Те ваши коллеги, кому удается поддерживать систему, при разработке надеялись получить от нее больше пользы. Но если перед финансовым директором стоит задача рассчитать реальные затраты на содержание подразделения, Activity based costing подходит идеально.

Также в статье: как вычислить убыточные маркетинговые акции и вовремя отказаться от них.

Например, сейчас компании стремятся перевести непрофильные направления, такие как логистика и бухгалтерия, на аутсорсинг. Чтобы принять верное решение, вы должны понять, во сколько компании обходится собственное подразделение и точно ли аутсорсинг поможет сэкономить.

Готовое решение.Excel-модель поможет оценить, сколько вы сэкономите, если переведете обслуживающие подразделения на аутсорсинг.

Александр Гончаров, эксперт консалтинговой компании «Бизнес-Архитектура», подготовил расширенный справочник затрат для бухгалтерии, транспортного и юридического отделов. В список расходов по подразделениям вошли в том числе косвенные расходы, которые легко упустить при расчете.

Дата добавления: 2018-08-06 ; просмотров: 296 ; Мы поможем в написании вашей работы!

Источник

Как я делал управленческий учет в Excel

Мой предшественник вёл управленку в Финграде, который оказался весьма мощным инструментом. Например, он позволял автоматически грузить информацию из 1С и выписок разных банк-клиентов, создавая проводки по заранее сформулированным правилам. Вещь, безусловно полезная, однако, при соблюдении системы двойной записи увеличивала время работы в разы. Чтобы избежать увеличения работы этот инструмент позволял генерировать «зависимые проводки». В создании этих дополнительных проводок и была зарыта собака. И тут выяснилось, что за всей мощью Финграда крылась уникальность, обусловившая полное отсутствие экспертизы в свободном доступе. Обычным пользователям (платившим, кстати, 3000 рублей в месяц за доступ к системе) были доступны лишь «Руководство пользователя» на официальном сайте, да 6 видео-уроков там же. Youtube, дававший доступ к ещё паре десятков видеоуроков, также не сильно помогал. Форумов с информацией «how to. » не было в принципе. Поддержка, на конкретные вопросы о правилах создания «зависимых проводок» и просьбах помочь именно в моем случае — морозилась фразами «у нас с вами не заключен договор на поддержку, поэтому на такие специфические вопросы мы не готовы отвечать». Хотя казалось бы — чего специфического в таких просьбах, да ещё и со скриншотами с моей стороны? Понятно, что все можно бить руками, но спрашивается, а зачем тогда вообще платить за инструмент, который сильно увеличивает время, необходимое на ведение управленки и не дает никаких преимуществ для малого бизнеса?

Убедив собственника в нецелесообразности использования «Финграда» при таких объемах бизнеса и выгрузив всю информацию из системы, я поставил на нем БОЛЬШОЙ и жирный крест. При этом решение уйти именно в MS Excel было не спонтанным. Хорошенько загуглив на тему ведения управленческого учета находил монстров, похожих на «Финград», либо ссылки на веб-приложения для ведения личных финансов, в то время как основными требованиями к системе были:

— возможность ведения БДДС и БДР на основе изменяемого плана счетов;
— простота в дальнейшем ведении управленческого учета (в том числе силами «финансово-неграмотных» пользователей);
— гибкость (возможность на ходу расширять/убирать функционал);
— отсутствие перегруженности инструмента/интерфейса.

Для начала проясним термины: будучи не финансистом, под БДДС понимаю «Баланс Движения Денежных Средств», БДР — «Бюджет Доходов и Расходов». БДДС считаем кассовым методом (днем совершения операции — колонка «Дата операции») и используем для операционного day-to-day планирования, а БДР методом начисления (колонка «Период начисления») для стратегического, в рамках года и более.

Итак, как все устроено и как оно работает (в идеале):

1. Управленческий учет собирается на основе информации вводимой конечными пользователями при помощи формы в Google Docs. Красным помечены названия полей и кодировки вариантов в конечном файле управленческого учета — своего рода мапинг полей.

2. В итоге выглядит оно так (зеленым залито то, что перенесено в итоговый файл управленки).

Механизм заполнения прост: аккуратно переносим во вкладку «Общая книга» из формы Google Docs и банковских выписок. Красным выделены строки, используемые для формирования БДР, зеленым — БДДС., которые представляют собой сводные таблицы и строятся на основе промежуточных вкладок с говорящими названиями. Единственные колонки, информация в которых не связана с иными источниками: «Исходный ID» (уникальные значения строк) и «Дата создания» (=ТДАТА(), а затем копируем и вставляем как значение)

4. Статьи ДДС (движения денежных средств) располагаются на отдельной вкладке «ПС_служебный» и вполне могут регулярно пересматриваться в зависимости от конкретных потребностей (не забываем обновлять формулы на листах «Данные_БДДС», «Данные_БДР»).

