Что внести в коллективный договор по электронным трудовым книжкам
Вся правда об электронных трудовых книжках. Инструкция для работодателей
эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства
С 1 января 2020 года вступили в силу изменения, связанные с электронными трудовыми книжками. Разберем по шагам, что делать
Рекомендуем почитать в Контур.Школе:
Нормативные правовые акты по электронным трудовым книжкам
Определяемся с терминологией. Верно так: «сведения о трудовой деятельности»
Термин «электронная трудовая книжка» в нормативных правовых актах не используется. Согласно Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п используются термин «сведения о трудовой деятельности» и новая статья 66.1 в Трудовом кодексе РФ.
Правильно говорить «сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ» — этот термин нужно использовать в кадровых документах.
Что означает формирование сведений о трудовой деятельности?
С февраля 2020 года работодатели начнут предоставлять в Пенсионный фонд новый вид персонифицированной отчетности — отчет по форме СЗВ-ТД. Отчет будет содержать основные сведения о трудовой деятельности работников. Храниться эти сведения будут в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
Работодатели будут формировать и предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД независимо от того, продолжат ли они вести бумажную трудовую книжку на работника или он откажется от нее.
Сведения о трудовой деятельности работников будут поступать в информационные системы Пенсионного фонда РФ и храниться там же в цифровом формате. У работодателей не будет доступа к этой информационной системе.
Вариант 1. Продолжить вести бумажную трудовую книжку
После можно в любой момент подать заявление работодателю и перейти на формат предоставления сведений о трудовой деятельности: и в 2021-м, и в 2025-м, и в 2035-м, и в любом другом году. Только работник решает, хочет он отказаться от бумажной трудовой книжки или нет.
Вариант 2. Отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ
А если работник передумает и захочет вернуться к бумажной трудовой книжке? Нельзя.
Получив заявление, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику с записью о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. С этого момента работодатель освобожден от ответственности за ведение и хранение трудовой книжки. Работник будет отвечать за ее сохранность сам.
Если ему нужно будет предоставить сведения о своем трудовом стаже в банк или в посольство, то он принесет свою трудовую книжку, а у работодателя запросит сведения о трудовой деятельности у него после даты выдачи трудовой книжки.
Работник также сможет получить сведения о своей трудовой деятельности:
Пенсионный фонд РФ разрабатывает административный регламент предоставления работнику сведений о трудовой деятельности.
Работнику, который до 31 декабря 2020 года включительно не предоставит работодателю заявление, надо продолжать вести бумажную трудовую книжку.
Переход на формирование сведений о трудовой деятельности работников. Инструкция для работодателя
Шаг 1. Разрабатываем приказ, в котором назначаем ответственных лиц за каждое мероприятие, определяем виды мероприятий, сроки их реализации.
Приказ — необязательный документ, но позволит работодателю организовать процесс перехода на формирование сведений о трудовой деятельности. Форма — произвольная.
В конце статьи есть шпаргалка
Шаг 2. Обеспечиваем техническую готовность к предоставлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР
Вы можете использовать то же самое программное обеспечение. Покупать и устанавливать какое-то специальное не нужно. Но СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М могли передавать работники бухгалтерии. Поэтому нужно определить, кто из работников, ответственных за кадровое делопроизводство, будет формировать и сдавать отчет по форме СЗВ-ТД. Этим работникам нужно организовать доступ к информационной системе.
Предоставить сведения о трудовой деятельности работника работодатель сможет также через Кабинет страхователя на сайте Пенсионного фонда РФ, когда станет доступной эта функция. Если ответственным будет тот же работник, который предоставляет отчеты по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, достаточно его назначить в приказе как ответственного за формирование и передачу в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.
Покупать специальную программу или заключать отдельное соглашение с Пенсионным фондом на предоставление данного отчета не нужно.
Отчет в электронном виде должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью.
Шаг 3. Разрабатываем форму уведомления работников
Уведомляем каждого в письменной форме, что законодательство изменилось и нужно сделать выбор и написать заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или отказе от ведения работодателем трудовой книжки и предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Уведомить работников нужно до 30 июня 2020 года включительно. Обратите внимание: уведомить необходимо каждого работника, в том числе совместителей, дистанционных работников, иностранцев, находящихся в отпусках по уходу за ребенком.Форма уведомления — письменная. Уведомление по электронной почте не подойдет. Тех работников, кто находится «на удаленке», можно уведомить, отправив почтой письмо с уведомлением с описью вложения.