5. На картинке образец БДДС, в формате по умолчанию, свернутый до понедельной «актуальности».

6. Образец БДС (помесячный). Обратите внимание на уже упоминавшийся выше тезис об использовании строк из «Общей книги»: Бюджет и Факт для БДР, План и Факт — для БДДС.

7. Работа с БДДС подразумевает поддержание строк «План» в максимально актуальном состоянии. Я достаточно педантичен в работе с первичной информацией и комментарии сделанные мной сохраняли всю историю изменений. Как будет у Вас — вопрос к Вам. Мой подход позволил мне отлавливать примерно 1 существенную ошибку в неделю, грозившую расхождениями на десятки-сотни тысяч рублей. Время, кстати, съедалось немного.

PS: Долго думал над тем, как автоматизировать процесс «перелива» информации из формы Google Docs, пока не пришел к мысли о необходимом ручном контроле вводимой разнородной информации (много людей заполняет формы + наличие минимум одного банк-клиента + 1С). Тем более не знаю VBA… Отдаю на суд хабрасообщества как есть, надеюсь, кому-нибудь поможет или просто будет интересно.

UPD от 30.04.2020: ввиду текущей экономической ситуации решил вспомнить Excel и бесплатно помочь малому бизнесу созданием подобных инструментов. Все интеллектуальные права останутся за мной и будут опубликованы в виде статей (без данных, содержащих коммерческую тайну).

Критерии попадания в выборку кому хочу помочь:

Обязательный:
Вы не МММ, продавцы алкоголя возле школ, микрофинансовые организации и прочие лохотронщики

Опциональные(достаточно соответствовать одному из):
Ваше дело имеет очевидную ценность для общества (благотворительные фонды, волонтерские движения и т.д.)
или
Вы платите белые зарплаты и приемлемый для оборота объем налогов (придется доказать выписками перечислений в фонды и на счета ФНС)

Источник

Бюджетирование в Excel

Автор: Юрий Мартынов Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

Бюджетирование в Excel

Автор: Юрий Мартынов
Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

Любой руководитель, за редким исключением, старается планировать деятельность своей копании. Для этого составляются планы развития, продаж, для планирования расходов – сметы затрат, если компания ведет проектный учет – рассчитываются экономические показатели проектов.

Все эти документы, выраженные в суммовых значениях, составляют основу бюджетов компании. Среди основных бюджетов компании можно выделить три:

Бюджетирование – процесс в организации по разработке бюджетов, их составления и согласования (бюджетный процесс), формирование отчетов по анализу план-фактных отклонений.

Многие компании автоматизируют если не весь процесс бюджетирования, то этап формирования бюджетов предприятия и подготовки отчетов по бюджетам. В качестве программного продукта автоматизации составления бюджетов и их анализа может использоваться Excel.

Бюджетирование в Excel заключается в разработке различных форм бюджетов в виде отдельных листов и связывании этих данных при помощи формул Excel и макросов. Формы бюджетов, в том числе бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств, должны отвечать потребностям финансового менеджмента в компании и принятым в компании регламентам бюджетирования.

Использование Excel в качестве платформы автоматизации процесса планирования бюджета компании оправдано, так как его очень легко настроить на специфику практически любого предприятия, вне зависимости от его отраслевой принадлежности, размеров и организационной структуры.

Однако ведение бюджета в Excel имеет множество недостатков:

Пример БДДС и БДР в Excel

Бюджет движения денежных средств (БДДС) – документ, в котором собраны все движения денежных средств (безналичные и наличные), произведена группировка денежных потоков по их целям, представлена информация о планируемых в компании свободных денежных средствах.

Планирование денежных потоков состоит из следующих блоков:

Помимо прямого способа (разнесение по статьям движений денежных средств) раздел операционной деятельности БДДС может быть составлен косвенным методом. При формировании таблицы БДДС этим методом операционный денежный поток рассчитывается на основании БДР с учетом неденежных поправок (амортизация, изменения кредиторской и дебиторской задолженности и пр.). Данный метод показывает, как связаны денежные потоки с финансовыми показателями фирмы.

В результате мы получаем плановый чистый поток за рассматриваемый период и прогноз остатка денежных средств на конец периода.