В Законе № 439-ФЗ не установлено, что форма уведомления должна быть персональная. Если работодателю удобно, он может разработать единую форму уведомления и знакомить с ней работников. Из уведомления работнику должно быть понятно:
Заведите реестр работников, которым отправили уведомления. Разработайте график уведомлений. Так легче контролировать процесс. Важно: до 1 июля 2020 года должны быть уведомлены все работники.
Шаг 4. Создайте адрес электронной почты и установите его в локальном нормативном акте работодателя, например в правилах внутреннего трудового распорядка
На этот адрес электронной почты принимайте заявления от работников, отказавшихся от бумажной трудовой книжки. Работник может обратиться с заявлением как в письменной форме, так и направить его на адрес электронной почты. Право выбора способа направления заявления — за работником.
Сведения будут выдаваться по форме СТД-Р, которую утвердит Минтруд РФ.
Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы только у данного работодателя в срок не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления. Также работодатель обязан выдать сведения способом, указанным в заявлении работника:
Важно: в приказе установите, кто из работников отдела кадрового учета будет ответственен за выдачу сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р и организуйте им доступ к этому адресу электронной почты. Не забудьте в должностной инструкции прописать обязанность этих работников ежедневно проверять электронную почту.
В нормативных актах не установлен срок, к которому работодателю нужно определить адрес электронной почты и установить порядок направления работником заявлений на него, но рекомендую создать его к началу уведомлений работников об изменениях в законодательстве или к моменту, когда появится первый работник, отказавшийся от ведения бумажной трудовой книжки.
Шаг 5. Проанализируйте и при необходимости внесите изменения в локальные нормативные акты
На это мероприятие дается весь 2020 год. Внести изменения вы можете в любое время в течение 2020 года. Просмотрите все локальные нормативные акты работодателя. Те локальные нормативные акты, в которых встречается упоминание трудовой книжки, отложите на изменение. Можете для удобства составить график внесения изменений в локальные нормативные акты.
Если в локальном нормативном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовая книжка упоминается в контексте документа, предъявляемого при приеме на работу, то дополните это предложение после слов «трудовая книжка» словами «и (или) сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ».
Обратите внимание, в ст. 65 ТК РФ с 1 января 2020 года также внесено изменение и теперь документами, предъявляемыми при приеме на работу, являются трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности работников. И так как работодатель не будет иметь доступа к информационной системе Пенсионного фонда РФ, то именно на основании этих документов работодателю при приеме на работу работника нужно будет посчитать страховой стаж и занести в личную карточку Т-2.
Важно: трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности названы как документы, предъявляемые при приеме на работу.
Шаг 6. Если у работодателя есть коллективный договор, в 2020 году необходимо подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры
Шаг 7. Не позднее 17 февраля 2020 года предоставьте в Пенсионный фонд первый отчет по форме СЗВ-ТД
Отчет по форме СЗВ-ТД надо предоставлять в том числе на работников-совместителей, на дистанционных работников и на работников с бумажными трудовыми книжками. Предоставить отчет работодатель обязан только при наступлении одного из случаев:
На дату выхода статьи форма утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 740п. О том, как правильно представить СЗВ-ТД читайте в статье «13 самых горячих вопросов о том, как представить новую форму СЗВ‑ТД».
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
8 шагов работодателя для перехода на ЭТК 379.7 КБ
Пример заявления 216.1 КБ
Пример уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде 243.1 КБ
Электронные трудовые книжки с 2020 года
В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.
Сроки перехода на электронные трудовые книжки
Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года.
В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную.
У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.
Какие сведения будут в электронных трудовых книжках
В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:
Как работнику получить сведения из трудовой книжки
Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):
Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.
При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным. Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.
Как перейти на использование электронных трудовых книжек
Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.
Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек
Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки
Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки
Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.
Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки
Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки
Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся:
а) временной нетрудоспособности;
в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
В отношении работников, впервые поступивших на работу, начиная с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры
В первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.