Если в результате планирования на конец периода прогнозируются отрицательные денежные остатки, бюджет подвергается корректировке за счет сокращения плана оплат, либо увеличения плана привлечения финансирования. Для повышения удобства анализа бюджета можно добавить в БДДС дополнительные таблицы с расшифровкой информации о текущей задолженности перед поставщиками, плановыми постоянными затратами, а также прогнозной задолженностью на конец месяца с учетом заложенных в бюджет сумм оплат.

Бюджет доходов и расходов (БДР) – демонстрирует планируемые финансовые результаты деятельности предприятия. В нет отражаются выручка компании, ее прямые и операционные расходы, налоги, прочие доходы и расходы (включая проценты по кредитным ресурсам и т.д.), прибыль от деятельности (рассчитанная с учетом применяемой системы, например, РСБУ или МСФО), а также налог на прибыль и чистая прибыль.

БДР можно формировать по-разному, например, по рассматриваемым периодам времени (недели, месяцы, годы) либо по ЦФО (центрам финансовой ответственности). В качестве ЦФО могут выступать отдельные магазины, офисы, проекты и другие структурные подразделения компании.

Составные части бюджета доходов и расходов принято разделять на две части:

Доходная

В нее включается следующее:

Расходная часть состоит из показателей:

Доходную часть бизнеса в БДР можно представить по видам (например, розничная торговля, оптовая торговля, оказание транспортных услуг и т.д.).

Расходную часть распределяют, в основном, по статьям бюджета доходов и расходов предприятия. Такое разделение позволяет проводить анализ бюджета доходов и расходов по видам затрат:

Идеального шаблона бюджета движения денежных средств организации и БДР в природе не существует. Подготовленный нашими специалистами образец бюджета организации в Excel поможет получить общее представление о том, как выглядят подобные отчеты.

Развитие бюджетирования компании в Excel

При ведении управленческого учета необходимо собирать данные из разных подразделений компании. Эти данные «вырастают» в десятки, а чаще – сотни таблиц с большим количеством закладок в файле Excel. Программа просто технически не способна обработать такой объем данных, она не справляется с таким количеством связей в формулах Excel и таблицах.

Если говорить про бюджетирование, то вносить корректировки в бюджет с помощью Excel и поддерживать их актуальность очень сложно, а точнее, практически невозможно. Если в бюджете что-то меняется, если внести в таблицу правку, то впоследствии крайне затруднительно понять, почему изменилась какая-то цифра, откуда она вообще взялась.

Использовать таблицы Excel для бюджетирования можно рекомендовать только некрупным фирмам. Средним и крупным компаниям вести бюджет затрат в Эксель весьма проблематично.

Существует ли альтернатива Excel для бюджетирования?

По мере роста объема бизнеса и усложнения бюджетной модели многие компании начинают использовать специализированные средства для формирования бюджетов, так как эти программы предусматривают более широкий функционал работы с бюджетами и заметно упрощают получение данных из различных систем. В качестве программного продукта, повышающего эффективность работы с бюджетами, используются системы на базе 1С, например, «WA: Финансист».

Подсистема бюджетирования «WA: Финансист» включает в себя механизмы, с помощью которых пользователи могут самостоятельно настраивать структуру бюджетов, их взаимосвязи, способы получения фактических данных и данные для расчетов.

Система поддерживает использование внешних данных как для расчетов плановых показателей или формирования отчетов, так и для отражения фактических данных на регистрах бюджетирования.

С помощью программы «WA: Финансист» можно автоматизировать все этапы бюджетного процесса:

Модуль системы «Бюджетирование» включает следующие бизнес-процессы:

Формирование бюджета в системы происходит с помощью специального документа «Бюджет». Работа с данным документом максимально приближена к формату в Excel, что позволяет финансистам вводить данные по бюджету доходов и расходов и бюджету движения денежных средств в привычном виде. Получение факта возможно из внешних учетных систем и отражается в программе с помощью документа «Учет фактических данных по бюджетам».

Для связанных статей бюджетов (между БДР и БДДС) реализован механизм зависимых оборотов, который в автоматическом режиме формирует движения по статьям в одном бюджете на основании движений по другой с помощью документа «Регистрация зависимостей оборотов по статьям».

Корректировки бюджетов отражаются в отдельных документах «Корректировка бюджета», что позволяет отслеживать внесенные изменения с помощью отчетов.

В системе доступен широкий спектр отчетов для анализа плановых и фактических данных для эффективного контроля деятельности предприятия. Мы предлагаем услуги автоматизации бюджетирования и аутсорсинга управленческого учета.

Внедрение системы управленческого учета в партнерстве с 1С Франчайзи WiseAdvice с последующей работой в выбранной конфигурации.

Источник