В частности, изменений могут потребовать:
Передавать в ПФР данные о работниках
Одновременно с введением электронных трудовых книжек всех работодателей обяжут представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работников для формирования электронных трудовых книжек. Соответствующие изменения будут внесены в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
Для этого утвержден проект формы сведений для предоставления в ПФР и порядок ее заполнения. Скачать их можно с сайта ПФР:
По каждому сотруднику работодателем сдается отдельный отчет СЗВ-ТД.
С 01.01.2020 форму СЗВ-ТД нужно подавать до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения (прием на работу, перевод, увольнение), либо было подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку/об оставлении бумажной книжки.
Если в 2020 году в отношении сотрудника не случится никаких кадровых мероприятий и он не заявит о выборе варианта ведения трудовой книжки, первая СЗВ-ТД по такому сотруднику должна быть представлена не позднее 15 февраля 2021 года.
В подаваемой впервые форме СЗВ-ТД указываются сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года (должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, где он работает, а также вид выполняемой работы).
В 2021 году СЗВ-ТД нужно будет сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник перевелся на другую постоянную работу, или подал заявление о выборе варианта ведения его трудовой книжки.
Для случаев увольнения и приема на работу установлены отдельные сроки представления СЗВ-ТД в 2021 году. С 01.01.2021 направлять в ПФР форму СЗВ-ТД сразу же после принятия на работу или увольнения работника, не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или об увольнении.
Сведения в ПФР можно будет представить как на бумаге (форма должна быть подписана руководителем или доверенным лицом), так и в форме электронного документа (форма подписывается усиленной квалифицированной подписью).
Если число работников 25 и более, сведения представляются только в электронном виде. Если менее 25, то по выбору работодателя – в электронном виде или на бумажном носителе.
Еще одна форма СЗИ-ТД будет заполняться и выдаваться работодателем работнику по запросу последнего. Кроме того, ее нужно будет выдать работнику в день его увольнения. Такая форма также может быть оформлена как на бумаге за подписью руководителя, так и в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Какое наказание предусмотрено за несоблюдение правил ведения электронных трудовых книжек
Законопроектом № 748758-7 предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица. За данное нарушение в адрес работодателей будет выноситься предупреждение.
Предупреждения работодателям будут выносить инспекторы Роструда, которые будут получать соответствующую информацию о допущенных нарушениях из ПФР.
Переход на электронные трудовые книжки
В связи с переходом на «электронные трудовые книжки» работодатель должен внести изменения в свои локальные нормативные акты, регулирующие вопросы ведения трудовой книжки, и в коллективный договор – при его наличии.
В соответствии с пп. 1, 2, 3 ч. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ работодатели в течение 2020 года должны:
I. Осуществить мероприятия по принятию или изменению локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии).
Для этого необходимо проверить достаточность и актуальность действующих локальных нормативных актов и, при необходимости, скорректировать их в целях приведения в соответствие с действующим законодательством.
Дополнения нужно внести только в те локальные нормативные акты работодателя, где есть упоминание о трудовой книжке. Это могут быть, например, правила внутреннего трудового распорядка организации, инструкция по кадровому делопроизводству (положение об отделе кадров), положение о документообороте организации и т.д.
Нужно дополнить их нормами, связанными с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Изменениям должны подвергнутся пункты о приеме на работу (в части предоставления трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности); о порядке увольнения (в части выдачи трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности); о выдаче документов, связанных с работой и др.
Локальные нормативные акты необходимо дополнить следующими положениями:
В частности, надо указать, что от работника нужно заявление для получения сведений в период работы (в случае перехода на электронную трудовую книжку); возможность оформления заявления на бумаге или в электронном виде; форма предоставления сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р); сроки выдачи сведений; предоставление сведений на бумаге или в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ, ч. 4 ст. 1 Закона № 439-ФЗ).
Важно также предусмотреть порядок вручения сведений о трудовой деятельности работнику при увольнении, если его в этот день не будет на работе или он откажется получать сведения, поскольку за задержку выдачи сведений о трудовой деятельности для работодателя предусмотрена та же ответственность, что и за задержку выдачи бумажной трудовой книжки (абз. 9 ч. 1 ст. 165, абз. 4 ст. 234 ТК РФ, чч. 7, 8 ст. 1 Закона № 439-ФЗ, чч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Обратить внимание! Если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Со дня направления указанных уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя (ч. 4 ст. 66.1, чч. 4, 6 ст. 84.1 ТК РФ, чч. 4, 6 ст. 1 Закона № 439-ФЗ).
Если работник вовремя не получит сведения о трудовой деятельности, работодатель несет административную ответственность за задержку их выдачи и должен выплатить компенсацию за невыдачу таких сведений. Размер компенсации определяется суммой не полученного работником заработка за период с момента увольнения до даты передачи физическому лицу сведений о трудовой деятельности. Такие негативные последствия могут наступить для работодателя как при его уклонении от выдачи сведений о трудовой деятельности, так и в случае, если он не направил работнику уведомление, указанное выше.
Образцы пунктов для включения:
• В Положение об отделе кадров организации
Раздел «Функции отдела»
п.__ Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек, формирование в электронном виде основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работников
• В Правила внутреннего трудового распорядка
Раздел «Порядок приема и увольнения работников»
п.__ На каждого работника ведется трудовая книжка и (или) формируется в электронном виде основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации и Инструкции о порядке ведения трудовых книжек. Трудовые книжки работников хранятся в организации.
• Приказ № _____
о назначении ответственного за ведение
делопроизводства в организации
г. _______________ «__»_______ 2020 г.
В целях оперативного и качественного ведения кадрового делопроизводства
1. Назначить _____________________________ (должность, Ф.И.О.) ответственным(ой) за организацию и ведение кадрового делопроизводства _________ «_______________», включая ведение, хранение и учет трудовых книжек, формирование в электронном виде основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работников с «__»_______ 2020 г.
2. Ответственный несет персональную ответственность за ведение и учет кадрового документооборота в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
3. Ответственный за делопроизводство ведет следующие журналы, согласно приложению к настоящему приказу:
— журнал учета приказов по личному составу;
— журнал учета трудовых договоров;
— журнал учета личных дел.
Указанные журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя юридического лица (вариант при наличии: и скреплены печатью).
4. Назначить ______________________________ (Ф.И.О.) ежемесячную доплату к должностному окладу в размере _________ (_________________) рублей.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ___________________________ (должность, Ф.И.О.).
Основание: дополнительное соглашение № ______ от «__»_________ __ г. к трудовому договору №___ от «__»___________ ___ г.
Руководитель организации __________________/_________________
(подпись) (Ф.И.О.)
«__»__________ ____ г.
II. Подготовить и обсудить с уполномоченными в установленном порядке представителями работников (профкомом) изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ.
III. Что еще необходимо сделать работодателю?
— Обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного в соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом от 16.12.2019 г. № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» в Федеральный закон от 01.04.1996 г. №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
При наличии в организации своей программы кадрового учета нужно проверить ее готовность к передаче таких сведений. Эту работу нужно провести совместными усилиями сотрудника кадровой службы, ответственного за ведение электронных трудовых книжек, и специалистов IТ-отдела (либо специалиста организации, обслуживающего программу кадрового учета в организации). Если возможности программного обеспечения кадрового учета не позволяют формировать и передавать сведения о трудовой деятельности работников, такую работу можно выполнять с использованием бесплатного электронного сервиса Пенсионного фонда (п. 2.6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. «б» ч. 7 ст. 1 Закона № 436-ФЗ).
Работник кадровой службы, ответственный за ведение электронных трудовых книжек, должен научиться пользоваться этим сервисом. В таком случае требование об умении пользования сервисом ПФР для передачи сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде нужно включить в должностную инструкцию такого работника.
— Создать адрес корпоративной электронной почты, на который работники будут присылать заявления о выдаче им сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ, ч. 4 ст. 1 Закона № 439-ФЗ). Назначить работника кадровой службы, который будет обрабатывать эти заявления.
Указанные мероприятия работодателю нужно отразить в приказе по основной деятельности о проведении мероприятий по переходу на электронные трудовые книжки.
ТРУДОВОЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Извлечение)
Статья 66.1. Сведения о трудовой деятельности
(введена Федеральным законом от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ)
В случаях, установленных настоящим Кодексом, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее. Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) и осуществления других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:
Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:
В случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности, представленных работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.